固投項(xiàng)目中設(shè)備檔案的管理與思考

趙旌含

【摘要】本文首先闡述了設(shè)備檔案的含義，并分析了設(shè)備檔案的特點(diǎn)。然后根據(jù)筆者單位的工作實(shí)際情況，分析了設(shè)備檔案的管理現(xiàn)狀，提出目前設(shè)備檔案管理中存在的問(wèn)題。最后以提高設(shè)備檔案的管理水平為目的，提出解決問(wèn)題的思路。

【關(guān)鍵詞】設(shè)備檔案;檔案管理;前端控制

近年來(lái)，國(guó)家對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目提出的要求越來(lái)越高，固投項(xiàng)目檔案的管理要求也隨之提升。項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)的一面鏡子，不但能反映項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，還能折射出項(xiàng)目管理中存在的各種問(wèn)題。設(shè)備檔案作為項(xiàng)目檔案的重要組成部分，記載和反映了設(shè)備從論證調(diào)研到使用運(yùn)維的全過(guò)程，對(duì)保障設(shè)備正常工作、后期運(yùn)維保養(yǎng)有直接作用，對(duì)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)，評(píng)估項(xiàng)目實(shí)際效益有重要參考意義。

一、設(shè)備檔案的含義及特點(diǎn)

（一）含義。設(shè)備檔案是指設(shè)備在論證調(diào)研、采購(gòu)招標(biāo)、開箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試及驗(yàn)收運(yùn)維過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的不同種類、不同載體的文件材料。本文所探討的設(shè)備檔案指固投項(xiàng)目中的主工藝設(shè)備檔案。

（二）特點(diǎn)。固投項(xiàng)目的主工藝設(shè)備根據(jù)其獲得方式可分為外購(gòu)設(shè)備和自研設(shè)備;根據(jù)其參數(shù)和規(guī)格可分為標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備和非標(biāo)設(shè)備;根據(jù)其使用特點(diǎn)可分為普通設(shè)備和特種設(shè)備。不同種類的設(shè)備，形成的檔案也各有不同，但基本都具備以下特點(diǎn)：1.針對(duì)性。每臺(tái)設(shè)備出廠，都配有和設(shè)備相對(duì)應(yīng)的文件材料，如裝箱單、檢測(cè)報(bào)告、合格證、質(zhì)量證明書等，這些是證明所購(gòu)買的設(shè)備數(shù)量、質(zhì)量達(dá)到要求的重要檔案，與設(shè)備一一對(duì)應(yīng)，具有很強(qiáng)的針對(duì)性。另一方面，設(shè)備檔案按照臺(tái)（套）進(jìn)行整理，每一臺(tái)（套）設(shè)備都有其對(duì)應(yīng)的設(shè)備檔案。2.階段性。設(shè)備檔案的形成貫穿設(shè)備的整個(gè)生命周期，在不同的階段都會(huì)形成和產(chǎn)生相應(yīng)的檔案。如在調(diào)研采購(gòu)階段形成綜合論證報(bào)告、技術(shù)方案、設(shè)備招投標(biāo)文件和合同;在研制階段形成研制方案、會(huì)議紀(jì)要、預(yù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告;在開箱階段形成開箱驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，產(chǎn)生設(shè)備隨機(jī)文件;在安裝階段形成安裝調(diào)試數(shù)據(jù);在驗(yàn)收階段形成驗(yàn)收總結(jié);在后期使用階段形成運(yùn)維文件或改造文件等。3.多樣性。設(shè)備檔案不僅僅是單一的文字性材料，根據(jù)設(shè)備的不同屬性和項(xiàng)目檔案管理的要求，會(huì)形成不同種類、不同類型、不同載體的設(shè)備檔案。比如設(shè)備的照片，設(shè)備軟件的光盤、設(shè)備的設(shè)計(jì)、安裝圖紙等。4.動(dòng)態(tài)性。設(shè)備檔案并不是形成后就完全固化的。隨著設(shè)備的使用，還不斷形成新的內(nèi)容。如設(shè)備的定期檢測(cè)證書、運(yùn)維保養(yǎng)記錄等，這些文件按照設(shè)備的管理要求，每隔一定的周期就會(huì)形成新的文件，直到設(shè)備報(bào)廢。

二、設(shè)備檔案的管理現(xiàn)狀及問(wèn)題

設(shè)備檔案的管理與設(shè)備的管理緊密相關(guān)，設(shè)備管理的水平和質(zhì)量很大程度上決定了設(shè)備檔案的質(zhì)量。

（一）管理現(xiàn)狀。以筆者所在單位為例，設(shè)備在不同的管理階段，有不同的責(zé)任部門。設(shè)備需求部門負(fù)責(zé)設(shè)備購(gòu)買的調(diào)研論證、設(shè)備開箱驗(yàn)收、運(yùn)行調(diào)試工作和驗(yàn)收，形成綜合論證報(bào)告、開箱驗(yàn)收單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)文件;項(xiàng)目的統(tǒng)籌管理部門負(fù)責(zé)認(rèn)定設(shè)備的采購(gòu)方式，提出合同文本，組織設(shè)備的驗(yàn)收;采購(gòu)部門負(fù)責(zé)根據(jù)要求購(gòu)買設(shè)備，完成詢價(jià)、競(jìng)談或招標(biāo)等一系列工作，形成采購(gòu)過(guò)程文件;質(zhì)檢部門負(fù)責(zé)設(shè)備的各項(xiàng)運(yùn)行指標(biāo)的檢測(cè)，并形成檢測(cè)報(bào)告等;設(shè)備資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)設(shè)備臺(tái)賬的登記和管理;檔案部門負(fù)責(zé)設(shè)備檔案的歸檔和管理。各部門各司其職，各管一攤，但在實(shí)際工作中，溝通不夠，使得工作中出現(xiàn)不同程度的問(wèn)題。

（二）存在的問(wèn)題。1.管理角度。設(shè)備各階段的各責(zé)任部門缺乏溝通，融合度不夠，給設(shè)備檔案的管理帶來(lái)一定的不利影響。設(shè)備需求部門和設(shè)備管理部門缺乏溝通，管理部門時(shí)常將合同模板化以提高管理效率，但是卻忽略了實(shí)際需求，要么合同內(nèi)容太寬泛，沒有明確應(yīng)提交的材料，要么合同內(nèi)容過(guò)細(xì)，有些設(shè)備不會(huì)產(chǎn)生的文件也約束在合同中。設(shè)備管理部門與檔案部門缺乏溝通，檔案人員介入不夠，時(shí)常無(wú)法參加設(shè)備開箱和設(shè)備驗(yàn)收環(huán)節(jié)，無(wú)法確保設(shè)備隨機(jī)文件和驗(yàn)收文件及時(shí)歸檔，同時(shí)也缺少過(guò)程中的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，直接影響設(shè)備檔案的質(zhì)量。設(shè)備管理各方面的制度不夠完善，有些工作沒有確切的可參考的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，管理工作無(wú)據(jù)可依，降低了管理部門的權(quán)威性，容易出現(xiàn)設(shè)備檔案管理前后不自洽的情況。檔案管理人員自身的管理水平和知識(shí)閱歷不夠，不了解設(shè)備的一些相關(guān)知識(shí)（尤其是特種設(shè)備），無(wú)法在業(yè)務(wù)指導(dǎo)中提出有效的意見和建議，無(wú)法確保設(shè)備檔案管理的規(guī)范。上級(jí)和管理部門重驗(yàn)收，輕整改。過(guò)于關(guān)注項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的結(jié)果，卻忽略對(duì)出現(xiàn)問(wèn)題的整改和舉一反三，不細(xì)究問(wèn)題出現(xiàn)的根源，導(dǎo)致許多類似問(wèn)題在不同的項(xiàng)目中反復(fù)出現(xiàn)。信息技術(shù)的不斷發(fā)展使越來(lái)越多的電子文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)形成或流轉(zhuǎn)，如招投標(biāo)文件、單位公文等。而檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間沒有打通數(shù)據(jù)接口，導(dǎo)致電子文件歸檔途徑不順暢。2.檔案實(shí)體角度。管理的不完善直接導(dǎo)致設(shè)備檔案在完整性、準(zhǔn)確性、有效性和系統(tǒng)性上出現(xiàn)問(wèn)題。從完整性上看，主要表現(xiàn)為詢價(jià)、報(bào)價(jià)等購(gòu)買過(guò)程文件缺失，合同中提到的文件材料和設(shè)備隨機(jī)資料缺失，合格證數(shù)量與實(shí)際設(shè)備數(shù)量不相符，合同規(guī)定的培訓(xùn)相關(guān)文件缺失，設(shè)備運(yùn)行維護(hù)文件缺失，設(shè)備相關(guān)照片和軟件缺失等情況。根據(jù)筆者所在單位近兩年的數(shù)據(jù)分析，設(shè)備檔案在驗(yàn)收中，完整性問(wèn)題占所有問(wèn)題的52%左右。從準(zhǔn)確性上看，主要表現(xiàn)為文件中的設(shè)備型號(hào)或參數(shù)與實(shí)際設(shè)備不一致，設(shè)備臺(tái)套數(shù)與批復(fù)不一致，外文材料未進(jìn)行翻譯等情況。準(zhǔn)確性問(wèn)題在設(shè)備檔案驗(yàn)收中占15%左右。從有效性上看，主要表現(xiàn)為合同、協(xié)議等文件簽署不齊全、未蓋公章，復(fù)印件過(guò)多，復(fù)印件未加蓋復(fù)印章，安裝調(diào)試記錄用不耐久材料記錄等情況。有效性問(wèn)題在設(shè)備檔案驗(yàn)收中占20%左右。從系統(tǒng)性上看，主要表現(xiàn)為未嚴(yán)格按照設(shè)備的臺(tái)（套）來(lái)進(jìn)行整理、設(shè)備檔案的整理與批復(fù)方式不一致、設(shè)備檔案之間的有機(jī)聯(lián)系不清晰、順序混亂等情況。系統(tǒng)性問(wèn)題在設(shè)備檔案驗(yàn)收中占13%左右。

三、解決思路

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，促進(jìn)各部門間工作相互融合。領(lǐng)導(dǎo)重視是一切工作能有效開展的必要前提。通過(guò)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確各部門、各崗位的職責(zé)分工，使項(xiàng)目部門、設(shè)備管理部門和檔案管理部門的工作充分融合，并明確考核標(biāo)準(zhǔn)，以此約束各部門開展工作。

（二）完善制度建設(shè)，強(qiáng)化檔案的前端控制和過(guò)程管理。規(guī)章制度是一切工作有據(jù)可依的必要條件。完善的規(guī)章制度能夠指導(dǎo)各項(xiàng)工作規(guī)范、有序開展。同時(shí)，應(yīng)切實(shí)將檔案管理的相關(guān)環(huán)節(jié)納入項(xiàng)目管理、設(shè)備管理的各相關(guān)制度中，貫徹“三納入”“四參加”的要求，實(shí)現(xiàn)檔案的前端控制和過(guò)程管理，保障歸檔文件的齊全、完整。

（三）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。人才隊(duì)伍是做好設(shè)備檔案管理工作的重要保障。一方面，強(qiáng)化檔案人員自身業(yè)務(wù)能力，確保設(shè)備檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性;另一方面，加強(qiáng)培訓(xùn)。加強(qiáng)對(duì)管理部門人員的檔案知識(shí)宣傳和培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案意識(shí);加強(qiáng)檔案人員在設(shè)備管理各方面的學(xué)習(xí)，如了解科研背景需求、招投標(biāo)規(guī)定、設(shè)備相關(guān)參數(shù)等，使檔案人員在設(shè)備檔案管理中占據(jù)主動(dòng)地位，提供更有效的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

（四）加快信息化步伐，積極開展檔案數(shù)字化工作。為避免信息孤島的產(chǎn)生，應(yīng)當(dāng)盡快打通業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)接口，確保通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的各類電子文件能夠有效歸檔。同時(shí)，開展已歸檔設(shè)備檔案的數(shù)字化工作，尤其是設(shè)備說(shuō)明書、運(yùn)行維護(hù)手冊(cè)等設(shè)備操作所需要的文件材料，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)查借閱， 既確保了一線人員的使用，也確保了檔案歸檔的齊全完整。

四、結(jié)語(yǔ)

設(shè)備檔案管理的狀況直接關(guān)系到設(shè)備的有效運(yùn)用和所帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益，因此做好設(shè)備檔案管理工作至關(guān)重要。通過(guò)對(duì)現(xiàn)有問(wèn)題的系統(tǒng)分析，提出針對(duì)性的解決思路是提高設(shè)備檔案管理的有效方式。

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