基于知識服務(wù)的檔案管理模式理論分析

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和市場競爭的日益激烈，檔案管理也從傳統(tǒng)的被動模式向知識服務(wù)模式轉(zhuǎn)變，檔案管理工作也由信息收藏中心轉(zhuǎn)變?yōu)橹R創(chuàng)新中心，能夠更有效的為需求者提供知識服務(wù)。在本文中，筆者從這種新模式的發(fā)展情況、作用、意義、實(shí)際管理當(dāng)中的一些策略等方面進(jìn)行簡要分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理;理論分析;知識服務(wù)

檔案管理在以前只是單純的信息保存，供需求者查閱和調(diào)用，而計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展給檔案管理帶來了更重要的作用，即知識資源的提供者，基于知識服務(wù)的管理能夠更有效發(fā)揮知識管理的作用。檔案實(shí)際上是企業(yè)的無形資產(chǎn)之一，而傳統(tǒng)的檔案管理模式對這種資產(chǎn)的利用效率非常低，無法進(jìn)行隱性知識的挖掘和利用，造成了信息資源的極大浪費(fèi)，基于知識服務(wù)的管理模式能夠有效提升信息資源的使用效率。

一、檔案管理模式的發(fā)展

檔案管理的最初模式是紙質(zhì)檔案的管理，在這種情況下，檔案管理只是對檔案進(jìn)行錄入和紙質(zhì)文件的保存，以需要對檔案進(jìn)行調(diào)用的時候，能夠迅速找出所需要的檔案文件就可以被看作檔案管理的高水平，而如果需要相關(guān)檔案的內(nèi)容與其他檔案的聯(lián)系程度進(jìn)行分析時，往往比較困難，這需要檔案管理這對檔案內(nèi)容做到非常熟悉，盡管如此，還是很難對其進(jìn)行更深度的信息挖掘。隨著計算機(jī)的使用更加普遍，檔案管理也步人了電子化時代，更多的檔案采用了電腦文本儲存的形式，在檔案的搜索和調(diào)用方面極大提升了效率，但是在知識進(jìn)行挖掘和利用方面還存在一些缺陷。隨著自動化辦公系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)和人力信息系統(tǒng)的電子化，信息以級數(shù)速度的增長，面對海量的信息，電子化的檔案管理在信息的挖掘和面向知識需求進(jìn)行服務(wù)的能力很難跟上時代發(fā)展的需求，因此基于知識服務(wù)來進(jìn)行檔案管理的模式成為企業(yè)發(fā)展一個重要的需求。

二、基于知識服務(wù)管理模式的意義

基于知識服務(wù)而實(shí)行的檔案管理模式與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理相比具有更為明顯的優(yōu)勢也能夠在企業(yè)的管理當(dāng)中發(fā)揮更大的作用，促進(jìn)企業(yè)核心競爭能力的提升，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的良性發(fā)展。

（一）充分利用隱性知識

知識對于企業(yè)來講，無論是在生產(chǎn)還是經(jīng)營過程當(dāng)中都具有重要的作用，可以說是企業(yè)的無形資產(chǎn)中最核心的一種資產(chǎn)。知識有顯性和隱性之分，二者之間存在很大的區(qū)別，例如顯性的知識容易使用文字或者數(shù)字來進(jìn)行表現(xiàn)，而且經(jīng)過了編輯和系統(tǒng)化的處理，而隱性知識是具有高度個性化的，很難被格式化。檔案管理和知識管理在很多領(lǐng)域有相似之處，例如檔案管理的內(nèi)容有各種文件、生產(chǎn)數(shù)據(jù)、商業(yè)數(shù)據(jù)等等，這也是一種顯性知識的體現(xiàn)形式，在檔案的管理流程和技術(shù)方面也是如此。而隱性知識在檔案中的體現(xiàn)由于管理模式的落后就比較少，而基于知識服務(wù)的新型管理模式能夠更好的強(qiáng)調(diào)隱性知識的交換，提升隱性知識的使用效率。

（二）提升員工的學(xué)習(xí)效率

知識獲取渠道的靈活性和高效性是對于員工學(xué)習(xí)最重要的，基于知識服務(wù)新型管理模式能夠高效的將顯性知識（工作紀(jì)律、工作內(nèi)容等）與隱性知識（以前崗位上個性化的工作經(jīng)歷、工作經(jīng)驗、工作中的難點(diǎn)、工作中的不足等）進(jìn)行分門別類的收入，能夠為新員工獲取知識來適應(yīng)新工作崗位的學(xué)習(xí)過程提供了良好的條件，并且能夠顯著提升新員工的學(xué)習(xí)效率，使新員工能夠更快適應(yīng)工作崗位，客觀上降低了企業(yè)的人力成本。對于老員工的學(xué)習(xí)，同樣是如此，在過去的檔案管理模式中，不注重隱性知識的集中，員工很難從檔案中得到所需要的內(nèi)容，因此往往不重視檔案的學(xué)習(xí)，基于知識服務(wù)的新型管理模式能夠成功解決這一難題，從檔案中獲得工作崗位所需要的全面資。

（三）提升企業(yè)競爭力

企業(yè)的競爭力不僅僅取決于企業(yè)所擁有的知識量，還與知識的使用效率密切相關(guān)，過去的檔案管理只是讓企業(yè)擁有了知識，但是很難做到知識的“沉淀”和進(jìn)一步的“規(guī)范”“創(chuàng)新”和“再應(yīng)用”這四個知識管理的核心內(nèi)容，而基于知識服務(wù)的新型管理模式能夠更好的實(shí)現(xiàn)這一過程，提高企業(yè)在激烈的市場競爭中各方面能力。

（四）有效提高檔案管理工作的地位

基于知識服務(wù)的全新業(yè)務(wù)工作管理模式能夠良好地與企業(yè)的各種業(yè)務(wù)流程信息進(jìn)行直接無縫相互對接，能夠為企業(yè)的各種業(yè)務(wù)管理活動流程提供業(yè)務(wù)信息綜合支持，特別是在企業(yè)知識檔案服務(wù)管理方面，幫助企業(yè)的知識檔案管理業(yè)務(wù)工作不斷變得高效。甚至將開展企業(yè)的業(yè)務(wù)檔案管理這種工作的重要地位也提升了一個新檔次，主要作用體現(xiàn)在能夠有效使得企業(yè)檔案管理這種屬于后臺性的管理工作能夠上升到成為一種前臺性的管理工作，甚至為開展企業(yè)的各項業(yè)務(wù)貢獻(xiàn)和付出一份力量，因此，不僅可以有效的提升企業(yè)檔案管理工作的重要地位，其中的作用也能輻射更廣的范圍。

（五）有助于整個檔案管理工作的進(jìn)步

區(qū)別于其他傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理服務(wù)模式，基于知識服務(wù)的模式在服務(wù)管理對象、服務(wù)策略理念、服務(wù)管理策略三個方面都已經(jīng)有了十分明顯的變化，由于服務(wù)管理對象的日益特殊性，以及服務(wù)策略理念的不斷變化，其最終的工作效率大大促進(jìn)了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營效率的提升。事業(yè)機(jī)關(guān)單位管理可通過借鑒這種管理模式，將知識服務(wù)的管理模式直接放進(jìn)事業(yè)單位的檔案管理當(dāng)中，可以直接使事業(yè)單位的檔案管理業(yè)務(wù)工作流程變得更加高效，從管理技術(shù)上到方法管理方面也會帶來大的革新，對推動整個的單位檔案管理業(yè)務(wù)工作發(fā)展有著重要指導(dǎo)意義。

三、傳統(tǒng)專業(yè)檔案管理服務(wù)模式和基于知識服務(wù)的現(xiàn)代檔案管理服務(wù)模式的主要區(qū)別

傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)模式已不能適應(yīng)我們當(dāng)今社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，存在管理技術(shù)和業(yè)務(wù)管理方面的諸多弊端，難以完全滿足當(dāng)前客戶對檔案管理信息的更多需求。通過不斷創(chuàng)新檔案管理工作模式，進(jìn)而不斷提高企業(yè)檔案管理工作效率，滿足用戶不斷日益增長的檔案信息管理需求，是做好檔案管理工作的根本目的。知識服務(wù)的檔案管理服務(wù)模式則也正是基于這個主要目的而產(chǎn)生的，它將知識檔案相關(guān)信息重新進(jìn)行整理歸類，以滿足用戶需求為服務(wù)中心環(huán)節(jié)，按照市場需求發(fā)展為市場導(dǎo)向，通過不斷加大對知識檔案相關(guān)信息的重視管理程度，把知識檔案中的信息管理作為一種重要無形資產(chǎn)，從而不斷充分發(fā)揮和突出它的重要作用。知識管理服務(wù)的這種檔案管理系統(tǒng)模式，在檔案管理知識、檔案管理評價、檔案管理服務(wù)以及人力資源檔案管理制度上需要進(jìn)行不斷完善，通過用戶對知識檔案管理服務(wù)模塊進(jìn)行編碼，把檔案個人信息合理科學(xué)地進(jìn)行劃分，建立企業(yè)用戶個人信息管理檔案。以企業(yè)用戶具體個人信息和內(nèi)部檔案文件、外部檔案信息整合為主要檔案管理信息內(nèi)容。而傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理只是在現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營活動中對企業(yè)產(chǎn)生的各類檔案文檔信息進(jìn)行合理歸類，缺少對企業(yè)用戶具體個人信息性質(zhì)的準(zhǔn)確分類;基于知識管理服務(wù)的這種檔案管理系統(tǒng)模式，還需要能夠?qū)Ω鞣N人力資源信息進(jìn)行有效整合，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理只是簡單地把所有資源分類進(jìn)行合理分類，而不能對所有資源分類進(jìn)行有效的合理整合;在服務(wù)檔案管理方面，傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)模式就是對所有檔案的簡單進(jìn)行歸類和合理排放，當(dāng)一些個人或其他企業(yè)在其中找尋有關(guān)檔案管理信息的來源時候，往往非常浪費(fèi)時間，而知識產(chǎn)權(quán)服務(wù)檔案管理服務(wù)模式則通過系統(tǒng)搭建檔案信息網(wǎng)絡(luò)，使企業(yè)用戶在遇到有利于檔案信息利用者的需求時，能夠高效便捷地快速找到自己服務(wù)所需，用戶服務(wù)體驗度大大得到提升。

四、實(shí)際管理當(dāng)中的一些策略

（一）通過檔案管理的領(lǐng)域拓展來實(shí)現(xiàn)管理模式的改變

過去的檔案管理在工作中對檔案與文件、圖書情報之間的區(qū)別過于嚴(yán)格，管理的方式也過于僵硬，通過將文件以及圖書情報等知識以排除的方式進(jìn)行有意識的屏蔽，因此檔案管理的活動的范圍和作用受到了極大的限制。而且是將歷史記錄作為檔案管理的核心任務(wù)，而不是將現(xiàn)實(shí)的工作需要和發(fā)展需求作為核心服務(wù)，嚴(yán)重脫離了企業(yè)創(chuàng)造的過程?；谥R服務(wù)的新型管理模式要求將更多的包含各種知識的文件納入到檔案管理的范圍之內(nèi)，并其以不同的載體進(jìn)行知識的整合從而融入一個更加廣闊的領(lǐng)域當(dāng)中。成為企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、生產(chǎn)、經(jīng)營管理等工作中不可或缺的一個重要部分。

（二）通過使用模式的簡化實(shí)現(xiàn)管理模式的改變

傳統(tǒng)的檔案管理模式在檔案的調(diào)取當(dāng)中往往采用借閱的方式進(jìn)行，偶爾會使用復(fù)印的方式，這種服務(wù)模式在檔案的使用者看來往往比較麻煩，而且只能提供比較淺層的知識服務(wù)。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)是由檔案管理當(dāng)中“重保管”但是“輕使用”或者“嚴(yán)格管理”的管理理念所帶來的基于知識服務(wù)的新型管理模式強(qiáng)調(diào)的是通過信息技術(shù)平臺的建立實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化和人性化，為需求者提供高級和更深層次的知識服務(wù)，實(shí)現(xiàn)知識的給企業(yè)應(yīng)該帶來的價值，因此使用模式的簡化能夠更好的促進(jìn)檔案的管理工作?？梢酝ㄟ^網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱當(dāng)中調(diào)閱時間的限制、企業(yè)當(dāng)中崗位的限制等來實(shí)現(xiàn)有資格調(diào)閱文件者能夠輕松調(diào)閱的同時，保護(hù)企業(yè)的核心知識，實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格管理的效果。

（三）知識交流平臺的建立

知識交流平臺的建立使隱性知識向顯性知識的轉(zhuǎn)化過程有了更高的效率，知識交流平臺可以實(shí)行“多人參與、獨(dú)立管理”的方式來進(jìn)行，例如企業(yè)文化的交流平臺可以由大家共同參與提供相關(guān)的檔案材料，抽調(diào)檔案管理的人員進(jìn)行單獨(dú)的管理，對于其中的檔案進(jìn)行劃分和整理、定性工作;企業(yè)的生產(chǎn)部門也可以建立生產(chǎn)技術(shù)的交流平臺，對于生產(chǎn)工藝、環(huán)節(jié)流程、生產(chǎn)當(dāng)中容易出現(xiàn)的問題、機(jī)械設(shè)備容易出現(xiàn)的故障等問題形成檔案，并且有檔案管理的專人進(jìn)行管理，給新崗位的員工提供一手的學(xué)習(xí)材料，使之更好的適應(yīng)自己的新工作崗位。

（四）知識庫的建立和管理

每個企業(yè)都有比較重要的知識內(nèi)容作為核心資產(chǎn)，這包括了相關(guān)的生產(chǎn)技術(shù)文檔、生產(chǎn)和銷售的原始圖表、企業(yè)的專利、等等內(nèi)容，這些核心資產(chǎn)是可以帶來比較大的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益的知識內(nèi)容，具有一定的保密性。企業(yè)比較核心的知識可以通過檔案管理當(dāng)中的“知識庫”模塊來進(jìn)行統(tǒng)一的管理，同時將每項檔案設(shè)置保密權(quán)限，這些權(quán)限能夠有效避免核心知識遭受泄漏的同時，給有權(quán)利調(diào)閱檔案的使用者更多的便利，也可以以這種方式作為員工的一種激勵政策，將檔案系統(tǒng)的調(diào)閱權(quán)限作為一種員工獎勵，從而提高企業(yè)的凝聚力。

五、結(jié)束語

知識管理成為一種重要的企業(yè)管理趨勢，而實(shí)現(xiàn)知識管理的最佳途徑就是檔案管理的知識服務(wù)能力，這就要求檔案管理的作用不僅是保存和再現(xiàn)歷史，而是需要將歷史沉淀的知識進(jìn)行進(jìn)一步的使用，提高企業(yè)的凝聚力和競爭能力，為企業(yè)創(chuàng)造價值的同時提升員工的知識儲備水平。

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作者簡介

苑伊彬（1989. 03-），河南鄭州籍，碩士研究生學(xué)歷。