海外EPC工程總承包項目檔案管理探討

吳介基

【摘要】提高海外EPC工程總承包檔案管理水平不僅是做好科技檔案管理工作的要務(wù)，也是以檔案工作服務(wù)工程總承包項目建設(shè)的最基本的要求。海外EPC工程總承包項目檔案管理存在缺乏系統(tǒng)規(guī)劃、缺乏制度標準、管理精細度不高、檔案管理工作者水平有待提升等問題，針對上述問題，本文從建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系、完善檔案管理相關(guān)制度、確保檔案“三率”、培養(yǎng)專業(yè)化的檔案人才隊伍這些方面提出了解決問題的對策措施，并對海外EPC工程總承包項目檔案管理進行了探討。

【關(guān)鍵詞】工程總承包;項目檔案;檔案管理

一、EPC工程總承包項目檔案的定義及研究的價值

（一）EPC工程總承包項目檔案的定義。EPC（Engineering??Procurement and Construction）工程總承包（以下簡稱工程總承包）是一種集設(shè)計、采購、施工于一體的承包方式。工程總承包項目檔案正是“在EPC總承包項目建設(shè)和發(fā)展過程中形成的，真實地記錄和反映了勘察、設(shè)計、施工、采購、試運行等工程建設(shè)全過程并具有保存價值文件和原始記錄，是總承包企業(yè)、業(yè)主、施工監(jiān)理單位合同權(quán)益和關(guān)系的原始憑證及法律依據(jù)，是專門檔案的重要組成部分，也是工程順利竣工投產(chǎn)的基礎(chǔ)和依據(jù)。”其內(nèi)容包含了工程設(shè)計、設(shè)備采購、施工安裝、調(diào)試、監(jiān)理、竣工等各階段文件，種類繁多、內(nèi)容復(fù)雜。

（二）研究的價值。自我國提出并實施“一帶一路”倡議以來，已對接沿線數(shù)十個國家，幾乎覆蓋所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域，越來越多的企業(yè)將“一帶一路”倡議納入企業(yè)增長戰(zhàn)略，而在國際工程領(lǐng)域，工程總承包項目已經(jīng)是一種主流的項目管理模式。隨著我國“一帶一路”倡議的深化落地，提升工程總承包管理能力，成了走出海外的企業(yè)的重要課題。工程總承包項目檔案作為項目建設(shè)的重點內(nèi)容和重要環(huán)節(jié)，其管理水平高低會對項目建設(shè)質(zhì)量，項目竣工、移交、報優(yōu)產(chǎn)生直接影響，與業(yè)主利益、企業(yè)權(quán)益、工程質(zhì)量息息相關(guān)。因此，提高工程總承包檔案管理水平不僅是做好科技檔案管理工作的要務(wù)，也是以檔案工作服務(wù)工程總承包項目建設(shè)的最基本的要求。

二、海外EPC工程總承包項目檔案的特點

（一）內(nèi)容豐富、涵蓋范圍廣、涉及數(shù)量多。作為對工程總承包項目建設(shè)和發(fā)展過程的真實、直接記錄，工程總承包項目檔案涵蓋了項目建設(shè)的全過程，不僅包含了從立項到招投標再到工程勘察設(shè)計的前期階段形成的相關(guān)檔案，還包含了項目實施過程中的設(shè)備采買、全面系統(tǒng)的安裝及調(diào)試、試運行直至工程竣工驗收與交付等環(huán)節(jié)中形成的重要文件，項目的多個參建單位均會成為檔案形成源頭，內(nèi)容豐富、涵蓋范圍廣、涉及數(shù)量多。

（二）文檔編制、過程管控要求嚴格。較之于國內(nèi)工程總承包項目而言，海外工程總承包項目由于涉及不同的國家和地區(qū)，在檔案管理方面不僅需要對標國際標準，滿足業(yè)主方的需要，同時還面臨著管理責任和風(fēng)險防范方面的問題，業(yè)主往往對項目文檔的編制、過程管控提交以及竣工移交的要求標準高，面對同時產(chǎn)生于不同參建單位、多個國家地區(qū)，紛繁復(fù)雜的文件類型，如何明確各參建單位的檔案管理職責，歸檔范圍、要求，對項目部的檔案做到定期梳理、積極推進，實現(xiàn)資料管理工作與項目建設(shè)同步進行，協(xié)調(diào)竣工資料對業(yè)主移交方案，成了海外工程總承包項目對檔案工作面臨的新問題。

三、海外EPC工程總承包項目檔案管理存在的問題與不足

海外工程總承包項目檔案呈現(xiàn)出的新特點，即是對檔案管理工作提出的新要求，也是發(fā)展提高新時代科技檔案管理工作水平的必經(jīng)之路。面對新問題、新要求，現(xiàn)在的工程總承包項目檔案管理還存在以下的問題與不足：

（一）檔案管理缺乏系統(tǒng)規(guī)劃。在已經(jīng)較為成熟的工程項目檔案管理工作中，海外工程總承包檔案管理是一個新穎的管理分支，在管理實踐中值得借鑒、遵循的成熟經(jīng)驗較少，對于全過程管理的系統(tǒng)規(guī)劃較為欠缺。在現(xiàn)行管理過程中，由于缺乏行之有效的系統(tǒng)規(guī)劃，經(jīng)常是待相關(guān)問題暴露后，才重新對檔案的管理控制提出有針對性的具體要求，并采取相應(yīng)的措施進行補充完善，這不僅造成了檔案收集管理工作與工程發(fā)展進度和管理環(huán)節(jié)在一定程度上的脫節(jié)，也極大地影響了檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

（二）檔案管理缺乏健全制度?？茖W(xué)的管理制度和工作方法是優(yōu)化工程總承包項目檔案管理的重中之重，雖然目前的工程總承包項目檔案已經(jīng)形成并劃分了“八大類”，但由于每一類別下又有較多細分的文件類型，在實際操作工程中經(jīng)常出現(xiàn)由“歸檔拖沓、收集不齊全”這一極端走向“有檔必歸、能歸則歸”的極端的現(xiàn)象。檔案來源廣、數(shù)量廣，歸檔范圍和標準不統(tǒng)一，造成了同一項目文件冗余，降了檔案收集工作的質(zhì)量，也增加了檔案管理工作量。

（三）檔案管理精細度不高。海外總承包工程項目參加單位多，總承包單位與建設(shè)單位、施工單位對于項目檔案管理工作的要求、認識、定位不盡一致、管理水平參差不齊、再加上在各項合同擬定時“重工程、輕檔案”，對與檔案管理工作相關(guān)細節(jié)的約束與設(shè)置較少，造成了部分總承包工程項目檔案管理工作粗放，檔案管理工作嚴重滯后于工程項目建設(shè)，檔案管理“無章可循、有章不循”，對檔案工作重要性認識不足，整體工作水平不足，成效較差。

（四）檔案管理工作者水平有待提升。與傳統(tǒng)工程總承包項目相比較，海外工程總承包項目對檔案管理工作者提出了更高的要求，但在實際工作中許多單位并未設(shè)置檔案管理機構(gòu)，具有一定管理水平的專業(yè)檔案管理工作者缺乏，“總承包項目建設(shè)周期長、工作環(huán)節(jié)多、涉及的單位也多，產(chǎn)生的文件材料必然很多，但很多總承包項目并沒有設(shè)置檔案管理機構(gòu)，也沒有配備相應(yīng)的檔案管理人員，項目產(chǎn)生的文件材料都是零零散散地放在產(chǎn)生者手里，或者流落在來來往往的某個環(huán)節(jié)中，真正需要某份文件的時候，就會出現(xiàn)互相推諉、扯皮的狀況”。檔案人員流動性較大，缺乏專業(yè)性培訓(xùn)、對于檔案管理制度理解與執(zhí)行力不足，缺乏責任心，嚴重影響了檔案收集、整編、利用的質(zhì)量。

四、優(yōu)化海外EPC工程總承包項目檔案管理的對策措施

（一）建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。構(gòu)建體系是長效運行的保障，按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的原則，在工程開始階段明晰參建單位及各個方面的管理范圍與職責，梳理歸檔范圍，明確相關(guān)要求。建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，把歸檔的責任和義務(wù)分級分解落實到各責任單位，對檔案工作進行有效監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)，動態(tài)追蹤控制到各層級檔案管理人員，做到分工履職，明確到位，對項目檔案實行全過程管理，確保項目檔案的完整、準確、有效。對工程總承包項目檔案管理工作做到定期梳理、積極推進，督促資料管理工作與項目建設(shè)同步進行。

（二）完善檔案管理相關(guān)制度。依據(jù)項目所在國檔案管理的法律、法規(guī)、標準，結(jié)合工程總承包開發(fā)建設(shè)實際情況以及國內(nèi)相關(guān)質(zhì)量標準體系，編制項目文件收集和檔案整理歸檔實施細則進行管控，“設(shè)定的各項管理制度要對分承包方文件資料歸檔范圍進行明確，明確較為統(tǒng)一的分類方法與檔案整理標準，以確保項目檔案管理的標準化。”為檔案工作規(guī)范化管理提供有力保障。與此同時，對海外工程總承包項目，可按照統(tǒng)一要求上報檔案月報表，并納入考核體系和獎懲制度，讓海外總承包檔案走上規(guī)范、有序、可控的管理軌道，使檔案工作嚴格做到標準化、規(guī)范化、信息化、統(tǒng)一化，將檔案管理工作落到實處。

（三）確保檔案“三率”。工程總承包項目檔案的特點賦予其形成的文件資料具有原始性、真實性和價值性的特點，這些檔案也是日后參考、借鑒的重要依據(jù)。為確保檔案的歸檔率、完整率、準確率，利用參加相關(guān)會議的機會，通過到施工單位現(xiàn)場指導(dǎo)等方式，加強與各參建單位的溝通交流，就檔案的積累形成、收集歸檔、整理組卷、移交驗收等環(huán)節(jié)，明確具體要求，理清工作思路，完善工作方法。

（四）培養(yǎng)專業(yè)化的檔案人才隊伍。海外工程總承包項目對檔案工作者的綜合能力提出了更高的要求，通過培訓(xùn)使檔案工作者具備扎實的檔案專業(yè)知識、較好的語言能力以及工程項目管理等全方位、多領(lǐng)域的專業(yè)技能，不僅熟悉檔案管理體系，而且熟練掌握項目文件的控制流轉(zhuǎn)，將檔案人員真正培育成檔案人才，能夠全面適應(yīng)海外工程總承包項目建設(shè)工作的需要。

五、結(jié)語

總承包項目檔案“內(nèi)容繁雜，數(shù)量龐大，專業(yè)技術(shù)性強，格式和種類多樣，時間上貫穿工程設(shè)計與建設(shè)管理活動始終，同時涉及單位多、人員范圍廣”，作為工程總承包項目建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，其管理水平、管理質(zhì)量、管理細節(jié)接反映工程管理的水平和質(zhì)量，一定要抓好工程總承包項目檔案的管理工作，為促進工程總承包項目的發(fā)展發(fā)揮積極作用。

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