信息技術(shù)對(duì)科技檔案管理工作的影響研究

李媛

摘? 要： 科技檔案是人們?cè)趶氖鲁青l(xiāng)建設(shè)、科學(xué)研究等勞動(dòng)中生成的文字材料和聲像文件，具有珍貴的保存價(jià)值和利用空間。近年來(lái)，我國(guó)科技事 業(yè)蓬勃發(fā)展，科技檔案管理工作的重要性也被多數(shù)單位認(rèn)可。尤其是科研人員在翻閱大量的科技檔案資料，從中得出很多重要結(jié)論，對(duì)未來(lái)科技行業(yè)的 發(fā)展起到預(yù)示作用。本文深入思考了當(dāng)前科技檔案管理工作中存在的弊端，并提出幾點(diǎn)改革建議，僅供同行參考。

關(guān)鍵詞： 科技檔案;管理模式;檔案利用率

引言

資本主義國(guó)家工業(yè)革命以后，專業(yè)化分配工種任務(wù)變得十分普遍，科 技檔案這個(gè)全新的概念走進(jìn)了人們的視野。眾所周知，發(fā)達(dá)國(guó)家科技檔案 管理工作起步較早，他們將科技檔案與國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展緊密相連，認(rèn)為科技 檔案管理是促進(jìn)國(guó)家經(jīng)濟(jì)和生產(chǎn)建設(shè)的必要條件之一。近年來(lái)，我國(guó)市場(chǎng) 經(jīng)濟(jì)改革利好，大量科技成果轉(zhuǎn)化為先進(jìn)生產(chǎn)力，科技檔案也從默默無(wú)聞 走向了發(fā)展前沿，越來(lái)越多的科研管理單位開始重視科技檔案管理工作，? 信息技術(shù)涌入我國(guó)各大行業(yè)以來(lái)，與各行業(yè)之間建立了密切聯(lián)系，展現(xiàn)出 信息技術(shù)對(duì)行業(yè)發(fā)展的影響力。

1 信息技術(shù)對(duì)科技檔案管理工作的影響

1.1? 提升科技檔案的利用率

在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，企事業(yè)單位在進(jìn)行科技檔案 管理的過(guò)程中，面臨的最主要問(wèn)題之一就是科技檔案的數(shù)量大幅度增加。 同時(shí)，在這一時(shí)代背景下，科技檔案的復(fù)雜性也顯著加強(qiáng)。因此，在這一 過(guò)程中，企事業(yè)單位需要在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作的效率 和檔案的利用率，最有效的措施就是對(duì)科技檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，并在 這一基礎(chǔ)上提升科技檔案管理工作的信息化水平。在進(jìn)行管理模式創(chuàng)新之 后，企事業(yè)單位的科技檔案利用率就能夠得到更加有效的提升。而對(duì)于企 事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，科技檔案利用率的有效提升，能夠在提升其運(yùn)營(yíng)管理水平 方面發(fā)揮出至關(guān)重要的作用。

1.2? 有助于科技設(shè)備維護(hù)

科技設(shè)備在購(gòu)置、使用、維護(hù)方面都會(huì)有數(shù)據(jù)記載，為了實(shí)現(xiàn)科技設(shè) 備的正常運(yùn)行，生產(chǎn)出安全可靠的科技產(chǎn)品，科技設(shè)備維護(hù)人員需要定期 對(duì)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)和檢修，將可能發(fā)生的故障扼殺在萌芽之中?？萍荚O(shè)備精 密度較高，可改造性也較強(qiáng)，很多科技設(shè)備通過(guò)創(chuàng)新改造能夠提高產(chǎn)品質(zhì) 量和數(shù)量，這就需要科技設(shè)備技術(shù)研發(fā)人員在深入分析設(shè)備構(gòu)造和原理的 基礎(chǔ)上，改良設(shè)備性能?？萍紮n案資源真實(shí)記載了科技設(shè)備的基本參數(shù)，? 對(duì)科技設(shè)備的研發(fā)與維護(hù)均能提供數(shù)據(jù)支持。設(shè)備研發(fā)人員不需要再反復(fù) 拆解零件就能夠從設(shè)備性能指標(biāo)中預(yù)見到設(shè)備創(chuàng)新所能帶來(lái)的益處和弊 端，便于及時(shí)修正改良方案[1]。

1.3? 減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)

在科技檔案管理工作呈現(xiàn)出信息化和電子化的發(fā)展特點(diǎn)之后，檔案管 理工作的效率得到了比較有效的提升。但是由于檔案管理工作模式并未完 全脫離傳統(tǒng)檔案管理模式的框架，因而部分企事業(yè)單位中檔案管理工作人 員的工作負(fù)擔(dān)仍然比較沉重。與之相對(duì)的是，在企事業(yè)單位中，檔案管理 人員的工資待遇往往處于中下游水平。對(duì)于企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，進(jìn)行科技檔 案管理模式創(chuàng)新，最主要的目的之一就是有效降低檔案管理人員的工作負(fù) 擔(dān)和由此產(chǎn)生的心理壓力。在這一基礎(chǔ)上，企事業(yè)單位的科技檔案管理工 作水平就能夠得到更加有效的提升與強(qiáng)化。從這一角度上看，針對(duì)科技檔 案管理工作模式進(jìn)行創(chuàng)新是相當(dāng)有必要的。

1.4? 實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

檔案管理孤島現(xiàn)象由來(lái)已久，如何破解這個(gè)難題一直是檔案管理工作 人員的首要問(wèn)題，信息技術(shù)在改變了傳統(tǒng)檔案管理方式的同時(shí)，也有力打 破了孤島瓶頸?？萍紮n案資料內(nèi)涵豐富，涉獵范圍廣泛，是各個(gè)行業(yè)爭(zhēng)搶 的重要資源，為了全面促進(jìn)我國(guó)科技行業(yè)的迅猛發(fā)展，科技檔案資源共享 被提上了日程，成為人們關(guān)注的焦點(diǎn)。我國(guó)從事科研項(xiàng)目的企事業(yè)單位眾 多，科技檔案的保存也是各自為政，沒(méi)有統(tǒng)一的行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)，更缺乏檔 案資源共享平臺(tái)，因此，很多科研項(xiàng)目的研究?jī)?nèi)容都無(wú)法進(jìn)行再次利用。 科技檔案管理信息系統(tǒng)的建立促使各企事業(yè)單位不得不重視科技檔案資源 共享的積極作用，從而實(shí)現(xiàn)科技檔案之間的交流與合作，避免重復(fù)研究造 成的人力、財(cái)力、物力的浪費(fèi)[2]。

2 當(dāng)前科技檔案管理工作中的問(wèn)題

受到市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)因素影響，檔案管理工作始終處于企事業(yè)單位日常管理 中的弱勢(shì)地位，很多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為科技檔案管理工作并不能直接為企事業(yè)單位 帶來(lái)經(jīng)濟(jì)收益，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入和管理人員培訓(xùn)方面也就不夠重視，? 大部分經(jīng)費(fèi)還是用于科技項(xiàng)目研究上，忽略了科技檔案管理工作的經(jīng)濟(jì)價(jià) 值。檔案管理人員沒(méi)有充足的經(jīng)費(fèi)更新老化的信息技術(shù)設(shè)備，科技檔案管 理信息化建設(shè)也只是浮于表面，不能落到實(shí)處。信息技術(shù)的發(fā)展日新月 異，檔案管理人員的信息技術(shù)水平也應(yīng)得到提升，否則將無(wú)法滿足檔案管 理信息系統(tǒng)建設(shè)的需要?？墒且恍┢笫聵I(yè)單位并沒(méi)有開展檔案管理信息化 培訓(xùn)工作，致使很多檔案管理人員并沒(méi)有接受過(guò)正規(guī)的信息技術(shù)操作方面 的學(xué)習(xí)，理論知識(shí)不過(guò)關(guān)，操作能力不達(dá)標(biāo)，即便是企事業(yè)單位通過(guò)第三 方平臺(tái)購(gòu)買了科技檔案管理信息系統(tǒng)，也會(huì)因?yàn)闊o(wú)人操作而淪為擺設(shè)，根 本起不到檔案管理信息化的利用價(jià)值。

3 加強(qiáng)科技檔案管理模式創(chuàng)新性的建議

3.1? 加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作模式創(chuàng)新的認(rèn)識(shí)

在進(jìn)行科技檔案管理模式創(chuàng)新的過(guò)程中，企事業(yè)單位需要進(jìn)一步加強(qiáng) 對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)水平。具體來(lái)說(shuō)，首先，企事業(yè)單位必須認(rèn)識(shí)到科 技檔案在單位進(jìn)行科技研發(fā)和管理工作的過(guò)程中能夠發(fā)揮出至關(guān)重要的作 用。只有如此，才能為科技檔案管理水平的提升提供基礎(chǔ)保障。其次，對(duì) 于單位管理層來(lái)說(shuō)，在提升對(duì)科技檔案管理重視程度的基礎(chǔ)上，還必須在 現(xiàn)有的基礎(chǔ)上進(jìn)一步加大對(duì)科技檔案管理工作的人才和資金投入，幫助本 單位進(jìn)一步提升科技檔案管理工作的效率和質(zhì)量。同時(shí)，為保障科技檔案 管理工作的順利進(jìn)行，企事業(yè)單位還需要對(duì)科技檔案的管理方法與管理流 程進(jìn)行更加科學(xué)的認(rèn)識(shí)。在這一基礎(chǔ)上，針對(duì)現(xiàn)有的工作流程與工作方法 進(jìn)行完善。在這一基礎(chǔ)上，科技檔案管理工作的創(chuàng)新性就能夠得到進(jìn)一步 提升[3]。

3.2? 融入信息技術(shù)?？茖W(xué)技術(shù)與信息技術(shù)的發(fā)展

一直是相輔相成的，都能在各自發(fā)展的道路上彼此成就，將信息技 術(shù)融入到科技檔案管理工作之中也是完全契合了當(dāng)代科技發(fā)展的大趨勢(shì)，? 為科技企事業(yè)單位的發(fā)展增添助力。全球貿(mào)易化對(duì)我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的沖擊日 益增大，科技企業(yè)如何有力搶占市場(chǎng)份額，提升技術(shù)核心競(jìng)爭(zhēng)力，關(guān)鍵在 于優(yōu)化科技產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，通過(guò)研發(fā)不同層次的科技產(chǎn)品來(lái)滿足不同人群的需 求。因此，我們科技檔案管理工作人員更要立足崗位實(shí)際，在日常的檔案 管理工作之中提升信息技術(shù)運(yùn)用頻率，借助科技檔案管理信息系統(tǒng)的優(yōu) 勢(shì)，完善科技檔案分類與匯總。同時(shí)，科技企業(yè)也要善于從科技檔案中尋 找機(jī)會(huì)，充分運(yùn)用科技檔案信息管理系統(tǒng)，按照系統(tǒng)內(nèi)的權(quán)限要求，實(shí)名 制注冊(cè)個(gè)人信息，查詢所需科技檔案資源，積極運(yùn)用好科技檔案管理信息 化的契機(jī)。

結(jié)語(yǔ)：綜上所述，隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，科技檔案管理逐漸朝著數(shù) 字化、電子化方向發(fā)展，通過(guò)電子資料的存儲(chǔ)、整理，以及檔案管理平臺(tái) 的構(gòu)建，對(duì)各信息資源進(jìn)行有效整合，使網(wǎng)站資源共享得以實(shí)現(xiàn)，通過(guò)在線檔案資料的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，進(jìn)一步發(fā)揮檔案使用價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1] 秦彩霞 . 淺析信息化時(shí)代科技檔案管理工作創(chuàng)新研究 [J]. 才 智，2018，14（33）：217.

[2]黃兆梅.新形勢(shì)下科技檔案管理模式創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，18（16）：119.

[3]劉巖.優(yōu)化科技檔案管理助推高?？萍紕?chuàng)新[J].中國(guó)高校科技，2017，12（Z1）： 31-33.