國企檔案管理的重要性及有效措施探討

袁嶸

摘 要 進(jìn)入21世紀(jì)以來，國有企業(yè)飛速發(fā)展，企業(yè)資金投入、人員數(shù)量都有了前所未有的提高。這不僅體現(xiàn)了企業(yè)壯大后的變革，也給檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。與一般的工作不同，國有企業(yè)檔案管理涉及范圍廣，數(shù)據(jù)繁雜多樣，伴隨現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用，還需要檔案管理人員具備較高的素質(zhì)水平。但是由于傳統(tǒng)管理理念的制約，一些領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理缺乏重視，忽視了其積極作用。針對這樣的現(xiàn)象，國企檔案管理要全面革新，認(rèn)識到有效管理的重要性，并結(jié)合企業(yè)實際提出科學(xué)的管理方法，推動國企穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞 國企;檔案管理;重要性;有效措施

當(dāng)前，我國已經(jīng)進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)新時代，國企面臨著更為激烈的競爭。檔案作為企業(yè)發(fā)展建設(shè)的依據(jù)和信息資料，是企業(yè)規(guī)劃實施的參考，對于國企的發(fā)展也起到重要影響。它不僅關(guān)系到企業(yè)內(nèi)部人員的信息情況，還包括企業(yè)的發(fā)展經(jīng)營數(shù)據(jù)，是最寶貴的財富之一。據(jù)調(diào)查顯示，現(xiàn)階段我國一些國企檔案管理工作還存在些許不足，管理體系不完善，內(nèi)容不健全，不利于提高管理的效率。為了凸顯檔案在國企中的優(yōu)勢，必須做好改革工作，通過科學(xué)的方法強(qiáng)化管理，增強(qiáng)管理的精確性，為國企更好發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

1國企檔案管理的重要性

近年來，國企檔案管理方式逐步完善，已經(jīng)走出了文件管理的單一方式，涉及到圖片、視頻、錄音等多種樣式?？茖W(xué)的管理就是要實現(xiàn)集中管控，減少檔案管理的時間，優(yōu)化檢索、搜查等各項功能，加快工作效率。同時，由于國企規(guī)模的不斷擴(kuò)張，使得企業(yè)逐漸走向多元化道路，集團(tuán)式的企業(yè)開始涌現(xiàn)，這也給檔案管理增加了些許困難。基于此，進(jìn)一步強(qiáng)化管控，健全管理的策略，有助于提升管理能力，讓檔案管理更加有據(jù)可依，縮短工作時間，加快工作效率。另外，國企檔案管理還是決策的重要依據(jù)，在一定的條件下有利于提供精準(zhǔn)數(shù)據(jù)，建立起“數(shù)字化”企業(yè)，并凝聚企業(yè)人員，提高向心力，保證財務(wù)信息的穩(wěn)定性，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展[1]。

2國企檔案管理的有效措施

國有企業(yè)是企業(yè)中的一種重要形式，在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中具有突出作用，也是國家資金投入的主要行業(yè)?，F(xiàn)階段，企業(yè)改革重組正在如火如荼的進(jìn)行，檔案工作也遇到了新的挑戰(zhàn)，原來的管理方式過于單一，專職管理人員素質(zhì)能力有限，達(dá)不到科學(xué)管控的標(biāo)準(zhǔn)。對此，國企檔案管理工作要全方位升級，根據(jù)實際情況創(chuàng)新工作形式，讓檔案管理工作日漸完善。

2.1 對文書檔案管理方式予以規(guī)范

國企檔案管理最重要的形式之一就是對文書進(jìn)行規(guī)范化處理，它也是提高工作效率，縮短工作時間的有效方式。因文書數(shù)量龐大，內(nèi)容瑣碎，在歸檔時需耗費(fèi)大量的人力和物力資源，使其一直以來都是工作的難點(diǎn)。針對這種情況，國企檔案管理要全面實施規(guī)范化管控，按照統(tǒng)一的格式進(jìn)行收集、歸檔、排號，保證一切程序都要按規(guī)章辦。同時，要制定健全的制度體系和流程，完善規(guī)章內(nèi)容，細(xì)化細(xì)則，實現(xiàn)部門之間的聯(lián)動高效管理。通過這種手段強(qiáng)化管控，促進(jìn)國企快速發(fā)展。

2.2 落實好國企檔案信息化管理

隨著信息技術(shù)的推廣和普及，運(yùn)用新興的信息化管理手段，是國企檔案管理的必由之路，也是實現(xiàn)一體化操作的基礎(chǔ)。其優(yōu)勢在于可以及時的整理數(shù)據(jù)，定期歸檔材料信息，避免出現(xiàn)重復(fù)作業(yè)的情況，減少查閱時間。例如，某國企檔案管理工作實現(xiàn)了無紙化辦公，推進(jìn)數(shù)字化歸檔方式的開展，還加強(qiáng)了軟硬件設(shè)施的建設(shè)，構(gòu)建系統(tǒng)新平臺。有效解決了檔案查詢檢索遲緩的現(xiàn)象，提高了國企檔案工作的水平[2]。

2.3 建立紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案相結(jié)合的技術(shù)性管理

隨著“數(shù)字中國”、“智慧企業(yè)”等關(guān)鍵詞的提出，紙質(zhì)檔案數(shù)字化、數(shù)字檔案館的建設(shè)成為大勢所趨。檔案數(shù)字化通常采用掃描儀實現(xiàn)量化數(shù)字化，但在數(shù)字化過程中要注意進(jìn)行OCR 識別。電子文件的歸檔則最好是在企業(yè) OA 辦公系統(tǒng)，生產(chǎn)MIS 系統(tǒng)建立預(yù)歸檔庫，實時對企業(yè)經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理過程中產(chǎn)生的電子文件及元數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)歸檔，將在歸檔范圍內(nèi)的電子文件及元數(shù)據(jù)通過 OA辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的接口設(shè)計完成電子文件及元數(shù)據(jù)的分類、編號，從而完成企業(yè)電子檔案的歸檔工作。

2.4 創(chuàng)新檔案管理人員的培訓(xùn)模式

從某種意義上而言，檔案管理人員的素質(zhì)水平以及技術(shù)能力直接關(guān)系到檔案管理的效果。為了強(qiáng)化他們的業(yè)務(wù)，提升管理的技術(shù)性，創(chuàng)新開展人員培訓(xùn)方式勢在必行。特別是針對一些國有企業(yè)對于檔案管理工作不重視，人員數(shù)量少，專業(yè)認(rèn)識匱乏的情況。更應(yīng)該堅持不斷創(chuàng)新，從招聘環(huán)節(jié)入手進(jìn)行嚴(yán)格選拔，制定崗前學(xué)習(xí)培訓(xùn)計劃，開展集中教學(xué)，讓他們明確檔案管理的重要性，并制定完善的工作規(guī)范。與此同時，還要夯實檔案管理的基本功，激發(fā)人們的工作積極性，通過開展一系列“專業(yè)技能大賽”來調(diào)動相關(guān)人員參與的積極性，借助獎勵的方式創(chuàng)新工作模式。這樣一來，檔案管理培訓(xùn)工作不會淪為形式，還能夠切實激發(fā)管理者的工作熱情，逐步提高他們的技術(shù)水平，完善檔案管理的形式，組建一支高素質(zhì)的管理隊伍[3]。

3結(jié)束語

在當(dāng)前的知識經(jīng)濟(jì)時代中，現(xiàn)代所有類型的檔案都可以被視為國企的一種財富，那么國企需對其格外重視，轉(zhuǎn)變過去管理形式單一的問題。對此，企業(yè)要明確認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，通過完善制度、制定計劃、規(guī)范管理、創(chuàng)新培訓(xùn)等的方式加快推動人員隊伍的建立。此外，國企還要從技術(shù)手段上予以革新，實施紙質(zhì)檔案與電子檔案一體化管理的策略，減少檔案查詢和檢索的時間，進(jìn)一步提升國企運(yùn)行效率，降低管理成本，增強(qiáng)國企的競爭力。

參考文獻(xiàn)

[1] 聶潔.新時期創(chuàng)新國企檔案管理工作的若干思考[C].中國武漢決策信息開發(fā)中心、決策與信息雜志社、清華大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.決策論壇——科學(xué)制定有效決策理論學(xué)術(shù)研討會論文集（上）.中國武漢決策信息開發(fā)中心、決策與信息雜志社、清華大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，2015：1.

[2] 陳榕.簡論現(xiàn)代化管理手段和服務(wù)方式在國企檔案管理中的應(yīng)用[J].才智，2013（35）：313.

[3] 滕麗.關(guān)于我國國有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)實審視與解決路徑探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（23）：67-68.