論政府機(jī)關(guān)如何做好會(huì)務(wù)工作

陳婕

【摘要】如何開好會(huì)并將會(huì)務(wù)工作做好，是確保會(huì)議高效性必不可少的基礎(chǔ)，稱職的秘書必然是會(huì)務(wù)工作的組織能手。會(huì)務(wù)工作一般而言，要求會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者、參加者及服務(wù)者之間密切協(xié)調(diào)配合，而服務(wù)者就是秘書人員，要想將會(huì)務(wù)工作做好，會(huì)前精心準(zhǔn)備、會(huì)中管理保證及會(huì)后總結(jié)反饋是必須高度重視的。本文從三個(gè)方面論述政府機(jī)關(guān)秘書人員如何做好會(huì)務(wù)工作。

【關(guān)鍵詞】政府機(jī)關(guān);秘書;會(huì)務(wù)工作

會(huì)務(wù)工作是對(duì)社會(huì)組織、企業(yè)及政府通過重大決策議題的關(guān)鍵討論方式，是一種經(jīng)常性的活動(dòng)形式。作為秘書工作內(nèi)容之一的會(huì)務(wù)，能為會(huì)議的順利開展、會(huì)議精神的認(rèn)真貫徹執(zhí)行提供重要保障。會(huì)務(wù)由會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后三個(gè)階段組成，該過程中秘書不但需要明確會(huì)議主題，也要把會(huì)議文件的準(zhǔn)備與發(fā)放通知做好，確定與會(huì)人員、選擇和布置會(huì)場(chǎng)，全程記錄重要的會(huì)議內(nèi)容，在會(huì)議結(jié)束之后及時(shí)整理會(huì)議資料并總結(jié)歸檔。

一、會(huì)務(wù)工作內(nèi)容

（一）會(huì)前超前籌措，精心準(zhǔn)備。其一，掌握相關(guān)信息，做好協(xié)助職責(zé)。在確定會(huì)議議題時(shí)，不論是領(lǐng)導(dǎo)提出的議題還是秘書人員收集的，都必須把握住一個(gè)原則：要將領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)的真正意圖弄清，了解領(lǐng)導(dǎo)想通過開會(huì)解決什么問題、達(dá)到什么目的。在完成議題的收集后，需不斷篩選，并反復(fù)送交領(lǐng)導(dǎo)審核，若有必要，需另備幾套議題，同時(shí)會(huì)議上盡量不要出現(xiàn)不成熟的議題。其二，妥善落實(shí)會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算工作。會(huì)議經(jīng)費(fèi)主要由占場(chǎng)費(fèi)、設(shè)備費(fèi)、租金費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、用品費(fèi)、住宿費(fèi)、資料費(fèi)及交通費(fèi)等組成。會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算的制定，需要遵循節(jié)約辦公、勤儉辦公的原則，最大限度將會(huì)議成本縮減。同時(shí)，也要確保一定的彈性，留有一定的余地，切忌鋪張浪費(fèi)的情況。其三，制定合理的會(huì)議議程、日程。會(huì)議議程是排列會(huì)議內(nèi)容的順序，需做到簡(jiǎn)明概略，避免拖沓冗長(zhǎng);而會(huì)議日程則是具體安排會(huì)議議程時(shí)間，多以表格形式為主。在會(huì)議期間每日上午、下午及晚上三個(gè)時(shí)間段內(nèi)分別固定會(huì)議議程的各項(xiàng)內(nèi)容，給人一目了然的感覺。其四，妥善準(zhǔn)備會(huì)議文件。會(huì)前工作內(nèi)容中，會(huì)議文件準(zhǔn)備工作十分重要。該項(xiàng)工作由兩方面組成：一方面是提前做好會(huì)議文件特別是會(huì)議報(bào)告稿、領(lǐng)導(dǎo)人講話稿等主旨文件的起草工作，要想將這方面工作做好，秘書人員必須熬夜突擊、快手備用;另一方面是做好會(huì)議文件印制、復(fù)制工作。文件復(fù)制需要保證規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，且復(fù)印前一天需要確認(rèn)復(fù)印設(shè)備能正常運(yùn)行，以免機(jī)器出現(xiàn)問題而耽誤復(fù)印工作。

（二）會(huì)中協(xié)調(diào)控制，做好管理保證。其一，組織會(huì)議報(bào)到。會(huì)議報(bào)到主要是再次確認(rèn)與會(huì)人員身份，是與會(huì)人員領(lǐng)取會(huì)議證件、文件材料及參會(huì)手續(xù)辦理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。報(bào)到能幫助與會(huì)人員及時(shí)了解掌握會(huì)議安排和會(huì)議動(dòng)態(tài)。會(huì)議報(bào)到工作的開展，要求秘書人員迅速準(zhǔn)確、熱情周到、有條不紊。其二，分發(fā)會(huì)議資料。會(huì)前，可通知各單位派人領(lǐng)取會(huì)議材料，或在會(huì)場(chǎng)簽到處統(tǒng)一發(fā)放，也可提前放置于與會(huì)人員桌上。具體發(fā)放中，應(yīng)當(dāng)落實(shí)“不錯(cuò)一字、不漏一份、不掉一人”的“三不”標(biāo)準(zhǔn)。主席臺(tái)上擺放的材料，必須嚴(yán)密檢查順序與頁碼，避免差錯(cuò)產(chǎn)生。其三，會(huì)議值班。會(huì)議值班主要負(fù)責(zé)與會(huì)議有關(guān)的信息收集和發(fā)送，并協(xié)調(diào)處理會(huì)議期間的工作與突發(fā)事件，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)。會(huì)場(chǎng)內(nèi)、外各安排一名值班人員，彼此間及時(shí)溝通，保障暢通的聯(lián)絡(luò)。值班人員需要將會(huì)議實(shí)際進(jìn)展情況實(shí)時(shí)對(duì)比會(huì)議議程，以便將會(huì)議進(jìn)程及時(shí)掌握。其四，會(huì)場(chǎng)服務(wù)。工作人員需要巡回檢查會(huì)場(chǎng)內(nèi)室溫、通風(fēng)、燈光及音響等情況，盡快解決突發(fā)問題，也要做好茶水的定時(shí)供應(yīng)。若有特殊情況需要匯報(bào)給會(huì)議主持人時(shí)，應(yīng)以靈活處理方式為佳，盡量不對(duì)會(huì)議造成太大影響。此外，需做好會(huì)場(chǎng)秩序維護(hù)工作。會(huì)場(chǎng)秩序由場(chǎng)內(nèi)和場(chǎng)外秩序構(gòu)成。會(huì)議召開時(shí)，需安排專人在會(huì)議室門口值班，避免會(huì)場(chǎng)內(nèi)無關(guān)人員進(jìn)入。會(huì)場(chǎng)內(nèi)若有人出現(xiàn)不遵守紀(jì)律的行為，應(yīng)及時(shí)告知并制止，保持溫和有禮的言辭、嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度、不溫不火的行動(dòng)。會(huì)議開始后，派遣專人清點(diǎn)會(huì)場(chǎng)內(nèi)人數(shù)，登記遲到、缺席人員。

（三）會(huì)后及時(shí)總結(jié)與反饋。其一，合力安排與會(huì)人員返程。提前把握與會(huì)人員返程時(shí)間安排、交通工具需求，尊重他們意愿。通常來說，依據(jù)先遠(yuǎn)后近的原則完成返程機(jī)票與車票的預(yù)定，掌握交通工具情況，并與有關(guān)部門盡早溝通聯(lián)系，以便將飛機(jī)、火車及汽車票提前預(yù)訂好。隨后，編制與會(huì)人員離開的時(shí)間表，落實(shí)送行人員及車輛的安排，安排人員送與會(huì)人員到達(dá)機(jī)場(chǎng)、車站，若有必要也需安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志送行與會(huì)人員。其二，提醒與會(huì)人員做好物品清退工作。借用主辦方或會(huì)議駐地單位的物品需及時(shí)歸還。與會(huì)務(wù)組溝通后，將各種賬目結(jié)算并開好發(fā)票。提供一些備用塑料袋或繩子供外地與會(huì)者使用，幫助部分與會(huì)人員托運(yùn)大件物品。其三，會(huì)場(chǎng)和文件清理。大中型會(huì)議的會(huì)場(chǎng)中通常會(huì)留存很多文件、材料。工作人員在會(huì)議結(jié)束后，需根據(jù)“文件領(lǐng)取表”登記情況完成剩余文件份數(shù)的清理，確保符合物表（物表相符），同時(shí)也要及時(shí)收回應(yīng)收回的內(nèi)部、機(jī)密文件等，逐號(hào)核對(duì)，歷經(jīng)清點(diǎn)、裝袋、封袋、捆扎、裝車等手續(xù)之后，將文件順利運(yùn)回單位。此外，需將材料整理、大型會(huì)議案卷立卷歸檔等工作做好，具體內(nèi)容包含：會(huì)議決定、計(jì)劃、決議及報(bào)告等會(huì)議正式文件;會(huì)議安排的發(fā)言稿;會(huì)議參閱文件;會(huì)議上講話記錄;其他相關(guān)材料等。其四，會(huì)議總結(jié)與評(píng)估。通常情況下，大型會(huì)議結(jié)束之后都會(huì)有相關(guān)正式文件和決議產(chǎn)生，或是有總結(jié)講話;中型以下會(huì)議往往需要起草會(huì)議紀(jì)要。此類工作都包含在會(huì)議結(jié)束后工作范疇內(nèi)，屬于會(huì)議總結(jié)之一，必須高度重視。會(huì)議評(píng)估有利于會(huì)議質(zhì)量的提升。通過控制會(huì)議質(zhì)量，在客觀量化的評(píng)估下達(dá)成經(jīng)驗(yàn)的不斷累積、總結(jié)，以便將影響會(huì)議質(zhì)量的因素消除。評(píng)估總結(jié)主要是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，幫助工作人員做得更好。

二、政府機(jī)關(guān)秘書人員如何做好會(huì)務(wù)工作

（一）樹立大局意識(shí)，盡職盡責(zé)。在組織重大會(huì)議的過程中，與許多方面和諸多人員皆有關(guān)聯(lián)，要想提出科學(xué)、合理的會(huì)議組織方案，就必須置身于其中并立足于大局高度思考問題，調(diào)動(dòng)方方面面的積極性，促進(jìn)形成強(qiáng)大合力。在大局意識(shí)樹立之后，能夠?qū)?huì)議組織工作有效聯(lián)系全局工作，有利于會(huì)議服務(wù)質(zhì)量與效率的提升。每場(chǎng)會(huì)議在會(huì)議組織方面皆有相通之處，即便是內(nèi)容不同也是如此。秘書人員要想確保所開展的會(huì)務(wù)工作的高效性，就必須對(duì)會(huì)務(wù)運(yùn)作的規(guī)范化建設(shè)予以重視，依托完善的制度對(duì)工作進(jìn)行規(guī)范。實(shí)踐中，通過會(huì)議流程的規(guī)范、會(huì)議方案的格式化、會(huì)務(wù)涉及處室職責(zé)的明確等制度化建設(shè)工作的開展，將不必要的環(huán)節(jié)有效精簡(jiǎn)，達(dá)到辦會(huì)的目的。

（二）嚴(yán)格會(huì)議報(bào)批，精減合并會(huì)議。為將各項(xiàng)會(huì)議流程規(guī)范，并達(dá)成會(huì)議管理模式的統(tǒng)一，合理控制會(huì)議規(guī)模，避免會(huì)議可能出現(xiàn)交叉沖突，減少會(huì)議費(fèi)用支出、縮短會(huì)議時(shí)間、提高會(huì)議質(zhì)量，就必須落實(shí)《會(huì)議管理制度》，明確會(huì)議歸口管理部門，并完成經(jīng)常性會(huì)議和專題會(huì)議，主辦部門由歸口管理部門各自明確職責(zé)。在召開各項(xiàng)會(huì)議時(shí)，應(yīng)當(dāng)提前向歸口管理部門報(bào)批，在獲取審批意見之后，方可進(jìn)行會(huì)議時(shí)間與地點(diǎn)的統(tǒng)籌安排。同時(shí)，遵循“務(wù)實(shí)、精簡(jiǎn)、高效”原則，嚴(yán)格對(duì)會(huì)議數(shù)量進(jìn)行控制，精簡(jiǎn)會(huì)議，能合并的會(huì)議盡量合并，可開可不開的堅(jiān)決不開。必須召開的會(huì)議要明確主題，突出實(shí)效性。

（三）耐心細(xì)致，合理協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)關(guān)系。秘書工作期間，涉及面較廣且事務(wù)繁多，因而秘書需要具備頭腦靈活、手腳勤快且能吃苦等條件。會(huì)務(wù)工作中，需保證分工的細(xì)化，同時(shí)也要詳細(xì)周密地制定計(jì)劃，對(duì)待現(xiàn)場(chǎng)各項(xiàng)準(zhǔn)備工作切忌粗心大意，必須注意檢查合適準(zhǔn)確。實(shí)際工作開展過程中，保持實(shí)時(shí)細(xì)致周密做事的態(tài)度，方可將秘書會(huì)務(wù)工作做好。秘書在會(huì)務(wù)工作的組織安排過程中，也應(yīng)當(dāng)妥善結(jié)合其他工作環(huán)節(jié)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)間的關(guān)系。由于會(huì)務(wù)工作時(shí)間各自不同且很緊湊的緣故，秘書需與相關(guān)機(jī)構(gòu)部門經(jīng)常性溝通，確保會(huì)務(wù)工作各項(xiàng)環(huán)節(jié)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，同時(shí)有利于自身辦事效率的提升，并為會(huì)議各項(xiàng)進(jìn)程的順利開展提供保障。

（四）提前到位檢查，嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律。會(huì)議召開前1小時(shí)，會(huì)務(wù)歸口管理部門工作人員需再次對(duì)會(huì)議準(zhǔn)備情況進(jìn)行檢查，尤其是承辦上級(jí)重要會(huì)議時(shí)，需要模擬演示多媒體匯報(bào)材料，同時(shí)充分考慮會(huì)場(chǎng)布置、音響調(diào)試、座次安排、視頻連接、安全標(biāo)識(shí)擺放、會(huì)標(biāo)制作、資料發(fā)放、茶水準(zhǔn)備、會(huì)議用品等細(xì)節(jié)并展開嚴(yán)密檢查。會(huì)前檢查工作開展過程中，若發(fā)現(xiàn)準(zhǔn)備工作中有疏漏存在，必須立刻整改，以便為會(huì)議準(zhǔn)備工作提供充分有序的保障。此外，召開會(huì)議前，有事無法參加會(huì)議的人員，需與會(huì)議主辦部門溝通、請(qǐng)假，講明請(qǐng)假原因，隨后由主辦部門在會(huì)前將參會(huì)人員情況反饋給相關(guān)人員。如果會(huì)場(chǎng)紀(jì)律欠佳，會(huì)對(duì)會(huì)議質(zhì)量與效果造成一定影響，所以必須嚴(yán)格要求會(huì)場(chǎng)紀(jì)律，參會(huì)人員需保證自身精神狀態(tài)良好，不得出現(xiàn)遲到、早退等情況，會(huì)場(chǎng)內(nèi)不得有交頭接耳、玩手機(jī)或吸煙等不良行為出現(xiàn)。

三、結(jié)語

要想做好會(huì)務(wù)工作，看似簡(jiǎn)單實(shí)則很難，秘書人員在日常工作中必須勤用心、肯學(xué)習(xí)，踏踏實(shí)實(shí)，熟練把握會(huì)務(wù)程序，深刻領(lǐng)會(huì)會(huì)務(wù)工作開展的重點(diǎn)，了解領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)務(wù)方面的要求。同時(shí)，秘書人員要保持與時(shí)俱進(jìn)，積極學(xué)習(xí)會(huì)務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)并作為自身的參考，全面改進(jìn)自身存在的不足，以便促進(jìn)自身業(yè)務(wù)水平的提升，為今后會(huì)務(wù)工作的順利開展奠定牢固基礎(chǔ)。

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