淺談我院儀器網(wǎng)絡(luò)化管理模式的建立與應(yīng)用

王德利 楊昊 姜俊

摘 要 利用計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，借助我院集成辦公平臺，構(gòu)建儀器網(wǎng)絡(luò)化管理模式，真正實(shí)現(xiàn)儀器管理的溯源性、審批逐級性、智能化、儀器信息電子化、統(tǒng)計(jì)快速篩查信息化、無紙化辦公功能的升級換代，以便更好地服務(wù)于檢驗(yàn)檢測工作。

關(guān)鍵詞 儀器;網(wǎng)絡(luò)化管理;模式;應(yīng)用

隨著我國對藥品監(jiān)管力度的不斷升級，藥品標(biāo)準(zhǔn)的不斷提高，科研項(xiàng)目日益增多，這幾年我院招標(biāo)采購的各類儀器設(shè)備數(shù)量急劇上升，儀器管理水平相對落后，與實(shí)驗(yàn)人員不斷增長的檢驗(yàn)需求逐漸成為檢驗(yàn)工作中的主要矛盾之一。在這種新形勢下，既能保證檢驗(yàn)工作的需求，又能滿足科研項(xiàng)目特別是大型高端精密儀器的需求，還能方便讓管理層對院內(nèi)實(shí)驗(yàn)儀器的種類、數(shù)量、分布和使用狀況做到了如指掌，顯然創(chuàng)建更為科學(xué)、方便、高效的管理模式，已成為我們當(dāng)前亟須解決的問題。筆者借助我院集成辦公平臺建立的院內(nèi)儀器網(wǎng)絡(luò)化管理模式，現(xiàn)介紹給大家，希望能與同行相互學(xué)習(xí)和交流。

1儀器網(wǎng)絡(luò)化管理模式的建立

借助我院集成辦公平臺按儀器管理個(gè)人、院內(nèi)儀器查詢、儀器采購、儀器維修與維護(hù)、儀器檢定、儀器安裝驗(yàn)收、儀器相關(guān)資料移交管理七大模塊建立了院內(nèi)儀器網(wǎng)絡(luò)化管理模式。見圖1。

圖1 儀器網(wǎng)絡(luò)化管理模式的建立

2管理模塊的應(yīng)用

2.1 儀器管理個(gè)人

實(shí)驗(yàn)人員通過統(tǒng)一登錄窗口輸入個(gè)人姓名及密碼進(jìn)入集成辦公平臺，點(diǎn)擊儀器管理項(xiàng)下儀器管理個(gè)人模塊，根據(jù)權(quán)限查詢屬于本人名下分管的儀器。

2.2 院內(nèi)儀器查詢

實(shí)驗(yàn)人員通過統(tǒng)一登錄窗口輸入個(gè)人姓名及密碼進(jìn)入集成辦公平臺，點(diǎn)擊儀器管理項(xiàng)下院內(nèi)儀器查詢模塊，可以查詢?nèi)核械膬x器信息。

2.3 儀器采購

由實(shí)驗(yàn)科室主任根據(jù)工作需求，提出儀器采購要求?？剖抑魅瓮ㄟ^統(tǒng)一登錄窗口登錄，點(diǎn)擊進(jìn)入儀器管理項(xiàng)下儀器設(shè)備采購模塊，填寫儀器采購申請表，將購買儀器名稱、申購理由及儀器基本參數(shù)等信息填寫完成，提交科室分管院領(lǐng)導(dǎo)審核，審核通過后提交儀器科主任審核批準(zhǔn)，儀器科根據(jù)院內(nèi)經(jīng)費(fèi)情況制定儀器設(shè)備購置計(jì)劃，報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)審批。

2.4 儀器維修維護(hù)

儀器維修維護(hù)模塊分為三個(gè)分項(xiàng)：①儀器維修申請;②小設(shè)備維修;③設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)?，F(xiàn)以儀器維修申請為例說明，當(dāng)儀器出現(xiàn)故障需要維修時(shí)，由儀器所屬科管理員通過統(tǒng)一登錄窗口進(jìn)入集成辦公平臺，點(diǎn)擊儀器管理進(jìn)入儀器維修界面，填寫儀器維修申請表，寫明故障原因，點(diǎn)擊發(fā)送科室主任名下審閱同意，發(fā)送至儀器科管理員名下，儀器科管理員收到維修申請，實(shí)地對故障診斷排查后，確定解決問題的手段，如需相關(guān)儀器工程師上門維修時(shí)，聯(lián)系供應(yīng)商給出維修預(yù)報(bào)價(jià)，提交儀器科主任審核通過，提交分管院長審核同意，再由儀器科管理員安排工程師來院維修。儀器經(jīng)維修后恢復(fù)正常運(yùn)行后，儀器所屬科管理員在維修工作報(bào)告上簽字確認(rèn)，再由儀器科管理員將維修報(bào)價(jià)單、發(fā)票等相關(guān)票據(jù)上傳到系統(tǒng)中保存辦結(jié)。

2.5 儀器檢定

儀器檢定模塊分為四個(gè)分項(xiàng)：①儀器檢定申請、②非計(jì)劃內(nèi)儀器檢定申請、③無編號儀器檢定申請、④儀器自檢?，F(xiàn)以儀器檢定申請為例說明，由儀器所屬科管理員通過統(tǒng)一登錄窗口進(jìn)入集成辦公平臺，點(diǎn)擊儀器管理進(jìn)入儀器檢定界面，填寫儀器檢定申請表，表里內(nèi)容逐一填寫完成后，點(diǎn)擊發(fā)送儀器科確認(rèn)，統(tǒng)一匯總院內(nèi)需檢定的儀器，聯(lián)系計(jì)量機(jī)構(gòu)預(yù)約檢定時(shí)間，待計(jì)量機(jī)構(gòu)全部檢定完成出具檢定報(bào)告，再由儀器管理科相關(guān)人員核查檢定報(bào)告，然后發(fā)送儀器管理人員，儀器管理人員再次對檢定報(bào)告進(jìn)行符合性實(shí)驗(yàn)校準(zhǔn)并在系統(tǒng)內(nèi)填寫檢定時(shí)間、檢定數(shù)據(jù)等相關(guān)內(nèi)容，系統(tǒng)會自動(dòng)更新檢定相關(guān)信息。

2.6 儀器安裝驗(yàn)收

儀器安裝驗(yàn)收模塊分為兩個(gè)分項(xiàng)：①儀器安裝、②儀器組件安裝?，F(xiàn)以儀器安裝為例說明，由驗(yàn)收科室儀器管理員通過統(tǒng)一登錄窗口進(jìn)入集成辦公平臺，點(diǎn)擊儀器管理進(jìn)入儀器安裝驗(yàn)收界面，提出申請，聯(lián)系經(jīng)銷商確定安裝時(shí)間及相關(guān)事宜，安裝完畢，開機(jī)調(diào)試，各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)符合要求，將儀器安裝驗(yàn)收記錄表內(nèi)容逐一填寫完成后，發(fā)送至科室主任名下審批，再發(fā)送至儀器科管理員名下審核發(fā)放編號，發(fā)送儀器科主任審批。

2.7 儀器相關(guān)資料移交

由儀器所屬科管理員通過統(tǒng)一登錄窗口進(jìn)入集成辦公平臺，點(diǎn)擊儀器管理進(jìn)入儀器相關(guān)資料移交界面，填寫維護(hù)移交記錄表，逐一填寫表內(nèi)內(nèi)容后，發(fā)送至科室主任確認(rèn)，再發(fā)送至儀器科確認(rèn)。以上流程完成后，將紙質(zhì)儀器資料一并交由儀器科歸檔保存。

3應(yīng)用儀器網(wǎng)絡(luò)化管理實(shí)現(xiàn)的成效

（1）實(shí)現(xiàn)“一機(jī)一編號”。我院所有儀器按照我院程序文件《儀器設(shè)備管理程序》檢測儀器設(shè)備編號的規(guī)定進(jìn)行編號，如HY-01-10，即“HY”代表科室;“01” 代表儀器分類號;“10” 代表同類儀器序列號。確定儀器使用科室，明確科室儀器分管人員以便責(zé)任落實(shí)到人。

（2）實(shí)現(xiàn)“一機(jī)一溯源”。登錄院內(nèi)儀器查詢界面，儀器編號、儀器名稱、科室、管理員、放置地點(diǎn)、價(jià)值、制造商名稱、品牌型號、出廠編號、安裝日期、檢定方式、狀態(tài)、組件、使用記錄、維保核查等信息映入眼簾，工作人員想查哪臺儀器，輸入儀器編號，以上信息就會顯示到界面，方便工作人員查詢相關(guān)信息。

（3）實(shí)現(xiàn)“一機(jī)一維修費(fèi)用核算”。登錄院內(nèi)儀器查詢界面，輸入儀器編號，系統(tǒng)自動(dòng)顯示這臺儀器當(dāng)月或全年的維修次數(shù)、故障原因、儀器維修費(fèi)用及合計(jì)金額等信息，便于掌握儀器現(xiàn)狀。

（4）實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備強(qiáng)檢周期提醒。每年需要檢定的儀器都必須按計(jì)量器具周期檢定制度及計(jì)劃按期進(jìn)行檢定。在系統(tǒng)中所有儀器的強(qiáng)檢日期在臨近到期前都會在集成辦公平臺界面留言信息中得到提示，儀器管理員看到后，隨即核實(shí)科室本年度需強(qiáng)檢的儀器種類、數(shù)量，特別是新增強(qiáng)檢儀器，認(rèn)真核對無誤后，填寫科室儀器設(shè)備強(qiáng)檢申請，點(diǎn)擊發(fā)送至儀器科確認(rèn)，由儀器科統(tǒng)一安排和部署。

（5）實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備網(wǎng)上申報(bào)業(yè)務(wù)。我院儀器網(wǎng)絡(luò)管理模式中的“儀器采購”、“儀器維修與維護(hù)”、“儀器檢定”、“儀器安裝驗(yàn)收”、“儀器信息移交管理”等模塊全部實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上申報(bào)功能，真正實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，大大提高了工作效率。

（6）實(shí)現(xiàn)儀器處于維修時(shí)停用狀態(tài)。當(dāng)儀器出現(xiàn)故障申報(bào)維修，系統(tǒng)顯示維修狀態(tài)時(shí)，儀器停止數(shù)據(jù)采集，不再記錄任何實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)，直至儀器維修工作結(jié)束，經(jīng)系統(tǒng)申請辦結(jié)，儀器狀態(tài)變?yōu)檎?，方可重新投入使用，一改往日儀器維修時(shí)管理混亂情況的發(fā)生。

（7）實(shí)現(xiàn)儀器信息共享模式。傳統(tǒng)計(jì)算機(jī)管理模式下的儀器信息是“電子版”的[1]，只是簡單的“臺賬式管理”而已，管理者不能對儀器信息進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，無法有效地對儀器實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，管理與使用情況無法實(shí)現(xiàn)“無縫對接”。而解決上述問題最好的辦法就是利用計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)[3]，實(shí)現(xiàn)儀器網(wǎng)絡(luò)化管理。在時(shí)代發(fā)展的推動(dòng)下，我院借助集成辦公平臺建立的儀器網(wǎng)絡(luò)化管理模式，在此管理模式下的儀器信息是“網(wǎng)絡(luò)版”的[1]，它最大的優(yōu)勢就是可以根據(jù)儀器的變化實(shí)時(shí)進(jìn)行更新，科室主任根據(jù)權(quán)限可實(shí)時(shí)更新本科室儀器管理人、儀器放置地點(diǎn)等信息，及時(shí)對數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，保證數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性，實(shí)驗(yàn)人員可隨時(shí)上網(wǎng)查詢所需儀器的相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)了信息共享，開啟了儀器管理動(dòng)態(tài)化管理的新模式。

4儀器網(wǎng)絡(luò)化管理后續(xù)完善的問題

（1）引入科學(xué)合理的儀器使用率評價(jià)指標(biāo)。儀器使用產(chǎn)出值的引入，是評價(jià)儀器使用情況和水平的重要數(shù)據(jù)指標(biāo)。儀器使用產(chǎn)出值=? （總機(jī)時(shí)-200） *（儀器總價(jià)值15%-年維修總價(jià)值）（注：200指額定機(jī)時(shí)）?？倷C(jī)時(shí)大于等于200或產(chǎn)出值為正值時(shí)，說明 儀器使用率及產(chǎn)出價(jià)值較高，正直越大說明儀器在我院現(xiàn)階段處于高產(chǎn)出階段，儀器使用率較高，儀器狀態(tài)較為穩(wěn)定;總機(jī)時(shí)小于200或產(chǎn)出值為負(fù)值時(shí)，說明本儀器設(shè)備存在空閑嚴(yán)重或損耗情況較為嚴(yán)重，產(chǎn)出率較低 。

（2）儀器故障現(xiàn)階段還無法對故障的源頭做出準(zhǔn)確判定。發(fā)生故障的原因多種多樣，歸納起來有以下幾種：①使用多年老化造成的。②意外災(zāi)害等不可抗拒原因造成嚴(yán)重?fù)p壞的、③檢驗(yàn)人員操作不規(guī)范不到位造成的。④客觀環(huán)境造成儀器損壞的。鑒于發(fā)生故障原因的多樣性，后續(xù)可采用分級管理的模式，由管理員和工程師聯(lián)合排查故障原因，寫出故障排查，明確責(zé)任;建立儀器巡查制度，組織有關(guān)人員不定期進(jìn)行儀器巡查，排除隱患;加強(qiáng)對新員工責(zé)任心的培養(yǎng)和建立，減少故障發(fā)生率，降低維修費(fèi)用。

（3）儀器報(bào)廢未納入儀器網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。對儀器使用期限的界定還未找到一個(gè)很好的指標(biāo)去評價(jià)它;對于超期“服役”的，或因各種原因致毀壞程度已無法修復(fù)的儀器，如何辦理報(bào)廢程序，現(xiàn)在還是管理盲區(qū)。

（4）對特種儀器設(shè)備的管理精細(xì)化。目前，我院現(xiàn)有的各種型號全自動(dòng)高壓滅菌鍋、脈沖式雙非高壓滅菌器大型消毒等設(shè)備，按照TSG08-2017特種設(shè)備安全技術(shù)規(guī)范的《特種設(shè)備使用管理規(guī)則》的要求，操作人員應(yīng)取得相應(yīng)的特種設(shè)備作業(yè)人員資格證書，才能上崗操作。下一步在系統(tǒng)中將輸入特種設(shè)備作業(yè)上崗人員名單，加強(qiáng)對特殊崗位人員的繼續(xù)培訓(xùn)，增強(qiáng)安全意識，定期進(jìn)行培訓(xùn)考試。

（5）儀器檔案未納入儀器網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。 我院所有儀器按照我院程序文件《檔案管理程序》規(guī)定將儀器的采購申請表、采購合同、出廠裝箱單、產(chǎn)品合格證、驗(yàn)收記錄、接受和啟用日期、說明書、校準(zhǔn)或檢定日期及結(jié)果以及下次校準(zhǔn)或檢定日期、維護(hù)記錄、維修記錄等信息全部歸檔案管理，由儀器設(shè)備科歸檔保存。傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化儀器的管理需求，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用為我們提供了高效快捷的管理方式，下一步計(jì)劃將紙質(zhì)檔案上傳至儀器管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子和紙質(zhì)檔案“雙軌制”運(yùn)行管理模式，有利于檔案的長期管理，方便檔案的查詢和共享，提升檔案的利用價(jià)值[2]。

綜上所述，利用計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)[3]，實(shí)現(xiàn)儀器網(wǎng)絡(luò)化管理，是目前新的發(fā)展方向，隨著我院檢驗(yàn)資質(zhì)的不斷擴(kuò)大，實(shí)驗(yàn)室不斷增加，大量儀器設(shè)備數(shù)量快速增長的同時(shí)，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立一套實(shí)驗(yàn)室儀器管理系統(tǒng)是十分必要的，通過我院集成辦公平臺，建立儀器網(wǎng)絡(luò)化管理模式，即可減輕管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，又可以提高管理人員工作效率，實(shí)現(xiàn)儀器管理與各科室之間網(wǎng)絡(luò)信息化交流，同時(shí)又將儀器資源信息在網(wǎng)絡(luò)管理平臺上發(fā)布，與實(shí)驗(yàn)人員實(shí)現(xiàn)信息共享，達(dá)到“人與信息共同體” 完美結(jié)合，真正實(shí)現(xiàn)儀器管理的溯源性、審批逐級性、智能化、儀器信息電子化、統(tǒng)計(jì)快速篩查信息化、無紙化辦公功能的升級換代，以便更好地服務(wù)于檢驗(yàn)檢測工作。

參考文獻(xiàn)

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[3] 李梅，王桂榮，吳三玲，等.高校大型儀器設(shè)備網(wǎng)絡(luò)化管理的實(shí)踐與思考 [J].實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2017，34（6）：256-259.

作者簡介

王德利（1968-），男，山東省濟(jì)南人;學(xué)歷：大學(xué)本科，職稱：工程師，現(xiàn)就職單位：山東省食品藥品檢驗(yàn)研究院，研究方向：實(shí)驗(yàn)儀器管理。