信息化條件下高校檔案編研服務(wù)創(chuàng)新探討

葉春岐，呂文華，劉海鳳

(濟(jì)南大學(xué) 檔案館，山東 濟(jì)南 250022)

習(xí)近平總書記強(qiáng)調(diào)，檔案工作是一項非常重要的工作，因為檔案工作是一項基礎(chǔ)性工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。在全面建設(shè)小康社會進(jìn)程中，檔案工作顯得越來越重要(1)楊冬權(quán)：《在學(xué)習(xí)習(xí)近平同志考察浙江省檔案局館時講話座談會上的發(fā)言》，《中國檔案報》，2014年9月11日。。高校檔案編研利用是高校檔案工作的重要組成部分，是在分析研究檔案信息資源的基礎(chǔ)上，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，探索和發(fā)現(xiàn)用以指導(dǎo)當(dāng)前高校教學(xué)、科研、管理的規(guī)律，是實現(xiàn)檔案資源價值、變“死檔案”為“活信息”的有效手段。隨著各行業(yè)信息化建設(shè)步伐加快，高校檔案編研利用應(yīng)順應(yīng)信息時代發(fā)展，充分利用云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能等現(xiàn)代化手段，深入挖掘檔案資源價值，推出更多優(yōu)秀的編研成果，主動、系統(tǒng)、廣泛的為高校和社會提供編研成果利用服務(wù)，使廣大利用者更好地認(rèn)識檔案價值，擴(kuò)大高校和高校檔案在社會上的影響力，進(jìn)而促進(jìn)高校檔案科學(xué)化管理。

一、信息化和檔案編研及其意義

信息化，對應(yīng)英文為“Informatization”，最早是由西方國家依照“工業(yè)化”概念，正式提出 “信息化”，信息化一詞在國內(nèi)的廣泛使用是在實行改革開放、確立現(xiàn)代化目標(biāo)之后。1997年召開的首屆全國信息化工作會議，將信息化和國家信息化定義為：信息化是指培育、發(fā)展以智能化工具為代表的新的生產(chǎn)力并使之造福于社會的歷史過程。國家信息化就是在國家統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在農(nóng)業(yè)、工業(yè)、科學(xué)技術(shù)、國防及社會生活各個方面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，深入開發(fā)廣泛利用信息資源，加速實現(xiàn)國家現(xiàn)代化進(jìn)程。會議還進(jìn)一步指明，實現(xiàn)信息化就要構(gòu)筑和完善由6個要素構(gòu)成的國家信息化體系。這6個要素是：開發(fā)利用信息資源、建設(shè)國家信息網(wǎng)絡(luò)、推進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用、發(fā)展信息技術(shù)和產(chǎn)業(yè)、培育信息化人才、制定和完善信息化政策。

2006年3月19日，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《2006—2020年國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》指出，信息化是充分利用信息技術(shù)，開發(fā)利用信息資源，促進(jìn)信息交流和知識共享，提高經(jīng)濟(jì)增長質(zhì)量，推動經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展轉(zhuǎn)型的歷史進(jìn)程(2)《2006—2020年國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》，中國政府網(wǎng)，http://www.gov.cn/test/2009-09/24/content_1425447.htm。。具體來講，信息化是指以計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)高速發(fā)展和廣泛應(yīng)用為基礎(chǔ)，通過將各種要素匯總至數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)信息資源高度集成和共享，服務(wù)于人們的工作、學(xué)習(xí)、生活、輔助決策等，并和人們的各種行為息息相關(guān)的一種科學(xué)技術(shù)。信息化的主要特征是數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，信息化可以極大地提高各種行為的效率，為推動人類社會進(jìn)步提供極大的技術(shù)支持。

檔案編研是指檔案工作人員以館藏檔案文獻(xiàn)為基礎(chǔ)，以主動提供檔案信息服務(wù)、滿足檔案利用者的需求為目的，通過深入挖掘研究檔案信息資源，對大量檔案文獻(xiàn)資料進(jìn)行收集、篩選、研究、加工，使之轉(zhuǎn)化為各種形式的編研成果，主動提供給利用者使用的一種行為。檔案編研包括“編”和“研”兩種概念，將檔案原件或復(fù)制件匯集成冊以匯編為主的編研成果不對原文內(nèi)容作任何改動，具有較強(qiáng)的依據(jù)作用；通過對檔案文獻(xiàn)資料進(jìn)行分析、研究、歸納、綜合、濃縮等加工處理形成的編研成果則更具有參考價值。檔案編研成果根據(jù)檔案信息加工深度和體裁的不同，主要包括文件匯編、大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、專題概要、會議簡介、年鑒、文摘、手冊、簡介、圖集、專題紀(jì)錄片等等。一方面，檔案編研通過主動提供編研成果，直接服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會各項事業(yè)，有助于推動和促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展,以及人文歷史和社會科學(xué)研究；另一方面，檔案編研又是保護(hù)檔案史料、宣傳檔案工作的有效措施，通過提供編研成果利用的方式，既可以避免檔案史料原件的重復(fù)使用，又方便更多的利用者體驗檔案的價值，加深對檔案工作的了解，起到有效的宣傳作用。

信息化條件下的檔案編研是將信息化手段有效運用于現(xiàn)代檔案編研，實現(xiàn)多元化輔助選題、智能化檔案信息搜集和篩選、檔案信息智能處理、編研成果網(wǎng)絡(luò)化共享與交互等功能。信息化不僅能夠提高檔案編研效率，而且能夠促進(jìn)編研成果的廣泛應(yīng)用，增強(qiáng)利用效果，提升檔案價值。在信息技術(shù)高速發(fā)展的時代，檔案信息來源于社會需要，又必須服務(wù)于社會需要。檔案編研要順應(yīng)信息社會的發(fā)展，貼近新時代廣大人民群眾對檔案編研的新需求，充分利用各種現(xiàn)代化工具，推出更多滿足社會需求的新形式的高水平文化產(chǎn)品。

二、高校檔案編研服務(wù)現(xiàn)狀

(一)高校檔案編研人才缺乏

檔案編研人員包括高校檔案館(室)從事檔案信息開發(fā)利用、承擔(dān)編研任務(wù)的專職檔案人員，高校非檔案機(jī)構(gòu)、二級學(xué)院、科研平臺等單位兼職檔案管理人員，以及廣大檔案愛好者、研究者等。當(dāng)前，高校檔案編研人員在思想認(rèn)識、工作態(tài)度和業(yè)務(wù)水平上參差不齊，不能滿足信息化條件下檔案編研服務(wù)需求。

一是檔案編研人員隊伍不夠穩(wěn)定。高校檔案編研人員特別是非檔案機(jī)構(gòu)、二級學(xué)院、科研平臺等單位的兼職檔案員，經(jīng)常隨著學(xué)校組織人事調(diào)整而發(fā)生變化。高校在檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施和檔案編研經(jīng)費等投入不足，對檔案編研人員缺乏系統(tǒng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，檔案編研拴心留人的氛圍不濃厚。由于信息化條件下檔案編研的專業(yè)性和檔案知識積累的連續(xù)性特點，檔案編研服務(wù)始終在低水平徘徊，編研成果質(zhì)量和學(xué)術(shù)水準(zhǔn)不高，編研成果的社會效益更難以發(fā)揮出來。

二是檔案編研人員信息化素質(zhì)有待提升。隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案信息資源越來越豐富，檔案信息獲取方式更加現(xiàn)代化智能化，檔案編研成果分享更加網(wǎng)絡(luò)化大眾化。部分高校編研人員對檔案信息化發(fā)展認(rèn)識不到位，不注重信息化知識學(xué)習(xí)，多數(shù)人員是半路出家，并未接受系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，特別是缺乏檔案編研人員應(yīng)有的信息化素質(zhì)，甚至連最常用的Office辦公軟件都不能熟練掌握，仍依賴傳統(tǒng)的手工檢索服務(wù)方式，檔案信息資源開發(fā)能力明顯不足，難以充分開發(fā)利用海量的檔案信息資源，編研效率低，成果質(zhì)量不高，無法完全滿足領(lǐng)導(dǎo)決策咨詢和廣大師生工作學(xué)習(xí)需求。

(二)高校檔案編研選題面窄針對性不強(qiáng)

現(xiàn)階段多數(shù)高校檔案編研選題站位不高，仍局限于全宗介紹、大事記、組織沿革及文件匯編等傳統(tǒng)選題，從高校教學(xué)科研等工作客觀需要出發(fā)利用信息化的手段開展選題調(diào)研還不夠多，選擇的編研主題實用性、針對性不強(qiáng)，編研內(nèi)容缺乏深度和廣度，編研成果適用范圍窄、利用價值不大。更遺憾的是，由于編研人員缺乏運用現(xiàn)代化工具的能力，在編研過程中不能進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析和深入研究加工，大多“編”的多“研”的少，只注重檔案資料的匯編，無法從浩如煙海的檔案信息資源中提煉出帶有規(guī)律性和參考價值的東西，這樣的編研成果自然創(chuàng)新性不強(qiáng)，難以使編研內(nèi)容成為教學(xué)科研需要的知識性、學(xué)術(shù)性成果。編研選題已經(jīng)嚴(yán)重影響了人們對檔案編研重要性的認(rèn)識，甚至對高校檔案工作地位的認(rèn)識也產(chǎn)生了偏差。

(三)高校檔案編研成果服務(wù)利用效率低

檔案編研的目的在于服務(wù)利用。檔案編研成果的宣傳利用不僅能夠更好地為利用者提供服務(wù)，而且還能進(jìn)一步擴(kuò)大編研成果的社會影響，產(chǎn)生更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，促進(jìn)檔案編研實踐健康發(fā)展。近年來，雖說各高校在編研成果服務(wù)利用方面取得了一些成績，但是仍存在著不少問題。譬如，許多高校都開展了年鑒編纂出版工作，收錄記載了學(xué)校歷年建設(shè)發(fā)展形成的重要信息，及時提供給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和各部門單位作為管理決策和信息利用的參考資料，而且有些高校之間還開展校際交流。再如，許多高校在校慶、新生入學(xué)、重要節(jié)日等一些關(guān)鍵時間節(jié)點組織人員進(jìn)行檔案專題編研，舉辦系列展覽，開展校史教育和榮校愛校教育，起到了一定的宣傳效果。但是，各高校檔案編研成果宣傳利用的手段過于傳統(tǒng)，方式過于單一，受時間和空間的限制，不利于檔案編研成果共享，編研成果利用較低，編研成果的作用和利用價值未能最大限度地發(fā)揮和真正得以體現(xiàn)。

三、信息化條件下高校編研服務(wù)創(chuàng)新途徑

(一)創(chuàng)新高校檔案編研觀念

高校檔案編研應(yīng)充分認(rèn)識信息化條件下學(xué)校中心工作的新需求和廣大師生的新期待，充分認(rèn)識信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的新要求，立足當(dāng)前、著眼長遠(yuǎn)，倡導(dǎo)形成濃厚的學(xué)習(xí)氛圍，廣泛開展檔案編研業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升信息化條件下檔案編研能力和水平，抓住檔案信息化發(fā)展機(jī)遇，積極主動作為，適應(yīng)新時代、新組織、新業(yè)態(tài)、新技術(shù)，不斷開拓高校檔案編研新局面。創(chuàng)新信息化條件下檔案編研，首先必須創(chuàng)新理念，緊跟經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和需求，提高精品意識，充分挖掘檔案隱形和潛在價值，在分析研究檔案文獻(xiàn)資料的基礎(chǔ)上，綜合各種數(shù)據(jù)，把檔案信息資源變成廣大師生和檔案利用者喜聞樂見的檔案信息產(chǎn)品。高校檔案編研要面向包括師生校友在內(nèi)的廣大用戶群體，提高編研產(chǎn)品的針對性和現(xiàn)實性，主動為利用者提供及時、周到、系統(tǒng)服務(wù)，充分發(fā)揮檔案編研成果的社會價值和社會效益。

(二)創(chuàng)新高校檔案編研選題

選題的創(chuàng)新性和實踐性直接關(guān)系到檔案編研的效果。高校檔案編研選題不能局限于年鑒、專題匯編等，要從高校治理、教學(xué)科研以及廣大師生、利用者的現(xiàn)實需要出發(fā)，突出政治性、系統(tǒng)性、學(xué)術(shù)性和針對性，打造系統(tǒng)編研、深度編研和精準(zhǔn)編研成果。每所高校的建設(shè)發(fā)展都與黨和國家的命運緊密相連，高校檔案編研要深入挖掘檔案價值，從高校建設(shè)發(fā)展角度把黨領(lǐng)導(dǎo)中國革命、建設(shè)、改革的光輝歷程和偉大成就充分展現(xiàn)出來，把黨的光榮傳統(tǒng)、優(yōu)良作風(fēng)和寶貴經(jīng)驗發(fā)揚(yáng)光大起來，把歷史和人民選擇中國共產(chǎn)黨、選擇馬克思主義、選擇社會主義道路的歷史必然性深刻揭示出來，把近代以來實現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的艱難曲折和新時代中國特色社會主義的光明前景對比展示出來。雖然不同時期、不同類別的高校檔案分別獨立存放，但其中卻有著必然的聯(lián)系，檔案編研要充分考慮檔案文獻(xiàn)資料等信息縱向和橫向的聯(lián)系，對檔案資料進(jìn)行深度學(xué)術(shù)性分析研究，以確定編研主題。在信息化條件下，高校檔案編研還要充分利用網(wǎng)絡(luò)、移動平臺等現(xiàn)代化的工具和手段廣泛收集當(dāng)前工作、學(xué)習(xí)、生活中的熱點，就檔案編研選題面向社會、貼近現(xiàn)實做一番調(diào)查研究，開闊思路，用敏銳的視角，準(zhǔn)確把握利用者的需求，將利用者普遍關(guān)注的問題納入編研選題范圍，提高檔案編研的針對性和吸引力，努力推出更多優(yōu)秀檔案編研成果，進(jìn)一步提高圍繞中心、服務(wù)大局的能力。

圖1 高校檔案編研智能處理系統(tǒng)熱點關(guān)注度調(diào)查結(jié)果圖形化顯示

(三)創(chuàng)新高校檔案編研模式

在信息化條件下，高校檔案編研在體制、內(nèi)容和技術(shù)上都將發(fā)生革命性的變化。在編研體制上，傳統(tǒng)的封閉的單打獨斗式的編研體制已經(jīng)不能適應(yīng)信息社會發(fā)展，要在充分調(diào)動高校檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部資源的基礎(chǔ)上，積極爭取其他部門單位專家、學(xué)者的參與，尋求更多社會資源在資金和智力方面的支持。在編研內(nèi)容上，在不斷豐富本校檔案資源基礎(chǔ)上，充分利用其他高校和地方檔案機(jī)構(gòu)可共享的檔案資源以及各種網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫、大數(shù)據(jù)平臺等外部信息資源，建設(shè)檔案云資源平臺，補(bǔ)充編研所需檔案資源的不足，并對館藏資源加以印證。在編研技術(shù)上，傳統(tǒng)的手工查閱檔案資料的方式已經(jīng)不能滿足檔案編研的需要，必須大力建設(shè)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，積極研發(fā)高校檔案編研智能處理系統(tǒng)，通過搜索引擎獲取并智能匯集與編研選題相關(guān)的信息資料(如圖1所示)，按照一定的規(guī)則和規(guī)范自動形成檔案編研初稿，編研人員在此基礎(chǔ)上再借助現(xiàn)代化手段進(jìn)行深度分析研究，利用OCR、WORD、Photoshop、Adobe Audition、Adobe Premiere等專業(yè)軟件對文字、圖像、音頻、視頻等信息進(jìn)行識別、加工和編排，提高檔案編研的效果和效率。VR虛擬現(xiàn)實技術(shù)是一種可以創(chuàng)建和體驗虛擬現(xiàn)實的計算機(jī)仿真系統(tǒng)，它利用計算機(jī)將各種類別、各種來源的檔案信息資源進(jìn)行融合，生成一種動態(tài)的、交互式三維模擬視角，還原不同歷史時期的校園環(huán)境，給利用者提供更具有臨場感、沉浸感的利用體驗。VR虛擬校園，就是利用VR虛擬現(xiàn)實技術(shù)制作而成的虛擬校園，使參觀者仿佛置身于真實的歷史校園環(huán)境之中，與不同歷史時期的師生來一場穿越時空的對話，獲得全新的感受。

(四)創(chuàng)新高校檔案編研成果利用方式

物聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)等新一代信息技術(shù)迅猛發(fā)展，特別是網(wǎng)絡(luò)電視、電子閱讀、智能終端等移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)滲透到工作、生活等各個領(lǐng)域，一方面拉近了人們之間的距離，另一方面也深刻改變了人們的行為習(xí)慣。高校師生思維活躍，緊跟時代發(fā)展，以印刷型、書本式的傳統(tǒng)出版物形式提供編研成果利用，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足包括學(xué)校師生在內(nèi)的廣大用戶群體的需求，高校檔案編研應(yīng)與時俱進(jìn)，在傳統(tǒng)出版方式的基礎(chǔ)上，充分利用網(wǎng)站、微信、QQ等新興媒體，嘗試電子出版物、微電影、虛擬展廳等新型方式，突破時間和空間的限制，擴(kuò)大服務(wù)范圍，為利用者提供多元化、個性化、全方位、多角度的體驗，充分發(fā)揮檔案編研成果的利用價值，具體流程圖如圖2所示。信息化條件下檔案編研服務(wù)要變靜態(tài)展示為動態(tài)服務(wù)，改變信息傳遞方式，拓寬服務(wù)渠道，探討社會化有償服務(wù)，建立檔案編研成果共享和交互平臺，進(jìn)一步提升檔案編研服務(wù)效果。

圖2 高校檔案智能化編研系統(tǒng)流程圖

高校檔案編研服務(wù)要充分認(rèn)識信息化條件下高等教育事業(yè)發(fā)展及廣大師生、利用者的新要求和新期待，抓住機(jī)遇，應(yīng)勢而為，加快推進(jìn)檔案編研服務(wù)現(xiàn)代化，圍繞學(xué)校中心工作，服務(wù)教學(xué)科研，參與高校治理決策咨詢，為高水平大學(xué)建設(shè)、為地方經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展發(fā)揮積極作用。