智慧林草業(yè)科技檔案管理系統(tǒng)建設(shè)探討

李彩霞

(玉溪市林業(yè)和草原局，云南 玉溪 653100)

1 引言

參照中華人民共和國國家檔案局《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》第二條：科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)(以下簡稱科研、生產(chǎn)、基建)等活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料。在日常林草業(yè)工作中，林草業(yè)生產(chǎn)防護(hù)的各種技術(shù)材料，項目申報材料、實施方案、可研報告、技術(shù)規(guī)程以及標(biāo)準(zhǔn)，林草業(yè)科技項目的鑒定資料、驗收資料、成果登記證書、報獎申請書，林草業(yè)工作中完成的規(guī)劃、作業(yè)設(shè)計、實施方案、調(diào)查報告、評估報告、檢查驗收報告等都屬于科技檔案范疇，也就是本文所說的林草業(yè)科技檔案[1]。

林草業(yè)科技檔案是林草業(yè)保護(hù)工作、規(guī)劃應(yīng)用工作、科技創(chuàng)造性開發(fā)工作的真實記錄。老一輩的林草業(yè)工作者進(jìn)行了大量艱苦的實地測量工作，積累了一系列林草業(yè)科技檔案資料，為林草業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展提供了基礎(chǔ)性重要保障。隨著信息技術(shù)、知識經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展,現(xiàn)代化科技林草業(yè)的前景越來越受到了人們的重視。因此，在林草業(yè)科技檔案的收集、管理、保護(hù)和使用工作中，林草業(yè)科技檔案智慧管理系統(tǒng)的建設(shè)和運用，對于林草業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展，越來越顯得非常重要[2，3]。

2 林草業(yè)檔案主要種類和常規(guī)組織管理方式

2.1 檔案案卷主要種類

林草業(yè)科技檔案反映的主要是生產(chǎn)、運維保護(hù)、科研、基建、設(shè)備應(yīng)用等活動，形式有文字、圖表、音視頻等，信息載體有紙媒、電磁、電子數(shù)據(jù)等形式，具有專業(yè)性、成套性、持續(xù)性(動態(tài)性)、廣泛多樣性、保密性、可重復(fù)使用性的特點。在實際工作中，主要有以下分類。

項目分類：以項目為分類特征，劃分林草業(yè)科技檔案的類別；型號分類：以型號為分類特征，劃分林草業(yè)科技檔案的類別；課題分類：以獨立的研究課題為分類特征，劃分林草業(yè)科技檔案的類別；專業(yè)分類：按照專業(yè)性質(zhì)特征劃分林草業(yè)科技檔案的類別；地域分類：根據(jù)地域特征劃分林草業(yè)科技檔案的類別；時間分類：按時間特征劃分林草業(yè)科技檔案的類別。實際工作中，根據(jù)具體情況，靈活運用(圖1)。

圖1 林草業(yè)科技檔案的通常分類管理使用

2.2 傳統(tǒng)檔案案卷主要組織管理方式

檔案案卷是有機(jī)聯(lián)系、價值相同、密級相同的科技文件的最小集合體，常用的組卷方法有以下幾種：按結(jié)構(gòu)組卷、按子項或子課題組卷、按工序或階段組卷、按專業(yè)組卷、按問題組卷、按名稱或文件性質(zhì)組卷等。實際工作中，主要有以下常見的組織管理形式[4,5]。

(1)基建類。按項目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等排列組卷。

(2)設(shè)備類。按設(shè)備依據(jù)性材料、開箱驗收、安裝調(diào)試、設(shè)備運行、維護(hù)等排列組卷。

(3)卷內(nèi)管理性文件材料。按問題、時間或重要程度排列組卷。

(4)卷內(nèi)文件材料排列。按文字在前、圖樣在后、有譯文的外文在后、譯文在前組卷。

(5)圖樣材料的排列。有圖樣目錄的圖紙，按圖樣目錄的順序進(jìn)行排列，沒有圖樣目錄的圖紙，按總體與局部的關(guān)系排列組卷。

(6)頁號編制。按文件材料順序編頁號，正面頁號書寫在右下角、背面頁號書寫在左下角。

(7)不裝訂的檔案文件。在卷內(nèi)每份文件材料首頁上端加蓋“歸檔章”，并逐件編件號。

(8)卷內(nèi)目錄編寫。卷內(nèi)目錄由序號、文件編號、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁號、備注組成。

(9)案卷題名編寫。案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地表示卷內(nèi)文件內(nèi)容，通常由名稱、內(nèi)容、文件種類屬性3部分組成。名稱是案卷所屬內(nèi)容的名稱。內(nèi)容指組成部分內(nèi)容，具有結(jié)構(gòu)、階段、專業(yè)的特征。文件種類屬性常見的有圖樣、說明書、計算說明、實驗記錄、成果報告等。

(10)檔案備考表的填寫。備考表記載案卷歸檔前和歸檔后、文件變化情況，對于案卷的保管和使用、鑒定、統(tǒng)計有重要作用。通常的備考表內(nèi)容有兩個部分：組織案卷時卷內(nèi)文件基本情況的記載、歸檔后對案卷變化情況的記載。一般備考表排列在案卷的尾頁之后。

(11)林草業(yè)科技檔案的案卷封面編制。常見的有案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級等。

3 林草業(yè)檔案管理應(yīng)用工作的基本需求和特性

3.1 需要配備科學(xué)嚴(yán)格的工作制度

要嚴(yán)格按照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保密法》《中華人民共和國知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)條例》等有關(guān)法規(guī)政策，制定林草業(yè)科技檔案管理辦法和林草業(yè)科技檔案管理工作制度，保證崗位工作人員和所有資料在科學(xué)嚴(yán)格的制度下運行，才能讓林草業(yè)科技檔案持續(xù)健康發(fā)展[6]。

3.2 需要嚴(yán)格把關(guān)配置崗位工作人員

必須選用政治思想合格，道德品質(zhì)優(yōu)良，工作責(zé)任心強(qiáng)，有相應(yīng)業(yè)務(wù)能力的工作人員負(fù)責(zé)林草業(yè)科技檔案管理，科學(xué)準(zhǔn)確的分類、收集組卷、歸檔管理，有效保證林草業(yè)科技檔案管理的連續(xù)有序、完整性和保密性。

3.3 林草業(yè)科技檔案普遍具有知識產(chǎn)權(quán)特征

林草業(yè)科技檔案是直接記錄和反映林草業(yè)科技工作、生產(chǎn)活動、建設(shè)發(fā)展的科技文件材料，其中包含了林草業(yè)工作者大量的創(chuàng)作、創(chuàng)新、發(fā)明、發(fā)現(xiàn)和思想智慧，具有較強(qiáng)的專業(yè)性和獨立性，無論單位還是個人都依法享有知識產(chǎn)權(quán)，所以，林草業(yè)科技檔案本身是知識產(chǎn)權(quán)應(yīng)用、傳播、交易的媒介[7]。

3.4 需要可靠的綜合性安全保護(hù)

對于常規(guī)檔案，要從防火、防盜、防水、防蟲、防霉變、防應(yīng)用性損壞等方面盡量全面考慮檔案的安全，對于電子數(shù)據(jù)化檔案系統(tǒng)，要嚴(yán)格按照公安部門信息系統(tǒng)等級保護(hù)要求，嚴(yán)格定級保護(hù)[8]。

3.5 林草業(yè)科技檔案的采集、匯聚、應(yīng)用

結(jié)合林草業(yè)工作實際需求，理想系統(tǒng)的情況，應(yīng)該充分滿足時間、空間、終端、文件類型格式、使用人員上的不確定性。

3.6 應(yīng)急支持

鑒于林草業(yè)資源具有各種災(zāi)害性突發(fā)情況，林草科技檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該具有應(yīng)急使用、應(yīng)急規(guī)劃、應(yīng)急指揮等支撐功能。

4 智慧林草業(yè)科技檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)

林草業(yè)工作智慧化是林草業(yè)發(fā)展的重要舉措，是開創(chuàng)林草業(yè)發(fā)展新局面，實現(xiàn)林草業(yè)現(xiàn)代化的迫切需要。參照國家林業(yè)局《中國智慧林業(yè)發(fā)展指導(dǎo)意見》，從頂層設(shè)計的角度，確立了數(shù)字林業(yè)、智慧林業(yè)、泛在林業(yè)三步走的發(fā)展路徑，為“十三五”時期林草業(yè)智慧化的發(fā)展指出了明確方向，在國家智慧林草業(yè)建設(shè)工作的態(tài)勢下，筆者提出一些林草業(yè)科技檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)思路和想法，與廣大同仁討論。

4.1 主要技術(shù)運用

(1)云計算技術(shù)(Cloud Computing)。在智慧林草業(yè)科技檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中，云計算在海量數(shù)據(jù)處理與存儲、運營模式與服務(wù)模式等方面，能支撐智慧林草業(yè)科技檔案管理系統(tǒng)的高效運轉(zhuǎn)，是快速高效、實現(xiàn)全方位管理應(yīng)用的關(guān)鍵。

(2)高可靠性的安全訪問控制技術(shù)。要認(rèn)真研究定制自主訪問控制(DAC)、強(qiáng)制訪問控制(MAC)和基于角色的訪問控制(RBAC)方案，確保系統(tǒng)運行的穩(wěn)定順暢和安全[9～11]。

(3)大數(shù)據(jù)技術(shù)(Big Data)。大數(shù)據(jù)主要考慮用于支撐檔案運用，幫助使用者擷取、處理并快速獲得多方面龐大的數(shù)據(jù)信息資訊，實現(xiàn)林草業(yè)系統(tǒng)信息共享、資源監(jiān)測管理、應(yīng)急指揮、遠(yuǎn)程診斷等業(yè)務(wù)協(xié)同管理服務(wù)。

(4)移動終端應(yīng)用技術(shù)。林草業(yè)實際工作場所通常具有很大的不確定性，無線網(wǎng)絡(luò)的運用，對林草業(yè)科技檔案無縫結(jié)合實際工作，提供了有力的運用保障。

(5)空間數(shù)據(jù)管理與運用技術(shù)。地理信息是林草業(yè)實際工作的一大重要特性，基于地理信息系統(tǒng)(即GIS ，geographic information system)的林草業(yè)科技檔案運用，可以在可視化、資源監(jiān)測、資源規(guī)劃、檔案信息收集處理存儲、應(yīng)急指揮等方面提供很好的保障。當(dāng)然，基于北斗衛(wèi)星系統(tǒng)的空間應(yīng)用技術(shù)，基于國產(chǎn)GIS軟件系統(tǒng)或者GIS應(yīng)用工具的方案，考慮到涉密等很多方面的情況，應(yīng)優(yōu)先考慮。

(6)計算機(jī)動態(tài)仿真技術(shù)。采用數(shù)字模型對林草資源進(jìn)行動態(tài)模擬，可以分析各種自然因素、人為干擾活動對林草資源的影響和結(jié)果。

(7)基于地理空間數(shù)據(jù)的虛擬場景技術(shù)。創(chuàng)建沉浸式的實際場景虛擬效果，直觀查看區(qū)域性或具體到一棵樹、一片草地的具體狀況。

(8)流媒體技術(shù)(Streaming Media)?；诹髅襟w技術(shù)的應(yīng)用，可以用B/S或者C/S的方式，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)流媒體服務(wù)功能，支持林草業(yè)科技檔案中音視頻文件信息的多終端遠(yuǎn)程應(yīng)用，實際工作情況下，這是一個重要的功能(圖2)。

圖2 建議考慮應(yīng)用的技術(shù)

4.2 系統(tǒng)功能建議

4.2.1 檔案采集收錄

支持音視頻、圖文等常見格式電子文件類型，支持桌面、移動各種常見終端，支持錄制、拍照、掃描、圖文識別等采集方式，支持Excel等常用文件批量導(dǎo)入，支持外部接口(尤其是未來智慧林草業(yè)三大基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫：林草業(yè)資源數(shù)據(jù)庫、林草業(yè)地理空間信息庫、林草業(yè)產(chǎn)業(yè)數(shù)據(jù)庫)智能化和人工自定義導(dǎo)入導(dǎo)出。

4.2.2 檔案管理

結(jié)合密級、工作人員崗位、特殊授權(quán)的細(xì)粒度權(quán)限管理，結(jié)合采集入庫、使用、審批、出庫、歸還、接口傳輸、終端登錄、數(shù)字證書、傳輸加密等應(yīng)用情況的管理，相應(yīng)的審計、痕跡、系統(tǒng)日志記錄管理。

4.2.3 檔案使用

設(shè)立B/S、C/S等技術(shù)方式的網(wǎng)站，支持網(wǎng)絡(luò)使用，支持APP、小程序等訪問方式，支持常見類型和格式的音視頻、圖文文件進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳輸播放瀏覽，支持桌面PC、掃描、打印、顯示投影等設(shè)備使用，支持手機(jī)、PAD、人體穿戴等移動終端設(shè)備使用，支持人臉識別、指紋識別、語音識別等方便的登錄方式，支持全文檢索、語音檢索等便捷的檢索查找功能(圖3)。

圖3 智慧林草業(yè)科技檔案管理系統(tǒng)的多場景、多終端應(yīng)用

5 結(jié)語

沒有林草業(yè)的信息化、數(shù)據(jù)化、智慧化，就沒有林草業(yè)的現(xiàn)代化，就沒有林草業(yè)和現(xiàn)代化智慧地球概念的協(xié)同發(fā)展。智慧林草業(yè)的建設(shè)和健康發(fā)展，還需要廣大林草業(yè)同仁結(jié)合各方面的實際情況，集思廣益，群策群力，共同努力，才能實現(xiàn)預(yù)期的目標(biāo)。