淺析國企改革背景下企業(yè)檔案管理與創(chuàng)新

趙越

【摘要】隨著國企改革的不斷深化，現(xiàn)代企業(yè)制度的不斷完善，檔案作為企業(yè)無形資產(chǎn)、重要資源，作用日益顯現(xiàn)，而傳統(tǒng)的檔案管理模式難以滿足企業(yè)改革發(fā)展的需要。本文分析了國企檔案管理過程中存在的問題，闡釋了國企檔案的價值和意義，提出了完善國企檔案管理的途徑，以期為國企檔案管理提供有益參考。

【關(guān)鍵詞】國有企業(yè);檔案管理;價值;創(chuàng)新途徑

企業(yè)檔案是一個企業(yè)在其科研、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動過程中逐漸形成的具有保存價值的各種文件資料的總和，檔案管理作為企業(yè)的一項基礎(chǔ)性工作，服務(wù)于企業(yè)管理和發(fā)展的全過程，為其提供強有力的支撐。國有企業(yè)作為國民經(jīng)濟的重要支柱，在企業(yè)自身發(fā)展歷程中形成的檔案對企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展、經(jīng)營生產(chǎn)決策等方面有著重要的影響。

黨的十八屆三中全會以來，黨中央提出了全面深化改革的總體目標，國資管理體制由“管企業(yè)”向“管資本”轉(zhuǎn)變。2017年，國務(wù)院下發(fā)的《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院國資委以管資本為主推進職能轉(zhuǎn)變方案的通知》明確取消了國資委對中央企業(yè)檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能。國家檔案局于2019年初發(fā)布了《關(guān)于在深化國有企業(yè)改革中加強檔案工作的意見》，貫徹落實黨中央國務(wù)院關(guān)于檔案工作的決策部署，全面加強國有企業(yè)檔案工作，加強國家檔案局對國有企業(yè)檔案工作監(jiān)督與業(yè)務(wù)指導(dǎo)。國有企業(yè)尤其中央企業(yè)檔案是國家檔案資源的重要組成，是國有資產(chǎn)的重要組成部分，是企業(yè)資產(chǎn)管理、運營中不可替代的重要依據(jù)和重要資產(chǎn)，是促進資產(chǎn)保值增值、提高管理水平，提升企業(yè)競爭力的堅實基礎(chǔ)。因此，加強檔案管理工作，有利于國有企業(yè)不斷提升其檔案管理服務(wù)水平，能更好地為企業(yè)的研發(fā)、設(shè)計、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動和維系改革發(fā)展穩(wěn)定服務(wù)。

一、國有企業(yè)檔案管理的重要意義

（一）企業(yè)檔案是國企生存和發(fā)展的重要資源。在當今時代，信息成為企業(yè)生存發(fā)展的重要資源，檔案資料也是企業(yè)發(fā)展的重要資源之一。企業(yè)檔案是保存記錄企業(yè)經(jīng)營管理過程中各項活動的原始記錄，是企業(yè)發(fā)展過程中積累管理經(jīng)驗、創(chuàng)新歷程、科技研發(fā)、工程項目等內(nèi)容的重要體現(xiàn)，是企業(yè)核心競爭力的重要組成部分。一方面，有助于為企業(yè)決策、提高競爭力提供一定的依據(jù)，并為國企深化改革、推進結(jié)構(gòu)調(diào)整升級的可行性分析與預(yù)測提供重要的基礎(chǔ)依據(jù);另一方面，企業(yè)財務(wù)檔案所提供的資料、憑證是維護企業(yè)合法權(quán)益，避免企業(yè)遭受經(jīng)濟損失，確保國有資產(chǎn)保值增值和企業(yè)生存發(fā)展的重要資源。

（二）企業(yè)檔案是國企深化改革不可或缺的重要證明。供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革中，不論企業(yè)“三供一業(yè)”移交、還是“處僵治困”等工作都或多或少涉及企業(yè)檔案，檔案處置問題不僅關(guān)系到國有資產(chǎn)和職工權(quán)益的維護。同時，國企檔案中包括了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的文書材料、財務(wù)會計檔案、人事檔案、基建檔案等，都是對企業(yè)發(fā)展真實、完整的記錄，對于解決后續(xù)工作中出現(xiàn)的問題、做好檔案工作交接提供了重要的憑證。

（三）企業(yè)檔案是提升國企管理水平的重要手段。企業(yè)檔案不僅是記錄企業(yè)經(jīng)營管理過程真實面貌的一項基礎(chǔ)性工作，更能反映一個企業(yè)管理水平，以全面提升企業(yè)檔案管理為手段，有利于提高企業(yè)工作效率和工作質(zhì)量，是現(xiàn)代企業(yè)制度下國企發(fā)展的必要條件。此外，在日益激烈的市場競爭中，企業(yè)檔案同樣記載著企業(yè)的發(fā)展理念和成果，是企業(yè)文化與價值理念等實力記載的重要源泉。因此，提升檔案價值的認同，在充分尊重歷史的基礎(chǔ)上，制定符合時代發(fā)展、契合企業(yè)文化的戰(zhàn)略對提升企業(yè)的軟實力有著重要的作用。

二、國有企業(yè)檔案管理工作存在的問題

隨著國企改革的不斷深化，企業(yè)改制后在生產(chǎn)經(jīng)營方面得到較大改變，但傳統(tǒng)落后的企業(yè)檔案管理的理念、模式、方法與現(xiàn)代企業(yè)制度下的企業(yè)經(jīng)營管理水平不相適應(yīng)，與檔案管理工作系統(tǒng)化、精細化、科學化、現(xiàn)代化管理要求相差較遠。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）企業(yè)檔案管理意識亟待加強。一方面，有些人認為檔案工作是檔案部門或檔案人員“一家”之事，加上檔案管理這項基礎(chǔ)性工作的收益價值不是立竿見影，導(dǎo)致企業(yè)對檔案管理工作的計劃安排與資金投入不足。另一方面，一些部門管理者和非專職檔案管理人員檔案意識不強，狹隘地認為檔案僅是對收發(fā)文的歸檔整理，或者認為文件資料自己保管更方便，不重視企業(yè)研發(fā)、設(shè)計、經(jīng)營、管理各環(huán)節(jié)形成的文檔資料的及時移交與歸檔，造成檔案資料斷代、存檔不及時甚至檔案安全威脅等問題。此外，一些檔案管理人員依賴于手工管理經(jīng)驗，管理創(chuàng)新不足，為檔案數(shù)字化建設(shè)帶來一定阻礙。

（二）企業(yè)檔案管理人員技能亟待提升。有些國有企業(yè)檔案管理工作僅配備1-2名非檔案專業(yè)的兼職人員，人手不足，缺乏足夠的專職人員。有些單位檔案管理人員的專業(yè)能力、綜合素質(zhì)與檔案數(shù)字化、辦公自動化的要求還有一定差距。一方面，在面對與日俱增的文檔資料時力不從心，在管理能力提升及創(chuàng)新上更顯不足;另一方面，由于檔案管理人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識與技能，或欠缺必要的崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育，加之不掌握信息化知識或現(xiàn)代化技能手段，一定程度上制約了企業(yè)檔案管理數(shù)字化水平。

（三）企業(yè)檔案管理制度亟待完善?，F(xiàn)代企業(yè)制度的不斷完善，要求企業(yè)檔案工作更加科學規(guī)范，主要表現(xiàn)在企業(yè)檔案管理制度體系逐步建立健全。但在國企改革實踐中，國有企業(yè)普遍缺乏對檔案管理應(yīng)有的重視，有的制定制度后多年未修訂，有的未建立完善的檔案管理流程、規(guī)范，導(dǎo)致檔案管理工作中沒有科學系統(tǒng)的檔案管理制度作指導(dǎo)、標準模糊、可操作性不高。

（四）企業(yè)檔案管理信息化程度亟待提升。國有企業(yè)檔案數(shù)字化進程緩慢，軟硬件設(shè)備匱乏。一方面，由于對檔案管理數(shù)字化、信息化不夠重視，掃描儀、計算機、復(fù)印機等必要的硬件設(shè)備配備不足，或者有些設(shè)備未能及時更新，影響檔案信息化進程;另一方面，有的企業(yè)尚未建立企業(yè)數(shù)字檔案館（室）;有的企業(yè)仍采取線下流轉(zhuǎn)、紙質(zhì)歸檔等傳統(tǒng)手工公文運轉(zhuǎn)模式，欠缺O(jiān)A辦公自動化系統(tǒng)嵌入電子公文歸檔模塊;有的企業(yè)檔案管理平臺與OA系統(tǒng)兼容性不好，在信息掛接、推送、查詢時經(jīng)常出現(xiàn)問題，在一定程度上影響了工作效率。

（五）企業(yè)檔案管理服務(wù)利用亟待加強。檔案不僅是一項專業(yè)性較強的工作，更是企業(yè)的重要知識資產(chǎn)與信息資源，但無論企業(yè)職工還是檔案管理人員甚至企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，均對企業(yè)檔案利用不充分，表現(xiàn)為整理歸檔多，服務(wù)利用少;被動利用多，主動提供少;被動查詢多，主動參與少。另外，傳統(tǒng)的分庫管理思想造成檔案分類存放，即便有管理系統(tǒng)的也獨立運行，呈現(xiàn)碎片化、分散化的特點，制約了檔案的協(xié)同利用。

三、國有企業(yè)檔案管理的完善之道

在國企改革環(huán)境下，要想做好企業(yè)檔案管理工作，應(yīng)基于現(xiàn)代企業(yè)管理現(xiàn)狀，圍繞檔案管理水平優(yōu)化提升，提出“一二三四”體系建設(shè)思路，即“一個目標、兩個支撐、三個轉(zhuǎn)變、四個基礎(chǔ)”的企業(yè)全面檔案管理體系，抓重點、補短板、強弱項，逐步完善企業(yè)檔案工作，不斷提高企業(yè)檔案管理水平和服務(wù)能力，推動企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化進程。

（一）堅持“一個目標”。隨著市場經(jīng)濟環(huán)境的不斷變化與國企改革發(fā)展的不斷推進，現(xiàn)代企業(yè)管理工作必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式。一方面，要從傳統(tǒng)手工整理、粗放型管理方式向現(xiàn)代電子信息化、精細化管理方式轉(zhuǎn)變;另一方面，要以檔案收集整理為主向以開發(fā)檔案價值利用為主的目標轉(zhuǎn)變。國有企業(yè)要以改革為契機，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)經(jīng)營管理中的積極作用和應(yīng)有的價值。不僅要積極創(chuàng)新檔案資料的收集和保管機制，提高檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化水平，更重要的是準確把握國有企業(yè)改革對檔案的利用需求，改進服務(wù)方式，主動開發(fā)檔案信息服務(wù)企業(yè)發(fā)展，利用現(xiàn)代信息化手段，推行企業(yè)檔案利用“一站式”服務(wù)，更好地服務(wù)企業(yè)改革發(fā)展。

（二）健全“兩個支撐”機制。完善國有企業(yè)檔案工作，推動檔案工作與企業(yè)發(fā)展的協(xié)調(diào)和適應(yīng)，離不開加強檔案工作領(lǐng)導(dǎo)和檔案機構(gòu)建設(shè)這兩個支撐。1.加強檔案工作領(lǐng)導(dǎo)。把檔案工作納入國有企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度計劃，檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)要定期聽取檔案工作匯報、研究并協(xié)調(diào)解決檔案工作中的問題，為企業(yè)檔案工作提供人、財、物等方面的保障。2.強化檔案機構(gòu)建設(shè)。國有企業(yè)尤其是中央企業(yè)總部應(yīng)設(shè)置檔案機構(gòu)，檔案經(jīng)費列入企業(yè)年度預(yù)算，并在歸口的職能部門設(shè)置檔案機構(gòu)的崗位、配備相應(yīng)的人員。同時，所配備的人員應(yīng)具備檔案管理相應(yīng)的知識和技能。

（三）樹立“三個轉(zhuǎn)變”理念。企業(yè)檔案工作在企業(yè)發(fā)展中起著基礎(chǔ)性支撐作用，但在目前黨和國家事業(yè)快速發(fā)展的新時代新形勢新要求下，檔案管理工作還存在著一定差距，因而進一步推動國有企業(yè)檔案的轉(zhuǎn)型與發(fā)展，不僅要立足檔案部門的資源優(yōu)勢和專業(yè)優(yōu)勢開拓創(chuàng)新，更重要的是要轉(zhuǎn)變企業(yè)檔案管理的理念意識。一是國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)進一步重視企業(yè)檔案工作，在人力、物力、財力上加大投入力度。不斷加強企業(yè)檔案管理水平，為檔案工作管理創(chuàng)新提供良好的環(huán)境氛圍。二是企業(yè)檔案管理人員應(yīng)充分認識檔案價值，進一步發(fā)揮人的主觀能動性，變被動為主動，激發(fā)管理創(chuàng)新與檔案價值。三是國有企業(yè)職工應(yīng)進一步轉(zhuǎn)變思想，由“一家”之事轉(zhuǎn)變?yōu)槿珕T性協(xié)同，推動企業(yè)檔案管理工作順利開展，提高企業(yè)檔案工作效率和質(zhì)量。

（四）加強“四個基礎(chǔ)”建設(shè)。1.健全制度基礎(chǔ)——以規(guī)范的工作規(guī)章，完善國有企業(yè)檔案制度體系。國有企業(yè)檔案工作應(yīng)以檔案制度體系的建立完善為前提。國家檔案局頒布的相關(guān)法律、法規(guī)以及實施辦法，是企業(yè)檔案管理執(zhí)行的重要依據(jù)，企業(yè)應(yīng)結(jié)合行業(yè)特點和自身實際，明確制定企業(yè)檔案管理制度和相關(guān)配套實施辦法，從而規(guī)范企業(yè)檔案管理行為。同時加強檔案管理部門與其他部門和下屬單位間的協(xié)同，完善企業(yè)經(jīng)營發(fā)展各環(huán)節(jié)活動文件資料的及時歸檔整理并通過制度形式確定下來，規(guī)范企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)管理要求，確保企業(yè)檔案應(yīng)歸盡歸。2.提升業(yè)務(wù)基礎(chǔ)——以創(chuàng)新、高質(zhì)量為要求，推動國有企業(yè)檔案健康發(fā)展，營造良好的工作氛圍。檔案管理業(yè)務(wù)工作可歸納為“收、管、用”三個方面，其中收、管是基礎(chǔ)，是確保檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)，也是確保檔案后續(xù)利用的基礎(chǔ)。因此，檔案管理要在材料收集、歸檔整理等方面下功夫，嚴把質(zhì)量關(guān)。由于企業(yè)經(jīng)營管理是一個動態(tài)變化的過程，因此國企尤其是集團總部應(yīng)定期修訂企業(yè)管理類檔案資料分類表，明確歸檔內(nèi)容和保管期限要求，明確部門兼職檔案管理人員職責，并且檔案人員應(yīng)主動溝通聯(lián)絡(luò)，實現(xiàn)檔案收集常態(tài)化，做到檔案材料應(yīng)歸盡歸、隨時收集，內(nèi)容完備、及時歸檔。在檔案開發(fā)利用方面，服務(wù)企業(yè)改革發(fā)展大局，重視和加強國有企業(yè)檔案編研，編報檔案參考。進一步做好企業(yè)年鑒、制度匯編、社會責任報告等編撰工作，同時配合黨中央、國務(wù)院深化供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革和打贏“三大攻堅戰(zhàn)”，有計劃地開展國企改革、重點建設(shè)項目、精準扶貧等領(lǐng)域的檔案編研工作等。3.強化軟硬件基礎(chǔ)——以“信息化、安全性”為核心，加快國有企業(yè)檔案轉(zhuǎn)型升級。在信息時代，數(shù)字檔案館（室）建設(shè)不僅是企業(yè)發(fā)展的需要，也是適應(yīng)時代發(fā)展對檔案信息管理效率的迫切需要。國家檔案局印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》指出，要建成一批具有國際先進水平的企業(yè)數(shù)字檔案館，國家檔案局將計劃在中央企業(yè)總部全覆蓋，可見，企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)勢在必行。國有企業(yè)應(yīng)充分調(diào)研檔案工作在“收、管、用”上的需求，制定本企業(yè)的數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)劃，建立健全檔案數(shù)據(jù)庫。同時，要規(guī)范電子檔案歸檔，從源頭上確保電子檔案的完整齊全，妥善處理各種存儲介質(zhì)移交的電子檔案。注重檔案數(shù)據(jù)異地備份并加強系統(tǒng)安全管理，確保檔案系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)安全等等。通過這種檔案信息軟件平臺的建設(shè)，進一步拓寬檔案的借閱使用和更深層次的開發(fā)利用，不斷提高國企檔案工作的管理效率和服務(wù)質(zhì)量，推動企業(yè)檔案信息化進程。同時，國有企業(yè)可以從以下幾個方面進一步加強檔案管理硬件設(shè)備設(shè)施投入：一是嚴格按照檔案室建設(shè)“八防”要求，配備滅火器、溫濕度表、凈化器等設(shè)備設(shè)施，筑牢檔案安全防線，確保檔案實體存放安全。并且要定期對檔案室防護設(shè)備設(shè)施開展檢查，消除安全隱患。二是進一步改善檔案室的辦公條件，配備掃描儀、復(fù)印機、打印機等設(shè)備，及時更新較陳舊的計算機等，不斷滿足數(shù)字檔案室建設(shè)的硬件要求，推動企業(yè)檔案信息化進程。此外，要及時更換檔案盒、檔案封套等檔案裝具，確保檔案的整體性、一致性。4.專業(yè)化培訓(xùn)基礎(chǔ)——以培訓(xùn)交流為手段，加強國有企業(yè)檔案管理隊伍建設(shè)與素質(zhì)提升。檔案管理專業(yè)性人才是提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的先決條件，是建立企業(yè)檔案管理工作隊伍的重要基礎(chǔ)。因此，國有企業(yè)應(yīng)以培訓(xùn)教育為支撐，全面提高檔案管理人員素質(zhì)和能力，確保檔案管理向?qū)I(yè)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化、高效化方向逐步推進。一方面，可以有針對性地吸納檔案專業(yè)學生，同時注重檔案管理人員的崗前（上崗）、在崗繼續(xù)教育培訓(xùn)，定期參加外部培訓(xùn)，提高檔案工作人員素質(zhì);另一方面，積極組織企業(yè)內(nèi)部專項培訓(xùn)，促進企業(yè)所屬單位之間的交流學習，全面提升企業(yè)檔案管理的整體水平，也可以邀請上級部門的行業(yè)專家或高校專家學者到企業(yè)一線授課，解讀政策法規(guī)、講解理論知識，如組織開展集團職能部門和二級單位相關(guān)人員深入學習《關(guān)于在深化國有企業(yè)改革中加強檔案工作的意見》等企業(yè)檔案政策。此外還可以到兄弟單位觀摩學習先進管理模式等。

四、結(jié)語

習近平總書記指出：“檔案工作是一項基礎(chǔ)性工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)的發(fā)展，都離不開檔案?！睓n案的重要價值和意義毋庸置疑。在加強企業(yè)檔案管理工作的進程中，只有建立健全檔案管理體系，從“轉(zhuǎn)變”“基礎(chǔ)”“支撐”入手，才能充分發(fā)揮檔案資源的應(yīng)有價值，實現(xiàn)檔案管理水平提升與企業(yè)發(fā)展需要相適應(yīng)。

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