基于精益六西格瑪?shù)暮贤袠速|(zhì)量提升策略

湯其武

（廣州地鐵集團有限公司，廣東 廣州 510000）

質(zhì)量是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的前提和保證。隨著企業(yè)的發(fā)展，M公司越來越重視企業(yè)的質(zhì)量管理，致力于高效率、高品質(zhì)、低成本地提高企業(yè)競爭力，促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。近年來，M公司生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施委外維修工作量逐步增大，投入委外維修項目合同招標資源日漸緊缺，難以匹配業(yè)務(wù)增長需求。

M公司領(lǐng)導層高度重視委外維修合同招標工作，成立委外維修項目合同招標質(zhì)量提升課題組。通過引入精益六西格瑪管理方法，對現(xiàn)有的委外維修項目招標流程進行了全面、系統(tǒng)的剖析和研究，以實現(xiàn)委外維修項目招標質(zhì)量提升，應(yīng)對合同業(yè)務(wù)發(fā)展，保障業(yè)務(wù)高效運作及企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

1 精益六西格瑪基本含義

精益六西格瑪是精益方法和六西格瑪管理的有機融合，不僅能通過六西格瑪管理大幅度提升產(chǎn)品質(zhì)量，增加顧客價值，同時能利用精益方法減少資本投入、提高效率和市場響應(yīng)能力[1]。文章利用六西格瑪DMAIC的改進模型，結(jié)合精益思想，開展M公司合同招標質(zhì)量提升課題研究。課題以DMAIC模型為主線，結(jié)合精益生產(chǎn)的價值流圖、標準化作業(yè)、優(yōu)化流程、縮短交貨期等方法，開展委外維修項目合同招標質(zhì)量提升研究。

2 合同招標質(zhì)量提升

2.1 定義階段

M公司是一家負責設(shè)備設(shè)施維修管理的大型企業(yè)，其中部分生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施通過合同招標，委托外部專業(yè)單位進行維修。有關(guān)資料顯示，現(xiàn)有生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施委外維修項目合同招標程序性環(huán)節(jié)多，從需求部門提交最終項目需求書到發(fā)出中標通知書耗時長，存在資源浪費及影響生產(chǎn)的問題。因此，M公司組建了委外維修項目合同招標質(zhì)量提升課題組，研究提升合同招標質(zhì)量的策略。

通過分析發(fā)現(xiàn)，M公司某年度委外維修合同招標從需求書穩(wěn)定到發(fā)出中標通知書，平均招標耗時為227日歷天。經(jīng)過對上級管理機構(gòu)、紀檢監(jiān)察部門、合同招標主體、項目需求單位等客戶需求進行分析和溝通，確定了課題優(yōu)化提升指標。質(zhì)量提升目標值設(shè)置為效率提升10%，卓越值為提升15%，即平均招標耗時目標值為不大于204日歷天，卓越值為不大于193d。合同招標統(tǒng)計時間從按照該課題研究方案實施到次年2月。

2.2 測量階段

測量階段通過工具對事實和數(shù)據(jù)驅(qū)動管理，是連接分析階段的橋梁[2]。該課題通過制作價值流圖，收集和分析數(shù)據(jù)，測量出各階段耗時，確立流程優(yōu)化的目標值。

根據(jù)梳理，委外維修項目招標從需求書穩(wěn)定移交后，到發(fā)出中標通知書共包括編制招標程序性文件、招標程序性文件審查、發(fā)標、開評標、評標結(jié)果上會和發(fā)出中標通知書6個流程。課題組制作了招標價值流圖，對招標流程進行測量，發(fā)現(xiàn)公告辦法、招標文件的正確完成率較低，主要存在程序性文件編制質(zhì)量不滿足要求和流程流轉(zhuǎn)錯誤等效能浪費。故進一步對招標公告辦法、招標等程序性文件進行測量。

通過公告辦法審批流程價值流圖，測量得出該流程總耗時49d，需經(jīng)過6個層次會議，一次性通過率為10.3%。不通過的主要原因是會議對公告辦法資質(zhì)條件、評審標準設(shè)置以及市場調(diào)研材料提出修改完善要求。各個層級的退單修改率無顯著性差異，但各層級審核的質(zhì)量標準和要求較大區(qū)別。

通過編制招標文件審批流程價值流圖，測量得出該流程總耗時10d，共有12個審批節(jié)點，一次性通過率為24.1%。不通過的主要原因：（1）業(yè)務(wù)經(jīng)辦環(huán)節(jié)報審意見填寫、合同條款、修改對比表等附件資料不完善；（2）在審批環(huán)節(jié)采用范本無關(guān)鍵條款修改的文件未能依據(jù)授權(quán)直接報送對應(yīng)層級審批，導致流程錯誤產(chǎn)生耗時。

2.3 分析階段

分析階段是最難以預(yù)見的階段，選擇正確的工具找到關(guān)鍵問題，制定最佳方案非常重要。課題組采用故障樹辨別失效模式，并進行失效模式與效果分析，識別招標關(guān)鍵業(yè)務(wù)步驟及可能出錯導致失效的方式，分析導致失效的深層原因，量化評估失效風險。同時，采用定量分析方法，分析項目經(jīng)辦人與耗時關(guān)系，經(jīng)辦人、項目規(guī)模與耗時關(guān)系。另外，通過計算RPN值（風險優(yōu)先數(shù)），確定了關(guān)鍵步驟及其可能失效的模式，制定了防止失效的行動建議，如表1所示。

（1）項目經(jīng)辦人與耗時關(guān)系定量分析。通過分析發(fā)現(xiàn)，不同經(jīng)辦人員在招標總耗時及具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)（公告辦法、結(jié)果報告等）耗時均存在較大的差距；同一經(jīng)辦人，不同項目招標耗時也存在較大波動、不穩(wěn)定的問題，如圖1所示。（2）項目規(guī)模與耗時關(guān)系定量分析。通過分析發(fā)現(xiàn)項目規(guī)模與耗時無直接關(guān)系，如圖2所示。（3）經(jīng)辦人崗位層級與耗時定量分析。通過分析發(fā)現(xiàn)崗位層級高的經(jīng)辦人在項目效能上并無優(yōu)勢，如圖3所示。

表1 故障樹及FMEA分析總結(jié)

圖1 經(jīng)辦人與耗時關(guān)系圖（單位：d）

圖2 項目規(guī)模與耗時關(guān)系圖

圖3 經(jīng)辦人崗位層級與耗時關(guān)系圖（單位：d）

2.4 改進階段

改進階段的目標是形成針對根本原因的最佳解決方案[3]。課題組通過頭腦風暴產(chǎn)生多種可能解決問題的方案，并對項目招標業(yè)務(wù)相關(guān)部門進行調(diào)研，形成了改進方案。

（1）建立招標效能標準及績效指標。優(yōu)化合同管理授權(quán)管理規(guī)定，明確項目合同招標效能參考標準及效能績效指標；優(yōu)化合同管理考評細則，明確績效考評指標。下達合同招標質(zhì)量、效能績效指標至各業(yè)務(wù)單位，將合同招標質(zhì)量與業(yè)務(wù)單位績效掛鉤。（2）建立招標及合同管理人員量化評價機制。編制合同網(wǎng)絡(luò)人員量化評價標準，結(jié)合合同管理考評細則對合同網(wǎng)絡(luò)人員進行考評。評價結(jié)果與個人月度績效掛鉤。（3）優(yōu)化合同業(yè)務(wù)流程及授權(quán)。加大對下級單位業(yè)務(wù)審批合同金額授權(quán)，預(yù)計新增30%的項目授權(quán)到業(yè)務(wù)單位，壓縮了業(yè)務(wù)流程。（4）完善業(yè)務(wù)指引及系統(tǒng)功能。制定項目合同管理手冊、招標文件備案指引，明確每個環(huán)節(jié)的操作要求、時限要求、注意事項；修訂合同管理制度、維修招標文件范本、合同業(yè)務(wù)范本；開展培訓及制度宣貫；合同系統(tǒng)開發(fā)效能監(jiān)督提醒功能。

2.5 控制階段

控制階段主要是落實改進方案，建立持續(xù)監(jiān)測、不斷改進的流程控制機制，完成新流程的移交和經(jīng)驗的推廣[4]。

（1）項目招標效能監(jiān)控。每兩周對需求穩(wěn)定后移交至招標單位的委外維修項目合同招標周期實施效能監(jiān)督控制，對超期未開展的進行督辦提醒，對業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)滯后的實施預(yù)警糾偏。（2）績效考核。每月對無客觀原因，經(jīng)辦人修改耗時超過3個工作日的通報預(yù)警，并實施整改。（3）培訓控制。每季度對文件質(zhì)量問題進行通報，并組織培訓學習；每季度完善質(zhì)量標準及業(yè)務(wù)指引。

2.6 課題研究成效

根據(jù)統(tǒng)計，在課題成果方案實施到次年2月的9個月期間內(nèi)，從需求書穩(wěn)定移交至招標單位到發(fā)出中標通知書，平均耗時145d，小于課題組卓越值，委外維修項目合同招標質(zhì)量提升明顯。

通過課題研究，不僅提升了委外維修項目合同招標質(zhì)量，而且給企業(yè)帶來了其他收獲。

（1）該項目課題組成員運用精益六西格瑪方法和工具，完成了課題、個人及團隊質(zhì)量管理能力和質(zhì)量意識得到提高。（2）通過課題研究，完善、優(yōu)化了相關(guān)合同管理制度，其他項目合同招標質(zhì)量亦可得到提升。（3）課題加大了對員工的培訓，提升了合同招標相關(guān)員工的質(zhì)量意識及合同業(yè)務(wù)能力，員工綜合素質(zhì)得到提高。

3 結(jié)束語

精益六西格瑪管理方法在合同招標質(zhì)量提升課題中的成功實施表明，精益六西格瑪管理方法可以有效地改進合同招標流程，完善質(zhì)量管理體系，提升企業(yè)質(zhì)量管理水平，有利于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。