人事制度創(chuàng)新對(duì)人事檔案管理的影響探析

隋一鳴

【摘要】人事檔案記錄著每名職工的生活、學(xué)習(xí)以及工作經(jīng)歷，人事檔案管理可以把單位職工的工作熱情給激發(fā)出來(lái)，職工對(duì)單位的歸屬感會(huì)增強(qiáng)，單位自然能持續(xù)發(fā)展。本文以檔案管理作為研究對(duì)象，優(yōu)化人事制度改革背景當(dāng)中的人事檔案管理途徑，為相關(guān)單位提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】人事制度創(chuàng)新;人事檔案管理;影響;分析

人事檔案需要把職工入學(xué)、參加工作直至當(dāng)前的各種履歷材料概括收納整理，其中還包括了個(gè)人成就以及個(gè)人處罰，人事檔案就是單位職工人生的全部經(jīng)歷概況。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的越來(lái)越快，各方面人才的需求也越來(lái)越大，人事檔案作為個(gè)人能力的表現(xiàn)，在各行各業(yè)中都得到了重視，由于社會(huì)面臨著轉(zhuǎn)型，人事制度的改革也不得不進(jìn)行。在一些事業(yè)單位中，因?yàn)閾?dān)負(fù)著社會(huì)服務(wù)的職責(zé)，想要把社會(huì)服務(wù)提升起來(lái)，就需要將各種專業(yè)技術(shù)人才引入其中，在制度改革中把人才的創(chuàng)造力發(fā)揮出來(lái)。人事改革可以將社會(huì)當(dāng)中的人才效益進(jìn)行提升，但是想要把傳統(tǒng)管理突破，需要付出非常大的努力和代價(jià)，人事檔案管理需要把機(jī)遇把握住，為創(chuàng)建適應(yīng)型人才發(fā)揮出更好的空間。

一、傳統(tǒng)的檔案管理分析

人事檔案作為個(gè)人的經(jīng)歷概況，其內(nèi)容非常重要，沒(méi)有特殊情況是不可以更改的，在入職的時(shí)候，人事檔案審查是非常關(guān)鍵的一個(gè)步驟，人事檔案如果出現(xiàn)了問(wèn)題，就會(huì)對(duì)職工的入職以及以后的升職發(fā)展等多方面造成影響，由此看出，人事檔案是非常重要的。事業(yè)單位經(jīng)歷了計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的過(guò)渡，事業(yè)單位當(dāng)中干部身份（含聘任制干部身份）的職工以及工人身份的職工都有，職工的身份不同，在人事管理的時(shí)候需要應(yīng)用不同的管理方式，人事檔案也需要區(qū)別對(duì)待，人事檔案存放及管理部門也不同。在職工出生的時(shí)候，人事檔案就已經(jīng)開(kāi)始記錄了，但是只有在確認(rèn)個(gè)人身份的時(shí)候才會(huì)進(jìn)行檔案的建立，所以，傳統(tǒng)的檔案管理當(dāng)中的人事檔案是屬于個(gè)人的代表，檔案作為職工的紙質(zhì)版的身份，其待遇也不相同，管理的措施也不一樣，職工的發(fā)展空間存在著局限性。傳統(tǒng)的人事管理模式導(dǎo)致了職工和單位對(duì)檔案內(nèi)容的記錄不知情。在一些單位中，檔案可以作為單位用來(lái)規(guī)范管理職工的一種方式，按照人事檔案管理規(guī)范，人事檔案必須由單位或上級(jí)主管部門或人事部門的專人來(lái)進(jìn)行管理和保管，在檔案管理的規(guī)定當(dāng)中，職工本人無(wú)極特殊情況，是不可以自己對(duì)檔案進(jìn)行查看的，很多職工本人不清楚檔案的內(nèi)容。在這種環(huán)境中，職工有可能避免檔案中出現(xiàn)不良記錄而委曲求全。在存檔的時(shí)候，內(nèi)容是由專人來(lái)填寫的，如果填寫出現(xiàn)了錯(cuò)誤，對(duì)職工的未來(lái)有著很大的影響，例如，一名事業(yè)單位職工人事檔案中某階段學(xué)生時(shí)期畢業(yè)生登記表和其入學(xué)材料填寫有誤（并非本人填寫），本人并不清楚有誤情況，在參加職稱晉升評(píng)審時(shí)，因該錯(cuò)誤造成當(dāng)年無(wú)法參加職稱晉升評(píng)審。

二、人事制度創(chuàng)新對(duì)檔案管控層面作用分析

（一）下崗職工檔案管理受到限制。事業(yè)單位的改革導(dǎo)致了其所有權(quán)以及經(jīng)營(yíng)權(quán)分離，事業(yè)單位也被投入市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中，不存在什么鐵飯碗了，如果經(jīng)營(yíng)出現(xiàn)了問(wèn)題，事業(yè)單位有可能宣布破產(chǎn)，職工會(huì)和事業(yè)單位脫離關(guān)系，下崗的職工需要自食其力。人事檔案對(duì)于下崗職工來(lái)說(shuō)作用不大，在他們眼里檔案和他們沒(méi)有關(guān)系，這就使國(guó)企市場(chǎng)在進(jìn)行改革的時(shí)候，下崗職工對(duì)檔案的忽視非常嚴(yán)重，人事管理也和他們沒(méi)有關(guān)系。

（二）事業(yè)單位工作人員檔案管理受到限制。事業(yè)單位在我國(guó)的經(jīng)濟(jì)社會(huì)組成占比非常重，可以對(duì)就業(yè)壓力、助力經(jīng)濟(jì)發(fā)展等方面起到很重要的影響。但是，從目前來(lái)看，事業(yè)單位對(duì)于檔案的重視度并不高，在應(yīng)聘時(shí)只需要擁有相對(duì)應(yīng)的技能、學(xué)歷和身體素質(zhì)及過(guò)硬思想素質(zhì)，經(jīng)過(guò)相應(yīng)考選就會(huì)被錄取成為職工。這就導(dǎo)致人事檔案在社會(huì)經(jīng)濟(jì)當(dāng)中沒(méi)有發(fā)揮功效的地方，只需要一份勞動(dòng)合同就可以了。職工和事業(yè)單位簽訂了合同就可以正式上班了，事業(yè)單位不會(huì)用人事檔案來(lái)對(duì)職工進(jìn)行約束，職工也不會(huì)有人事檔案的壓力。

（三）人事檔案自身的限制。有一些職工為了自身的職業(yè)發(fā)展前景而去偽造信息以及刪除不良信息來(lái)獲取職位。在傳統(tǒng)的升職體系中，需要檔案內(nèi)容里面具備學(xué)歷以及榮譽(yù)，有一些人看到造假者取得好的職位沒(méi)有被拆穿，導(dǎo)致自身心理的不平衡，也去篡改自己的人事檔案。一般來(lái)說(shuō)，造假的內(nèi)容有年齡、學(xué)歷、榮譽(yù)、經(jīng)歷、身份等，如果年齡和學(xué)歷被更改了，那么人事檔案就沒(méi)有存在的意義，記錄的內(nèi)容也沒(méi)有用了，在單位，通過(guò)人事檔案來(lái)對(duì)職工進(jìn)行考察的時(shí)候，造假行為的加入導(dǎo)致了沒(méi)有辦法繼續(xù)考核，也失去了考核的公平公正。

三、人事改革環(huán)境下人事檔案存在的問(wèn)題

在事業(yè)單位中，人事改革的實(shí)踐比事業(yè)單位檔案改革晚一點(diǎn)，傳統(tǒng)管理體系當(dāng)中，工作人員的發(fā)展空間還是會(huì)有的，在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)沒(méi)有被完全消除以及改革開(kāi)放深入推動(dòng)的環(huán)境當(dāng)中，事業(yè)單位的發(fā)展和事業(yè)單位的檔案管理問(wèn)題慢慢突顯出來(lái)，其中通過(guò)檔案管理來(lái)限制專業(yè)技術(shù)人員的問(wèn)題最為嚴(yán)重。在改革實(shí)踐中，事業(yè)單位認(rèn)為技術(shù)性人才占據(jù)的是主要的地位，在人事制度優(yōu)化升級(jí)之后，人事檔案管理的更新落后了，對(duì)于事業(yè)單位人才持續(xù)性管理使用的方式為嚴(yán)控職工人事檔案制約性管理，在一些基層的事業(yè)單位中，一些研究生以上學(xué)歷或中高級(jí)專業(yè)技術(shù)人員使用的都是扣押檔案這種方式來(lái)防止人才的流失。這些情況的發(fā)展原因有很多種，基層事業(yè)單位工作非常忙、薪資較低、提升空間不大等?；鶎庸ぷ餍枰總€(gè)部門使用主觀來(lái)落實(shí)行動(dòng)的，基層事業(yè)單位內(nèi)，有部分中高級(jí)專業(yè)技術(shù)人才一人對(duì)接多個(gè)部門，一人多崗位工作?；鶎邮聵I(yè)單位工作人員數(shù)量的不充足使個(gè)人的工作量增加，而且薪資待遇非常低，各種渠道的晉升名額少（包括專業(yè)技術(shù)職稱、領(lǐng)導(dǎo)干部提拔任用），這些原因?qū)е铝藢I(yè)技術(shù)人才需要通過(guò)其他途徑來(lái)進(jìn)行職位的升遷，為自己爭(zhēng)取到更好的發(fā)展環(huán)境，選擇辭職或考入、調(diào)離基層工作單位，這種情況下，基層單位就會(huì)以檔案扣留的方式來(lái)阻止人才流失。管理理念的落后也會(huì)有這些情況發(fā)生，事業(yè)單位是政府行政體系的下屬部門，有很多內(nèi)部人員在管理方面存在著老舊的思想觀念，他們認(rèn)為工作人員就是下級(jí)人員，需要限制住，這種管理理念導(dǎo)致了人事檔案管理變革落后。

四、人事改革背景下，檔案管理的優(yōu)化舉措

（一）檔案管理的控制力度需要減輕。人事管理制度在改革背景下會(huì)非常人性化，人事檔案管理也需要增加人性化的管理。在檔案管理的改革探索當(dāng)中，需要把人事檔案的約束性能減輕，讓招聘機(jī)制作為事業(yè)單位和職工之間的新型關(guān)系，將聘用制度運(yùn)用起來(lái)，可以發(fā)揮出很大的優(yōu)勢(shì)，應(yīng)聘人員和事業(yè)單位的選擇是雙向性的，是經(jīng)濟(jì)社會(huì)市場(chǎng)所配置的人才結(jié)果。從專業(yè)人才的角度來(lái)思考，如果現(xiàn)在所占據(jù)的崗位沒(méi)有辦法將其最大的功效發(fā)揮出來(lái)，那么可以自行離開(kāi)單位;從單位的角度來(lái)思考，如果專業(yè)技術(shù)人才沒(méi)有辦法勝任此崗位，可以通過(guò)合同來(lái)解除聘用關(guān)系。通過(guò)這種人事管理制度為單位和人才提供了很大的選擇空間。專業(yè)技術(shù)人員為了適應(yīng)崗位而不被淘汰，需要努力把自己的專業(yè)水平進(jìn)行提升才可以滿足崗位的需求，事業(yè)單位想要把人才留住，需要在升職以及薪酬等方面加大優(yōu)惠條件。當(dāng)專業(yè)技術(shù)人員發(fā)現(xiàn)了比現(xiàn)在更好的崗位，可以通過(guò)合同期滿來(lái)選擇是否離開(kāi)在任的崗位，單位不可以通過(guò)檔案來(lái)阻止職工的選擇。

（二）檔案管理的專職部門。人才的流動(dòng)非常迅速，在傳統(tǒng)的人事檔案當(dāng)中，任職單位的管理模式會(huì)對(duì)人才的交流形成阻礙，國(guó)家需要把專門的檔案管理機(jī)構(gòu)建立起來(lái)。想要把檔案管理的中立性增強(qiáng)，相關(guān)部門利用檔案來(lái)進(jìn)行審核的時(shí)候需要把用人單位的依賴給擺脫掉，在履歷和業(yè)務(wù)能力這一方面，檔案管理人員需要利用自己的手段來(lái)把相關(guān)的證據(jù)找到，并檢驗(yàn)檔案內(nèi)的記錄是否正確。檔案的內(nèi)容增減需要有所依據(jù)，不然不可以隨便更改。

（三）推動(dòng)人事檔案制度進(jìn)一步改革。根據(jù)國(guó)家人事制度體系的改革應(yīng)當(dāng)保持同步性，促使事業(yè)單位可以從改革的開(kāi)始作為國(guó)有企業(yè)、政府機(jī)構(gòu)人事制度改革的“緩沖帶”。事業(yè)單位一方面需要接納并認(rèn)同大量改革之后所存在的各種分流人員以及富余的人員，還需要解決一些改革難題。人事檔案的管理改革應(yīng)當(dāng)保持前瞻性，隨著事業(yè)單位人事制度的改革保持持續(xù)性的推動(dòng)狀態(tài)，針對(duì)其中的各種問(wèn)題及時(shí)落實(shí)解決處理措施。人事檔案的管理應(yīng)當(dāng)保持首位，推動(dòng)事業(yè)單位的人事檔案管理工作可以持續(xù)性發(fā)展。

（四）充實(shí)人事檔案內(nèi)容。企業(yè)方面需要做好工人合同制的落實(shí)，事業(yè)單位需要確保人員聘用制的落實(shí)，單位與個(gè)人應(yīng)當(dāng)保持平等協(xié)商性的聘用關(guān)系，聘用的合同書以及不同的協(xié)議都可以直接體現(xiàn)聘用的關(guān)聯(lián)性以及憑據(jù)，這也對(duì)雙方的履行職責(zé)、義務(wù)以及責(zé)任等具備法律效益。對(duì)此，勞動(dòng)合同、工作協(xié)議以及聘用文書等都應(yīng)當(dāng)作為人事檔案的重點(diǎn)管理內(nèi)容，并成為人事檔案的組成部分，進(jìn)一步充實(shí)、完善人事檔案，從而推動(dòng)人事檔案管理工作持續(xù)發(fā)展。

五、總結(jié)

綜上所述，在事業(yè)單位的正式職工當(dāng)中，人事檔案是他們的身份標(biāo)志，人事檔案管理的科學(xué)性以及高效的管理可以決定人才是否發(fā)揮出最大潛能。傳統(tǒng)的管理模式在人才交流以及升遷方面有著非常大的影響，需要在人事體制改革的背景下對(duì)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，人才和單位可以雙向選擇。

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