新形勢下社會保險檔案管理工作的創(chuàng)新思考

張靜

摘 要：隨著中國經(jīng)濟水平和發(fā)展速度的不斷上漲，國民生活水平的不斷提高，我國的社會保險服務(wù)行業(yè)也是蓬勃發(fā)展，朝氣向前。越來越多的國人給家人投保，給自己投保，給自己喜歡的東西投保。這就造成各種各樣的檔案越來越多，檔案基數(shù)不斷提高，給社會保險檔案的保存和管理帶來一定的不方便。但是好在現(xiàn)在是21世紀(jì)，是信息的時代，是5G的時代，給很多行業(yè)帶來了無限的可能，這其中在保險行業(yè)的檔案管理上就給出很多比較優(yōu)秀的解決方案?，F(xiàn)在的保險行業(yè)的檔案管理有很多問題亟待解決，這是社會的需要，也是生活水平日益提高的人們的需要。所以我們要對傳統(tǒng)的檔案管理方法做出進一步思考，從不同角度給檔案管理的創(chuàng)新帶來不一樣的方法和手段，讓保險行業(yè)的檔案在查詢尋找起來更加方便，也讓保險行業(yè)能夠跟的上國家發(fā)展的步伐，在人民生活水平提高的同時，能給人民帶來更加方便快捷的優(yōu)秀服務(wù)。社會保險檔案管理合理的舉措，不但關(guān)系人民切身的得利關(guān)系，還與國家的穩(wěn)定發(fā)展有著密切的關(guān)聯(lián)，所以做好社會保險檔案管理，也是我國社會經(jīng)濟發(fā)展的重要的一步。

關(guān)鍵詞：社會保險檔案;保險行業(yè);管理工作

在新形勢下，進行社會檔案管理的改革創(chuàng)新是很有必要的，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理很容易造成檔案丟失，而在保險工作如果檔案丟失，那么保險服務(wù)就很難順利進行下去，不僅給投保人帶來困擾，也會給保險行業(yè)帶來一定的沖擊，所以，進行檔案管理工作的改革創(chuàng)新就很有必要。社會保險管理工作是很嚴(yán)肅的，需要小心謹(jǐn)慎的去面對，決不能馬虎大意。隨著信息時代的到來，信息檔案的整理與錄入似乎就有很多優(yōu)勢和方便。

一、社會保險檔案管理工作的改革的作用

檔案是一種關(guān)于歷史的記錄，并且可以從多個方面來反應(yīng)歷史的實際情況，同時也能夠反應(yīng)在不同時代背景之下的發(fā)展水平。檔案辦公室中所記錄的檔案反映了不同歷史背景之下的人物、工作和發(fā)生的一系列重大事件等等。所以說，檔案的記錄，是一種對各行各業(yè)發(fā)展的見證。

而傳統(tǒng)的檔案管理方法好像已經(jīng)似乎不是太符合這個飛速發(fā)展的社會的時代需要，這就使得傳統(tǒng)檔案管理的方法需要得到改善和進步。

檔案的管理一直在進行改革，在尋找更加方便快捷高效的方式去解決檔案管理中出現(xiàn)的失誤。以便于給人民帶來方便，給人民生活幸福水平的提高上錦上添花。對社會保險檔案管理工作進行思考，可以對社會保險的改革進行提高和優(yōu)秀化。社會保險檔案管理工作是嚴(yán)肅嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?，而傳統(tǒng)工作的開展主要是基于紙質(zhì)檔案，而未能對信息化技術(shù)進行有效應(yīng)用，隨著信息化社會的發(fā)展，檔案信息管理的模式也勢必需要得到更新。社會保險的檔案基數(shù)本來就很高，管理工作也是出奇的大，每次整理與分類都要龐大的人力物力，如果沒有合理的管理措施，很有可能造成檔案信息的丟失，給保險工作的開展帶來一定的麻煩。所以，保險檔案管理的改革創(chuàng)新，本就是保險行業(yè)自身的追求與要求。而且，保險行業(yè)的工作人員換人的次數(shù)很大，流動性很強，今天他來管，明天我來管的事情很是常見，這其中的信息對接就很難交接完全，這就造成了信息的丟失，規(guī)范工作人員的工作方式與流程，加強檔案管理工作還以發(fā)現(xiàn)很多工作中的疏漏，能及時進行改善優(yōu)化，所以給社會保險的檔案管理工作帶來創(chuàng)新尤為重要。

二、社會保險檔案管理工作的改革的問題

造成社會保險檔案管理難度增加的一大原因就是社會保險的種類過于多樣。保險種類不同，管理的有關(guān)部門也不一樣，由于沒有統(tǒng)一的行業(yè)規(guī)范，造成各部門之間信息無法互通，出了問題也無法找到具體的負(fù)責(zé)人，給參保的人民造成了一定的困難。

社會保險檔案管理手段也比較低級，很難做到高效的管理。在計算機互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)蓬勃發(fā)展的今天好多地區(qū)和部門還未信息檔案的管理辦法提上日程，這么優(yōu)秀的檔案管理辦法，不進行大規(guī)模的使用真得是非常可惜。計算機的使用能夠在很大程度上提高管理效率，但是很多社保部門計算機的利用率并不高，沒有發(fā)揮出軟件、硬件以及人員三者的作用，以至于管理效率很難被提高，管理手段也處于一種落后的狀態(tài)。

不難看出造成這些問題的主觀原因還是上級領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的忽視，他們僅僅只是簡單覺得檔案管理只是簡簡單單的檔案的保存，而未考慮到檔案管理工作是一個蘊含管理知識的工作。所以檔案管理上對檔案的分析整類、整規(guī)理順、歸類納入等步驟流程上存在太多的不合理，很不科學(xué)。某些社會保險檔案部門缺少專門的檔案室，各種類型的檔案管理分室存放，到現(xiàn)在都沒有配備專職檔案員，所以應(yīng)當(dāng)歸檔的社會保險資料，沒有第一時間得到有效處理，這樣也就直接造成了社會保險檔案管理的混亂與嚴(yán)重流失。

在現(xiàn)如今的社會保險檔案管理工作進程當(dāng)中，有很多時候都存在著工作人員對于客戶存在沒有耐心的問題，沒有耐心就會導(dǎo)致社會保險檔案管理工作人員的服務(wù)態(tài)度較差。而這種問題的引起都是因為檔案工作人員沒有很好的服務(wù)意識所導(dǎo)致的。這是當(dāng)今時代背景之下社會檔案管理人員存在的一個比較普遍，同時，也是比較嚴(yán)重的問題。

社會保險檔案管理人員素質(zhì)低下也并不僅僅是體現(xiàn)在服務(wù)意識差的方面。還體現(xiàn)在綜合素質(zhì)較差、專業(yè)水平低下。

由于對社會檔案管理的工作并沒有很重視，這個現(xiàn)象的出現(xiàn)就會導(dǎo)致社會檔案管理人員的專業(yè)水平低下、綜合能力不強。而管理人員的專業(yè)水平低下和綜合能力不強就會使得社會保險檔案管理部門成為可有可無的一個部門。這是一個惡性循環(huán)。

沒有把社會保險檔案管理當(dāng)回事，很多相關(guān)單位就隨便安排些并不具有檔案管理水平的人員來對社會保險檔案管理工作進行接管。這些不具備專業(yè)素質(zhì)、對于社會檔案管理工作沒有深入了解的工作人員只會讓社會保險檔案管理工作的進行寸步難行。

并且，很多社會保險檔案管理人員沒有受到過專業(yè)的知識技能培訓(xùn)，對于檔案工作沒有很專業(yè)的工作手段。對于檔案管理工作缺乏整體上的了解和宏觀把握，這也會導(dǎo)致工作人員對于檔案管理工作的認(rèn)知程度受到了限制，使工作人員的知識結(jié)構(gòu)產(chǎn)生很大的偏差。在社會檔案管理的過程當(dāng)中，具有高度專業(yè)性的專業(yè)人才的缺乏也是面臨的一大問題。

三、社會保險檔案管理工作的改革的舉措

不難看出，保險行業(yè)的改革還是需要一定的投入的。解決本題最好的辦法就是從源頭治理，所以加強檔案管理工作上級領(lǐng)導(dǎo)的重視問題尤為重要。首先，檔案管理工作人員要加強檔案管理的宣傳力度，把檔案管理的重要性宣傳出去，提高檔案管理的重視程度。把檔案管理的意識和責(zé)任給喚醒，這樣在制定檔案管理的辦法的時候才能引起人們的重視，把檔案管理當(dāng)做重要的事情去辦。擴大人力財力的投入，把這個工作的日程當(dāng)做頭等大事才能辦好做好，才能切實提高人民福利，解決社會問題，為維持社會穩(wěn)定做出貢獻。

完善檔案管理的規(guī)章制度，現(xiàn)階段社會保險檔案管理并沒有合適的統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范，這就造成很多地區(qū)和部門有一套自己的管理辦法，給信息共享的技術(shù)上帶來一定額難題。有些部門重業(yè)務(wù)輕檔案管理，沒有制定相關(guān)經(jīng)辦環(huán)節(jié)的翔實具體的檔案管理制度，工作人員的工作不能在制度的約束下開展，導(dǎo)致相關(guān)檔案資料收集不完整或遺失，嚴(yán)重影響了檔案的保管、利用。對社會保險檔案管理機制的改革也是一種創(chuàng)新。只有新的管理機制和規(guī)章制度才能適應(yīng)新的管理技術(shù)和辦法。特別是在管理辦法和技術(shù)出現(xiàn)紕漏時可以有效進行查缺補漏，進行規(guī)章制度的更新迭代。

如果領(lǐng)導(dǎo)的意識和想法是一名指揮家的話，那改進檔案管理工作的技術(shù)就是場上的樂器，隨著領(lǐng)導(dǎo)的指揮統(tǒng)一合作才能把保險檔案管理的工作做得出色，完美的完成一場優(yōu)美的演奏。所以，學(xué)習(xí)優(yōu)秀的檔案管理辦法也是不可或缺的，也是對檔案管理改革上最重要的一環(huán)。把全面引進和創(chuàng)新檔案管理工作當(dāng)做改革之本，把檔案管理技術(shù)當(dāng)做手中的一桿槍，才能把社會保險檔案的管理創(chuàng)新工作做好。把信息化管理的方法提上日程，在5G技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)云技術(shù)結(jié)合檔案管理辦法，利用紙質(zhì)檔案管理當(dāng)做輔助共同創(chuàng)新檔案管理辦法，為推進社會保險檔案管理的進程做出貢獻。當(dāng)然計算機保管檔案信息也不是沒有弊端，首先計算機硬盤保存數(shù)據(jù)的時限性，就給檔案的長期保存帶來了困擾，所以計算機的后期維護工作也要做到位，不光要學(xué)習(xí)信息化檔案的管理，計算機的維護以及信息的無損華轉(zhuǎn)移也應(yīng)進行學(xué)習(xí)和創(chuàng)新。

在檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的同時，專業(yè)人才的引進同樣是不可忽視的，在社會檔案管理的信息化的背景下，一批高素質(zhì)懂的計算機的人才的培養(yǎng)和引進顯得很重要了。工作人員除了掌握和檔案相關(guān)的專業(yè)知識以外，還要熟練掌握計算機的使用方法，了解網(wǎng)絡(luò)病毒的防范措施。對于專業(yè)人才的引進，其實可以和大部分高等院校進行合作和進行聯(lián)合培養(yǎng)，進行管培生的培訓(xùn)，讓學(xué)生向更加專業(yè)的方面學(xué)習(xí)不僅給畢業(yè)生的就業(yè)提供合適的機會，還給保險行業(yè)的檔案管理提供了一批一批專業(yè)性的人才。還有就是對于現(xiàn)階段的工作人員，為了讓他們趕上時代的步伐已經(jīng)職業(yè)改革的變化，在他們擁有更豐富檔案管理的經(jīng)驗的基礎(chǔ)上進行計算機網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)，能更快的投入到信息化檔案管理改革的進程中去。要充分意識到社會檔案管理信息化的意義，意識到把信息化管理應(yīng)用到社會檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)中的重要性。對于管理人員來說，一定要改變傳統(tǒng)的管理思想和管理理念，對于當(dāng)今時代之下的信息化技術(shù)要有一定程度上的了解，并且要看到信息化技術(shù)在社會檔案管理中的應(yīng)用，給檔案管理所帶來的便捷性。并且，信息化建設(shè)在社會檔案管理當(dāng)中能夠大大提高社會檔案管理的效率和管理水平，信息化建設(shè)在這方面的作用是無可替代的。

社會檔案管理人員一定要充分認(rèn)識到檔案管理信息化的重要性，并且，采取多樣、多元化的檔案管理方式，結(jié)合當(dāng)今時代之下最流行的信息化建設(shè)，來對檔案管理進行良好的管理和監(jiān)督工作。

不僅僅是管理層的人員要樹立相關(guān)的意識和拋棄傳統(tǒng)的管理理念，工作人員也要進行相對應(yīng)的思想意識的改變，這樣才有利于信息化建設(shè)在社會檔案管理方面取得更加良好的進展。

社會檔案管理的工作可以把那些分隔了的部門全部整合在一起，這樣有利于把分散的數(shù)據(jù)和檔案信息集中、歸納、整理。這么做可能會讓文件的集中性更高，如果其它部門需要利用文件來進行工作，文件管理部門可以采用文件共享的方式來協(xié)助位其它部門的協(xié)調(diào)工作。其次，可以將傳統(tǒng)的社會檔案管理部門建設(shè)成為網(wǎng)絡(luò)化的數(shù)字檔案管理部門，但是在建設(shè)數(shù)字化檔案的過程當(dāng)中，一定要符合當(dāng)?shù)卣嚓P(guān)的規(guī)定和要求。并且當(dāng)?shù)卣惨鶕?jù)數(shù)字化檔案館的建立來適當(dāng)?shù)霓D(zhuǎn)變其政府職能，這樣才能與數(shù)字化檔案館進行更好的匹配，跟上時代發(fā)展的潮流和腳步。

一定要加強社會檔案管理的工作人員的服務(wù)意識，強化他們服務(wù)的觀念。因為社會檔案管理的工作人員的工作，并不是一項可有可無的簡單工作，其實它關(guān)系到很多方方面面。檔案工作人員應(yīng)該把檔案管理信息化工作當(dāng)成是一個作為國家信息建設(shè)的其中一個非常重要的分支。有些機密檔案只能夠永久保存和給有關(guān)部門的人員進行查閱，除了那些絕對機密的文件，其它的文件可以加強其服務(wù)的領(lǐng)域。并且一定要把國家在檔案管理信息化上投入的人力、物力、財力發(fā)揮到正確的地方，不要造成成本的浪費，使所有的經(jīng)濟效益達到最大化。

四、結(jié)語

通過以上的討論就可以知道，社會保險檔案管理工作的創(chuàng)新性研究很有必要，在社會的發(fā)展上也有推動者的角色的意思。我相信隨著中國的不斷強大和發(fā)展，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員一定會對檔案管理工作的改革和創(chuàng)新有更進一步的理解和想法，能更進一步推動社會保險檔案管理工作的巨大跨越?？偟膩碚f，在社會保險檔案管理工作的改革進程中，提高重視之心是根本，引進創(chuàng)新技術(shù)是基礎(chǔ)，提高工作人員的專業(yè)性更是關(guān)鍵。有關(guān)部門只有利用科學(xué)技術(shù)手段完善制度，利用技術(shù)，重視檔案管理改革，善用人才，才能對社會保險檔案管理工作進行創(chuàng)新，健全社會保障，維護社會穩(wěn)定。本文對這些問題進行分析和總結(jié)，希望給社會保險檔案管理工作提供一種創(chuàng)新性思路.

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（作者單位：秦皇島北戴河區(qū)社會保險事業(yè)管理所）