鋼鐵企業(yè)檔案管理問題及推進思路分析

張靜

【摘要】近年來，鋼鐵行業(yè)的發(fā)展速度越來越快，為了能夠更好地適應(yīng)鋼鐵企業(yè)的發(fā)展需要，企業(yè)必須要對其中的管理工作進一步重視和優(yōu)化。本文主要分析鋼鐵企業(yè)檔案管理問題以及解決措施，推進思路，以便更好地促進我國鋼鐵行業(yè)的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】鋼鐵企業(yè);檔案管理;現(xiàn)狀問題;推進思路

檔案管理工作是企業(yè)運營管理工作中的重要組成部分，并且在企業(yè)的整體發(fā)展中有非常重要的地位。此外，企業(yè)的檔案管理工作是一項費時、費力的工程，對鋼鐵企業(yè)來說，不僅在職員工較多，年產(chǎn)量也是一個龐大的數(shù)據(jù)，在平時的檔案工作中更加繁雜，這在一定程度上體現(xiàn)了檔案管理信息化的需求。因此在企業(yè)的發(fā)展、成長和壯大的過程中，需要不斷完善和提高檔案管理手段，根據(jù)市場的需求和社會發(fā)展的變化，進行管理手段的創(chuàng)新，重新調(diào)整企業(yè)中人員、業(yè)務(wù)和技術(shù)的發(fā)展思路，以達到更高效的工作效率，以及提高經(jīng)濟效益。

一、企業(yè)科技檔案管理現(xiàn)狀

（一）信息化技術(shù)落后?，F(xiàn)如今，計算機和信息化技術(shù)已經(jīng)融入我們的日常生活中，也融入每一行每一業(yè)，為我們的生活和工作都帶來了不少的便利。企業(yè)的檔案管理離不開信息化的應(yīng)用，但就現(xiàn)階段來說，部分公司由于自身的內(nèi)部變化或是資金預算不夠等原因，依然存在著硬件設(shè)施設(shè)備不能適應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展的情況，例如檔案管理工作要應(yīng)用到計算機和掃描設(shè)備等，這些依然實施老舊的管理模式。設(shè)施設(shè)備過于陳舊，就會導致檔案管理人員在工作時依然以半自動化為主，計算機加上人工，不僅增加了工作量，也不能準確進行鑒別和存檔，嚴重影響了企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)想要實現(xiàn)檔案數(shù)字化的管理，必然離不開最基礎(chǔ)也是最重要的硬件設(shè)施設(shè)備，如若企業(yè)不能進行及時更新?lián)Q代，不僅會影響工作的效率，也對企業(yè)的持續(xù)發(fā)展有一定的影響。

（二）自動化辦公系統(tǒng)不對接。鋼鐵行業(yè)作為一個大型的生產(chǎn)企業(yè)，其中的檔案管理工作是非常繁瑣且工作量非常大的工程，會使用專業(yè)的檔案管理軟件辦公，但在企業(yè)中，以數(shù)字化技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公系統(tǒng)一般是為公司高層自行設(shè)計并且使用的，很難將檔案的管理系統(tǒng)與自動化的管理系統(tǒng)進行有效的結(jié)合。這表明了企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)之間缺乏一定的聯(lián)系，也缺少統(tǒng)一的管理手段，最終導致檔案管理系統(tǒng)和自動化辦公系統(tǒng)的兼容性較差。

（三）服務(wù)理念落后。目前，大部分企業(yè)依舊以保證資料檔案的完整性和保密性為主要的工作內(nèi)容，從而忽視了重要資源的使用問題。檔案管理部門在工作中一直處于被動的位置，與外界沒有一定的溝通和交流，也缺乏工作中的積極、主動的服務(wù)意識。同時，其中處理檔案的方法也較為簡單、單一，不能很好地滿足企業(yè)的需求。另外，服務(wù)的對象也有一定的局限性，一般是將檔案整理和儲存好后為企業(yè)內(nèi)部人員提供借鑒和復印，在一定程度上可以看出檔案管理部門與企業(yè)中其他部門的溝通和交流較少。

（四）缺乏專業(yè)人才?，F(xiàn)階段，鋼鐵企業(yè)檔案管理工作人員有一部分并不具備企業(yè)需求的專業(yè)水平、理論素質(zhì)和文化程度，有一些工作人員并不是專業(yè)出身，或是并沒接受專業(yè)的管理培訓，其中存在知識面狹窄、老化、結(jié)構(gòu)不合理，以及缺少現(xiàn)代科學知識等問題。因此專業(yè)人才也是我們現(xiàn)階段的剛需，不僅需要對檔案管理工作有一定的熟練程度，也需要對數(shù)字化技術(shù)有一定的了解，這樣才能提高企業(yè)工作效率。

以上都是影響企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的因素，在客觀程度上都會導致企業(yè)檔案管理部門的工作效率低下;職工上進心不夠，在工作上不夠積極;以及企業(yè)的檔案不能精準、明確地保存，也會影響到后期其他部門的借鑒和使用。所以，為了進一步推動鋼鐵企業(yè)的發(fā)展，需要我們建立更加便捷的檔案管理模式，利用互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)字化的歸檔模式和傳輸模式，使檔案的處理更加方便，這不僅節(jié)省了時間和精力，也促進了企業(yè)發(fā)展更加智能化。

二、企業(yè)檔案管理工作的推進思路

（一）創(chuàng)新檔案管理制度。隨著社會的進步，檔案管理工作想要更好發(fā)展，需要有進一步的創(chuàng)新意識，以全新的管理規(guī)范制度，來取得更好的工作效率。第一，要制定信息化的檔案管理制度，以滿足檔案管理人員的應(yīng)用，在現(xiàn)有的機制上進行完善和規(guī)范，明確其中實際的工作流程和技術(shù)運用方法，并且將電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟進行精細化。第二，將工作責任劃分為每一位職工，建立一個以上率下、工作積極、團結(jié)友愛的工作氛圍，同時也要求每一位員工都要遵守工作秩序，以便能更好地推進檔案管理工作的開展。第三，企業(yè)負責人應(yīng)要求檔案管理部門職工明確自身職責，并且能牢牢掌握管理系統(tǒng)的工作流程，同時對軟件的操作也要求熟練，進一步完善其中的細節(jié)，自上而下進行推廣。此外，要在一定時間內(nèi)進行座談會，定期對檔案管理人員進行培訓和測試，對其中的管理系統(tǒng)和流程進行討論，以便查漏補缺，及時補充、完善。

（二）管理模式創(chuàng)新。據(jù)了解，現(xiàn)在部分企業(yè)沒有單獨成立檔案管理科室，僅是掛靠在其他部門，并沒有獨立的行政機構(gòu)，這樣的方式是行不通的，不僅對工作效率打了折扣，也難以促進新時代的進步。因此，無論是企業(yè)的高層負責人，還是檔案管理部門的員工，都應(yīng)該有自覺性。在新時代的改革背景下，想要企業(yè)發(fā)展得更好，想要檔案管理部門有所進步，應(yīng)該有一個科學、合理的管理模式，全力實現(xiàn)和追求企業(yè)獲得最大的經(jīng)濟利益，以及實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。因此，企業(yè)有必要將檔案管理作為一個單獨、獨立的部門來管理，這樣才能提升其工作的地位，使得檔案管理能獲得真正的決定權(quán)和選擇權(quán)。

（三）檔案管理標準的統(tǒng)一。在檔案管理工作中，必須要有一定的標準進行衡量和評判。檔案管理的標準化包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務(wù)標準、各項技術(shù)標準等，這也是衡量工作效率高低的專業(yè)尺度。如果沒有這些標準，那么檔案庫中的數(shù)據(jù)將無法建立，當然如果各單位的檔案管理部門不遵循這樣統(tǒng)一的標準去完成，自成一套體系，那么其中檔案信息網(wǎng)絡(luò)無法順利通過，其中的資料資源也無法進行共享。此外，在企業(yè)中，檔案管理部門需要盡早制定或是修訂企業(yè)電子文件管理方面的規(guī)章制度，用這些制度來規(guī)范和約束企業(yè)電子文件的采集、保管和應(yīng)用，也使各二級單位能參照相關(guān)制度，做好各自單位的相關(guān)工作。同時，檔案管理部門應(yīng)該制定項目設(shè)施設(shè)備的管理和正確的使用方法，明確大型、貴重設(shè)備的責任人和應(yīng)用的范圍以及使用的程序等。還需要建立一個工作臺賬，用于檔案管理內(nèi)部員工登錄。此外，有必要制定一個安全措施程序，以確保電子檔案的安全性和防止泄露。

（四）應(yīng)用先進技術(shù)結(jié)合。當前，有部分鋼鐵企業(yè)的檔案管理是采用紙質(zhì)和電子兩種形式，但鋼鐵企業(yè)的資料和檔案的產(chǎn)生量是一個非常龐大的數(shù)據(jù)，所以應(yīng)用數(shù)字形式的檔案管理技術(shù)也將越來越多。為了更好地應(yīng)對日益增加的電子科技檔案，我們需要應(yīng)用一些先進的技術(shù)來輔助我們的管理工作，那就是通過云計算來進行有效的數(shù)據(jù)存儲和管理。云計算是一種較為新型的超級計算方式，是以數(shù)據(jù)為主要中心的一種數(shù)據(jù)密集型的超級計算程序，其在數(shù)據(jù)存儲和數(shù)據(jù)管理以及編程模式上都有一種自身獨特的技術(shù)。云計算可以提供分布式的存儲方式來進行數(shù)據(jù)的存儲，并且采用冗余存儲的方式保證數(shù)據(jù)的可靠性。在數(shù)據(jù)的管理方面，云計算技術(shù)可以對海量的數(shù)據(jù)進行存儲，并且能快速分析和保存，最終向用戶提供有效服務(wù)。因此，我們可以借用云計算技術(shù)來進行快速的數(shù)據(jù)處理，這能幫助檔案管理人員更加快速、準確地完成工作。

（五）技術(shù)人才隊伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)不僅能為檔案管理人員提供便捷和便利，在提高了工作效率的同時，也在一定程度上對檔案人員的素質(zhì)提出了較高的要求。所以企業(yè)應(yīng)該堅持以人為本的原則，把培養(yǎng)人才、建設(shè)人才隊伍和提高人員素質(zhì)放在企業(yè)發(fā)展的第一位，并且有針對性地開展各種形式的業(yè)務(wù)培訓，特別是針對網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化以及信息開發(fā)技術(shù)等方面的培訓。首先，有關(guān)企業(yè)應(yīng)該樹立以人才資源為第一資源的思想，加強人才隊伍建設(shè)，打一支業(yè)務(wù)能力強、對工作敬業(yè)、負責并且能敢于創(chuàng)新和發(fā)現(xiàn)，善于學習的專業(yè)檔案隊伍。同時在聘用檔案管理人員時，要以“公開、平等、競爭、擇優(yōu)”為原則，對自身素質(zhì)和能力較為突出的職工，及時進行崗位調(diào)整和進一步的培養(yǎng)，為更好地開展企業(yè)檔案管理工作提供智力的保障。此外，也要設(shè)置新人競爭機制，加大企業(yè)與外部市場的交流力度，拓寬人才流動的渠道，通過內(nèi)部的調(diào)崗部門，和外部的交流、學習，建立人才培養(yǎng)計劃，設(shè)立“能進、能出，能上、能下”新機制，健全和完善人才隊伍結(jié)構(gòu)。

三、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)的檔案管理工作是一項長期并且全面的工作，這不僅是一個部門的工作，不是依靠其中的技術(shù)人員就能完成的，需要所有檔案管理人員以及企業(yè)整體部門的相互協(xié)作和配合才能高效完成。新階段，企業(yè)之間的競爭日益激烈，企業(yè)發(fā)展的節(jié)奏也在明顯加快，其中的檔案管理工作必須要與時俱進，創(chuàng)新才能進步，進步才能發(fā)展，才能跟上時代發(fā)展的腳步，才能夠滿足企業(yè)生產(chǎn)運營管理的要求，才能夠更好地推動鋼鐵企業(yè)穩(wěn)定健康持續(xù)發(fā)展，才能全面提高企業(yè)的數(shù)字化檔案管理水平。

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