干部人事檔案內(nèi)控管理綜述

高欣欣

【摘要】干部人事檔案是組織人事管理工作的一項(xiàng)重要考察憑證和指標(biāo)，是了解干部個(gè)人情況的重要載體，加強(qiáng)干部人事檔案的內(nèi)控管理，可以降低管理風(fēng)險(xiǎn)，為選人用人工作提供重要依據(jù)。本文通過識(shí)別干部人事檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)干部人事檔案管理風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，為降低人事檔案管理風(fēng)險(xiǎn)控制提出理論性解決方法。

【關(guān)鍵詞】干部人事檔案;內(nèi)控管理;風(fēng)險(xiǎn)管理;人力資源

干部人事檔案是在組織人事管理活動(dòng)中形成，并經(jīng)組織審查或認(rèn)可的干部個(gè)人檔案，主要記錄、反映人員經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等原始記錄，由組織統(tǒng)一管理，具有唯一性和私密性。干部人事檔案不僅是正確選人用人、干部隊(duì)伍建設(shè)的重要依據(jù)，還是研究人力資源的宏觀信息源。因此，保證人事檔案的準(zhǔn)確性、完整性、真實(shí)性至關(guān)重要。為保證干部人事檔案工作的順利推進(jìn)，國家對(duì)干部人事檔案工作的重視程度明顯提升，也頒布了相應(yīng)的工作條例和法律法規(guī)，然而干部檔案管理工作中存在的問題仍需解決。工作中內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制關(guān)鍵問題的識(shí)別、評(píng)估、分析、處理變得尤為重要。本文以風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估為基礎(chǔ)，提出有效的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防控制措施，以減少或者降低干部人事檔案管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)。

一、干部人事檔案管理中風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

干部人事檔案能夠客觀反映干部的“德、能、勤、績、廉”，在組織人事部門、企業(yè)等科學(xué)配置人力資源上廣泛應(yīng)用。干部人事檔案在管理過程相對(duì)復(fù)雜且特殊，是人力資源管理的一個(gè)重要組成部分，更需要提高科學(xué)化管理水平。

（一）干部人事檔案收集過程的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別。干部人事檔案在收集過程中會(huì)存在一定風(fēng)險(xiǎn)，所收集的人事檔案材料會(huì)存在造假現(xiàn)象，直接影響后期對(duì)干部經(jīng)歷、品德作風(fēng)、政治思想、業(yè)務(wù)能力等多方面能力水平的評(píng)價(jià)，導(dǎo)致在培養(yǎng)、選拔和任用干部過程中的誤導(dǎo);組織上會(huì)按照干部人事檔案最新條例收集相關(guān)入檔材料，干部個(gè)人對(duì)干部人事檔案認(rèn)識(shí)薄弱、重視程度不夠，導(dǎo)致人事檔案中出現(xiàn)材料不完整、不正規(guī)、不及時(shí);有些企業(yè)單位沒有自己的收集制度，使檔案材料收集工作開展不順利。導(dǎo)致檔案收集過程中出現(xiàn)了檔案收集范圍不明確，檔案管理人員收集操作不規(guī)范等現(xiàn)象，這些現(xiàn)象都把檔案收集工作變得十分被動(dòng)，導(dǎo)致收集工作無制度性、無規(guī)范性、無科學(xué)性。檔案材料收集本身存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，如果在日常管理中提高干部人事檔案管理人員個(gè)人素質(zhì)和敬業(yè)精神，主動(dòng)建立聯(lián)系制度，密切關(guān)注單位人事檔案材料的產(chǎn)生，主動(dòng)聯(lián)系各個(gè)部門，相互協(xié)調(diào)配合，建立相應(yīng)的上交制度，可有效避免因材料形成時(shí)間長而丟失。

（二）干部人事檔案鑒別過程的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別。干部人事檔案鑒別工作是保證檔案真實(shí)性的重要步驟，是進(jìn)行后續(xù)檔案整理的前提。是否可以規(guī)范地完成人事檔案的管理、是否長期保存有價(jià)值的信息、是否能夠作為選拔任用過程中的重要依據(jù)，這些都與干部人事檔案的鑒別工作息息相關(guān)。干部人事檔案鑒定過程中存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，完善的鑒定制度是基礎(chǔ)，制定與本單位實(shí)際相結(jié)合的制度，能夠保障干部人事檔案的質(zhì)量，提高干部人事檔案管理人員的素質(zhì);材料內(nèi)容真實(shí)性需要進(jìn)行鑒別，干部人事檔案是全面、客觀、真實(shí)地反映和考察干部的依據(jù)，內(nèi)容是否真實(shí)有效直接決定檔案的價(jià)值;鑒定結(jié)果需要進(jìn)行審核，在此審核過程中可能會(huì)出現(xiàn)如下問題：一是受到利益驅(qū)使審核方接收了被審核方不正當(dāng)?shù)恼?qǐng)求，導(dǎo)致審核結(jié)果不公正。二是審核人員在識(shí)別和篩查檔案時(shí)，審核不準(zhǔn)確，缺乏控制審核風(fēng)險(xiǎn)能力和經(jīng)驗(yàn)，從而導(dǎo)致審核結(jié)果不準(zhǔn)確;鑒定完成后對(duì)于不歸檔材料的處理也會(huì)存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)未歸檔材料處理劃分不清，未按處理程序進(jìn)行，將會(huì)導(dǎo)致“張冠李戴”，材料處理手續(xù)不合規(guī)。

（三）干部人事檔案整理過程的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別。干部人事檔案整理工作非常繁瑣，需要管理人員認(rèn)真仔細(xì)，并且具有專業(yè)的檔案管理知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)。整理的過程中存在以下風(fēng)險(xiǎn)，在進(jìn)行材料分類的時(shí)候，需嚴(yán)格按照新頒發(fā)的《干部人事檔案工作條例》標(biāo)準(zhǔn)，避免分類錯(cuò)誤導(dǎo)致檔案管理雜亂無章;材料編目順序要排列有序，無序的編目會(huì)影響檔案管理的工作效率;檔案編寫目錄過程中，可能會(huì)存在不清晰、不統(tǒng)一、對(duì)目錄進(jìn)行涂改等問題;裝訂檔案要整齊，避免裝訂時(shí)遮蓋字樣，分卷時(shí)避免同一類放在不同卷盒內(nèi);檔案驗(yàn)收工作要嚴(yán)格，避免不合格的檔案歸入檔案室。

（四）干部人事檔案保管和利用過程的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別。干部人事檔案保管工作主要保證檔案的完整性、安全性、實(shí)時(shí)性，在干部人事檔案日常保管管理中，可能會(huì)出現(xiàn)庫房硬件條件不齊全，無法保證檔案長期保存;在檔案查閱和借閱的過程中，會(huì)存在丟失、泄密和安全隱患，給人事檔案保管工作造成了極大的威脅。

（五）干部人事檔案轉(zhuǎn)遞過程的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別。干部人事檔案的轉(zhuǎn)遞要遵循“檔隨人走”的政策，因此轉(zhuǎn)遞的過程加大了檔案遺失的風(fēng)險(xiǎn)。在干部人事檔案轉(zhuǎn)遞過程中，干部人事檔案需密封加蓋騎縫章，由檔案專員轉(zhuǎn)遞或者機(jī)要轉(zhuǎn)遞，在這個(gè)過程中，有些單位為了方便并未安排專人送取，為檔案的保密和安全埋下了隱患。轉(zhuǎn)入的檔案如果沒有認(rèn)真核實(shí)檔案材料是否損壞、檔案材料及轉(zhuǎn)遞單是否一致，將會(huì)給檔案后期的整理帶來麻煩。轉(zhuǎn)出檔案前未認(rèn)真核查或者轉(zhuǎn)出手續(xù)不完整，將會(huì)導(dǎo)致檔案存在缺失風(fēng)險(xiǎn)。若個(gè)別干部人事檔案中存在涉密材料，沒有進(jìn)行脫密處理，會(huì)導(dǎo)致泄密風(fēng)險(xiǎn)。嚴(yán)格做好檔案轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出統(tǒng)計(jì)，保證干部人事檔案管理規(guī)范化、信息化和科學(xué)化。

二、干部人事檔案管理風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

（一）建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系的原則和依據(jù)。干部人事檔案管理風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估之前，必須聯(lián)系實(shí)際，建立評(píng)估體系的基本原則。主要包括四項(xiàng)原則：科學(xué)性原則、可操作性原則、全面性與重點(diǎn)性相結(jié)合原則、有效性原則。科學(xué)性原則使檔案評(píng)估體系層次分明，準(zhǔn)確反映檔案管理的實(shí)際情況;可操作性原則指評(píng)估體系便于理解，思維邏輯明確;全面性與重點(diǎn)性相結(jié)合原則旨在“廣泛撒網(wǎng)，重點(diǎn)培養(yǎng)”，突出問題重點(diǎn);有效性原則是根據(jù)實(shí)際出發(fā)，不斷更新，進(jìn)而得到可行性最高的預(yù)防措施，從而縮小風(fēng)險(xiǎn)程度。

（二）干部人事檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。干部人事檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)因素主要包含：檔案收集風(fēng)險(xiǎn)、檔案鑒別風(fēng)險(xiǎn)、檔案整理風(fēng)險(xiǎn)、檔案保管和利用風(fēng)險(xiǎn)、檔案轉(zhuǎn)遞風(fēng)險(xiǎn)，其干部人事檔案管理風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)指標(biāo)體系如“圖1”所示。

干部人事檔案管理風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)的評(píng)估需要細(xì)化到各細(xì)分指標(biāo)，通過細(xì)分指標(biāo)的詳細(xì)評(píng)價(jià)才能有效降低干部人事檔案管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)。一般將風(fēng)險(xiǎn)劃分為五個(gè)等級(jí)：低、一般、中等、較高、高，根據(jù)不同的等級(jí)區(qū)分設(shè)置指標(biāo)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而設(shè)計(jì)出科學(xué)性的評(píng)價(jià)體系，為干部人事檔案制度化管理提供支撐。

三、干部人事檔案管理中風(fēng)險(xiǎn)控制

干部人事檔案管理風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、分析、評(píng)估、劃分等級(jí)之后，根據(jù)不同的等級(jí)制定相應(yīng)的措施。主要包含：風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避，風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生之后，可以采取消除風(fēng)險(xiǎn)原因的措施規(guī)避風(fēng)險(xiǎn);風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移，在制定干部人事檔案管理程序時(shí)，對(duì)于復(fù)雜程度高、風(fēng)險(xiǎn)大的步驟設(shè)置多層級(jí)審核制度，增加糾正錯(cuò)誤的機(jī)會(huì);風(fēng)險(xiǎn)緩解，提早采取行動(dòng)，比如建立科學(xué)的程序文件和制度、提高管理人員綜合素質(zhì)、增加相關(guān)人員的培訓(xùn)，可以緩解風(fēng)險(xiǎn)造成的影響;風(fēng)險(xiǎn)接受，相對(duì)于成本風(fēng)險(xiǎn)、安全風(fēng)險(xiǎn)等，干部人事檔案管理風(fēng)險(xiǎn)在控制范圍之內(nèi)的，可以選擇接受風(fēng)險(xiǎn);風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控，對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)的程序應(yīng)當(dāng)采取實(shí)時(shí)跟蹤、控制，及時(shí)了解風(fēng)險(xiǎn)動(dòng)態(tài)。

四、總結(jié)

從嚴(yán)扎實(shí)做好干部人事檔案管理工作，提高干部人事檔案風(fēng)險(xiǎn)管控能力，發(fā)揮干部人事檔案在組織人事管理中的戰(zhàn)略地位。構(gòu)建完善人事檔案管理工作體系，加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，強(qiáng)化人事檔案監(jiān)督檢查力度，著力降低干部人事檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。保證干部人事檔案材料更加及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握，為人才隊(duì)伍建設(shè)提供有力保障。

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