財(cái)務(wù)共享模式下內(nèi)部控制的思路探討

陳曄

摘要 在經(jīng)濟(jì)一體化背景下，我國(guó)各行業(yè)迎來(lái)迅速發(fā)展的機(jī)遇，但企業(yè)財(cái)務(wù)成本支出高等問題也愈發(fā)嚴(yán)重。共享服務(wù)理念的傳播使越來(lái)越多的企業(yè)認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)共享對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要作用，而日漸成熟的信息技術(shù)也為建立財(cái)務(wù)共享中心提供技術(shù)支持。企業(yè)紛紛建立財(cái)務(wù)共享中心，使內(nèi)部控制建設(shè)問題得到進(jìn)一步凸顯。本文以Z公司為例，探析財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)的內(nèi)部控制現(xiàn)狀，并提出相應(yīng)的內(nèi)部控制體系建設(shè)思路。

關(guān)鍵詞 財(cái)務(wù)共享模式;內(nèi)部控制;企業(yè)

一、財(cái)務(wù)共享模式概述

財(cái)務(wù)共享模式是指在集團(tuán)企業(yè)中，將分散于各業(yè)務(wù)單位，重復(fù)性高，易于標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)進(jìn)行流程再造與標(biāo)準(zhǔn)化，集中整合到企業(yè)總部（財(cái)務(wù)共享中心）統(tǒng)一進(jìn)行處理。財(cái)務(wù)共享模式的實(shí)行，有利于集團(tuán)企業(yè)加強(qiáng)對(duì)成員單位的統(tǒng)一管理，全面整合企業(yè)各項(xiàng)財(cái)務(wù)資源，實(shí)現(xiàn)提升社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的目的，促進(jìn)企業(yè)最大化價(jià)值的實(shí)現(xiàn)[1]。

二、財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

（一）缺乏內(nèi)部環(huán)境

內(nèi)部環(huán)境是企業(yè)內(nèi)部控制的基礎(chǔ)，在整個(gè)內(nèi)部控制框架中具有重要作用。企業(yè)建立財(cái)務(wù)共享中心后，相對(duì)應(yīng)的機(jī)構(gòu)設(shè)置和權(quán)責(zé)分配未能及時(shí)得到調(diào)整，因此可能會(huì)出現(xiàn)崗位遺漏或重疊、交叉任職、業(yè)務(wù)流程的審批權(quán)限不明確等問題，從而使權(quán)力與責(zé)任不能落實(shí)到相對(duì)應(yīng)的各責(zé)任單位，不利于提升管理效能，不能保證信息渠道的通暢。

（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估不到位

在財(cái)務(wù)共享模式建設(shè)的初始階段和過渡階段，由于企業(yè)財(cái)務(wù)管理結(jié)構(gòu)的深入改革，內(nèi)部大部分財(cái)務(wù)核算人員歸集至財(cái)務(wù)共享中心，財(cái)務(wù)觸角收縮。財(cái)務(wù)人員與企業(yè)的業(yè)務(wù)管理呈分離狀態(tài)，與業(yè)務(wù)部門的交流不足，對(duì)業(yè)務(wù)管理的實(shí)際情況不了解，導(dǎo)致企業(yè)業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中的成本支出等缺乏嚴(yán)格管控，面臨業(yè)財(cái)分離的風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)共享模式將同類的業(yè)務(wù)匯總，統(tǒng)一處理某一項(xiàng)財(cái)務(wù)工作，大量重復(fù)性工作會(huì)導(dǎo)致基層財(cái)務(wù)人員形成固定思維，工作積極性降低，從而提升人員操作風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)共享中心系統(tǒng)高度依賴信息技術(shù)，對(duì)信息技術(shù)的高度依賴，在帶來(lái)好處的同時(shí)，也因互聯(lián)網(wǎng)的信息公開使企業(yè)面臨信息泄露的威脅。例如，企業(yè)的財(cái)務(wù)共享中心信息系統(tǒng)安全防護(hù)薄弱，可能會(huì)受到人為攻擊，導(dǎo)致內(nèi)部關(guān)鍵信息被篡改或竊取，使企業(yè)遭受較大的經(jīng)濟(jì)損失。

（三）控制活動(dòng)落后

隨著財(cái)務(wù)共享模式的建立，原有的業(yè)務(wù)流程及操作規(guī)程已不再適用于財(cái)務(wù)共享中心，其不合理性導(dǎo)致財(cái)務(wù)共享中心無(wú)法提供高質(zhì)量的財(cái)務(wù)服務(wù)，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益也會(huì)受到影響。因此，財(cái)務(wù)共享后的流程再造、流程風(fēng)險(xiǎn)管理的重要性隨之凸顯。授權(quán)管理是內(nèi)部控制活動(dòng)的關(guān)鍵，在財(cái)務(wù)共享模式的影響下，企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的設(shè)置及員工在組織中所處的位置發(fā)生變化，而新的授權(quán)管理制度未得到及時(shí)的修訂，可能導(dǎo)致部分權(quán)力失去制約而給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。

（四）信息溝通得不到保障

財(cái)務(wù)共享模式建立初期，傳遞的信息存在失真、不全的情況。業(yè)務(wù)部門上傳各類憑證時(shí)，僅僅傳遞涉及財(cái)務(wù)信息的部分，而不對(duì)財(cái)務(wù)資料的完整性負(fù)責(zé)，上傳的資料也可能存在虛假、不真實(shí)的問題。本文研究的Z公司業(yè)務(wù)模式相對(duì)較多，企業(yè)內(nèi)部各個(gè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)執(zhí)行對(duì)應(yīng)的合同標(biāo)準(zhǔn)具有明顯差異，業(yè)務(wù)復(fù)雜，傳遞的部分財(cái)務(wù)信息往往出現(xiàn)遺漏，還存在偶爾因不能及時(shí)得到原始憑證而上傳虛假資料的情況，影響了企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的正常運(yùn)行，導(dǎo)致管理層的決策出現(xiàn)問題。共享模式的建立，雖然有利于整合企業(yè)資源、提升業(yè)務(wù)處理效率，但是系統(tǒng)中缺少財(cái)務(wù)人員與相關(guān)業(yè)務(wù)人員的溝通渠道，導(dǎo)致責(zé)任單位和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間的溝通制度不夠完善。

三、財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)內(nèi)部控制體系管理策略

（一）優(yōu)化人才培訓(xùn)績(jī)效考核體系

在財(cái)務(wù)共享模式下，企業(yè)要優(yōu)化人才培訓(xùn)績(jī)效考核體系，并加強(qiáng)內(nèi)部控制理念教育，在企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)造良好的內(nèi)部控制環(huán)境。在實(shí)際工作過程中，企業(yè)要積極聘請(qǐng)業(yè)務(wù)水平較高的專業(yè)人員組建財(cái)務(wù)共享團(tuán)隊(duì)，加強(qiáng)對(duì)工作人員的理念教育與技能培訓(xùn)，提升財(cái)務(wù)共享人員的綜合素質(zhì)及內(nèi)部控制理念。另外，輔以健全的獎(jiǎng)懲機(jī)制，加大獎(jiǎng)懲力度激發(fā)員工的工作熱情與潛能，促使其提升業(yè)務(wù)水平和知識(shí)應(yīng)用創(chuàng)新能力。同時(shí)，企業(yè)需健全績(jī)效評(píng)估體系，將績(jī)效評(píng)價(jià)流程與共享流程相結(jié)合，并融合企業(yè)發(fā)展目標(biāo)，真實(shí)反映財(cái)務(wù)人員的工作質(zhì)量。在財(cái)務(wù)共享模式下，企業(yè)可通過平衡記分卡實(shí)施績(jī)效考核。在這一過程中，績(jī)效考核指標(biāo)需滿足定量與定性衡量結(jié)合、過程性描述結(jié)合結(jié)果性描述的要求，在反映企業(yè)現(xiàn)狀的同時(shí)，具備一定的預(yù)測(cè)性。例如，Z公司的績(jī)效指標(biāo)體系包括財(cái)務(wù)指標(biāo)（如費(fèi)用預(yù)算增長(zhǎng)率、雇員成本占總成本比例等）、客戶指標(biāo)（客戶有效投訴率、業(yè)務(wù)操作錯(cuò)誤率等）、內(nèi)部指標(biāo)（報(bào)表按時(shí)到達(dá)率、付款業(yè)務(wù)處理效率等）、學(xué)習(xí)指標(biāo)（職員流失率、考勤登記率、責(zé)任意識(shí)考核指標(biāo)等）四類。

（二）流程再造與優(yōu)化

由于原來(lái)分、子公司的財(cái)務(wù)組織已經(jīng)取消，原有流程的不合理將導(dǎo)致共享中心的服務(wù)效率低，內(nèi)部控制制度不能有效執(zhí)行，尤其難以做到事前控制。在財(cái)務(wù)共享模式的支持下，企業(yè)的流程管理勢(shì)必發(fā)生較大的轉(zhuǎn)變，財(cái)務(wù)共享中心需重新構(gòu)建和優(yōu)化符合共享中心的工作流程。通過流程和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化減少冗余過程，建立健全企業(yè)費(fèi)用管理、AP自動(dòng)化、財(cái)務(wù)共享影像系統(tǒng)、發(fā)票管理、供應(yīng)商管理、電子報(bào)賬、開票自動(dòng)化等管理流程。在財(cái)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化、模塊化的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)化與數(shù)據(jù)全程共享，進(jìn)而集成財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)[1]。

另外，為了保證基于財(cái)務(wù)共享模式的流程管理能夠真正發(fā)揮作用，提升內(nèi)部控制的執(zhí)行效率，Z公司根據(jù)自身的實(shí)際情況編制了《財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心財(cái)務(wù)工作規(guī)范指南》，并且重新規(guī)劃了財(cái)務(wù)共享模式下財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的標(biāo)準(zhǔn)要求，建立了較為全面的財(cái)務(wù)管理體系。統(tǒng)一的規(guī)范處理、統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，全面提升了企業(yè)的財(cái)務(wù)管理能力，內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避從而得到有效實(shí)施。

（三）創(chuàng)新財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部控制信息系統(tǒng)

第一，面對(duì)目前共享模式下業(yè)務(wù)部門上傳信息不全、不真的現(xiàn)狀，企業(yè)可以對(duì)部分重要數(shù)據(jù)的錄入，設(shè)定系統(tǒng)自動(dòng)審核與人工復(fù)核，確保信息的安全與精準(zhǔn)[2]。通過連接和數(shù)字化改造，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的實(shí)時(shí)連帶，構(gòu)建滿足內(nèi)部控制要求的流程。不僅把前端銷售、物流線上化，而且將后端的財(cái)務(wù)、采購(gòu)、內(nèi)部資源配置與前端的新模式進(jìn)行匹配，以便獲取完整的財(cái)務(wù)資料。其次，將財(cái)務(wù)授權(quán)和費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)置于共享中心系統(tǒng)，由系統(tǒng)自動(dòng)判斷和控制，減少人為操縱因素，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制。通過集團(tuán)財(cái)務(wù)核算管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)成員單位業(yè)務(wù)的全方位監(jiān)控管理。通過信息化平臺(tái)對(duì)費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行全面跟蹤管理，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用預(yù)算、申請(qǐng)和報(bào)銷的全流程跟蹤和管控，消除預(yù)算控制盲區(qū)。第二，針對(duì)運(yùn)營(yíng)中存在的信息安全風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)要加強(qiáng)財(cái)務(wù)共享中心信息系統(tǒng)的維護(hù)與升級(jí)，并依照業(yè)務(wù)及治理結(jié)構(gòu)的變動(dòng)實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)。在這一環(huán)節(jié)中，企業(yè)要建立系統(tǒng)定期維護(hù)制度及臨時(shí)維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，如在季度末披露財(cái)務(wù)信息或財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)因業(yè)務(wù)需求處理大量數(shù)據(jù)時(shí)，技術(shù)團(tuán)隊(duì)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)定期或臨時(shí)維護(hù)系統(tǒng)，并依據(jù)企業(yè)管理章程升級(jí)維護(hù)系統(tǒng)的自動(dòng)審核功能。同時(shí)，技術(shù)團(tuán)隊(duì)還需進(jìn)一步擴(kuò)大共享中心的規(guī)模，為企業(yè)的業(yè)務(wù)拓展提供技術(shù)支持。

（四）建立財(cái)務(wù)共享內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制

企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立內(nèi)部控制監(jiān)督制度，明確內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)的審計(jì)和監(jiān)督范圍，明確監(jiān)督流程、應(yīng)用方式以及需遵循的原則標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，完善內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)職責(zé)權(quán)限在財(cái)務(wù)共享中心中的設(shè)置和規(guī)定，明確內(nèi)審部門向領(lǐng)導(dǎo)層負(fù)責(zé)，確保內(nèi)部審計(jì)的權(quán)威性與獨(dú)立性。另外，無(wú)論是企業(yè)還是共享中心出現(xiàn)重大問題，都可能導(dǎo)致內(nèi)部控制產(chǎn)生缺陷。因此，應(yīng)建立共享、聯(lián)動(dòng)的應(yīng)急預(yù)案機(jī)制，進(jìn)一步優(yōu)化完善財(cái)務(wù)管理各個(gè)環(huán)節(jié)中的部門職責(zé)和崗位職責(zé)，確保在相關(guān)系統(tǒng)癱瘓或發(fā)生重大風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)后，內(nèi)部控制仍然能夠有效實(shí)施。

四、結(jié)語(yǔ)

在財(cái)務(wù)共享模式下，企業(yè)的內(nèi)部控制管理面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。企業(yè)應(yīng)高度重視財(cái)務(wù)共享模式的優(yōu)化，深入分析問題產(chǎn)生的原因，不斷明確企業(yè)財(cái)務(wù)共享模式下內(nèi)部控制體系的建設(shè)思路，以推動(dòng)企業(yè)的健康發(fā)展。

（作者單位為紫光數(shù)碼<蘇州>集團(tuán)有限公司）

參考文獻(xiàn)

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