煤炭企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)探討

張彩平

【摘要】為提升煤炭企業(yè)發(fā)展效率，在逐漸市場化的行業(yè)競爭中占據(jù)更大競爭力，本文對煤炭企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行論述，分析了檔案信息化建設(shè)的重要性及現(xiàn)實(shí)意義。就部分煤炭企業(yè)檔案管理數(shù)字化工作中存在的問題，提出一些建議，給同行業(yè)從業(yè)者提供參考。

【關(guān)鍵詞】煤炭企業(yè);檔案管理;數(shù)字化建設(shè)

數(shù)字化給企業(yè)工作人員帶來了極大的便利，更適合企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，盡管數(shù)字化管理會存在安全方面的風(fēng)險(xiǎn)，但隨著技術(shù)的不斷升級與革新，這些問題都將被妥善解決。

一、檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)重要性及現(xiàn)實(shí)意義

（一）使檔案管理不再費(fèi)時(shí)費(fèi)力。檔案管理人員手工搜集、整理、管理、提供單位利用，工作量比較大，效率也比較低，而且費(fèi)時(shí)費(fèi)力。實(shí)行信息化后，檔案管理達(dá)到自動化、網(wǎng)絡(luò)化、實(shí)時(shí)化。數(shù)據(jù)僅需一次錄入便可以多次使用，還可以在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。數(shù)據(jù)錄入以后，也方便打印出相關(guān)的收發(fā)文登記匯總表，打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄以及備考表等。檔案庫中的信息需要統(tǒng)計(jì)，并形成報(bào)表，通過計(jì)算機(jī)處理，可以大大提高管理人員的工作效率。

（二）檢索查詢更加方便。傳統(tǒng)檢索的方式，由檔案管理人員從一本本目錄中找到需要的檔案，然后依據(jù)記錄去庫房查找，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。檔案管理信息化后，可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢，管理人員從模糊查詢、分類查詢、組合查詢中選取最適合的查詢方式，減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。

（三）提高整個部門的工作效率。計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計(jì)、檢索、查詢、刪除功能，同時(shí)計(jì)算機(jī)還具有診斷、判別、篩選的功能，通過這些功能可進(jìn)行檔案的鑒定工作。運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理擁有占用空間小、應(yīng)用能力強(qiáng)、儲存信息量大、傳輸速度快的特點(diǎn)，能及時(shí)、大量地提供檔案信息，提高工作效率，是檔案管理史上的一大進(jìn)步。

（四）有效提供服務(wù)。檔案管理的信息化，科技人員可以在自己的計(jì)算機(jī)上查閱檔案資料，提高了工作效率;同時(shí)檔案資料的電子化也便于科技人員的二次利用和開發(fā)，從而達(dá)到提升研究院整體工作效率和競爭力的目的。使檔案管理的職能不單單是對檔案的保管，而是變成了公司內(nèi)部的信息中心。

二、對開發(fā)檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

（一）提高煤炭企業(yè)檔案管理者的素質(zhì)與意識。企業(yè)的管理者如果在檔案管理層面的認(rèn)識不夠前衛(wèi)、先進(jìn)，那么檔案的數(shù)字化工作就無法順利開展，甚至?xí)霈F(xiàn)嚴(yán)重的滯后性。尤其在檔案人員管理層面，由于認(rèn)識不足，工作升級、優(yōu)化的力度會遲遲跟不上時(shí)代發(fā)展的速度，導(dǎo)致企業(yè)在激烈的市場競爭中無法占據(jù)有利位置。因此作為煤炭企業(yè)的管理者必須要有與時(shí)俱進(jìn)的精神，在新時(shí)代發(fā)展背景下，借助科技、理念等層面的創(chuàng)新，不斷增強(qiáng)企業(yè)的發(fā)展軟實(shí)力。首先，企業(yè)的管理者要對檔案管理數(shù)字化的理念與基本內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)識、學(xué)習(xí)，而后根據(jù)企業(yè)當(dāng)前發(fā)展的狀態(tài)與規(guī)模配合最為適宜的制度，保證檔案的數(shù)字化建設(shè)有條例可依。其次，加大基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，并配備專業(yè)的檔案信息管理人員，及時(shí)發(fā)揮硬件設(shè)施的價(jià)值，促進(jìn)檔案管理工作數(shù)字化升級。最后，根據(jù)時(shí)代與企業(yè)的發(fā)展進(jìn)行管理方法的對應(yīng)，保證檔案業(yè)務(wù)人員的管理維持在一個較高的水平之上。

（二）提升經(jīng)費(fèi)投入力度，創(chuàng)造良好的檔案管理環(huán)境。檔案工作影響著一個企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，雖然檔案管理工作不能給企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，但是可以產(chǎn)生明顯的效益，如會計(jì)檔案是單位預(yù)算的重要依據(jù)，是各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)查證時(shí)可靠的書面證明;設(shè)計(jì)圖紙、勘測圖這些記錄是業(yè)務(wù)活動中不可離開的基礎(chǔ)條件，為日后的工作提供更多有價(jià)值的資料，減少很多不必要的損失。這些都對企業(yè)的未來發(fā)展起著舉足輕重的作用，所以必須采取科學(xué)的管理方法，保證企業(yè)的未來發(fā)展戰(zhàn)略被更為科學(xué)、準(zhǔn)確的規(guī)劃出來。這就要求管理者對檔案工作的資金投入，保證人力與物力作用及時(shí)發(fā)揮，為企業(yè)的發(fā)展提供更有力的支持。經(jīng)費(fèi)花銷主要體現(xiàn)在兩個層面：一個是硬件設(shè)施的建設(shè)與購買，因?yàn)閿?shù)字化檔案管理工作的落實(shí)需要依靠設(shè)備與基礎(chǔ)設(shè)施的支持，而這些都需要資金的支持;人員層面，技術(shù)人員占了大多數(shù)，技術(shù)意味著發(fā)展動能，因此技術(shù)人才與擁有先進(jìn)理念的專業(yè)人員必須得到與其價(jià)值相匹配的薪資待遇，如此才能保證其崗位價(jià)值的全效發(fā)揮。

（三）建立并完善煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化制度。煤炭企業(yè)的檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)變落實(shí)中，需要配合完善的保障體制，維護(hù)數(shù)字化進(jìn)程的穩(wěn)定。因?yàn)闄n案歸檔工作繁雜、任務(wù)量大，因此檔案管理工作中常出現(xiàn)信息未及時(shí)歸檔問題，針對這個問題，解決方法是根據(jù)工作實(shí)際情況進(jìn)行歸檔制度的配合，讓工作可以有制度依照，保證落實(shí)工作混亂問題可以被高效解決。完善檔案數(shù)字化管理制度過程中，還要對以下幾個方面的工作進(jìn)行重視：單位統(tǒng)一規(guī)定歸檔日期、歸檔范圍等，保證檔案收集整理工作可以被積極推動起來。各個部門的檔案管理工作需要由專人負(fù)責(zé)，為了讓檔案工作得到細(xì)分，還需對應(yīng)移交人員、督辦人員等，保證工作因得到層級劃分而更加高效、明確落實(shí)，部門工作的考核，同樣要將此部分工作納入進(jìn)去，保證各個部門檔案管理人員的工作落實(shí)更加積極主動;文檔一體化工作制度、網(wǎng)絡(luò)文件保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度等都需根據(jù)工作實(shí)際對應(yīng)出來，同時(shí)定期對這些制度的合理性與科學(xué)性進(jìn)行測評，由專家組織，員工、管理人員等提出建議，讓其中的不合理現(xiàn)象與問題被及時(shí)篩選出來剔除掉。同時(shí)，要對檔案數(shù)字化建設(shè)工作的高效性進(jìn)行保證。

（四）加速煤炭企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)化歸檔工作落實(shí)進(jìn)程。煤炭企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)化辦公覆蓋面越來越廣泛，因此檔案網(wǎng)絡(luò)化歸檔操作方法已經(jīng)有平臺支持，專業(yè)技術(shù)人員必須積極利用這一優(yōu)勢，盡快實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化歸檔工作操作模式。網(wǎng)絡(luò)化檔案信息歸檔的含義是在專業(yè)人員的組織下，煤炭企業(yè)各個部門的檔案信息生成后，檔案管理人員根據(jù)自身職權(quán)將需要進(jìn)行歸檔處置的文件進(jìn)行意見簽署，而后直接通過自動化辦公系統(tǒng)傳送到檔案數(shù)據(jù)庫中即可。年底統(tǒng)一收集整理時(shí)，直接將移交清單交到檔案部門即可，防止年底工作量過大導(dǎo)致工作處理過程中出現(xiàn)問題或是差錯，同時(shí)歸檔工作的網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變，解放了大量的人力與物力，也讓企業(yè)承擔(dān)的成本得到縮減。

（五）配合設(shè)立煤炭企業(yè)的檔案網(wǎng)站。檔案部門必須抓住機(jī)遇，充分利用自動化辦公系統(tǒng)，開發(fā)數(shù)據(jù)歸檔平臺，配合收藏基本目錄數(shù)據(jù)庫、單位動態(tài)數(shù)據(jù)庫、基層報(bào)表等各種數(shù)據(jù)庫的查詢?nèi)肟冢尭鱾€部門產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、信息等實(shí)現(xiàn)多樣化傳輸與收集，并設(shè)立用戶訪問平臺，將允許訪問的非保密范圍之內(nèi)的信息放置在信息服務(wù)平臺上，對外公布，以供用戶隨時(shí)查看、參考等。信息技術(shù)的支持，讓檔案信息的公開化、透明化程度更大，更為全面地維護(hù)了用戶的知情權(quán)，同時(shí)讓煤炭企業(yè)的相關(guān)工作運(yùn)行效率得到提升，一舉多得。

三、結(jié)語

煤炭企業(yè)的發(fā)展規(guī)模不同，因此在進(jìn)行企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設(shè)時(shí)，企業(yè)不可盲目落實(shí)相關(guān)工作，應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展需求與實(shí)力進(jìn)行數(shù)字化水平對應(yīng)，保證檔案信息處理部分的辦公自動化工作可以為數(shù)字化建設(shè)提供更多支持。在檔案信息處理層面，也要及時(shí)轉(zhuǎn)變工作落實(shí)方法，讓檔案數(shù)據(jù)數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化水平更高。

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