“科研管家”全流程信息化管理平臺設(shè)計

顧雅楓，宋 靖

（甘肅省產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督檢驗研究院，甘肅 蘭州730000）

1 概述

隨著各質(zhì)檢機構(gòu)的快速發(fā)展，科研能力和科研水平逐漸成為衡量各質(zhì)檢機構(gòu)綜合競爭力的重要指標之一[1]?？蒲泄芾砉ぷ魅蝿?wù)的日趨遞增，使得現(xiàn)有的人工管理或借助辦公軟件進行的科研管理模式在數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)傳遞、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等各個方面均已無法滿足要求[2]。如何對機構(gòu)內(nèi)部的科研項目、科研經(jīng)費、科研成果和學術(shù)交流活動進行高效的創(chuàng)新管理，是當前質(zhì)檢機構(gòu)科研管理工作的一個重要課題。

2 當前科研管理工作存在的問題

1）科研管理工作分散，沒有形成全流程的動態(tài)管理?？蒲泄ぷ魃婕岸鄠€部門，其中科研項目的申報、立項、驗收等工作由科研項目管理部門負責，科技經(jīng)費的撥付、核算、報銷由財務(wù)部門負責，而科研項目的具體工作則分散在各個項目組中，各類學術(shù)交流活動的舉辦又在各個檢驗部門，各個科研活動的管理工作是割裂的，沒有形成一個相互關(guān)聯(lián)的整體，因此也就無法對機構(gòu)內(nèi)部的科研工作進行一個全流程的動態(tài)管理。

2）科研管理信息化程度低。當前很多質(zhì)檢機構(gòu)仍依賴于傳統(tǒng)的Excel、Word等辦公軟件進行科研工作的管理，一方面存在各項科研活動流程不符合要求、材料模板混亂等情況，影響工作質(zhì)量。另一方面由于各個科研項目是由各項目負責人直接管理，項目的進度情況、經(jīng)費使用情況、目標完成情況等數(shù)據(jù)收集困難，導(dǎo)致項目難以管控，影響后續(xù)的溯源、統(tǒng)計等工作的正常開展。

3）無法實現(xiàn)科研信息共享。當前各類科研檔案資料主要以紙介質(zhì)存儲為主，保存不易，無法快速準確的查找。

而檢驗機構(gòu)內(nèi)部的大量科研數(shù)據(jù)資源又由科研管理部門保管，其他部門參與度低，使的整個科研管理處于一種半封閉的狀態(tài)，導(dǎo)致科研信息資源共享程度不高、利用率低[3]。

3 “科研管家”信息化平臺設(shè)計原則

“科研管家”信息化平臺的設(shè)計初衷是將檢驗機構(gòu)內(nèi)部的各項科研管理工作全部由線下人工管理轉(zhuǎn)化為線上自動化管理，將科研項目管理、科研經(jīng)費管理、科技成果獎勵、科研人員管理以及各類學術(shù)交流活動的關(guān)鍵環(huán)節(jié)均納入平臺，做到各個流程環(huán)節(jié)的自動流轉(zhuǎn)，對機構(gòu)內(nèi)部的所有科研活動進行 “一站式”管理，確?？蒲谢顒拥母鱾€階段在平臺中可視、可查、可管，打造全新的科研管理工作模式。

為了滿足質(zhì)檢機構(gòu)內(nèi)部科研工作的管理要求，科研管理平臺應(yīng)滿足以下要求：

1）實現(xiàn)效率和規(guī)范的統(tǒng)一與平衡。將所有的科研項目由線下納入線上時，不應(yīng)僅僅是在信息平臺上對現(xiàn)有流程進行簡單的電子化復(fù)制，而是要圍繞科研工作的實際需求,對現(xiàn)有流程進行優(yōu)化、簡化和規(guī)范化，提升科研管理工作效率。

2）實現(xiàn)多模塊協(xié)同和信息共享?？蒲泄芾砉ぷ髦械暮芏嗄K存在交叉，例如項目管理過程中產(chǎn)生的科研成果是科技成果管理、科技人員管理、知識庫管理工作的重要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，因此在設(shè)計過程中，要考慮各項功能模塊間的關(guān)聯(lián)性，做到數(shù)據(jù)一次錄入，多次使用，以達到提高工作效率的目標。

3）建立完善的安全機制。在整個科研管理過程中，既要考慮實現(xiàn)科研成果的共享，達到促進學術(shù)交流和科研創(chuàng)新的目的，又要通過設(shè)置不同的用戶-角色-權(quán)限滿足科研工作的保密要求。

4 平臺架構(gòu)

“科研管家”信息化平臺的系統(tǒng)架構(gòu)如圖1所示?？蒲腥藛T可以通過該平臺完成課題、經(jīng)費及成果的申報和登記，進行各類信息和文檔的查詢?？蒲泄芾砣藛T通過平臺可以完成科研項目的全流程動態(tài)管理。決策層人員則可總覽機構(gòu)內(nèi)科研工作的總體情況，為科研決策提供支撐。

圖1 系統(tǒng)架構(gòu)圖

5 功能模塊設(shè)計

5.1 門戶管理模塊

該模塊主要用于展示各類有關(guān)科技工作的通知公告、流程指南、相關(guān)制度及成果。用戶可以通過門戶進行注冊、登錄，用戶登錄后系統(tǒng)會自動展示各自的待辦業(yè)務(wù)及負責業(yè)務(wù)的進展情況。

5.2 科研項目管理

科研人員登錄系統(tǒng)后，可在該模塊提交立項申請、提出項目變更申請、完成中期檢查及驗收申請?？蒲泄芾砣藛T則可通過該模塊實時查詢項目的執(zhí)行情況、變更情況、文檔提交情況及項目經(jīng)費使用情況等，對項目進度進行實時管控，做到各類問題的早發(fā)現(xiàn)早干預(yù)，提高項目運行效率和質(zhì)量。

在科研管理平臺中，采用里程碑式的項目管理模式，在預(yù)先設(shè)定的各個里程碑完成時間即將到期時，系統(tǒng)會自動給項目負責人和科研管理人員發(fā)送預(yù)警通知進行提醒。在整個項目管理流程中所需的各類文檔均進行模板化管理，確保文檔規(guī)范。項目管理流程如圖2所示。

圖2 項目科研管理模塊流程圖

5.3 科技獎勵管理

科研人員可在該模塊進行獎勵的申報，為科研獎勵工作提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

5.4 科研經(jīng)費管理

該模塊實現(xiàn)了財務(wù)部門和科技管理部門的線上對接，將科研項目的預(yù)算、開支等信息進行共享，對科研項目進行過程中產(chǎn)生的成本及費用進行全過程控制管理，增強信息公開透明度，為實現(xiàn)科研精細化管理提供支撐[4]。

5.5 科研人員管理

該模塊功能主要如下：（1）系統(tǒng)匯總項目實施過程中產(chǎn)生的專利、標準、論文等信息，科技主管人員可對這些信息進行查看、管理。（2）科研人員進行項目之外的科研成果登記，包括論文、專利、標準、著作、研究成果、軟件產(chǎn)品等，形成科研成果統(tǒng)計的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。（3）系統(tǒng)根據(jù)收集的各類成果信息，建立科研人員檔案，便于后期的科研考核獎勵工作開展。

5.6 學術(shù)交流活動管理

該模塊主要用于對機構(gòu)主辦或承辦的或內(nèi)部各部所組織的各類學術(shù)交流活動進行信息化管理，實行會前申報、會后總結(jié)的方式進行。各類學術(shù)交流活動產(chǎn)生的成果可作為共享信息用于全體科研人員查看。

5.7 知識庫管理

該模塊主要提供文檔共享、文檔檢索、統(tǒng)計報表及專家管理功能。該模塊將機構(gòu)內(nèi)部的所有科研資源進行整合分類，所有的科研人員均可在自己的權(quán)限范圍內(nèi)檢索所需的科研信息，實現(xiàn)信息共享，增強科研人員之間的聯(lián)系，相互啟發(fā)，激發(fā)創(chuàng)新。

統(tǒng)計報表功能則支持自主配置，各級管理人員可根據(jù)業(yè)務(wù)需求，在各自的權(quán)限范圍內(nèi)，按照課題承擔的人員、課題方向、時間等進行靈活的統(tǒng)計，并支持統(tǒng)計結(jié)果的圖表展示、打印和導(dǎo)出功能，實現(xiàn)科研課題、項目、經(jīng)費、成果、進度等的信息統(tǒng)計工作，提高決策分析效率。

6 結(jié)論

通過建立“科研管家”全流程信息化管理平臺，對科研工作中的所有流程、數(shù)據(jù)進行動態(tài)管理，使科研工作向精細化、系統(tǒng)化發(fā)展，將科研管理人員從繁雜的數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等事務(wù)中解脫出來，更加專注地投入到科研管理工作中，提高科研管理工作的效率和質(zhì)量。