新型冠狀病毒疫情檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)初探

趙鑫強(qiáng) 方路

摘? 要：本文提出建立新型冠狀病毒疫情檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)想，在明確現(xiàn)階段新型冠狀病毒疫情檔案工作現(xiàn)狀并闡明建立新型冠狀病毒疫情檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)意義的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提出建立新型冠狀病毒疫情檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的相關(guān)策略，以期促進(jìn)新型冠狀病毒疫情檔案的提供和利用并獲得更好的社會(huì)效益。

關(guān)鍵詞：新型冠狀病毒疫情檔案; 檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù); 專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)

Abstract： This article puts forward the idea of establishing a special database for the COVID-19 epidemic archives. On the basis of clarifying the current status of the work of the COVID-19 epidemic archives and clarifying the significance of the establishment of the new COVID-19 epidemic archives thematic database， this paper proposes COVID-19 archives. Suggestions for construction to promote the provision and use of COVID-19 epidemic archives and obtain better social benefits.

Keywords： COVID-19 epidemic archives; Archives thematic database; Thematic database

本文通過(guò)建立疫情檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，解決疫情檔案由于其分散、成套性不強(qiáng)、深加工不足等特點(diǎn)帶來(lái)的問(wèn)題，為疫情檔案的提供利用和今后解決類(lèi)似突發(fā)公共安全事件和重大衛(wèi)生事件產(chǎn)生的檔案提供經(jīng)驗(yàn)。

1 現(xiàn)階段新型冠狀病毒疫情檔案工作現(xiàn)狀

本文通過(guò)對(duì)全國(guó)（除臺(tái)灣、香港特別行政區(qū)和澳門(mén)特別行政區(qū)）31個(gè)省級(jí)行政區(qū)檔案局（館）官方網(wǎng)站、官方微博和微信公眾號(hào)（簡(jiǎn)稱(chēng)“兩微一端”）進(jìn)行調(diào)查，將現(xiàn)階段疫情檔案工作現(xiàn)狀總結(jié)為兩點(diǎn)。

1.1 積極開(kāi)展疫情檔案的收集和征集工作

全國(guó)多地檔案局（館）都在積極開(kāi)展有關(guān)檔案的收集工作。從各地檔案局（館）向社會(huì)征集疫情檔案通知的發(fā)布渠道和發(fā)布時(shí)間可以看出，截至2020年5月5日，全國(guó)25個(gè)省級(jí)行政區(qū)的28家檔案局和檔案館，自2020年2月中旬，陸續(xù)通過(guò)“兩微一端”平臺(tái)向社會(huì)發(fā)布檔案信息的征集通知。2020年2月7日，國(guó)家檔案局發(fā)布通知，要求對(duì)疫情防控期間產(chǎn)生的檔案材料應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。[1]遼寧省檔案局通知表示，要求積極開(kāi)展本地區(qū)疫情檔案的收集指導(dǎo)工作，確保疫情防控檔案收集工作順利開(kāi)展。[2]

1.2 初步開(kāi)展疫情檔案的整理和歸檔工作

在積極開(kāi)展檔案收集和征集工作的基礎(chǔ)上，各地也開(kāi)始了對(duì)疫情檔案的整理和歸檔工作。遼寧省檔案局明確疫情防控工作材料涉及的范圍和類(lèi)型，以及不同類(lèi)型材料的保管期限。[3]云南省檔案局發(fā)布通知，明確了19類(lèi)歸檔材料的類(lèi)型。[4]雖然部分檔案局（館）明確了疫情檔案類(lèi)型并制定了疫情檔案保管期限表，但是對(duì)于疫情檔案類(lèi)型和保管期限的劃分還不夠細(xì)致。在對(duì)2003年“非典”疫情檔案進(jìn)行分類(lèi)和整理過(guò)程中，有學(xué)者提出將這部分檔案按照綜合類(lèi)、醫(yī)療救治類(lèi)、疫情類(lèi)和物資保障類(lèi)等9種類(lèi)型進(jìn)行細(xì)分。[5]因此對(duì)歸檔類(lèi)型無(wú)法正確劃分的檔案局（館）可以參照此劃分類(lèi)型進(jìn)行疫情檔案的歸檔。

2 建立新型冠狀病毒疫情檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的意義

2.1 有利于為各學(xué)科科學(xué)研究提供系統(tǒng)依據(jù)

目前，疫情檔案保存還具有分散性。[6]這種分散的保存狀況不利于基于大量數(shù)據(jù)開(kāi)展研究。

通過(guò)建立疫情檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，將疫情檔案匯集起來(lái)，可以完整地反映疫情防控期間我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)、科研和患者救治等各方面信息，同時(shí)為科研人員提供一個(gè)更具有系統(tǒng)性和多元性[7]的檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)。

2.2 有利于為突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)提供藍(lán)本

突發(fā)事件的處置具有政治性、突發(fā)性、系統(tǒng)性和探索性，[8]這種情形下，發(fā)揮檔案的情報(bào)價(jià)值就顯得尤為重要。疫情檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的建立不僅使得一個(gè)范圍內(nèi)反映新型冠狀病毒防治和處理的檔案可以有效地集中在一起，還可以為其他國(guó)家在防治和應(yīng)對(duì)新型冠狀病毒的工作方面提供經(jīng)驗(yàn)。并且，在未來(lái)遇到類(lèi)似突發(fā)公共安全事件時(shí)，可以通過(guò)檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息獲得相關(guān)處置方式，對(duì)突發(fā)事件做出處理。

2.3 有利于充分地發(fā)揮檔案的社會(huì)價(jià)值

在疫情檔案的征集和收集過(guò)程中，除了囊括大量的政府文件和救治方案，一些公眾在社交媒體中產(chǎn)生的檔案也被歸入檔案館，因此它具有更高的社會(huì)價(jià)值。傳統(tǒng)檔案管理目錄、指南或報(bào)道性檢索工具，[9]無(wú)法適應(yīng)用戶(hù)及時(shí)有效地獲取全面的檔案信息的需求。疫情檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)向用戶(hù)提供利用疫情檔案的專(zhuān)門(mén)平臺(tái)，可以滿(mǎn)足這一需求，充分發(fā)揮疫情檔案的參考價(jià)值和社會(huì)作用。

3 新型冠狀病毒疫情檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)策略

3.1 明確建設(shè)目的與用戶(hù)利用需求

明確以為政府科學(xué)決策提供依據(jù)[10]的疫情檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)目的，有助于檔案部門(mén)更好地開(kāi)展疫情檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)相關(guān)工作。[11]檔案部門(mén)在構(gòu)建疫情檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)需要了解用戶(hù)的具體需求，通過(guò)線(xiàn)上調(diào)查和線(xiàn)下發(fā)放問(wèn)卷的形式知曉用戶(hù)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)使用習(xí)慣，以便為用戶(hù)提供更加友好和高效的檔案服務(wù)。

3.2 開(kāi)展檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)建設(shè)

“新型冠狀病毒疫情”檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)實(shí)際上應(yīng)該是國(guó)家層面的建設(shè)項(xiàng)目。構(gòu)建一個(gè)國(guó)家統(tǒng)一的檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)是解決目前疫情檔案整合困難和各地信息化建設(shè)水平存在差異等問(wèn)題的有效方式。作為國(guó)家統(tǒng)一的檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)平臺(tái)，其主導(dǎo)機(jī)關(guān)應(yīng)該是國(guó)家機(jī)構(gòu)，如國(guó)家檔案局，因?yàn)橹挥羞@樣才可以更加全面、多元視角看待檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)建設(shè)問(wèn)題，提高其適用性。

3.3 確保檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)信息安全

疫情檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)上的檔案信息主要是以電子形式存儲(chǔ)于磁盤(pán)等介質(zhì)上，但是由于外部環(huán)境和技術(shù)環(huán)境的影響，會(huì)存在介質(zhì)老化以及技術(shù)落后等問(wèn)題，從而間接地影響數(shù)據(jù)的可用性和可讀性。因此，在疫情檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)過(guò)程中，需要時(shí)刻注意檔案信息的安全問(wèn)題。首先，為保證檔案信息的長(zhǎng)期可讀可用，除了在歸檔時(shí)保存形成檔案的系統(tǒng)和相關(guān)設(shè)備并及時(shí)進(jìn)行遷移、仿真或封裝外，還需選擇一種可以穩(wěn)定存儲(chǔ)檔案信息的介質(zhì)和載體。其次，疫情檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)應(yīng)當(dāng)積極通過(guò)物理隔離和邏輯隔離的方式，在防止網(wǎng)絡(luò)病毒侵襲的同時(shí)，可以最大限度地阻擋來(lái)自網(wǎng)絡(luò)的惡意攻擊。

3.4 動(dòng)態(tài)維護(hù)檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)信息

疫情檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)中的內(nèi)容需要不斷地進(jìn)行更新。并且疫情檔案現(xiàn)在仍處于收集和整理階段，其數(shù)量和范圍還在不斷增長(zhǎng)和擴(kuò)大，疫情檔案這個(gè)整體還處于一個(gè)不穩(wěn)定狀態(tài)。所以，在構(gòu)建疫情檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，在保證對(duì)現(xiàn)有疫情檔案信息共享的前提下，還要不斷更新和補(bǔ)充新的疫情檔案信息，以保證疫情檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)中信息的完整，并通過(guò)檔案信息組織的動(dòng)態(tài)性以增強(qiáng)檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的擴(kuò)展性。在動(dòng)態(tài)維護(hù)疫情檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況選擇實(shí)時(shí)或定期更新信息的方式，逐步完善其中的疫情檔案信息，以獲得最佳的開(kāi)發(fā)利用效果。與此同時(shí)，檔案部門(mén)可以通過(guò)對(duì)用戶(hù)需求的分析和有關(guān)反饋，及時(shí)補(bǔ)充和完善疫情檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)中已有的檔案信息內(nèi)容，甚至檔案部門(mén)可以進(jìn)一步調(diào)整疫情檔案信息的組織和開(kāi)發(fā)利用方式，從而形成用戶(hù)需求與檔案信息之間的良性互動(dòng)。

3.5 制定檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

在檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中其標(biāo)準(zhǔn)仍然缺失。各地檔案數(shù)據(jù)庫(kù)在建設(shè)過(guò)程中存在差異，這使得各地檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的邏輯結(jié)構(gòu)不同，因而會(huì)進(jìn)一步引起不同專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)之間轉(zhuǎn)換困難、難以共享等問(wèn)題。許多地方檔案館在建設(shè)過(guò)程中，并沒(méi)有按照國(guó)家檔案局所規(guī)定的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行執(zhí)行，各地在建設(shè)的過(guò)程中也沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的監(jiān)督，使得很多檔案信息及其數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過(guò)程中存在不規(guī)范的問(wèn)題。因此，在檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)制定的過(guò)程中，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)充分考慮到現(xiàn)今疫情檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的實(shí)際情況，制定出合理并易于共享和利用的檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)模式和方法。其次，檔案行政部門(mén)應(yīng)當(dāng)在數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)過(guò)程中加強(qiáng)對(duì)有關(guān)工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，對(duì)于在建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行糾正和調(diào)整。

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（作者單位：趙鑫強(qiáng)，河北大學(xué)管理學(xué)院;方路，鄭州大學(xué)信息管理學(xué)院? 來(lái)稿日期：2020-05-10）