淺談民辦高校固定資產采購管理流程

陳廣文

近年來，民辦高校辦學規(guī)模不斷擴大，其固定資產體量也逐年增長，固定資產是提高教育教學質量和科研水平的重要物質基礎，但是當前民辦高校固定資產管理仍存在種種問題，屬于民辦高校管理的薄弱環(huán)節(jié)。筆者從事民辦高校采購管理工作多年，現根據民辦高校的特點，從實際工作執(zhí)行角度，從預算編制、采購執(zhí)行、驗收管理各個流程，探討固定資產采購管理模式。

一、固定資產購置預算編制原則及依據

（一）固定資產預算編制原則

1.一般設備（行政、后勤）、圖書、其他設備類學年預算按學校審定的配置標準編制。

2.學校教學科研儀器設備總額應參考教育部驗收標準根據學校實際情況編制。

（二）固定資產預算編制依據

1.辦公及生活類學年預算以配置標準總量與現有數量的差額數為基準值，原則上不允許超標準配置。

2.學校人事部門學年計劃招聘指標納入新學年的配置標準總量。

3.計劃報廢及需更新的固定資產記入學年預算。

4.學校新增機構按配置標準實施購置，應納入預算內調劑購置。

5.教學科研儀器設備類預算依各院系教學計劃編制，優(yōu)先滿足學科教學、重點學科發(fā)展需要。

二、校內單位固定資產預算編制流程

（一）教學科研儀器設備類

需求（使用）單位提出立項申請，準備相關論證材料，由教學教務管理部門負責組織專家論證，由分管教學工作校領導審批。

（二）辦公設備類

需求（使用）單位提出立項申請，由學校固定資產管理部門核實相關資產設備狀況，并提出審核建議，由分管固定資產管理工作校領導審批。

（三）公用及其他設備類

需求（使用）單位提出立項申請，由學校固定資產管理部門核實相關資產設備狀況，并提出審核建議，由分管固定資產管理工作校領導審批。

三、固定資產預算的執(zhí)行管理

學校固定資產管理部門負責對已獲批準的預算下達至各單位，各單位應在接收后的一個月內制定相應采購計劃報送至學校固定資產采購部門。學校固定資產采購部門將在學年預算執(zhí)行周期截止前三個月及一個月時分別核實各單位采購計劃的執(zhí)行情況，對未及時提出執(zhí)行申請的項目提出預警。

四、固定資產的購置管理

學校固定資產購置嚴格按審定的學年預算執(zhí)行，原則上未納入學年預算的采購項目不予執(zhí)行，特殊情況需按相關程序向學校申請，獲得批準后方可購置。各單位應根據本單位發(fā)展規(guī)劃、學年設備預算、相關配置標準及固定資產（存量、使用）狀況、安裝條件及運行環(huán)境等情況，提出采購申請，由學校固定資產采購部門報審并采取相應方式執(zhí)行采購。

五、固定資產的采購方式

學校固定資產采購包括招標采購、零星采購及自主采購等方式。

符合招標采購的項目，學校固定資產采購部門將相關需求材料轉招投標管理中心實施招標，擬中標結果由需求（使用）單位確認相關設備規(guī)格型號及參數后，經固定資產采購部門審核，報分管招投標工作校領導審批。招標完成后招投標管理中心將相關材料（包括但不限于項目招標文件、投標文件、談判備忘錄、報價表、中標結果審批表）轉回學校采購部門落實合同簽訂、供貨及驗收付款相關工作。

除公開招標外，根據預算項目實際情況，還可以采取邀請招標、競爭性談判或單一來源采購方式確定供應商。小額資產采購項目可采取零星采購方式執(zhí)行采購，包括現場競價、比價采購，電商平臺采購及邀請商家傳真報價比價采購，比價商家應不少于三家。

設備（物資）供貨合同簽訂后，使用單位應對供貨進度進行跟蹤，督促供貨商按合同規(guī)定的時間供貨。對于需要安裝的大型儀器設備，要按照儀器設備對環(huán)境的要求，做好裝機前的準備工作，配合供應商做好儀器設備的安裝調試工作;安裝場地、運行環(huán)境達不到要求的，應暫緩采購或協調供應商延緩交貨。

固定資產預算內列支的采購項目統一由學校資產采購部門實施。其他經費（如各類專門項目經費、科研類經費及各單位辦公費用等）列支的物資設備采購，小額采購可由各單位自主安排;符合招標采購標準的，須按規(guī)定進行招標采購，符合固定資產標準的，應在購置后一個月內向學校固定資產管理部門申請登記備案，納入學校固定資產統籌管理。

六、固定資產的驗收管理

學校固定資產的驗收工作包括設備進場驗收和使用驗收。驗收工作必須做到嚴肅認真，應按照采購合同、招投標文件等嚴格、細致實施驗收。

驗收工作由學校采購部門負責組織實施。成員包括待驗收設備使用單位、管理單位代表，學校固定資產管理員、供應商代表（電商或現場采購除外）。專用設備或大額設備驗收時，采購部門分管采購業(yè)務的領導必須到場參與驗收，如有必要，應邀請相關領域專家參與驗收，并出具明確驗收意見。

固定資產驗收合格后，所有參與驗收成員應簽字確認。驗收單或驗收報告需經使用單位負責人、管理單位負責人和學校固定資產管理部門負責人簽署意見。

固定資產驗收必須按驗收要求提供相關驗收資料。資料應包含：招標或比價文件、投標或報價文件、投標或報價樣板、申購方案或更新資產方案及結果、設備（物資）進場簽收單、供貨方相關調試記錄及培訓記錄、用戶使用報告、驗收單（驗收報告）。

隱蔽工程包含的設備必須經進場驗收后方可實施安裝作業(yè)。供應商需提供相關設備的出廠文件及產品合格證;若實際供貨選用同類型產品替代時，替代產品的各項性能參數應等同或優(yōu)于原需求指標，且不高于原定設備價格，并經采購和使用單位同意后方可進行替代。

固定資產驗收合格后，財務部門方可辦理付款手續(xù)。固定資產管理員應及時辦理固定資產入庫手續(xù)，記入資產管理信息系統中，打印并粘貼條形碼。固定資產驗收不合格的，不得交付使用，不得辦理結算手續(xù)，并按照合同條款及時向供應商提出退貨或索賠。

民辦高校固定資產的采購工作與學校整體規(guī)劃以及后續(xù)發(fā)展息息相關，必須將采購管理工作做實做細，從而進一步加強管理，提高使用效率，實現學校固定資產管理效率最大化。