高校一站式網(wǎng)上辦事大廳的研究與實踐

摘要：通過分析高校信息化現(xiàn)狀，提出一站式網(wǎng)上辦事大廳的建設(shè)目標(biāo)。闡述了一站式網(wǎng)上辦事大廳建設(shè)框架，以流程模板、自定義表單、自定義流程、流程監(jiān)控等功能模塊為基礎(chǔ)，采用事務(wù)驅(qū)動模式進行集中管理，聚焦師生實際辦事需求。該系統(tǒng)讓數(shù)據(jù)“多跑路”，讓師生“少跑腿”，提高了辦事效率，提升了用戶服務(wù)體驗。

關(guān)鍵詞：智慧校園;流程引擎;自定義表單;一站式辦事大廳

中圖分類號：G434

文獻標(biāo)識碼：A

文章編號：1006-8228（2020）09-109-04

Research and practice of one-stop online service hall in colleges and universities

Fu Huijuan

（Zhejiang Guangsha College of Applied Construrtion Techology. Dongyang， Zhejiang 322100， China）

Abstract： By analyzing the current situation of informatization in colleges and universities， this paper puts forward the constructiongoal of one-stop online service hall. The construction framework of one-stop online service hall is expounded， and the system ofone-stop online service hall is based on the process template， user-defined form. user-defined process， process monitoring and otherfunctional modules， adopts the transaction driven mode for centralized management， and focuses on the actual needs of teachersand students for service. The system makes the data "run more"， and makes teachers and students "run less". which improves theservice efficiency. and improves the users' experience on the service.

Key words： smart campus; process driven; user-defined form; one-stop online service hall

0引言

近幾年，隨著高校信息化水平的不斷發(fā)展，很多高校各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)已經(jīng)遍地開花，這些系統(tǒng)在推進無線化辦公、提高工作效率等方面起到了不少作用，但是這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)是由不同的軟件供應(yīng)商提供的，且各自為政，師生辦理某一事項仍然需要跑到各自的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中申請辦理，同樣的基本信息數(shù)據(jù)存在重復(fù)填報以及信息填寫不規(guī)劃等問題，而且辦事后的實時進度、辦事時限等問題也很難解決[1-2]。為改善師生服務(wù)體驗，解決相關(guān)難題，讓師生用戶實現(xiàn)“最多跑一次”，建設(shè)一個業(yè)務(wù)協(xié)同聯(lián)動、辦事方便快捷的一站式的網(wǎng)上辦事大廳顯得尤為重要。

1高校信息化現(xiàn)狀

從高校信息化建設(shè)的經(jīng)歷來看，從硬件設(shè)施建設(shè)階段到現(xiàn)在的智慧校園階段，雖然有得了一定的成果，但是存在的問題也不能忽視，這些問題具體表現(xiàn)在以下幾個方面。

1.1缺乏頂層規(guī)劃

信息化建設(shè)過程中，往往存在著一個業(yè)務(wù)系統(tǒng)一個廠商，而且建設(shè)的內(nèi)容都是業(yè)務(wù)部門自己說了算。在實際過程中，由于不同廠商的建設(shè)理念不一致、建設(shè)邊界相對模糊、權(quán)責(zé)不明確，業(yè)務(wù)部門則是關(guān)注某個業(yè)務(wù)場景中的流程需要，并不會以校級層面來管理考慮這些問題，這樣一來，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)質(zhì)量就會低下，遇到需要某些數(shù)據(jù)支撐其進行決策或改善的時候，就提供不了高質(zhì)量的數(shù)據(jù)。各類分散的數(shù)據(jù)還需要耗費大量人工進行匯總統(tǒng)計，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率和及時性不能得到保證。每次都要進行重復(fù)工作，未能有效得到數(shù)據(jù)的積累效應(yīng)。信息化建設(shè)部門需要站在全局角度做好頂層規(guī)劃顯得非常必要。

1.2缺乏統(tǒng)一的開放支撐平臺

目前高校的情況就是業(yè)務(wù)系統(tǒng)很多，但是辦事項仍然很繁瑣。以學(xué)生請假為例，需要在學(xué)工系統(tǒng)中提出申請，然后還要由相關(guān)工作人員到教務(wù)系統(tǒng)、進出門系統(tǒng)登記，方便任課教師、保安查閱，一個事項需要重復(fù)和反復(fù)提交;若要查詢個人信息，也有多個出口，存在教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)工系統(tǒng)、離校系統(tǒng)查出來的信息不一致，數(shù)據(jù)沒有實現(xiàn)共享[3]。因此，為了能更加方便師生快速辦理事務(wù)、反饋問題，建設(shè)一個統(tǒng)一的開放支撐平臺非常有必要[4]。

1.3缺乏個性化服務(wù)設(shè)計

目前，大部分高校的業(yè)務(wù)系統(tǒng)主要是從管理者的角度來建設(shè)，而非教師、學(xué)生、社會人員等這些一線用戶，因此，每個業(yè)務(wù)系統(tǒng)針對每個用戶的界面都是一樣的，沒有根據(jù)每位用戶的實際需求來推送消息和服務(wù)，用戶體驗感差。學(xué)校信息化的評價體系不夠完善，反饋渠道不暢通，因此需要創(chuàng)新建設(shè)理念，以用戶需求為中心，業(yè)務(wù)需求要從強調(diào)管理需求、部門需求轉(zhuǎn)變?yōu)閺娬{(diào)用戶需求，讓用戶不需要因為辦一件事項重復(fù)填報信息、反復(fù)進入不同系統(tǒng)，而只要通過一個入口提交自己的需求;同時可以實時查看、跟蹤自己的事項進展和辦理結(jié)果。

2系統(tǒng)設(shè)計

一站式網(wǎng)上辦事大廳是以流程引擎為基礎(chǔ)，應(yīng)用信息化手段，以教職工和學(xué)生為主要服務(wù)對象，整合并優(yōu)化高校管理流程服務(wù)資源的網(wǎng)上服務(wù)平臺[5]。網(wǎng)上辦事大廳將高校各個業(yè)務(wù)部門之間的流程服務(wù)進行聚合和優(yōu)化，為廣大師生提供“一站式”的流程辦理服務(wù)，讓數(shù)據(jù)多跑路，讓師生少跑腿。系統(tǒng)重點建設(shè)流程引擎服務(wù)和表單工具服務(wù)，并以門戶平臺的整體形象予以公示，系統(tǒng)的建設(shè)框架如圖1所示。

第一層是服務(wù)層，是全校師生使用網(wǎng)上辦事大廳的快速入口，也是各項流程服務(wù)事項和公共信息瀏覽的匯集點，包括當(dāng)前用戶信息、各類通知公告、系統(tǒng)推薦的服務(wù)事項、自定義服務(wù)、待辦事項、已辦事項以及我發(fā)起的事項等。系統(tǒng)會自動根據(jù)當(dāng)前用戶的角色顯示不同的信息，用戶自己也可以設(shè)置不同的個性化界面，個性化事務(wù)的辦理權(quán)限。系統(tǒng)支持電腦版、移動版、微信公眾號等多種終端的顯示。

第二層是業(yè)務(wù)層，這是辦事大廳建設(shè)的重點內(nèi)容，包括表單設(shè)計、流程構(gòu)建、流程執(zhí)行和流程監(jiān)控等內(nèi)容。表單和流程設(shè)計器用于流程模板的定義，流程執(zhí)行業(yè)引擎根據(jù)流程模板的定義控制流程執(zhí)行。流程監(jiān)控和管理提供帶外的流程控制，如督辦、延期統(tǒng)計等功能。業(yè)務(wù)層還提供了與智慧校園其他應(yīng)用的接口，流程執(zhí)行的結(jié)果數(shù)據(jù)通過接口交換到教務(wù)、科研、人事、學(xué)工等各業(yè)務(wù)系統(tǒng)封裝起來，讓用戶不需要重復(fù)填寫信息，真正感知到“一站式體驗”。

第三層是數(shù)據(jù)層，主要存放流程模板的定義數(shù)據(jù)和流程執(zhí)行過程中的屬性數(shù)據(jù)集，并通過數(shù)據(jù)交換中心實現(xiàn)組織機構(gòu)和用戶信息的共享。

3系統(tǒng)實現(xiàn)

系統(tǒng)基于B/S架構(gòu)，采用ASP.NET的開發(fā)框架，以Google MD風(fēng)格設(shè)計，界面更簡潔方便，終端適應(yīng)性更強，并通過OAuth協(xié)議與微信公眾平臺對接，用戶不需要安裝特殊客戶端工具，即可實現(xiàn)一次綁定自動登錄，隨時隨地的辦理相關(guān)事項。系統(tǒng)以模板技術(shù)為基礎(chǔ)，通過動態(tài)定義的表單和流程步驟，實現(xiàn)流程的用戶自定義擴展。

3.1流程模板

流程模板是流程執(zhí)行過程中顯示、接收用戶輸入和控制流程走向的依據(jù)。實際上每個不同的事項對應(yīng)一個流程模板。模板主要包括表單和步驟兩個組成部分，表示用于用戶交互和數(shù)據(jù)采集，而步驟用于控制流程的路由。由于每個事項的申請人員類型不同，將模板與系統(tǒng)角色的關(guān)聯(lián)，只有指定角色的用戶才能發(fā)起指定的事項申請。事項的相關(guān)說明，包括注意事項、辦理說明和提交材料等信息都設(shè)置在模板信息中，并通過設(shè)置模板對發(fā)起次數(shù)和并發(fā)進行控制。

3.2自定義表單設(shè)計

從靜態(tài)角度看，流程可以看作為一系列屬性的集合，這些屬性是由發(fā)起者和中間的辦理人員輸入的信息。系統(tǒng)用自定義表單來組織管理屬性集合。由于流程的每個步驟都可能往流程添加數(shù)據(jù)，因此每個步驟都可以關(guān)聯(lián)一個表單。

表單設(shè)計是創(chuàng)建流程的第一步，也是數(shù)據(jù)輸入的源頭，表單由一系列字段組成，對用戶輸入的信息進行統(tǒng)一的設(shè)計，表單的字段包括：字段名稱、輸入控件類型、可選項列表、默認(rèn)值、是否必填、分類、幫助提示等信息，其中字段名稱是顯示給用戶看的名稱，分類用于給輸入表單進行劃分區(qū)塊，幫助提示信息用于給用戶提供輸入的說明。

系統(tǒng)采用自動的HTML控件生成技術(shù)，根據(jù)指定的輸入控件類型、可選項列表和默認(rèn)值來動態(tài)生成表單?？丶念愋桶ㄎ谋究颉⒍嘈形谋究?、數(shù)值框、單選框、多選框、日期、日期時間、附件等，對于單選和多選框用戶可以通過可選項列表來定義各個選項。

為了方便數(shù)據(jù)存取和統(tǒng)計，表單與物理表建立關(guān)聯(lián)，一個表單對應(yīng)數(shù)據(jù)庫中的一個物理數(shù)據(jù)表，定義好表單的字段后，系統(tǒng)會自動在數(shù)據(jù)庫中生成相應(yīng)的物理數(shù)據(jù)表和字段。流程執(zhí)行過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)就保存在物理表中，每個流程對應(yīng)數(shù)據(jù)表的一條記錄。除了默認(rèn)值和必填項的設(shè)置外，系統(tǒng)支持通過正則表達式和SQL語句的方式進行表單輸入數(shù)據(jù)的有效性驗證。

3.3自定義流程設(shè)計

流程設(shè)計是整個辦事大廳關(guān)鍵模塊。流程中主要包括節(jié)點和連接線，節(jié)點包括開始節(jié)點、控制節(jié)點、步驟節(jié)點和結(jié)束節(jié)點，其中開始節(jié)點和結(jié)束節(jié)點只有一個，分別用于標(biāo)識流程的起點和終點;控制節(jié)點用于控制流程的走向;步驟節(jié)點是流程的各個步驟。為方便動態(tài)增減流程節(jié)點和控制流向，設(shè)計了一個輕量型的可視化的流程定義工具，可以根據(jù)實際需要進行可視化拖曳增減。

流程步驟主要包含步驟名稱、操作提示、辦理人員、輸入表單和數(shù)據(jù)校驗等元素。輸入表單與上述定義好的自定義表單進行綁定，辦理人員在實際流程中可能出現(xiàn)多種情況，可能需要由某個崗位、某個部門或指定的人員辦理，系統(tǒng)提供了智能的人員選擇器完成辦理人員的自動選擇，辦理人員選擇器是一個字符串描述，設(shè)計人員可以填寫角色名稱、部門名稱、指定用戶或者流程屬性引用等內(nèi)容。

（1）角色：角色是多個用戶的集合，代表特定的崗位或權(quán)限，角色可以由用戶自定義，并為用戶指定角色，用戶和角色是多對多的關(guān)聯(lián)關(guān)系。如果輸入角色的名稱，則系統(tǒng)將該角色對應(yīng)的用戶都選為辦理人員。

（2）部門：如果輸入的是某個部門的名稱，則該部門的人員都選為辦理人員。

（3）指定用戶：需要某個指定用戶辦理時，可填寫用戶的姓名，如果姓名存在重名情況，可填寫用戶的編號。

（4）流程屬性引用：流程屬性是用戶在流程表單中輸入的內(nèi)容，對于需要由申請或辦理人員來指定的情況，可以輸入流程屬性的名稱，系統(tǒng)將屬性值作為人員選擇器，遞歸調(diào)用前面的解析方式選擇人員。

在流程執(zhí)行過程中，系統(tǒng)按從上到下的優(yōu)先順序確定辦理人員，未能找到辦理人員的給出異常提示。對于多個用戶同時辦理同一步驟的情況，用戶可在流程步驟上設(shè)置會辦選項，如果未選擇會辦，則其中一個用戶辦理完成后，同步驟的其他用戶就不需要再辦理。

跟程序設(shè)計類似，流程的執(zhí)行也存在順序、分支和循環(huán)結(jié)構(gòu)。系統(tǒng)通過在流程節(jié)點之間添加控制節(jié)點來控制流程走向，控制節(jié)點通過控制條件和下一步驟的組合來定義分支，未定義控制節(jié)點的按順序結(jié)構(gòu)執(zhí)行，如果分支如果指向前導(dǎo)的節(jié)點，則構(gòu)成了循環(huán)結(jié)構(gòu)?？刂茥l件是一個邏輯表達式，采用SQL自帶的邏輯運算功能設(shè)計了動態(tài)的條件定義，設(shè)計人員可以填寫任何符合SQL規(guī)范的語句來進行判斷，并可引用自定義表單中輸入的屬性值，例如【用戶類型】=“教職工”用于判斷用戶在表單中填寫的用戶類型字段是不是教職工。

3.4流程的執(zhí)行

流程模板定義好后，用戶選擇需要辦理的流程模板，由流程引擎創(chuàng)建流程的步驟，給申請用戶顯示第一個步驟對應(yīng)的申請表單，申請表單提交后根據(jù)流程的定義創(chuàng)建后續(xù)步驟，并根據(jù)辦理人員選擇器獲取辦理人員，每個步驟創(chuàng)建后，系統(tǒng)會通過微信消息通知辦理人員，用戶只需點擊消息，即可打開流程的辦理界面。

流程步驟的辦理包括待受理、已受理和完成三種狀態(tài)，新創(chuàng)建的步驟處于待受理狀態(tài);用戶點擊流程后，流程即處理已受理狀態(tài)，填寫該步驟對應(yīng)的表單提交后即處理完成狀態(tài)，步驟完成后又交給流程引擎創(chuàng)建后續(xù)步驟直接結(jié)束節(jié)點。用戶的辦理還可以進行退回、轉(zhuǎn)交和抄送等幾個操作。退回操作時由辦理人員填寫退回的原因和選擇退回到哪一個前導(dǎo)步驟，系統(tǒng)停止創(chuàng)建后續(xù)步驟，并將前導(dǎo)步驟設(shè)為待受理狀態(tài)，并向前導(dǎo)步驟的辦理人發(fā)送辦理通知;轉(zhuǎn)交操作用于將當(dāng)前的步驟轉(zhuǎn)給另一個人辦理，系統(tǒng)還支持預(yù)設(shè)辦理轉(zhuǎn)移，在指定時間段內(nèi)的所有任務(wù)都自動轉(zhuǎn)給指定人員;抄送實際上是向流程中添加額外的辦理人員，但抄送步驟不影響主流程的執(zhí)行，也就是說抄送步驟是否完成不影響整個流程的執(zhí)行過程。

3.5流程監(jiān)控和分析

當(dāng)流程啟動后，由流程監(jiān)控模塊對流程實例進行實時管理、查詢干預(yù)和效率分析等工作。從用戶角度來說，需要實時了解自己提交事項的辦理情況，包括有沒有通過審批、有沒有被忽略或者耽擱，系統(tǒng)提供了我申請的事項模塊，用戶可以瀏覽自己提交的所有事項及其辦理進度，可以查看辦理人員的辦理意見和回復(fù)。從管理者角度來說，可以從全局角度監(jiān)控各項事項流程狀態(tài)是否正常、流程設(shè)計是否合理、運行日志是否異常、有沒有長時間沒有處理的事項、有沒有用戶提交什么意見和建議。系統(tǒng)為每個流程定義了流程管理員，流程管理員一般是每個流程對應(yīng)業(yè)務(wù)部門的事項負(fù)責(zé)人。由流程管理員對關(guān)聯(lián)的流程監(jiān)控，在流程監(jiān)控模塊，可以查詢各個正在辦理中的事項的進度和已辦理時長，可通過微信公眾平臺的模板消息發(fā)送督辦提醒。實際的流程運行過程中還可能出現(xiàn)已經(jīng)辦理完成的步驟但又發(fā)現(xiàn)辦理意見填錯的情況，這時可由辦理人員作退回操作，也可由流程管理員對流程步驟進行回滾。系統(tǒng)提供辦理次數(shù)統(tǒng)計用于統(tǒng)計每個用戶參于流程的次數(shù);辦理時長統(tǒng)計用于分析每個用戶或每個流程步驟的平均辦理時長;辦理延期統(tǒng)計用于查詢未按時完成辦理的事項和辦理人員。

4結(jié)束語

一站式網(wǎng)上辦事大廳是基于學(xué)?，F(xiàn)有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，針對目前存在的問題進行資源整合，以“用戶為中心”，為用戶提供全天候的服務(wù)[6]。在功能上可以做到及時推送消息，將被動使用變成主動推送;也可以將同一事項的重復(fù)操作轉(zhuǎn)變?yōu)橐绘I提交，同時能實時監(jiān)控自己提交事項的審批人員、審批意見、辦理進度以及相關(guān)結(jié)果;對于相應(yīng)事項流程的設(shè)計、審批人員的表現(xiàn)都可以進行實時評價。接下來的工作，將進一步深入思考如何更好的在服務(wù)事項數(shù)量和質(zhì)量之間尋找平衡，如何更好的提高數(shù)據(jù)質(zhì)量，在數(shù)據(jù)決策過程中能起到關(guān)鍵作用。

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收稿日期：2020-05-14

基金項目：金華市社科聯(lián)課題“最多跑一次”改革背景下高校一站式網(wǎng)上辦事大廳的實踐研究（YB2020139）

作者簡介：傅惠娟（1982-），女，浙江建德人，碩士，高級工程師，主要研究方向：教育信息化。