醫(yī)學(xué)科研檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策分析

黃富才

【摘要】醫(yī)院科研檔案工作是科研管理中重要的組成部分，是醫(yī)學(xué)科研活動(dòng)的重要條件和依據(jù)，對(duì)醫(yī)學(xué)研究有著重要的意義，但醫(yī)院在醫(yī)學(xué)科研檔案管理上卻存在不夠重視的現(xiàn)象。本文通過(guò)分析醫(yī)學(xué)科研檔案的內(nèi)容與特點(diǎn)，結(jié)合醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作中存在的問(wèn)題，針對(duì)性地提出三點(diǎn)改善建議，為醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作提供參考。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)學(xué)科研;檔案管理;現(xiàn)狀;對(duì)策分析

一、醫(yī)院科研檔案的內(nèi)容與特點(diǎn)

醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院科研人員在從事科學(xué)研究過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的原始記錄材料，是科研管理和科研實(shí)踐活動(dòng)全過(guò)程的真實(shí)記錄和反映。醫(yī)學(xué)科研檔案是醫(yī)學(xué)科技知識(shí)的載體，包含豐富的研究成果、高新技術(shù)、前沿科技等醫(yī)學(xué)發(fā)展信息，是醫(yī)院科研工作寶貴的財(cái)富。相比于其他類(lèi)型的檔案，醫(yī)院科研檔案除了包含一般檔案的共性特征外，還有著明顯不同的特征，主要體現(xiàn)有以下三點(diǎn)：

（一）檔案形成周期長(zhǎng)。醫(yī)學(xué)科研檔案的形成與科研項(xiàng)目的執(zhí)行周期相關(guān)，一般醫(yī)院科研項(xiàng)目都必須經(jīng)過(guò)申報(bào)、立項(xiàng)審批等工作，一系列流程下來(lái)需要很多相關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)鑒定，耗費(fèi)較長(zhǎng)時(shí)間。從課題立項(xiàng)到最后結(jié)題一般項(xiàng)目需要2-3年，重大項(xiàng)目需要3-5年甚至更長(zhǎng)時(shí)間。大型的科研項(xiàng)目一般都分為階段性課題，每個(gè)階段性都需要完整的研究過(guò)程，各個(gè)環(huán)節(jié)都互相連接形成具有較完整的科研材料。因此醫(yī)學(xué)科學(xué)研究連續(xù)性強(qiáng)的特點(diǎn)決定了醫(yī)學(xué)科研檔案形成的周期較長(zhǎng)。

（二）檔案專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)。在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中，科研工作者需要收集大量的資料，這些資料涉及的范圍廣、內(nèi)容多，且專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)。醫(yī)學(xué)科研工作都是以專(zhuān)業(yè)范圍開(kāi)展課題研究，如臨床研究中，從內(nèi)科到外科，婦科到兒科;基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)研究中，從生物化學(xué)科到病理學(xué)、藥理學(xué)等專(zhuān)業(yè)。不同學(xué)科專(zhuān)業(yè)的科研工作有著各自不同的特點(diǎn)，因此醫(yī)學(xué)科研檔案工作比一般的檔案管理需要更多的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，體現(xiàn)了專(zhuān)業(yè)性的特征。

（三）檔案綜合性強(qiáng)。醫(yī)學(xué)研究是一項(xiàng)綜合性較強(qiáng)的學(xué)科領(lǐng)域，需要涉及多個(gè)方面。近年來(lái)，隨著醫(yī)學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，大量新興技術(shù)和科學(xué)設(shè)備越來(lái)越多地運(yùn)用到醫(yī)學(xué)研究中，醫(yī)學(xué)研究呈綜合性交叉性發(fā)展趨勢(shì)，一些課題往往需要多個(gè)學(xué)科多個(gè)專(zhuān)業(yè)合作完成，需要綜合研究協(xié)作攻克，因此醫(yī)學(xué)科研檔案相比以前具有較強(qiáng)的綜合性。

（四）保密性較強(qiáng)。科研文件因?yàn)樯婕爸R(shí)產(chǎn)權(quán)的問(wèn)題，一般需要相關(guān)部門(mén)的保護(hù)，尤其是醫(yī)學(xué)科研檔案。醫(yī)學(xué)科研成果應(yīng)用性較強(qiáng)，影響較大，如果涉及疫情或重大疾病方面的資料，更需要嚴(yán)格的保密措施，防止外泄而帶來(lái)的嚴(yán)重后果。一定程度上，醫(yī)學(xué)科研成果與國(guó)家、人民的安危健康密不可分，因此保障醫(yī)學(xué)科研檔案的安全，提高科研檔案整體管理水平有著重大的意義。

二、醫(yī)院科研檔案管理現(xiàn)狀

（一）科研檔案收集與歸檔資料不充分。醫(yī)學(xué)科研項(xiàng)目檔案內(nèi)容應(yīng)該是十分豐富的，但一些醫(yī)院僅保存了開(kāi)始的立項(xiàng)、審批材料、成果形式。一方面，因?yàn)獒t(yī)學(xué)科研項(xiàng)目本身時(shí)間周期長(zhǎng)、跨度大的特點(diǎn)導(dǎo)致了科研資料收集不完整，缺少細(xì)節(jié)材料;另一方面，檔案管理人員對(duì)歸檔范圍和內(nèi)容不明確，不能準(zhǔn)確把握歸檔范圍，科研人員歸檔意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)過(guò)程性科研成果的歸檔和整理沒(méi)有高度重視起來(lái)，認(rèn)為是檔案管理部門(mén)和管理人員的工作，加上平時(shí)忙于科研實(shí)踐工作，與檔案管理人員缺少溝通和交流，對(duì)提交自己的科研成果存在顧慮，錯(cuò)誤地認(rèn)為將科研成果歸檔后就會(huì)失去保密性，結(jié)束課題后只提交了一般性材料不愿意將其他材料歸檔，造成了檔案材料不完整。

（二）缺少完善的檔案管理體制。目前一些醫(yī)院仍沿用舊的檔案管理制度，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的流程，沒(méi)有建立起完善的檔案管理體制，影響科研檔案管理工作。這些醫(yī)院由于沒(méi)有成立專(zhuān)門(mén)的科研檔案管理部門(mén)，科研項(xiàng)目材料一般保存在科室，或者員工自行保管，檔案管理較零碎。一些科研檔案的工作由醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)掌管，也存在管理層缺乏建立完善的檔案管理體制現(xiàn)象，缺少管理重視，致使醫(yī)院科研檔案管理沒(méi)有切實(shí)可行的規(guī)章制度。工作人員在日常檔案管理工作中，對(duì)于歸檔的材料范圍、收集時(shí)間和保存期限沒(méi)有明確的制度可循，造成了科研資料不能系統(tǒng)完整歸檔，影響科研檔案的工作效率。

（三）檔案管理信息化程度低。傳統(tǒng)的科研檔案以卷宗形式保存，這種模式信息化程度較低，存在許多不足之處。第一，整理登記過(guò)程都需要花費(fèi)工作人員大量的時(shí)間和精力，并且手工操作的方式更容易出錯(cuò)，如果遇到更改信息，則會(huì)造成額外的工作量，需要將涉及的資料全都找出再進(jìn)行修改，在查閱資料的時(shí)候仍需要人工翻閱，在檔案資料數(shù)量較大的情況下，這種方式效率較低。第二，紙質(zhì)卷宗檔案不利于保管和存放，醫(yī)院每年都會(huì)產(chǎn)生很多的檔案資料，科研資料和醫(yī)療檔案等資料較多，需要較大的存儲(chǔ)空間和專(zhuān)門(mén)的人員維護(hù)管理。第三，紙質(zhì)材料易破損易受潮，增加了維護(hù)和保存成本。這種傳統(tǒng)的檔案管理方式不符合信息化發(fā)展趨勢(shì)，不利于科研檔案的共享和再利用。

三、醫(yī)學(xué)科研檔案管理策略

（一）加強(qiáng)檔案管理意識(shí)。首先，各級(jí)醫(yī)院在鼓勵(lì)科研工作的同時(shí)，需要加強(qiáng)對(duì)科研檔案管理工作的重視。相比科研檔案的管理工作，在醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中更重視病人醫(yī)療檔案的管理，科研檔案并沒(méi)有得到充分的重視，一方面與醫(yī)院的自身規(guī)劃發(fā)展有關(guān)，另一方面由于醫(yī)院管理層大多是學(xué)醫(yī)出身，對(duì)檔案管理專(zhuān)業(yè)了解不深，缺乏對(duì)科研資料整合管理的意識(shí)。因此醫(yī)院管理層需要充分認(rèn)識(shí)到科研檔案對(duì)醫(yī)學(xué)科研有著重要的意義，應(yīng)將科研檔案管理落實(shí)到日常工作中。其次，加強(qiáng)科研人員的主動(dòng)歸檔意識(shí)。檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)科研人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)他們的歸檔意識(shí)，消除他們的顧慮，在平時(shí)工作中主動(dòng)收集和累積科研資料，與檔案管理人員形成良好的溝通互動(dòng)，提高檔案的歸檔率和完整性。最后，加強(qiáng)檔案工作人員的責(zé)任感和主動(dòng)意識(shí)，通過(guò)宣傳學(xué)習(xí)《檔案法》《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》等檔案法律法規(guī)，提升工作人員的業(yè)務(wù)水平和思想意識(shí)，增強(qiáng)工作認(rèn)同感和責(zé)任感，強(qiáng)化他們的職業(yè)道德修養(yǎng)，以端正嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度面對(duì)內(nèi)容繁雜的檔案工作，轉(zhuǎn)變被動(dòng)工作狀態(tài)，形成主動(dòng)整理積極了解不同專(zhuān)業(yè)項(xiàng)目的歸檔文件，及時(shí)與科研人員聯(lián)系，了解科研進(jìn)度，做好階段性的歸檔工作。

（二）建立規(guī)范的檔案管理制度。檔案管理制度是檔案工作的核心，通過(guò)建立完善的管理制度，約束工作過(guò)程中的不規(guī)范不合理之處，將科研檔案管理工作達(dá)到規(guī)范化、流程化標(biāo)準(zhǔn)，符合新時(shí)代對(duì)檔案工作的要求。第一，明確科研檔案歸檔范圍，保存期限等制度，包括課題計(jì)劃、實(shí)施方案等原始數(shù)據(jù)，以及研究報(bào)告、工作總結(jié)、鑒定審批等資料，將各項(xiàng)工作明確到部門(mén)或個(gè)人，形成科學(xué)的管理網(wǎng)絡(luò)。第二，制定切實(shí)可行的工作流程，按照收集、分類(lèi)、整理、移交、保存等環(huán)節(jié)，建立健全檔案工作流程，規(guī)定科研人員和檔案管理工作者在這些流程中需要完成的工作和配合的環(huán)節(jié)，明確各相關(guān)部門(mén)的角色，做到歸檔立卷有標(biāo)準(zhǔn)、借閱有規(guī)定，管理有制度，保證科研檔案工作順利進(jìn)行。第三，建立激勵(lì)機(jī)制，在加強(qiáng)科研檔案規(guī)范化管理的同時(shí)，建立完善的激勵(lì)機(jī)制能夠更好地促進(jìn)工作人員的積極性和歸屬感，在科研檔案管理過(guò)程中適當(dāng)?shù)靥砑蛹?lì)制度，對(duì)檔案管理工作人員設(shè)立年度考核、管理目標(biāo)，與職位晉升考核相掛鉤，進(jìn)而激發(fā)工作人員的積極性和責(zé)任感。此外還可以組織工作交流會(huì)、表彰大會(huì)等活動(dòng)，對(duì)在檔案管理過(guò)程中工作認(rèn)真、服務(wù)意識(shí)強(qiáng)的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，提高工作質(zhì)量。第四，為加強(qiáng)檔案規(guī)范管理工作，加強(qiáng)對(duì)科研材料的跟蹤收集，根據(jù)科研檔案形成周期較長(zhǎng)的特點(diǎn)，檔案管理工作部門(mén)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)控管理，對(duì)歸檔資料及時(shí)檢查，動(dòng)態(tài)監(jiān)控歸檔過(guò)程，做到嚴(yán)格把控及時(shí)補(bǔ)充，形成超前的控制意識(shí)，對(duì)階段性材料進(jìn)行及時(shí)收集和整理，對(duì)每一步流程進(jìn)行細(xì)化和完善，保證科研檔案的齊全完整與規(guī)范。

（三）建立科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理向自動(dòng)化、數(shù)字化方向發(fā)展，運(yùn)用信息化手段管理科研檔案能夠提高管理效率，有助于應(yīng)用和檢索，具體措施有以下三點(diǎn)：第一，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重視科研檔案信息化建設(shè)，基于醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)，建設(shè)檔案信息化專(zhuān)用平臺(tái)，聯(lián)合信息中心或?qū)ふ臆浖_(kāi)發(fā)公司開(kāi)發(fā)檔案信息資源平臺(tái)，并與醫(yī)院的綜合系統(tǒng)平臺(tái)相連通，在全院范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源共享。第二，努力提升檔案室硬件軟件設(shè)施建設(shè)，數(shù)字化檔案的建立需要硬件和軟件兩方面設(shè)施的保障，對(duì)一些需要掃描歸檔的文件，使用單一類(lèi)型的設(shè)備無(wú)法滿足高質(zhì)量的成像效果，無(wú)法保存文件的原始面貌，因此配備新型的掃描設(shè)備非常有必要，另外數(shù)字信息類(lèi)檔案存在安全隱患，必須做好網(wǎng)絡(luò)安全工作，防止數(shù)據(jù)被不法分子盜取利用。第三，鼓勵(lì)工作人員學(xué)習(xí)信息化技術(shù)，通過(guò)交流經(jīng)驗(yàn)、專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)等形式提高業(yè)務(wù)水平，提升數(shù)據(jù)處理能力，做到獨(dú)立檢索、排序、提取數(shù)據(jù)，能夠滿足日常檔案管理和醫(yī)院的數(shù)據(jù)需求工作。運(yùn)用信息化手段管理科研檔案，能夠提高科研檔案管理效率，保證科研檔案的系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性，以便于開(kāi)發(fā)利用，從而實(shí)現(xiàn)科研檔案工作從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理轉(zhuǎn)變，能夠更好地為醫(yī)院和社會(huì)服務(wù)。

四、總結(jié)

醫(yī)院科研檔案是科研管理中重要的組成部分，是醫(yī)院重要的知識(shí)資產(chǎn)，具有特殊的保管和利用價(jià)值。因此要正確認(rèn)識(shí)科研檔案管理工作中的不足，加強(qiáng)科研檔案管理意識(shí)，醫(yī)院管理層和科研人員要高度重視醫(yī)學(xué)科研檔案的收集、整理、應(yīng)用及保存工作;強(qiáng)化制度建設(shè)，建立完善的檔案管理流程，做到有制度可循，保證科研檔案工作的順利進(jìn)行;提升信息化水平，提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)資源的有效利用與共享，發(fā)揮科研檔案應(yīng)有的價(jià)值。同時(shí)在管理工作中發(fā)揮創(chuàng)新精神，積極學(xué)習(xí)新型管理措施，強(qiáng)化科學(xué)管理，使得檔案管理工作向系統(tǒng)化、規(guī)范化方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)更好地為醫(yī)學(xué)科研服務(wù)的目的。

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