企業(yè)電子會計檔案管理困境的解決方案

楊柳

摘 要：處在“大智移物云”時代下，企業(yè)外部信息供應格式和企業(yè)內(nèi)部信息化程度發(fā)生改變，會計檔案電子化成為了新的方向。本文先介紹了電子會計檔案的定義、特點、作用;然后對企業(yè)電子檔案管理過程中遇到的問題進行分析，并對此提出了相應的解決方案，希望給未進行電子會計檔案管理的企業(yè)提供參考意見。

關鍵詞：電子會計檔案;會計檔案電子化;檔案管理

一、引言

隨著進入“大智移物云”時代，最初的會計電算化發(fā)展為會計信息化逐漸向會計智能化轉變，很多企業(yè)通過建立財務共享中心優(yōu)化會計工作，但對電子會計檔案管理關注較少。2016年《會計檔案管理辦法》實施，推動會計檔案電子化的發(fā)展，會計檔案電子化由試運行階段逐漸發(fā)展為轉正階段，伴隨著傳統(tǒng)會計檔案的保存數(shù)量大、不環(huán)保等弊端日益顯現(xiàn)，越來越多企業(yè)開始實行會計檔案電子化。2019年11月27日國務院總理李克強主持的國務院常務會議中部署以實施的《優(yōu)化營商管理條例》提到要在2020年底實現(xiàn)增值稅專用發(fā)票電子化。2019年10月9日，國務院通過了《中華人民共和國檔案法（修訂草案）》，該草案增加了檔案信息化建設的規(guī)定，明確了電子檔案的法律效力，為電子會計檔案提供了法制基礎。2020年4月，財政部發(fā)布了關于《規(guī)范電子憑證報銷入賬歸檔》通知，要求取得電子發(fā)票等會計憑證的單位必須保存完整電子文件，并確保不得篡改。電子檔案電子化不僅是企業(yè)發(fā)展的需要，也是國家優(yōu)化營商環(huán)境需要，電子會計檔案管理是發(fā)展趨勢。

二、文獻綜述

處在“大智移物云”時代下，外部信息供應格式有紙質(zhì)逐漸轉化為電子形式，企業(yè)內(nèi)部信息化發(fā)展，信息也逐漸轉變?yōu)閿?shù)字形式，會計檔案電子化成為了新的方向。牟文華（2014）提出了“綠色檔案”概念，認為綠色化不僅包括節(jié)約大量紙質(zhì)，還包括節(jié)約人力資源。在大數(shù)據(jù)時代會計檔案管理的發(fā)展，離不開綠色檔案的實施。王桂玲、張兆遠、魏鑫（2013）認為業(yè)務的不斷增多，紙質(zhì)檔案保管不便、耗費人力物力、查詢不便、保密不高弊端日益顯露，推行科技化、實用化、系統(tǒng)化的電子化會計檔案是趨勢所向。

不少學者總結了電子會計檔案的特點。謝瑤華（2019）總結出財務共享模式下，電子會計檔案具有便捷性、實時性和高效性等特點。丁麗（2018）認為電子會計檔案具有形式多樣，存儲靈活、依賴設備，通用可讀、傳輸方便，共享性強、存儲高效，節(jié)能環(huán)保的特點。

越來越多學者認識到電子會計檔案管理具有的優(yōu)勢。金宇（2019）認為電子會計檔案管理可以簡化工作流程，提高可操作性，監(jiān)督檢查也比較方便。吳燕萍（2018）認為電子會計檔案可以降低空間和時間成本、保障安全。丁麗（2018）認為高校財務管理工作需要耗費大量的人力物力，效率低下，急需電子化，會計檔案電子化管理可以促進會計信息化程度的提高，有利于會計信息的使用，財務監(jiān)督和內(nèi)部控制流程。

會計檔案電子化，推動了學者對電子會計檔案管理系統(tǒng)研究。李偉（2016）把云存儲與電子會計檔案系統(tǒng)結合，利用了云存儲按需取用，規(guī)模大的優(yōu)勢，減輕中小企業(yè)的資金壓力。也有學者開發(fā)了電子會計檔案系統(tǒng)，程玲（2018）設計了一個電子檔案管理系統(tǒng)，在中國電力財務有限公司業(yè)務需求基礎上，結合ERP系統(tǒng)，建立了檔案信息管理功能模塊，實現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理，并設立了財務數(shù)據(jù)查詢平臺。

不少學者對實現(xiàn)會計檔案電子化管理存在問題，提出相應的解決措施。謝瑤華（2019）認為在財務共享模式下，電子會計檔案管理存在檔案信息不安全，信息系統(tǒng)對接困難，檔案信息傳輸不便，制度不完善，人員素質(zhì)低下等問題，為此提出加強軟硬件設備建設、實現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)接口對接、完善制度、提高素質(zhì)等解決方法。蔡盈芳（2018）根據(jù)當下背景特點、國家政策、企業(yè)需求等現(xiàn)狀分析出實施會計檔案電子化管理的難點，并提出加大試點力度、加強理論研究、人員加強學習、提高認識的建議。梅佳莉（2017）通過對事業(yè)單位中電子會計檔案中存在的認識不足、投入過少、人才缺乏、制度缺失等問題，提出實現(xiàn)事業(yè)單位會計檔案電子化管理的實施路徑：提高認識、加大投入、完善制度、培訓人員。

以上文獻不少學者對電子會計檔案管理優(yōu)勢、特點、系統(tǒng)的研究較多，認為電子會計檔案管理是未來的趨勢所向。也有部分學者們對于電子會計檔案管理存在的問題、實現(xiàn)措施和路徑進行研究，但對于存在的問題多集中于宏觀問題，沒有對電子會計檔案管理在實際操作中發(fā)現(xiàn)微觀、具體的問題和挑戰(zhàn)提出相應的解決方案。

三、電子會計檔案概述

1.電子會計檔案的定義

電子會計檔案是指以電子文檔形式儲存的會計檔案。它包括電子憑證、電子賬簿、電子報表、其他電子會計核算資料等。其實質(zhì)是會計檔案的電子化存儲。

2.電子會計檔案特點

（1）多樣性

電子會計檔案改變了原有的儲存介質(zhì)，由原本的紙質(zhì)形式變?yōu)閿?shù)字形式，由倉庫保存變?yōu)榇疟P光盤作為主要儲存。形式變化多樣，包括文字、數(shù)字、音頻、圖片、錄像等，更加全面反映企業(yè)經(jīng)濟情況。

（2）依賴性

電子會計檔案的數(shù)字形式的介質(zhì)需要依賴計算機以及相應的軟件設備，通過利用設備和軟件進行傳輸、讀取會計信息。

（3）共享性

電子會計檔案通過利用設備和軟件進行傳輸、讀取會計信息，能夠實現(xiàn)實時傳輸、利用會計電子檔案信息，電子檔案管理利用中克服了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案一人利用則其他人無法利用的問題，增強了檔案的共享性。

（4）環(huán)保性

電子會計檔案電子形式的儲存方式節(jié)省了紙質(zhì)形式檔案的利用，有利于環(huán)保，同時為企業(yè)節(jié)省了管理費用。

3.電子會計檔案作用

（1）縮短傳遞時間，實現(xiàn)信息共享

電子會計檔案由于是基于計算機、互聯(lián)網(wǎng)進行信息傳遞的，因此對信息需要者可以同時使用數(shù)據(jù)信息，實現(xiàn)信息共享，消除了中間的信息傳遞，大大縮短了信息傳輸?shù)臅r間。

（2）提高經(jīng)營效率，降低管理成本

會計檔案電子化，利用計算機的數(shù)字化，通過使用當今的大數(shù)據(jù)技術分析來挖掘業(yè)務活動中的信息，使業(yè)務活動的管理更有效，提高了運營效率。傳統(tǒng)會計電子文件工作量較大，公司規(guī)模越大，會計檔案管理人員越多。會計檔案電子化管理的實現(xiàn)和信息技術的運用將大大減少人員的工作，相應的人員減少會降低管理成本。同時，將紙質(zhì)檔案轉換為電子檔案體現(xiàn)紙張成本和打印機設備的減少，這也反映出管理成本的減少。

（3）實現(xiàn)流程一體，增強可操作性

電子會計檔案管理流程應與業(yè)務流程相銜接，會計憑證、會計賬簿、會計報表之間的邏輯性會嵌套進系統(tǒng)實現(xiàn)整個電子化，依托于“大智移云”的技術，人工操作能夠進行最大程度簡便，復制、查詢、分析等操作僅需一臺計算機即可。

（4）實現(xiàn)標準化全流程管理

通過“大智移物云”的技術的應用，會計憑證數(shù)據(jù)從采集端開始，可實現(xiàn)自動生成會計賬簿，從而生成會計報表;在這一系列數(shù)據(jù)傳輸過程中信息也可自動歸類、收集、歸檔、保管、利用，根據(jù)內(nèi)在邏輯性實現(xiàn)標準化的流程管理。

四、電子會計檔案管理的困難和挑戰(zhàn)

現(xiàn)在正處于傳統(tǒng)會計檔案管理到電子會計檔案管理過渡期間。過渡時代，財政部、稅務總局今年推行實現(xiàn)全面增值稅專用發(fā)票電子化，應當會有1年-2年的過渡期，由于很少有企業(yè)可以快速實現(xiàn)全面電子會計檔案管理，在這個過渡期內(nèi)，存在有一部分紙質(zhì)數(shù)據(jù)和一部分電子數(shù)據(jù)，解決過渡時期問題是電子會計檔案管理所迫切的。

1.源文件采集不規(guī)范

現(xiàn)在很多企業(yè)已經(jīng)基本上實現(xiàn)了紙質(zhì)與電子源文件并行，常常收到電子發(fā)票的時候是打印件或者是圖片，這是一個普遍存在現(xiàn)象，根據(jù)《會計檔案管理辦法》中規(guī)定，以電子憑證打印入賬，必須保留電子源文件，如果沒有電子發(fā)票源文件，是不符合法律法規(guī)要求，采集源文件是難點。

2.發(fā)票極易偽造

發(fā)票查驗是又一難題，發(fā)票電子化，但需要登錄稅務系統(tǒng)去查驗，查驗結果記錄需要人工重新錄入信息系統(tǒng)，記錄在傳統(tǒng)檔案系統(tǒng)中沒有保存，而且工作量很大，查驗完畢后，發(fā)票是否合格從打印件中看不出來，極易進行偽造。

3.防篡改、防重復報銷難

電子發(fā)票可以復制，重復使用，如果沒有完善的系統(tǒng)，僅靠一個財務系統(tǒng)工作流程優(yōu)化，無法防范篡改，就算經(jīng)過查驗，也不代表發(fā)票是不能經(jīng)過篡改的，打印出來的圖片格式，可使用PS形式，防止篡改是一個難題。

4.會計檔案存檔不規(guī)范

國家檔案總局、財政部頒布了政策，需要保存保管電子發(fā)票的源文件。對于電子發(fā)票源文件的保存對保存的電子發(fā)票源文件防范篡改、防范丟失相關措施以及存儲方式能夠達到財政部要求，企業(yè)并未形成規(guī)范。企業(yè)也并未實行相應監(jiān)督管理防范電子發(fā)票源文件被篡改、偽造。管理介質(zhì)的變化，造成了會計檔案歸檔不規(guī)范。

5.審計不方便

審計時應當查閱發(fā)票原件，而不是看打印件，對需要查看儲存的電子源文件，對其進行大量批量的審計以及實現(xiàn)高效的審計，并未有合理工具手段來實行。在審計過程中也需要把發(fā)票與會計憑證關聯(lián)關系顯現(xiàn)出來，從而把所有業(yè)務真實還原出來的工具手段也是缺失的。

五、電子會計檔案管理的解決方案

1.對電子會計憑證源文件的采集提供多種方式

提供3種形式的電子會計憑證的上傳采集：手機客戶端、PC端和相關應用自帶發(fā)票來源。第一種手機客戶端導入，例如微信卡包、支付寶錢包的導入，或者利用一個專門的APP將源文件收集導入進來，也可實現(xiàn)源文件掃描，提升采集效率。第二種可以用PC端，可以通過文件、pdf上傳、郵箱轉發(fā)、掃描儀收集原文件。第三種是與第三方合作，導出票根、電子發(fā)票，方便源文件采集，例如滴滴京東通行費的發(fā)票。

2.移動端報銷實現(xiàn)數(shù)字化流程

在日常經(jīng)營活動中，員工差旅費報銷成為最常見的費用報銷的形式。報銷要能夠實現(xiàn)一鍵報銷，實現(xiàn)自動報銷。員工從外部取得源文件，一般情況希望一鍵均可上傳，完成費用報銷流程。數(shù)字化的報銷流程能夠快速完成報銷，采集信息也比較迅速。

3.實現(xiàn)從數(shù)字化到智能化轉變

電子發(fā)票、電子會計檔案推行不僅僅是數(shù)字化的過程，不僅僅改變管理介質(zhì)，發(fā)票數(shù)字化后，可以實現(xiàn)自動完成原來人工完成的工作，比如實現(xiàn)重復報銷判定、發(fā)票抬頭稅號交易、紅沖、發(fā)票行程、差旅報銷補助計算和敏感交易行為判定，比如公用消費禁止的項目，通過系統(tǒng)進行過濾，從簡單會計信息化直接過渡到智能化，直接智能審核的財務管理流程，大大提升了效率。

4.利用技術智能實現(xiàn)從圖像智能到流程智能

把發(fā)票源文件采集過來，利用人工AI技術實現(xiàn)圖形精確識別，輔助財務審核人員做到流程智能化提升，比如將員工提交的報銷單與企業(yè)財務部門收到的報銷單，進行二次匹配，優(yōu)化流程效率。有些小額報銷單進行流程識別后，通過流程OCR復核，一鍵審核流程，圖像智能幫助企業(yè)提升整個核算管理的智能化

5.管理系統(tǒng)符合完整業(yè)務基本流程邏輯

將檔案管理系統(tǒng)與電子會計檔案系統(tǒng)實現(xiàn)對接，能夠滿足完整的業(yè)務邏輯關系，一個財務系統(tǒng)中或者ERP系統(tǒng)中，從總賬到明細賬到對應會計憑證的邏輯關系，需要復現(xiàn)關系，需要可以看到每一張憑證對應的業(yè)務單據(jù)，原始憑證，發(fā)票單據(jù)，在哪個明細賬中展現(xiàn)，且需要符合財務人員傳統(tǒng)交易習慣。

6.加入會計檔案憑證鏈管理防篡改技術

防篡改涉及兩個技術節(jié)點，不僅僅是歸檔環(huán)節(jié)，完整鏈條從采集、報銷、記賬流程中，數(shù)據(jù)的變更和調(diào)整，需要有新的技術來保證。區(qū)塊鏈技術，數(shù)據(jù)是零篡改的，這種技術是全球公認的。能夠對檔案的完整流程進行加密，確保整個過程中數(shù)據(jù)都是零篡改的，一旦出現(xiàn)篡改，各方均能發(fā)現(xiàn)。在儲存方面，對電子源文件進行碎片化處理，分布式儲存。

7.引進技術解決安全隱患

電子會計檔案保存介質(zhì)的改變，同樣具有安全隱患。要對文件進行技術上的處理，PC機存儲，不是完全可靠，可能會發(fā)生丟失，需要利用技術保證永遠不可丟失，比如放在云端，云服務。

六、總結

利用電子會計檔案有利于縮短信息傳遞時間、提高經(jīng)營效率、降低管理成本、增強工作的可操作性、實現(xiàn)會計檔案的標準化全流程管理。但在實施電子會計檔案管理過程中，企業(yè)遇到了源文件采集不規(guī)范、防偽造無具體公開有效的措施、防篡改、防重復報銷難、審計不方便、會計檔案存檔不規(guī)范等困難和挑戰(zhàn)，可以采用增加電子會計憑證源文件的采集方式、實現(xiàn)移動端報銷數(shù)字化流程、實現(xiàn)智能化的財務管理流程、管理系統(tǒng)符合完整業(yè)務基本流程邏輯、加入會計檔案憑證鏈管理防篡改技術、引進技術解決安全隱患等進行解決，但解決方案不夠系統(tǒng)全面，還需擴充更好的方案。

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