“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理優(yōu)化探析

龔敏

【摘要】公立醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理作為財(cái)務(wù)流程的“最后一公里”，也是最容易被忽視的薄弱環(huán)節(jié)，“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的會(huì)計(jì)檔案管理更是面臨著諸多不滿足、不匹配和不適應(yīng)。本文從分析互聯(lián)網(wǎng)驅(qū)動(dòng)公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理優(yōu)化出發(fā)，探尋其中存在的突出問(wèn)題，提出會(huì)計(jì)檔案管理“制度規(guī)范化、應(yīng)用信息化、檔案數(shù)字化、人員專業(yè)化”的優(yōu)化措施，以順應(yīng)新時(shí)代公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作的新要求。

【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)檔案管理;優(yōu)化;公立醫(yī)院;“互聯(lián)網(wǎng)+”

會(huì)計(jì)檔案是公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的主要“記錄者”，其優(yōu)劣直接反映一個(gè)醫(yī)院檔案管理和財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和水平。從大趨勢(shì)看，繼2016年財(cái)政部和國(guó)家檔案局新修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》施行后，各省區(qū)市陸續(xù)新出臺(tái)了地方《會(huì)計(jì)檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則》，為各地機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作指明了方向、提供了遵循。公立醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理在政策的指導(dǎo)支持下和“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代背景下，理應(yīng)有不斷優(yōu)化、改善的動(dòng)力和支撐。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”驅(qū)動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理優(yōu)化

（一）迫切性。隨著時(shí)代的變遷、社會(huì)的進(jìn)步，公立醫(yī)院的各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)不斷，各種憑證賬簿日益增多，各類審計(jì)監(jiān)督日益頻繁，會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)爆發(fā)式增長(zhǎng)倒逼公立醫(yī)院探索科學(xué)的方法、安全的載體、專業(yè)的人員進(jìn)行有效管理。從醫(yī)院發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理迫在眉睫。

（二）必要性。會(huì)計(jì)檔案是醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史記錄和經(jīng)濟(jì)效果的綜合反映，是醫(yī)院預(yù)算和財(cái)務(wù)收支計(jì)劃的重要依據(jù)。據(jù)相關(guān)機(jī)構(gòu)統(tǒng)計(jì)，會(huì)計(jì)檔案中約70%的信息直接關(guān)系到醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)管理，承擔(dān)著為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)分析和經(jīng)營(yíng)決策當(dāng)好參謀、實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的重要任務(wù)，而當(dāng)前一些公立醫(yī)院仍沿用傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理模式，效率較低、質(zhì)量較差，管理方法、手段嚴(yán)重滯后，必須依靠“互聯(lián)網(wǎng)+”的新思維進(jìn)行優(yōu)化、改善甚至改革，使醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理更加規(guī)范、高效、安全、便捷。從醫(yī)院管理角度來(lái)說(shuō)，優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理勢(shì)在必行。

（三）可行性。大數(shù)據(jù)云計(jì)算等新理念、新技術(shù)、新應(yīng)用在各行各業(yè)的廣泛運(yùn)用為公立醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理優(yōu)化提供了有益、有效的參照和啟示?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”思維下的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)能夠讓資料錄入更快捷、檔案查找更便捷，同時(shí)還可以對(duì)檔案實(shí)施分層管理，明確檔案資料之間的關(guān)聯(lián)性。檔案信息的存儲(chǔ)形式也不再是單一的數(shù)字、文字，而可以是視頻、圖片、語(yǔ)音等，提升了檔案的準(zhǔn)確性。從技術(shù)實(shí)現(xiàn)層面來(lái)講，優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理切實(shí)可行。

二、公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理突出問(wèn)題

（一）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)導(dǎo)致重視不夠。一些醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)為檔案工作是可有可無(wú)、可多可少、可繁可簡(jiǎn)的工作，重醫(yī)療業(yè)務(wù)、輕檔案管理的現(xiàn)象在一定程度上存在，導(dǎo)致醫(yī)院在專業(yè)人才的引進(jìn)上缺乏整體思考，在人員配置方面，部分公立醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理工作人員多為財(cái)務(wù)人員，對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，缺乏檔案工作相關(guān)的理論支撐和總體謀劃，導(dǎo)致醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理存在創(chuàng)新謀劃不夠、管理質(zhì)量不高、檔案要素不全等問(wèn)題，嚴(yán)重制約了會(huì)計(jì)檔案管理工作的開(kāi)展。

（二）檔案管理水平不高導(dǎo)致規(guī)范不足。檔案管理本身是一門(mén)復(fù)雜的系統(tǒng)性學(xué)科，對(duì)管理者的水平要求很高。伴隨公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案資料管理的作業(yè)量和復(fù)雜性不斷增加，一方面，與之配套的會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制卻未建立健全，缺乏相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制和監(jiān)管辦法;另一方面，一些會(huì)計(jì)檔案管理人員不懂網(wǎng)、不信網(wǎng)、不用網(wǎng)，電子文件管理、檔案保護(hù)技術(shù)及檔案信息查詢等知識(shí)缺乏，規(guī)范化、流程化的制度優(yōu)勢(shì)沒(méi)有得到充分發(fā)揮，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理工作無(wú)法高效運(yùn)行。

（三）檔案管理投入不多導(dǎo)致使用不便。一些公立醫(yī)院為檔案管理投入人力、物力、財(cái)力均有限，這在一些規(guī)模不大的醫(yī)院尤為突出。檔案管理投入不足直接導(dǎo)致了檔案運(yùn)用不足、使用不便，而現(xiàn)代公立醫(yī)院的面臨的一個(gè)問(wèn)題是，上級(jí)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)經(jīng)常會(huì)調(diào)用會(huì)計(jì)檔案，需要高效查閱會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告及其他會(huì)計(jì)資料，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理模式難以支撐現(xiàn)代各項(xiàng)審計(jì)督查工作的節(jié)奏和效率，難以適應(yīng)公立醫(yī)院現(xiàn)代管理的需求。

三、公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理優(yōu)化舉措

（一）制度規(guī)范化。公立醫(yī)院財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照新修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，結(jié)合實(shí)際制定專門(mén)針對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理制度，規(guī)范流程，重點(diǎn)完善電算化資料歸檔制度，突出電子會(huì)計(jì)檔案管理方式、系統(tǒng)的安全性，使制度上不斷完善、流程上不斷優(yōu)化、執(zhí)行上不斷糾正，形成會(huì)計(jì)檔案全面質(zhì)量管理的PDCA（Plan-Do-Check-Action）循環(huán)。

（二）應(yīng)用信息化。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展變化，計(jì)算機(jī)硬件與軟件不斷迭代、更新，電子會(huì)計(jì)檔案也需要不斷遷移、升級(jí)，不斷適應(yīng)新的“生存環(huán)境”。新修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》明確界定了電子會(huì)計(jì)檔案的形式和內(nèi)容，對(duì)新時(shí)期會(huì)計(jì)檔案信息化發(fā)展提出了新要求，公立醫(yī)院應(yīng)廣泛推廣和同步信息化技術(shù)，添置、升級(jí)會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)硬件基礎(chǔ)設(shè)備，推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)，不斷提升電子會(huì)計(jì)檔案的信息化應(yīng)用水平。

（三）檔案數(shù)字化。為解決傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理時(shí)儲(chǔ)存空間大、環(huán)境要求高以及查詢不便、利用不多等弊端，應(yīng)在公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的管理中運(yùn)用數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)分類、查詢、計(jì)算、儲(chǔ)存、核對(duì)、編號(hào)等功能，實(shí)現(xiàn)信息共享成本的降低，并通過(guò)挖掘檔案信息資源，為助力醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)管理奠定基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化中必須嚴(yán)格授權(quán)，防止惡意數(shù)據(jù)篡改。同時(shí)，要對(duì)會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)冗余備份，防止數(shù)據(jù)丟失和病毒侵害。

（四）人員專業(yè)化。針對(duì)公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)等突出問(wèn)題，應(yīng)該加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員的培訓(xùn)，使其具備檔案管理的相應(yīng)專業(yè)水準(zhǔn)，滿足新時(shí)代會(huì)計(jì)檔案管理的新要求。三級(jí)甲等醫(yī)院，需要適應(yīng)社會(huì)發(fā)展進(jìn)步的需求，引進(jìn)、配備既懂檔案工作、又懂財(cái)務(wù)管理的復(fù)合型專業(yè)人才，專職負(fù)責(zé)醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理工作，并鼓勵(lì)支持其申報(bào)檔案專業(yè)技術(shù)職稱，走職業(yè)化、專業(yè)化道路，提升醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的整體質(zhì)量和水準(zhǔn)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代背景為公立醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理工作帶來(lái)了新挑戰(zhàn)，同時(shí)也孕育著新希望，把握時(shí)代脈搏，順應(yīng)時(shí)代潮流，適時(shí)、及時(shí)推動(dòng)公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理優(yōu)化、改革，樹(shù)立檔案意識(shí)，掌握財(cái)務(wù)知識(shí)，具備管理常識(shí)，讓會(huì)計(jì)檔案管理中制度、設(shè)備、管理、載體、人員等要素有機(jī)融合、全面改善，才能全面提升公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的專業(yè)水準(zhǔn)和整體質(zhì)量，為規(guī)范公立醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)保駕護(hù)航。

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