辦公室自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用探索

楊作才

摘 要 計(jì)算機(jī)信息技術(shù)已成為人們生產(chǎn)和生活中不可缺少的重要技術(shù)，對于我國企業(yè)單位的辦公自動(dòng)化發(fā)展具有重要作用。本文探討計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的具體應(yīng)用，并研究其未來的發(fā)展趨勢，推動(dòng)辦公室自動(dòng)化進(jìn)一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞 辦公室自動(dòng)化;計(jì)算機(jī);信息處理技術(shù);應(yīng)用探索

隨著現(xiàn)代社會(huì)信息交流頻率的增加，辦公室信息處理方式也由傳統(tǒng)向新型的方向升級。傳統(tǒng)的信息處理方式難以處理龐大冗雜的信息，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)等手段可以有效處理數(shù)據(jù)，避免出現(xiàn)信息記錄錯(cuò)誤的失誤，從而提高工作效率和工作質(zhì)量，減少人工操作消耗的人力、物力。辦公自動(dòng)化和數(shù)字化的普及使計(jì)算機(jī)技術(shù)在其中也得到廣泛的發(fā)展，并在辦公室自動(dòng)化信息處理中發(fā)揮高效的作用。

1計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公室自動(dòng)化中的應(yīng)用

1.1 健全辦公自動(dòng)化管理體制

現(xiàn)代企業(yè)單位在計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)方面的資金投入較小，最主要的原因是辦公自動(dòng)化計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)無法直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，從多數(shù)單位對計(jì)算機(jī)硬件和軟件的投入可以看出，計(jì)算機(jī)操作者掌握的計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)無法就難點(diǎn)問題進(jìn)行處理，從而導(dǎo)致降低了工作效率。企業(yè)單位不夠重視計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，內(nèi)部計(jì)算機(jī)操作人員計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)應(yīng)用水平較低，對計(jì)算機(jī)技術(shù)的重要程度認(rèn)識(shí)不夠，在計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件的選擇中，對計(jì)算機(jī)在國內(nèi)的實(shí)際需求不夠了解，而且由于國內(nèi)的研發(fā)軟件較為昂貴，導(dǎo)致大多數(shù)管理者僅關(guān)注價(jià)格而忽視軟件的實(shí)際應(yīng)用。企業(yè)單位管理者必須充分認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)處理技術(shù)的重要性，從實(shí)際出發(fā)，選擇合適的應(yīng)用軟件推動(dòng)辦公自動(dòng)化的進(jìn)程。

1.2 強(qiáng)化辦公自動(dòng)化管理

企業(yè)單位計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的相關(guān)人員的綜合素質(zhì)有待提升，相關(guān)從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)通過定期的培訓(xùn)縮小基礎(chǔ)差異。企業(yè)單位計(jì)算機(jī)辦公人員普遍存在計(jì)算機(jī)水平不夠的問題，極大程度阻礙了辦公室自動(dòng)化進(jìn)程。為了轉(zhuǎn)化辦公室自動(dòng)化的成果，實(shí)現(xiàn)企業(yè)單位辦公自動(dòng)化的有利發(fā)展環(huán)境，需要辦公室計(jì)算機(jī)相關(guān)人員與時(shí)俱進(jìn)，提高自身的專業(yè)素養(yǎng)。傳統(tǒng)的辦公模式難以長期保存積累的資料，無法有效利用相關(guān)的信息，造成資源的浪費(fèi)和工作效率的降低，采用計(jì)算機(jī)辦公軟件實(shí)現(xiàn)企業(yè)相關(guān)信息的搜集、存儲(chǔ)，可以幫助工作人員更快、更高效地獲取相關(guān)信息，為公司辦公進(jìn)程的發(fā)展提供有力支持。

1.3 實(shí)現(xiàn)文檔自動(dòng)化管理

通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對各類信息進(jìn)行收發(fā)整理，極大程度提供工作效率和簡化工作流程。就單位辦公檔案管理而言，檔案管理人員通過計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)根據(jù)實(shí)際的工作需求設(shè)置工作流程，對于檔案的使用情況和使用后出現(xiàn)的變動(dòng)進(jìn)行技術(shù)的保存，為下次使用提供方便。檔案管理人員收到檔案后，要在計(jì)算機(jī)做好相關(guān)檔案信息登記表，并將其發(fā)送給相關(guān)人員，并對保密級別文件設(shè)置查詢權(quán)限，確保文檔信息不會(huì)被盜用。在整個(gè)文檔管理過程中，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了文檔自動(dòng)化管理，由于傳統(tǒng)的辦公模式受到一定條件的局限，使用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺(tái)以優(yōu)化辦公環(huán)境，形成高效的信息交流中心，提高辦公業(yè)務(wù)、信息交流的效率[1]。

1.4 加快工作流程自動(dòng)化進(jìn)度

大多數(shù)企業(yè)單位對于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)較為熟悉，而且在實(shí)際工作中大力推動(dòng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的應(yīng)用，這是現(xiàn)代企業(yè)單位為了自身發(fā)展需求對社會(huì)發(fā)展的適應(yīng)。企業(yè)單位內(nèi)部構(gòu)建信息交流平臺(tái)為了幫助企業(yè)單位內(nèi)部員工及時(shí)了解單位動(dòng)態(tài)，并協(xié)調(diào)各部門資源，實(shí)時(shí)監(jiān)控整體辦公流程，確保辦公整體流程處于穩(wěn)定狀態(tài)，使企業(yè)單位建立良好的形象。企業(yè)借助計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)可以實(shí)時(shí)掌握最新的有價(jià)值性的信息，及時(shí)了解行業(yè)的最新動(dòng)態(tài)，為企業(yè)單位進(jìn)行決策提供相關(guān)參考依據(jù)，提高企業(yè)單位內(nèi)部的辦公效率。

1.5 實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)視頻辦公

為了滿足企業(yè)單位各項(xiàng)工作的實(shí)際需求，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)結(jié)合信息處理技術(shù)、視頻技術(shù)可以降低企業(yè)單位員工與領(lǐng)導(dǎo)交流的難度，增強(qiáng)雙方互動(dòng)的需求。員工可以在平臺(tái)上結(jié)合自身的工作狀況、工作難題將自身的想法向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行交流，領(lǐng)導(dǎo)人員及時(shí)反饋意見，從而提高企業(yè)單位員工的工作效率。在線視頻技術(shù)的應(yīng)用，可以減少資源的浪費(fèi)，避免出現(xiàn)信息流失的問題，使得信息操作和信息技術(shù)使用價(jià)值的提高，有利于企業(yè)單位辦公自動(dòng)化發(fā)展進(jìn)程進(jìn)一步加快。

1.6 RIA技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

企業(yè)單位員工在RIA技術(shù)的應(yīng)用中，根據(jù)自身的工作內(nèi)容選擇操作身份，登錄并注冊系統(tǒng)。辦公處理模塊的設(shè)計(jì)一般會(huì)設(shè)定公文處理系統(tǒng)，通過單獨(dú)操作和審批補(bǔ)充，對各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行審批處理，從而提高工作效率。公文審批模塊需要相關(guān)人員完成操作文件填寫后，按照公文的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行處理，并根據(jù)實(shí)際的需求進(jìn)行文件資源審批，促進(jìn)員工工作效率的提高。RIA技術(shù)的融入可以幫助員工通過反饋模板反饋處理各類信息，提高系統(tǒng)處理的效率，滿足員工和領(lǐng)導(dǎo)處理各項(xiàng)工作的需求。

2辦公自動(dòng)化的發(fā)展方向

2.1 實(shí)現(xiàn)無線辦公環(huán)境

網(wǎng)絡(luò)的全面覆蓋提升了網(wǎng)絡(luò)的利用效率，使網(wǎng)絡(luò)辦公的新型辦公模式取代傳統(tǒng)的辦公模式，進(jìn)一步提高了企業(yè)單位辦公效率。員工隨時(shí)隨地進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)辦公，不受時(shí)間、地點(diǎn)的約束。為了企業(yè)單位辦公信息的安全，技術(shù)部門應(yīng)該根據(jù)使用權(quán)限設(shè)置應(yīng)用等級，提高企業(yè)單位辦公效率的同時(shí)，保證網(wǎng)絡(luò)辦公的安全性，為優(yōu)化辦公環(huán)境提高有利條件。

2.2 辦公軟件的個(gè)性化

目前的計(jì)算機(jī)處理技術(shù)在企業(yè)單位的辦公應(yīng)用中還存在一定的問題，最大的問題就是個(gè)性化不足。由于辦公軟件在功能上大致相同，但公司對辦公軟件的需求是不同的，公司采購軟件后，無法有效利用軟件的大部分功能。因此，在對辦公軟件進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)該實(shí)行軟件的個(gè)性化，提高不同企業(yè)單位對自動(dòng)化辦公軟件的使用價(jià)值，根據(jù)不同客戶的實(shí)際需求進(jìn)行軟件設(shè)計(jì)，確保軟件的應(yīng)用滿足企業(yè)單位是實(shí)際需求[2]。

3結(jié)束語

計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用，可以為企業(yè)單位實(shí)現(xiàn)信息管理的完善提供有力支持。充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的使用效率，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息交流平臺(tái)，實(shí)時(shí)掌握行業(yè)的最新動(dòng)態(tài)，為企業(yè)單位決策提供可供參考的依據(jù)，推動(dòng)企業(yè)單位辦公自動(dòng)化效率進(jìn)一步的提高。

參考文獻(xiàn)

[1] 李菲.計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公室自動(dòng)化中的應(yīng)用[J].數(shù)字通信世界，2018（11）：173.

[2] 楊威.試論辦公室自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用[J].數(shù)碼世界，2020（2）：37.