加強(qiáng)現(xiàn)代水利工程檔案管理工作的建議

楊曉娜

【摘要】如何加強(qiáng)現(xiàn)代水利工程檔案管理工作成為水利工程檔案管理工作者的首要任務(wù)?；诖耍P者結(jié)合自己多年水利工程檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，分析了當(dāng)下檔案管理工作中存在的問題，提出建議，以促進(jìn)水利工程的科學(xué)健康發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代水利工程;檔案管理;問題;建議

水利工程作為現(xiàn)代工業(yè)、農(nóng)業(yè)建設(shè)的重要基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，是我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基礎(chǔ)，是有效改善生態(tài)環(huán)境的重要保障。自從2011年中央水利一號(hào)文件出臺(tái)以后，我國水利事業(yè)迎來前所未有的發(fā)展機(jī)遇，水利工程建設(shè)在社會(huì)發(fā)展中的地位越來越突出。與此同時(shí)，水利工程檔案管理工作越來越受水利工作者重視，并且發(fā)揮了越來越重要的作用。

一、水利工程檔案管理概述

水利工程檔案管理，不單可以全面有效反映出水利工程中勘察、論證、可行性研究、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)等，從水利工程準(zhǔn)備施工到竣工驗(yàn)收記錄的全過程，而且，對(duì)水利工程質(zhì)量評(píng)價(jià)、竣工以后維修管理，以及對(duì)類似工程指導(dǎo)、開發(fā)都具有十分重要的價(jià)值。

二、水利工程檔案管理的特點(diǎn)

（一）形成周期比較長。水利工程從施工之前批示、規(guī)劃到最后竣工驗(yàn)收通常歷經(jīng)數(shù)月，大的水利工程甚至?xí)v經(jīng)幾年，再加上受到資金、技術(shù)、施工條件等多方面的影響，導(dǎo)致施工周期延長，這樣時(shí)間跨度就更大。在實(shí)際的水利工程施工過程中，由于資金不到位，施工中途被迫停工，等到資金到位以后重新施工;還有部分水利工程因?yàn)槭艿降刭|(zhì)等施工外在因素的影響，施工進(jìn)度緩慢，被迫修改施工方案，導(dǎo)致工期延后。因受到這些因素的影響，導(dǎo)致檔案記錄、管理工作周期相應(yīng)延長，進(jìn)而導(dǎo)致水利工程施工周期延長。

（二）工作種類多。通常一項(xiàng)水利工程建設(shè)是由多個(gè)單項(xiàng)施工工程所組成的，而且施工條件、施工過程比較復(fù)雜。不同的水利工程項(xiàng)目是通過不同的項(xiàng)目業(yè)主施工建設(shè)的，并且，施工過程通常都是經(jīng)過勘測、規(guī)劃、可行性試驗(yàn)研究、初步設(shè)計(jì)以及施工等多個(gè)施工階段。水利工程項(xiàng)目因?yàn)樯婕皟?nèi)容比較多，需要多種施工技術(shù)，而且，一旦其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，檔案設(shè)計(jì)工作也必須及時(shí)調(diào)整，變更性大，因此，在水利工程項(xiàng)目建設(shè)全過程中，形成了檔案管理種類繁多、工作量大的特點(diǎn)。

（三）完整和實(shí)用性。水利工程檔案管理是對(duì)工程勘測、規(guī)劃、可行性試驗(yàn)研究、初步設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等工程全過程的真實(shí)反映與記錄。能夠更好地反映出水利工程體系運(yùn)行情況，可以給類似的水利工程提供精準(zhǔn)的參考依據(jù)，以便相關(guān)部門能夠及時(shí)作出正確科學(xué)的決策，具有很大的實(shí)用性。

三、水利工程檔案中存在的問題

（一）工程檔案管理意識(shí)淡薄。在現(xiàn)代水利工程建設(shè)中，由于建設(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)層、工程技術(shù)人員缺乏對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)的重要性，管理意識(shí)淡薄。片面重視工程建設(shè)、忽略檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)跑項(xiàng)目、資金，監(jiān)理人抓質(zhì)量，工程技術(shù)人員只是側(cè)重工程設(shè)計(jì)、施工進(jìn)度問題，忽視了檔案管理工作的重要性。由于水利工程檔案管理涉及面廣、工作量大、專業(yè)性強(qiáng)、工作繁多復(fù)雜等特點(diǎn)，如果在建設(shè)過程中沒有做好資料的收集、記錄以及整理，等工程竣工再去收集資料十分困難，直接給水利檔案管理工作帶來嚴(yán)重?fù)p失，所以，必須要重視檔案管理工作。

（二）檔案管理制度不夠健全。目前，雖然很多單位明確并建立了檔案管理制度，但是大部分只是拘泥于形式，并沒有真正去實(shí)施執(zhí)行，沒有形成有效的管理監(jiān)督機(jī)制。同時(shí)，很多單位并沒有根據(jù)要求建設(shè)相應(yīng)的管理制度，加上相關(guān)工作人員對(duì)檔案管理法律法規(guī)認(rèn)識(shí)不夠深入，工作態(tài)度比較隨意，缺乏責(zé)任感;臨時(shí)組件的工程指揮部缺乏嚴(yán)格的管理制度，造成水利工程資料不能及時(shí)有效地收集，或者造成資料缺失等，直接影響到檔案管理工作信息化建設(shè)的發(fā)展。

（三）信息化技術(shù)以及人才隊(duì)伍落后。由于現(xiàn)在水利工程項(xiàng)目檔案管理人員很大一部分是臨時(shí)抽調(diào)組成的，對(duì)于檔案管理工作認(rèn)識(shí)程度參差不齊，缺乏檔案管理工作專業(yè)素質(zhì)與專業(yè)知識(shí)的了解。對(duì)于各種不同規(guī)模的水利工程建設(shè)信息難以找到合適的收集歸檔方法，只是簡單地將紙質(zhì)文件通過掃描或者文件轉(zhuǎn)換成為電子版的文檔，并沒有從根本上對(duì)于檔案進(jìn)行有效的分析研究，然后分類歸檔。還有，檔案管理人員不能熟練運(yùn)用檔案管理工作計(jì)算機(jī)軟件，只是被動(dòng)地接收、移交檔案資料，導(dǎo)致出現(xiàn)歸檔不齊全、檔案質(zhì)量差、歸檔不規(guī)范等問題，從而嚴(yán)重影響水利工程檔案工作的歸檔效率。

（四）存在安全隱患?，F(xiàn)在檔案管理工作基本上實(shí)現(xiàn)信息化管理，將紙質(zhì)的檔案資料整理為電子版并存入相應(yīng)檔案管理軟件中。但是由于電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)存在一定的漏洞，不法分子為了個(gè)人利益利用網(wǎng)絡(luò)漏洞偷盜檔案機(jī)密資料。因此，電子信息檔案管理工作在一定程度上存在信息外泄的風(fēng)險(xiǎn)，給工程以及國家利益帶來巨大損失。

（五）監(jiān)督指導(dǎo)力度不足。水利工程實(shí)際建設(shè)過程中，企業(yè)沒有設(shè)置專職部門加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理工作的監(jiān)督，直接忽視了對(duì)工程檔案管理工作的有效監(jiān)督與指導(dǎo)，從而導(dǎo)致檔案管理工作存在嚴(yán)重的滯后問題。同時(shí)，由于缺乏有效的監(jiān)督制度，直接阻礙了水利工程檔案管理水平的提高。

四、加強(qiáng)現(xiàn)代水利工程檔案管理工作的建議

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度。加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，尤其是注重水利檔案資料的整理以及歸檔工作。為了有效解決檔案資料整理不及時(shí)以及歸檔混亂等問題，在對(duì)水利檔案資料進(jìn)行采集環(huán)節(jié)，必須從水利工程實(shí)際情況出發(fā)，對(duì)檔案采集方式進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。1.對(duì)于施工周期比較短的水利工程，采用追蹤采集方法，可以有效提高信息采集速度，確保檔案工作質(zhì)量。2.對(duì)于施工周期比較長的水利工程，利用分段采集方法，不僅可以有效保證檔案資料的完整性，同時(shí)還可以針對(duì)檔案采集內(nèi)容和時(shí)間的不同確定劃分，避免資料混亂的現(xiàn)象發(fā)生。3.在資料歸檔時(shí)還需要注意及時(shí)對(duì)資料進(jìn)行編制分類號(hào)以及工程代碼等，加強(qiáng)對(duì)電子文檔的分類管理，方便后期查閱。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化系統(tǒng)的建立與完善。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，水利檔案管理系統(tǒng)也在不斷完善。首先，需要有良好的檔案信息化管理理念，將信息化技術(shù)管理應(yīng)用到總體檔案工作中來。其次，水利檔案管理信息化建設(shè)工作的最終目標(biāo)就是將紙質(zhì)檔案數(shù)字化、電子化，使其更加方便工作人員查閱，最大程度發(fā)揮其自身價(jià)值。最后，加強(qiáng)水利檔案管理人員培訓(xùn)力度，提高綜合素質(zhì)。

（三）建立并完善檔案管理信息化管理制度。1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)責(zé)任制度。在水利工程建設(shè)中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層必須高度重視檔案管理工作，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)責(zé)任制度。同時(shí)，要把水利工程檔案管理工作納入單位、部門日常管理工作當(dāng)中。在單位內(nèi)部實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分層管理、專職專責(zé)的原則，把工程檔案工作細(xì)致化，并分解到每個(gè)項(xiàng)目、每個(gè)環(huán)節(jié)。進(jìn)一步明確各個(gè)管理人員的責(zé)任與權(quán)限，從而形成完整的系統(tǒng)管理體系。另外，要對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行全面、認(rèn)真、仔細(xì)的核對(duì)，確保在水利工程檔案收集、歸檔以及儲(chǔ)存過程中檔案信息的完整性、真實(shí)性，切實(shí)落實(shí)檔案信息化管理工作。2.加大宣傳力度。在單位內(nèi)部大力宣傳檔案信息化管理工作的意義，大力普及檔案信息化管理知識(shí)以及相關(guān)法律條例，在單位內(nèi)部營造強(qiáng)烈的檔案管理信息化管理意識(shí)，使單位各個(gè)階層、各個(gè)部門工作人員都認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理工作的重要性，促進(jìn)大家共同參與，逐步實(shí)現(xiàn)水利工程檔案管理的信息化、規(guī)范化。

（四）規(guī)范檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)。目前，現(xiàn)有的檔案信息管理規(guī)范存在不同的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，不同的整理規(guī)范，不利用后期工作，降低檔案信息的使用效率。只有最大程度上統(tǒng)一檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，才能提高檔案利用率，方便后期查閱，降低人為因素出現(xiàn)工作失誤。所以，必須要規(guī)范檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，比如：文字處理文件，TXT、XML、PDF文檔形式的可以直接作為電子檔案儲(chǔ)存;WPS、RTF等文檔儲(chǔ)存時(shí)必須轉(zhuǎn)換成XML文檔或PDF文檔儲(chǔ)存。圖像文件，TIFF、JPEG格式圖片可以直接存儲(chǔ)，其他格式的需要轉(zhuǎn)換成TIFF或者JPEG格式后進(jìn)行儲(chǔ)存，如果有特殊壓縮參數(shù)必須注明。多媒體文件，多媒體文件儲(chǔ)存信息形式是多樣化的，只要是信息完整的多媒體文件都可以直接存儲(chǔ)。詳情見下圖。

（五）提升電子信息化工程檔案管理的安全性。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案管理信息化工程必須要確保其安全性。由傳統(tǒng)紙質(zhì)工程檔案向電子信息化工程檔案轉(zhuǎn)化的過程當(dāng)中存在很多不穩(wěn)定性，因此，必須要提高工程檔案管理人員的安全防范意識(shí)，檔案資料必須要及時(shí)備份，并且有效防止網(wǎng)絡(luò)病毒入侵。除此以外，還要做好工程檔案信息管理的保密工作，在檔案轉(zhuǎn)化過程中必須妥善保管并使用密碼、密匙等認(rèn)證手段，以防止電子文件被篡改，實(shí)現(xiàn)高效的信息化管理。

五、總結(jié)

總之，水利工程檔案管理工作在水利工程建設(shè)中占據(jù)十分重要的位置，為水利工程建設(shè)提供重要依據(jù)的同時(shí)，可以有效反映出各個(gè)施工環(huán)節(jié)，做到有理可依，有跡可循。檔案管理工作的質(zhì)量直接影響水利工程的施工進(jìn)度與質(zhì)量，所以，必須加強(qiáng)對(duì)水利工程檔案管理工作的力度，有效提高管理水平，為我國水利工程建設(shè)發(fā)揮應(yīng)有的社會(huì)價(jià)值。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王靜.工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（06）.

[2]朱桂紅.淺談工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù)， 2015（13）.

[3]李萌萌.固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理制度建設(shè)問題淺析[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2017（08）.

[4]陳霞.工程項(xiàng)目檔案管理工作探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（15）.

[5]梅園，廖勇.采購項(xiàng)目檔案管理對(duì)規(guī)范采購行為的作用與措施[J].企業(yè)改革與管理，2016（14）.

[6]吳鏡鏡.加強(qiáng)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的探討[J].科技風(fēng)，2020（09）.

[7]彭靖.科技項(xiàng)目檔案管理工作優(yōu)化途徑分析[J].企業(yè)科技與發(fā)展，2019（10）.

[8]顧沈婷.淺談項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目管理的同步實(shí)施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（09）.

[9]鐘小梅.淺析重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的問題及對(duì)策[J].現(xiàn)代國企研究，2016（24）.