利用微信OA辦公系統(tǒng)促進(jìn)學(xué)校精細(xì)化管理

馬飛

【摘要】學(xué)校管理中利用微信OA辦公系統(tǒng)，能夠?qū)⒁恍┓爆嵉墓芾砉ぷ髋c流程簡化，大大節(jié)省教師的操作時(shí)間，提高管理效率。OA辦公系統(tǒng)是一種半自動(dòng)化系統(tǒng)，教職工可通過手機(jī)終端來完成文件收發(fā)、請(qǐng)假、簽到等工作，打破了傳統(tǒng)管理中的時(shí)間與空間限制，許多工作也不需要在校內(nèi)完成，這給教學(xué)任務(wù)繁忙的教師騰出了較多的時(shí)間。本文以我校為例，對(duì)利用微信OA辦公系統(tǒng)促進(jìn)學(xué)校精細(xì)化管理進(jìn)行了相關(guān)探索。

【關(guān)鍵詞】微信;OA辦公系統(tǒng);學(xué)校;精細(xì)化管理

信息技術(shù)在當(dāng)今生活中的應(yīng)用非常廣泛，對(duì)我們的生活、工作、學(xué)習(xí)等帶來了極大的影響。傳統(tǒng)的學(xué)校管理中，通常是通過紙質(zhì)申請(qǐng)、人工審批、電話、廣播通知、會(huì)議傳達(dá)等方式來進(jìn)行，這種管理方式不僅效率低，管理效果也比較差，不利于對(duì)管理效果進(jìn)行分析。微信OA辦公系統(tǒng)是一種基于微信的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，通過對(duì)此系統(tǒng)的應(yīng)用，能夠大大提高學(xué)校的管理效率，簡化學(xué)校的工作流程，提高管理效果，同時(shí)準(zhǔn)確收集工作中產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)，通過數(shù)據(jù)分析手段，逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)校的精細(xì)化管理。

一、建立微信 OA 辦公系統(tǒng)的主要原則

（一）易用性原則。目前，各種移動(dòng)終端已經(jīng)廣泛普及，且已經(jīng)成為人們必不可少的信息交換工具與溝通工具。微信 OA辦公系統(tǒng)的主要使用者是學(xué)校的教職人員，針對(duì)教師們的操作習(xí)慣和要求，系統(tǒng)中各功能模塊的設(shè)置清楚，界面友好，符合教師職業(yè)使用習(xí)慣，操作簡單，易于上手。對(duì)于年齡較大，對(duì)移動(dòng)終端操作存在一定困難的教師，學(xué)校組織集中學(xué)習(xí)或進(jìn)行一對(duì)一幫扶，使每一位教師都熟練掌握系統(tǒng)的操作方法。

（二）安全性原則。在OA辦公系統(tǒng)的安全性保障方面，一是通過增加指紋識(shí)別、面部識(shí)別、手勢密碼、提高傳統(tǒng)密碼設(shè)置強(qiáng)度、定期提醒更換密碼、綁定移動(dòng)終端等方式避免賬號(hào)被盜用。二是通過設(shè)置不同用戶的權(quán)限，根據(jù)學(xué)校行政管理工作安排，嚴(yán)格限制訪問人員可操作和訪問的模塊。三是定期檢查和升級(jí)系統(tǒng)，保證系統(tǒng)能夠穩(wěn)定運(yùn)行，使得用戶能夠安全使用。此外，在系統(tǒng)中設(shè)有專門的系統(tǒng)問題反饋板塊，用戶在實(shí)際使用中發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在不足或漏洞的，可及時(shí)在該板塊中向系統(tǒng)管理人員進(jìn)行反饋，系統(tǒng)維護(hù)與研發(fā)部門可根據(jù)這些反饋及時(shí)做出處理，保證系統(tǒng)持續(xù)安全、穩(wěn)定地運(yùn)行。

（三）擴(kuò)展性原則。OA辦公系統(tǒng)的研發(fā)應(yīng)用了新時(shí)代大數(shù)據(jù)理念，在前期充分的需求分析、調(diào)研后，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際使用需求進(jìn)行研發(fā)，對(duì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、結(jié)合和功能提供了較大的擴(kuò)展空間，滿足學(xué)?，F(xiàn)有各種業(yè)務(wù)平臺(tái)數(shù)據(jù)的有效對(duì)接，如資產(chǎn)管理系統(tǒng)、學(xué)籍系統(tǒng)、排課系統(tǒng)等，同時(shí)預(yù)留了合適的數(shù)據(jù)接口，為學(xué)校日后各種新業(yè)務(wù)平臺(tái)的拓展提供保障，擁有較好的二次開發(fā)能力，以滿足學(xué)校集團(tuán)化辦學(xué)高速發(fā)展的需要。

二、利用微信OA辦公系統(tǒng)促進(jìn)學(xué)校精細(xì)化管理

目前，利用QQ、微信、釘釘?shù)纫苿?dòng)平臺(tái)進(jìn)行辦公已經(jīng)成為一種普遍現(xiàn)象，這種信息化辦公模式在許多高校與企業(yè)中已經(jīng)得到了實(shí)踐。不過，許多學(xué)校對(duì)這些移動(dòng)平臺(tái)的應(yīng)用仍然停留在消息的傳遞與文件的傳輸方面，在學(xué)校實(shí)際管理中的應(yīng)用還比較少。我校在微信OA辦公系統(tǒng)方面做出了專門的研究，并根據(jù)學(xué)校的實(shí)際管理需求，對(duì)該項(xiàng)信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行了開發(fā)和實(shí)際應(yīng)用，給學(xué)校的教師與學(xué)生均帶來了極大的便利。本次研究中就針對(duì)學(xué)校在微信OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用進(jìn)行分析。

（一）利用微信OA辦公系統(tǒng)對(duì)教師出勤進(jìn)行精細(xì)化管理。在集團(tuán)化辦學(xué)的背景下，學(xué)校中學(xué)部、小學(xué)部不同校區(qū)作息時(shí)間均有區(qū)別，部分教師可能被安排在不同的校區(qū)中授課，所以，日常的考勤較難進(jìn)行集中管理。針對(duì)該問題，學(xué)校在微信OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用中進(jìn)行了專門的設(shè)置，在各校區(qū)通過GPS定位簽到的方法進(jìn)行教師考勤。教師可在GPS定位到學(xué)校一定范圍內(nèi)，或者連接校內(nèi)無線AP發(fā)射器后通過指紋、面部識(shí)別的方式進(jìn)行簽到，系統(tǒng)后臺(tái)直接通過教師的簽到時(shí)間來統(tǒng)計(jì)其出勤情況。另外，除上下班外，學(xué)?？梢愿鶕?jù)需要，將簽到功能擴(kuò)展到各種會(huì)議、活動(dòng)、甚至上課、下課等。在傳統(tǒng)的管理方式中，教師的請(qǐng)假管理是一項(xiàng)非常繁瑣的事情，但是在使用微信OA辦公系統(tǒng)后，該項(xiàng)工作會(huì)變得十分簡單，只需要教師在手機(jī)上操作便可完成。首先，教師在自己的手機(jī)上提交請(qǐng)假申請(qǐng)，OA系統(tǒng)會(huì)直接將申請(qǐng)發(fā)布到相應(yīng)的審批系統(tǒng)中，待領(lǐng)導(dǎo)審批后，請(qǐng)假信息會(huì)推送給教務(wù)部門，教務(wù)部門在課表系統(tǒng)中查詢指定時(shí)間段內(nèi)可代課的教師，并制定代課安排，推送給相應(yīng)代課教師，同時(shí)計(jì)算相關(guān)教師的工作量。這樣一來，有效節(jié)約了請(qǐng)假事件的處理時(shí)間，處理的效率也大大提高。這種出勤管理的方式，減輕了考勤工作的統(tǒng)計(jì)壓力，教師的具體出勤數(shù)據(jù)也能被后臺(tái)系統(tǒng)精確記錄和保存，從而對(duì)教師工作效能進(jìn)行分析研判，成為學(xué)校教職工精細(xì)化管理的依據(jù)。

（二）利用微信OA辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)學(xué)校工作流程的高效運(yùn)行。在微信OA辦公系統(tǒng)中，學(xué)?？梢愿鶕?jù)各部門常用的工作流程設(shè)置相應(yīng)的工作流程模塊，相關(guān)工作流程在發(fā)起后會(huì)自動(dòng)推送到相關(guān)審批或者待辦人員的賬號(hào)，并對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行微信信息、手機(jī)短信或語音信箱提醒，促進(jìn)業(yè)務(wù)流程的在線快速辦理。在“公文收發(fā)與通知”模塊中，各部門可隨時(shí)隨地將公文、工作布置、通知安排發(fā)布到系統(tǒng)中，可以廣播的形式讓全體教職工查看，也可以按教研組、年級(jí)組、課題組等組別權(quán)限推送給指定人員查看，同時(shí)還可以直觀地了解文件通知被查看的情況。以往耗時(shí)耗力的采購申請(qǐng)工作，也可以隨時(shí)隨地在移動(dòng)端便捷、規(guī)范地填寫、保存相關(guān)申請(qǐng)表格并進(jìn)行提交，也不再需要申請(qǐng)人層層找部門負(fù)責(zé)人、總務(wù)負(fù)責(zé)人、學(xué)校負(fù)責(zé)人等進(jìn)行書面簽字審批，大大提高申請(qǐng)、審批效率。采購申請(qǐng)、財(cái)務(wù)審批進(jìn)度也可以清晰呈現(xiàn)，在系統(tǒng)中還可以實(shí)時(shí)查看審批及采購執(zhí)行過程，通過查看詢價(jià)材料、商品圖片等材料，全程監(jiān)督總務(wù)采購人員詢價(jià)比價(jià)及采購的各個(gè)環(huán)節(jié)。在設(shè)備故障維修申報(bào)環(huán)節(jié)中，系統(tǒng)可以根據(jù)申請(qǐng)人提供的維修類型，將維修工作直接推送至相關(guān)的維修工作人員，維修完成后，維修人員可以附上圖片等信息反饋維修情況，申請(qǐng)人還可以對(duì)維修工作滿意度進(jìn)行評(píng)價(jià)，學(xué)校后勤部門可以通過系統(tǒng)實(shí)時(shí)監(jiān)控后勤服務(wù)情況，提高后勤服務(wù)的效率和質(zhì)量。相關(guān)工作流程的申請(qǐng)、審批工作由不同部門負(fù)責(zé)人、副校長、校長等根據(jù)自己的權(quán)限在移動(dòng)終端進(jìn)行審批、反饋，學(xué)校的公文流轉(zhuǎn)、行政審批工作打破了時(shí)間與空間的限制，同時(shí)極大杜絕了工作推諉、拖沓等情況，大大提高了學(xué)校各種申請(qǐng)審批事項(xiàng)的執(zhí)行效率。

（三）利用微信OA辦公系統(tǒng)對(duì)學(xué)校教學(xué)進(jìn)行精細(xì)化管理。實(shí)施微信OA辦公系統(tǒng)后，教務(wù)部門可以在系統(tǒng)中完成課表的編排工作并及時(shí)推送給相應(yīng)的教師，教師則可以在手機(jī)端使用模塊完成自己的教學(xué)計(jì)劃及具體課程的教學(xué)設(shè)計(jì)，隨時(shí)隨地查看學(xué)校教學(xué)工作的安排，對(duì)自己的教學(xué)進(jìn)度進(jìn)行管理。教師也可以利用微信OA系統(tǒng)完成學(xué)生作業(yè)的布置，并且對(duì)學(xué)生作業(yè)進(jìn)行線上批改，同時(shí)本系統(tǒng)也有利于教師對(duì)學(xué)生實(shí)施成績管理，教師可以將學(xué)生的成績輸入系統(tǒng)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)每位學(xué)生的表現(xiàn)，生成學(xué)習(xí)曲線，讓教師、家長隨時(shí)掌握學(xué)生的學(xué)習(xí)變化情況，并根據(jù)學(xué)生的學(xué)習(xí)短板及時(shí)給出改進(jìn)的建議，形成個(gè)性化的學(xué)習(xí)方案，促進(jìn)學(xué)生成長。對(duì)于班主任來說，微信OA辦公系統(tǒng)也能成為自己班級(jí)管理的利器，通過建立學(xué)生信息庫，可以讓班主任更容易對(duì)班級(jí)學(xué)生有全面而深入的了解。微信OA平臺(tái)還有利于搭建良好的家、校溝通平臺(tái)，老師可以在系統(tǒng)中實(shí)時(shí)反饋每名學(xué)生的在校表現(xiàn)，家長可以通過客戶端查看學(xué)校、班級(jí)的管理情況，了解自己孩子在學(xué)校的學(xué)習(xí)情況，并可以通過系統(tǒng)與學(xué)校進(jìn)行溝通交流，增強(qiáng)學(xué)校與家長之間的互動(dòng)。隨著科研興校戰(zhàn)略的持續(xù)開展，學(xué)校各類教育教學(xué)課題的立項(xiàng)數(shù)量顯著增加，微信OA系統(tǒng)對(duì)學(xué)校課題的管理工作也起到顯著的推進(jìn)作用，課題研究者可以隨時(shí)將階段性研究成果上傳至OA平臺(tái)，以便課題組成員及時(shí)查看，學(xué)?？蒲刑幰部梢约皶r(shí)跟進(jìn)各個(gè)課題的開展情況，并及時(shí)給予相應(yīng)的點(diǎn)評(píng)指導(dǎo)。這種在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下共同管理、交流、分享課題研究成果的方式，增強(qiáng)了教師參與課題研究的積極性，有助于形成更加良好的科研氛圍。

三、以微信OA辦公系統(tǒng)促學(xué)校精細(xì)化管理的效果

（一）提高學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量、促進(jìn)教師創(chuàng)新意識(shí)。通過運(yùn)用微信OA系統(tǒng)，可以簡化大量傳統(tǒng)的工作手續(xù)，讓教師們有更多的時(shí)間投入教學(xué)研究中，同時(shí)系統(tǒng)的使用，能有效增強(qiáng)教師的信息技術(shù)運(yùn)用水平，增強(qiáng)教師的創(chuàng)新意識(shí)，并逐漸意識(shí)到創(chuàng)新教育與創(chuàng)新管理的重要性，不斷深化思維創(chuàng)新與行動(dòng)創(chuàng)新的方式，促進(jìn)學(xué)校教學(xué)水平不斷提高。

（二）促進(jìn)學(xué)校的綠色辦公與綠色管理。微信OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用于學(xué)校管理中，能夠有效提高辦公效率，減少傳統(tǒng)辦公中信息傳遞時(shí)間，提高信息傳遞質(zhì)量及準(zhǔn)確性，減少各部門之間的工作扯皮推諉現(xiàn)象，協(xié)作能力顯著增強(qiáng)。同時(shí)極大降低了各種行政審批工作中的辦公耗材消耗及人力成本消耗，節(jié)約學(xué)校辦學(xué)成本，逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)校的綠色管理，提高學(xué)校行政管理效能。

（三）促進(jìn)學(xué)校品牌形象不斷提高。學(xué)校管理中應(yīng)用微信OA辦公系統(tǒng)，使得學(xué)校的管理更加精準(zhǔn)、全面，學(xué)校教師、學(xué)生與家長都能體會(huì)到信息化手段對(duì)學(xué)校發(fā)展的促進(jìn)作用并從中獲益。微信OA系統(tǒng)在學(xué)校管理中的應(yīng)用還使得學(xué)校的工作管理水平得到增強(qiáng)，學(xué)校的辦學(xué)品質(zhì)得到提升，家長和社會(huì)的滿意度不斷攀升，同時(shí)使得學(xué)校品牌形象不斷提高。

四、結(jié)語

綜上所述，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展，使得微信OA辦公系統(tǒng)能與學(xué)校的各項(xiàng)管理工作進(jìn)行深度融合，讓許多復(fù)雜、繁瑣的管理工作變得順暢、細(xì)致，也使得學(xué)校對(duì)科學(xué)管理的重要性更加重視，成為學(xué)校改進(jìn)工作作風(fēng)的重要手段。通過對(duì)系統(tǒng)使用過程中采集到的翔實(shí)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，可以讓學(xué)校更容易發(fā)現(xiàn)管理中存在的短板并加以彌補(bǔ)，進(jìn)而采取更有針對(duì)性的、高效的管理手段進(jìn)行管理。學(xué)校管理水平的不斷提高，使得學(xué)校的辦學(xué)品質(zhì)不斷提升，從而塑造更優(yōu)質(zhì)的學(xué)校品牌形象。

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