業(yè)務外包及外包人員風險管理幾點思考

張淑紅

業(yè)務外包是指公司將日常經(jīng)營中的部分業(yè)務和工作委托給本公司以外的第三方專業(yè)服務公司或其他經(jīng)濟組織（以下簡稱外包商）完成的經(jīng)營行為，外包人員是外包商所雇傭的從事與本公司相關業(yè)務的人員，外包及外包人員風險管理的好壞直接影響到外包商提供服務的質(zhì)量，因此外包及外包人員風險管理對于支撐企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展來說意義重大。

一、對外包及外包商的風險管理

（一）明確內(nèi)部各部門管理職責界面。

1.明確戰(zhàn)略部統(tǒng)籌管理部門，制定組織制定組織架構、流程、運營模式新增或者變化方案，對外包合同進行法律審核，指導公司所屬各單位開展外包法律風險防范工作。

2.各業(yè)務部門負責組織所屬條線業(yè)務外包的管理與實施，確定外包業(yè)務范圍及方式、交付內(nèi)容驗收管理，費用結算稽核及評估管理，支撐指導外包商制定崗位編制依據(jù)。

3.財務部負責整體預算管控，統(tǒng)一業(yè)務外包費用專用列賬科目，制定報賬規(guī)范及流程，監(jiān)督規(guī)范執(zhí)行。

4.采購部負責制定合作方招募程序、招投標規(guī)范;定期組織供應商質(zhì)量評估。

5.審計部負責外包人員、費用和流程執(zhí)行規(guī)范，審計費用準確規(guī)范、大額增長或偏差，審計相關系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護完整準確。

（二）外包商采購管理。外包供應商集約管理，每兩年統(tǒng)一組織開展外包商招標工作，做好外包商評估管理，實現(xiàn)外包商動態(tài)管理。

1.外包商合作后評估周期為每年進行一次，按照采購確定的評估指標對項目進行評估打分，確保外包商合作后評估結果的客觀性與公正性。對評級較高外包商，提供較好外包份額，對執(zhí)行偏差較大的供應商，通過約談、督辦等手段提高外包商產(chǎn)品和服務質(zhì)量。

2.外包商提前退出。

外包商出現(xiàn)下列情形之一的，可提前終止外包協(xié)議/合同

（1）違反有關法律、法規(guī)以及政府監(jiān)管部門規(guī)定;

（2）安全生產(chǎn)管理不善，造成重大人員傷亡事故;

（3）服務質(zhì)量差，連續(xù)3個月考核不達標;

（4）遭用戶投訴，造成嚴重不良后果;

（5）有意詆毀企業(yè)形象、產(chǎn)品形象;

（6）發(fā)生重大信息安全事故、泄密事故;

（7）其他雙方合同約定的事項。

（三）外包商風險管理。

1.各業(yè)務部門加強外包商監(jiān)督管理，防止外包商因短期利益而損害企業(yè)的長遠發(fā)展。

2.公司各項規(guī)章制度不直接適用于外包商，外包商應完善本公司具體管理制度。

3.公司各業(yè)務部門、人力資源部避免對外包人員進行直接管理，杜絕形成事實用工，外包商與外包人員的勞動糾紛事件，由外包商自行解決。

4.外包商外包人員的工作證或上崗證等工作證件、考勤記錄、崗位評價、評優(yōu)選先、績效評估激勵、工資福利支付憑證等，均由外包商統(tǒng)一辦理或發(fā)布通知。

5.不以公司名義直接出具涉及外包商外包人員的人事關系文件材料，如：崗位聘任通知、工作調(diào)動通知、解除勞動合同通知、獎懲通知等，也不直接參與外包用工爭議的處理，如調(diào)解、和解、仲裁、訴訟以及支付經(jīng)濟補償?shù)取?/p>

6.外包商應妥善保管與外包人員建立勞動關系的憑證，如勞動合同復印件、外包人員招工登記表、外包人員清單、外包人員人事檔案等。

二、外包商管理工作機制及考核

（一）建立日常工作月報和半年通報工作機制，業(yè)務部門按月通報外包商的業(yè)務完成情況，統(tǒng)籌管理部門半年通報外包管理工作開展情況。

（二）對外包商日常管理工作納入相關部門年度績效考核，發(fā)生重大業(yè)務外包管理事故的，取消責任人年度評先選優(yōu)資格。

（三）管理問責。對違反勞動用工管理規(guī)定的部門及外包商，給公司造成用工風險或經(jīng)濟損失的單位和個人，責令限期整改并對相關責任人及直接領導進行問責。

三、外包商對外包人員的管理。外包商對外包人員的管理應從選育用留的幾個方面規(guī)范

（一）外包人員定員定編。按照總量管控，能效提升的原則進行管控，通過人員結構優(yōu)化、流程優(yōu)化，細化定編標準，提高外包人員使用效率，加強費用效率和人員單產(chǎn)效能分析。

（二）外包人員用工審批及招聘。外包商在其用工總量計劃內(nèi)，按照相關崗位定編要求，符合崗位任職條件的人員，發(fā)起外包人員用工需求，經(jīng)外包商單位內(nèi)部逐級審核后，由外包商辦理用工手續(xù)、錄入IT系統(tǒng)。

（三）外包人員的招聘。外包商應遵循公開透明、公平公正，人崗匹配、擇優(yōu)錄用，科學規(guī)范、集體決策的原則，由外包商確定招聘方案，發(fā)布招聘信息，組織報名，對應聘人員進行資格審查，對應聘人員進行甄選和體檢。

（四）外包人員崗位變動。外包商應保證自己員工隊伍的穩(wěn)定，按照外包商的崗位管理流程，做好崗位變動和職業(yè)發(fā)展晉升記錄，如有崗位變動應及時通知公司。

（五）外包人員培訓及崗位認證管理。外包商對外包人員的培訓應以支撐發(fā)展、為員工成長賦能為宗旨，以提高外包人員綜合素質(zhì)為目標，外包商也可委托外單位為其外包人員培訓，做好培訓的組織、管理和評估;外包商組織外包人員崗前培訓，外包人員培訓合格后方能上崗。

（六）外包人員薪酬保險管理。外包商根據(jù)外包業(yè)務特點，制定外包商的薪酬分配和管理制度，外包商在其薪酬模型基礎上，做好外包商外包人員的業(yè)務薪酬測算，制定薪酬分配方案;外包商應按月及時發(fā)放外包人員薪酬，并將薪酬發(fā)放情況上墻公示;外包商按照法律法規(guī)足額及時繳納外包人員各類社會保險;

（七）外包人員績效管理應堅持業(yè)績導向，價值引領、公平公正、責任到人;外包人員月度和年度績效考核結果應進行公示。

（八）外包人員退出。外包商根據(jù)外包人員單產(chǎn)效率分析、績效考核結果分析，違反法律法規(guī)或公司規(guī)章制度等情況，制定外包商人員退出管理辦法。外包商外包人員退出按照其審批程序，由外包商辦理離職手續(xù)。

（九）外包用工信息管理。外包商應加強外包人員信息化管理，）外包人員信息錄入入IT平臺，外包商按月及時動態(tài)維護;每月IT平臺將需要新增、刪除人員信息推送至各級業(yè)務部門;外包人員薪酬數(shù)據(jù)由外包商錄入IT系統(tǒng)。

（十）外包用工效能評估及分析。外包商做好智慧人力能力輸出的應用，按照其外包人員效率評估模型、標桿及目標，常態(tài)化開展通報、分析及定點幫扶，提升人員效率。

（十一）外包人員風險管理。公司各項規(guī)章制度不直接適用于外包用工，外包公司應完善本公司具體的管理制度;外包人員的工作證或上崗證等工作證件、考勤記錄、工資福利支付憑證等，均由外包公司統(tǒng)一辦理或發(fā)布通知;不以公司名義直接出具涉及外包人員的人事關系文件材料;外包公司應妥善保管與外包人員建立勞動關系的憑證，如勞動合同復印件、外包人員清單、外包人員人事檔案等。