檔案概念的反思

黃新榮

摘? 要：檔案的概念是檔案學(xué)研究的基本問題，檔案的概念一直是不斷發(fā)展的，其范圍在不斷擴(kuò)大。對(duì)檔案的概念進(jìn)行梳理，發(fā)現(xiàn)檔案學(xué)研究中檔案概念存在屬概念混亂、本質(zhì)屬性認(rèn)識(shí)不統(tǒng)一、缺乏解釋力等問題，從廣義和狹義兩個(gè)層面來重新定義檔案的概念，指出檔案的基本屬性是信息，本質(zhì)屬性是記錄性，檔案現(xiàn)象就是人類突破大腦記憶的記錄外化現(xiàn)象。

關(guān)鍵詞：檔案概念;檔案屬性;檔案現(xiàn)象;記錄性

Abstract： The concept of Archives is the basic problem of the research of Archives， and the concept of Archives has been constantly developing， and its scope is constantly expanding. Combing the concept of Archives， it is found that there are some problems in the research of Archives， such as confusion of the concept of Archives， lack of unity essential attributes and lack of explanatory power.From the broad sense and narrow sense two levels to redefine the concept of Archives， pointed out that the basic attribute of Archives is information， the essential attribute is record， archival phenomenon is human breakthrough brain memory record externalization phenomenon.

Keywords： Archives concept; Archives properties; Archives phenomenon; Record

任何一個(gè)學(xué)科，在其研究過程中，首先要對(duì)其研究對(duì)象的概念進(jìn)行界定，檔案學(xué)也一樣，我國的檔案學(xué)研究者、檔案行政管理部門都對(duì)“檔案”這一概念進(jìn)行了不同的界定，做出了許多不同的解釋，這些基礎(chǔ)解釋對(duì)于建構(gòu)檔案學(xué)這一學(xué)科的理論大廈具有非常重要的意義，但筆者在研究過程中發(fā)現(xiàn)，眾多不同的“檔案”概念的解釋都是在一定的社會(huì)環(huán)境條件下給出的，反映了當(dāng)時(shí)人們對(duì)這個(gè)概念的理解，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，有些對(duì)檔案的概念的解釋已經(jīng)跟不上時(shí)代的步伐，它們限制了人們對(duì)“檔案”的理解，甚至已經(jīng)阻礙了檔案工作的發(fā)展。概念的內(nèi)涵應(yīng)該是發(fā)展的，對(duì)于檔案概念的理解也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，在不忘初心的基礎(chǔ)上，拓展檔案概念的內(nèi)涵，對(duì)于完善和構(gòu)建檔案學(xué)的理論和方法體系，具有非常重要的意義。

1 從檔案概念發(fā)展的歷史看概念內(nèi)涵的變化

我國的檔案學(xué)產(chǎn)生于20世紀(jì)三四十年代，民國時(shí)期的檔案學(xué)者何魯成認(rèn)為：“檔案者乃已辦理完畢歸檔后匯案編制留待參考之文書”，[1]其他的研究者如傅振倫、殷鐘麟等也大都認(rèn)為檔案是“官文書”或辦理完畢的“文書”。解放之后，我國在蘇聯(lián)專家的幫助下，建立了中國的檔案學(xué)，中國檔案學(xué)的創(chuàng)始人吳寶康先生認(rèn)為：“檔案是歷史上各種政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)組織和個(gè)人在公私事務(wù)或技術(shù)、科學(xué)工作活動(dòng)中自然轉(zhuǎn)化形成的真實(shí)歷史憑證和原始記錄，并收藏起來的一定原料制作的文字形聲材料?！盵2]改革開放后，我國檔案學(xué)進(jìn)入蓬勃發(fā)展階段，這時(shí)，不同的學(xué)者對(duì)檔案的概念進(jìn)行了研究，代表性的有：陳兆祦與和寶榮先生認(rèn)為“檔案是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的保存起來以備查考的各種文件材料”，[3]傅榮校認(rèn)為“檔案就是人們保存起來以備查考的非現(xiàn)行作用的文件”，[4]馮惠玲認(rèn)為“檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息”，[5]王嵐認(rèn)為“檔案，是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成或得到，并經(jīng)過鑒定、整理的文獻(xiàn)記錄”，[6]覃兆劌認(rèn)為“檔案是人類對(duì)憑證信息的合目的的控制”，[7]丁海斌認(rèn)為檔案是“人們有意識(shí)保存起來的原始性符號(hào)記錄?；蛘弑硎鰹椋喝藗冇幸庾R(shí)保存起來的人類活動(dòng)的原始性符號(hào)記錄”，[8]朱玉媛認(rèn)為“檔案是記錄和反映國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人工作、生產(chǎn)、科研、學(xué)習(xí)等活動(dòng)原貌的，按一定規(guī)則組織歸檔，以備查考利用的各種文獻(xiàn)”。[9]

另外，在相關(guān)法規(guī)中，表述也不一樣。我國現(xiàn)行檔案法第二條規(guī)定：“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！盵10]2016年，國家檔案局發(fā)布的《國家檔案局關(guān)于〈中華人民共和國檔案法〉修訂草案（送審稿）公開征求意見的公告》給檔案的定義為“本法所稱的檔案，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位、其他組織和個(gè)人在各項(xiàng)工作和活動(dòng)中形成的，對(duì)國家、社會(huì)和單位、個(gè)人具有利用價(jià)值、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種形式和載體的文件、記錄和數(shù)據(jù)”。[11]徐擁軍等在分析了《檔案法》修訂稿中的檔案的定義后，提出應(yīng)該把檔案定義為“是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位、其他組織和個(gè)人在各項(xiàng)工作和活動(dòng)中直接形成的，對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄”。[12]

通過這些不同時(shí)代的研究者對(duì)檔案概念的解釋，可以看出，檔案這個(gè)概念從來都是一個(gè)發(fā)展的概念，沒有一個(gè)統(tǒng)一的解釋。但從現(xiàn)有的研究中，可以看出檔案學(xué)的概念存在著以下幾個(gè)問題：

1.1 概念界定方式的不統(tǒng)一

從定義的方式上看，美國認(rèn)知心理學(xué)家羅施研究認(rèn)為，人們界定事物概念的方式有兩種，一種是定義論，即從亞里士多德的邏輯學(xué)開始，用分類的方式，把一事物劃入一個(gè)比它大的類別中（屬概念），然后指出其與屬概念的區(qū)別，即通常所說的“屬+種差”方法，這種方法，通過層層劃分，構(gòu)建一個(gè)知識(shí)體系。另一種界定事物的概念的方式就是典型論，也被稱為列舉法，即無法說清該事物與其他事物的邊界，采取列舉的方式，告訴這一事物的代表性例子是什么，“典型論只當(dāng)事物‘差不多、差不離屬于一類的時(shí)候才行得通，就像滑板差不多是運(yùn)載工具一樣”。[13]陳忠海認(rèn)為《檔案法》修訂草案（送審稿）中就是這樣定義的，認(rèn)為檔案是“文件、記錄、數(shù)據(jù)”，這種定義符合法理定義的要求，并說明“其他法律法規(guī)中的檔案概念，大都采用了舉例型界定的方法”。[14]采用典型論的方式界定事物的原因，往往是因?yàn)橐皇挛锏倪吔缡悄：?，但其?shí)人類的認(rèn)識(shí)行為一直想努力形成一個(gè)清晰的邏輯體系，即建立一個(gè)層層劃分的邏輯體系?！胺诸愊到y(tǒng)的任務(wù)就以最小的認(rèn)知力，提供最多的信息”。[15]如果能夠用定義論界定清楚，就不用典型論。

1.2 檔案屬概念的不一致

定義論的界定方式，即“屬+種差”的方式，即把需要界定的概念放到它的屬概念中，然后再指出其與屬概念的差別。通過對(duì)以上概念進(jìn)行分析，可以看出檔案的屬概念在不斷變化，有“文書”“文件”“材料”“原始記錄”“歷史記錄”“文獻(xiàn)”“信息”等。譚琤培在2002年對(duì)140種檔案定義的屬概念進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)，種類多達(dá)13種。[16]于懿蘭等人在2019年通過對(duì)各類數(shù)據(jù)庫、著作、法律中找到了160條檔案定義，并對(duì)其屬概念進(jìn)行聚類分析，得出屬概念有8種。[17]

屬概念眾多，表明人們對(duì)檔案的基本屬性的認(rèn)識(shí)還存在分歧，對(duì)于基本屬性的認(rèn)識(shí)的分歧，會(huì)造成人們對(duì)于學(xué)科屬性的認(rèn)識(shí)偏差，如在不同時(shí)期，人們對(duì)于檔案學(xué)的學(xué)科屬性的認(rèn)識(shí)是不一樣的，20世紀(jì)30年代乃至80年代初，我國檔案學(xué)大多創(chuàng)建在歷史學(xué)科，這時(shí)人們認(rèn)為檔案是史料或文書，檔案學(xué)是歷史學(xué)的一個(gè)分支，如史料學(xué)或歷史文獻(xiàn)學(xué)。20世紀(jì)80年代后，隨著文件生命周期理論的引入，開始認(rèn)為檔案是文件的下位概念，而文件是管理的工具，因此將檔案學(xué)和圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)一起并入到管理學(xué)科門類下。20世紀(jì)90年代以后，隨著數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，人們普遍認(rèn)為檔案是信息，因此紛紛改名為“信息管理學(xué)院”，以后人們又覺得檔案是知識(shí)的來源、是記憶的基礎(chǔ)，要將其和知識(shí)管理理論、社會(huì)記憶理論聯(lián)系在一起，丁華東據(jù)此提出檔案學(xué)的范式理論，認(rèn)為檔案學(xué)研究存在著五大范型：史料、文件、信息、知識(shí)、社會(huì)記憶。[18]可以看出，對(duì)于檔案到底是什么，人們的認(rèn)識(shí)一直是在不斷發(fā)展變化的。

單從檔案概念的屬概念發(fā)展歷史來看，存在兩次大的突圍。第一次突圍是從“歸檔后的文件”向文件突圍，第二次是從文件向數(shù)據(jù)和信息突圍。如前所述，一開始人們普遍認(rèn)為檔案是歸檔之后的文件，或非現(xiàn)行文件，在90年代末，傅榮校在梳理了世界各國檔案定義后，發(fā)現(xiàn)世界各國家定義的都不同（見圖1），[19]圖中的A是美國型檔案概念，是永久保存的非現(xiàn)行文件;B是國際檔案理事會(huì)的檔案概念，即非現(xiàn)行文件;C是前蘇聯(lián)和中國型的檔案概念，即歸檔后的文件;D是法國型的檔案定義，即檔案就是文件，涵蓋了文件的整個(gè)生命周期。雖然各國有不同，但一般都以文件為基礎(chǔ)對(duì)檔案下定義。90年代后，隨著電子文件興起，前端管理等要求的提出，電子文件逐漸成為檔案學(xué)研究的熱點(diǎn)，雖然文件的起草、運(yùn)行階段還不算檔案，但人們普遍不再以歸檔與否來判斷檔案與文件的界限，檔案的外延和文件的外延已經(jīng)難以區(qū)分。第二次突圍則發(fā)生在2012年以后，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，鄭金月[20]、于英香[21]等研究者紛紛提出檔案大數(shù)據(jù)、檔案數(shù)據(jù)等概念，何嘉蓀先生在分析了大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)及德里達(dá)對(duì)檔案認(rèn)識(shí)后，認(rèn)為大數(shù)據(jù)是檔案。[22]檔案的范圍已經(jīng)超越了文件，把數(shù)據(jù)納入其下了。劉東斌在對(duì)檔案概念的歷史梳理之后，認(rèn)為檔案認(rèn)識(shí)就是不斷地否定以“文件”為檔案屬概念的觀點(diǎn)的歷史。[23]

1.3 對(duì)檔案的本質(zhì)屬性的認(rèn)識(shí)不統(tǒng)一

檔案概念中的“種差”反映了檔案這一概念和其他同屬于屬概念的同類事物之間的區(qū)別，例如，當(dāng)人們定義檔案的屬概念是“文件”時(shí)，為了和文件區(qū)別開來，要說明檔案是“辦理完畢”“有保存價(jià)值”和“經(jīng)過整理”的文件，從而和那些正在辦理的、沒有保存價(jià)值的、未經(jīng)整理的文件區(qū)別開來。種差可以有多個(gè)，種差越多，其和同類事物的區(qū)別就越嚴(yán)格。根據(jù)不同學(xué)者們的認(rèn)識(shí)，檔案的概念中的經(jīng)常出現(xiàn)的種差可以歸納為6個(gè)方面：（1）形成主體，即形成檔案的人。常見的表述有“國家機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人”“人類”等。（2）形成來源，即主體從事何種活動(dòng)中形成。常見的表述有：“社會(huì)活動(dòng)”“工作、生產(chǎn)活動(dòng)”“活動(dòng)”等。（3）形成條件，即轉(zhuǎn)化為檔案的條件。常見的表述有：“辦理完畢”“經(jīng)過整理”“歸檔”等。（4）價(jià)值，即檔案的作用。常見的表述有：“查考利用”“憑證”等。（5）載體形式，即檔案的表現(xiàn)形式。常見的表述有“文字、聲音、圖像等各類”“各種形式的”等。（6）本質(zhì)屬性，即檔案獨(dú)有的特點(diǎn)。常見的表述有：“原始憑證”“歷史憑據(jù)”等。這些種差，從不同方面對(duì)檔案概念進(jìn)行了限定。

在眾多種差中，具有決定性意義的屬性稱之為本質(zhì)屬性，即決定該事物之所以為該事物而不是別的事物的特有屬性，反映了檔案這一概念區(qū)別于其他概念的本質(zhì)。而檔案本質(zhì)屬性也是檔案學(xué)者討論的熱點(diǎn)問題，歸納起來至少有三種認(rèn)識(shí)：（1）原始記錄性，或稱為原始性、原始憑證性;（2）以備查考性;（3）歷史性，或歷史確定性等。可以看出，檔案學(xué)界對(duì)于檔案本質(zhì)屬性的認(rèn)識(shí)并不清晰，至少歸納得不夠精練。

1.4 現(xiàn)有的概念缺乏理論解釋力

檔案這個(gè)詞，不僅是檔案學(xué)專業(yè)或檔案行業(yè)使用的一個(gè)專有名詞，其實(shí)在社會(huì)生活中，人們也在廣泛使用，如“明星檔案”“檔案揭秘”“實(shí)物檔案”“口述檔案”等，如果嚴(yán)格按現(xiàn)有的概念去對(duì)這些詞進(jìn)行比較，會(huì)發(fā)現(xiàn)人們?nèi)粘Ｉ钪械摹皺n案”，并不是檔案學(xué)科中所說的檔案的概念，或者說，這些根本就不符合檔案學(xué)者所說的“檔案”，徐欣云等學(xué)者認(rèn)為這是“檔案的泛化”現(xiàn)象。學(xué)者們顯然不能因?yàn)榇蟊娝f的“檔案”不是學(xué)界認(rèn)可的“檔案”而不準(zhǔn)社會(huì)大眾使用“檔案”這個(gè)詞。從另一個(gè)角度來看，社會(huì)大眾廣泛使用“檔案”這一詞，肯定其中有一些共同的因素，而這些因素，恰恰是檔案學(xué)界不曾看到的方面。

2 檔案概念體系的構(gòu)建

2.1 廣義的檔案概念

廣義的檔案概念可以將檔案定義為檔案是人類形成的記錄信息。

首先，檔案的上位概念是信息。從專業(yè)角度來說，對(duì)于信息的理解各有不同，也可以分為兩個(gè)層次，一是從宏觀的角度來理解，一是從微觀的角度來定義，這里主要看宏觀解釋。對(duì)于宏觀的信息定義，筆者認(rèn)為有三個(gè)代表人物，第一個(gè)是控制論的創(chuàng)始人維納，維納認(rèn)為：“信息就是信息，不是物質(zhì)也不是能量”，[24]即信息、物質(zhì)和能量是組成世界的三個(gè)基本元素。以后哈佛大學(xué)歐廷格進(jìn)一步用等邊三角形模式來描述物質(zhì)、能量和信息三者之間的關(guān)系，認(rèn)為：“社會(huì)的資源包括物質(zhì)、能量和信息;沒有物質(zhì)的世界是虛無的世界，沒有能量的世界是死寂的世界，而沒有信息的世界是混亂的世界”。[25]第二個(gè)代表人物是我國信息科學(xué)家鐘義信，鐘義信認(rèn)為信息是“主體所感知（或所表述）的關(guān)于該事物的運(yùn)動(dòng)狀態(tài)及其變化方式”。[26]這個(gè)概念說明了信息主體即人類，談起信息時(shí)，是指人類所產(chǎn)生的對(duì)事物的表述。第三個(gè)代表人物是波普爾，卡爾·萊蒙德·波普爾在上世紀(jì)50、60年代提出了“世界3”理論，認(rèn)為這個(gè)世界可以分為三個(gè)世界：“世界1”是物理世界;“世界2”是主觀精神世界，即意識(shí)世界;“世界3”是指人類心靈產(chǎn)物的世界，是各種符號(hào)構(gòu)成的形式世界，即知識(shí)世界，“世界3”包括語言、神話、藝術(shù)品、科學(xué)理論體系、問題和問題境況，也包括期刊、圖書的內(nèi)容等。[27]

其次，這個(gè)定義說明了檔案與其他信息的區(qū)別，即它是“記錄”信息。記錄這個(gè)詞，其本義是一個(gè)動(dòng)詞，是人們對(duì)發(fā)生的事進(jìn)行記錄的行為，以后也轉(zhuǎn)變了，同時(shí)可作名詞，即記錄這一行為產(chǎn)生的結(jié)果，其實(shí)就是記錄信息。人類記錄和存儲(chǔ)信息的第一系統(tǒng)是人的大腦，但人的大腦容易遺忘，可靠性差，而且依附于人的身體，如果人死了，存儲(chǔ)于人的大腦中的信息自然也無法存在。當(dāng)人類發(fā)明了文字，借助外在的物質(zhì)將大腦中的思想和行為記錄在載體上，信息才能不受大腦的束縛，被他人方便利用。所以人類文明發(fā)展的基礎(chǔ)行為是記錄，“記錄意味著信息可以被保存，成為再次思考分析的素材”，[28]通過記錄，將信息存于外在的載體上，信息變成了可以積累、查詢、加工、利用的對(duì)象，記錄是記憶的基礎(chǔ)，也是各類客觀知識(shí)的基礎(chǔ)。有了記錄，才有了波普爾所說的“世界3”。人類的祖先智人之所以從眾多的原始人中脫穎而出，主宰地球，不在于其會(huì)使用工具，會(huì)思考，而在于其會(huì)將其所思所想所做能夠記錄下來，讓后人學(xué)習(xí)、傳承，這樣“世界3”才越來越強(qiáng)大。

最后，這個(gè)概念抓住了檔案的本質(zhì)，即記錄性，這種記錄性是人為突破大腦的局限形成的一種信息外化現(xiàn)象。從本質(zhì)上來看，檔案現(xiàn)象就是一種記錄現(xiàn)象，它和人的記憶相關(guān)，是彌補(bǔ)人的大腦長時(shí)記憶不足的重要手段，檔案可以提供線索便于人們?cè)僬J(rèn)、回憶或重構(gòu)。它和各種記錄載體相關(guān)，是記錄行為產(chǎn)生的結(jié)果。它和各類符號(hào)和手段相關(guān)，是記錄行為所使用的方法。它和各類知識(shí)和智慧相關(guān)，是記錄行為追尋的目標(biāo)。

記錄性和原始性、真實(shí)性有一定的聯(lián)系，記錄行為往往發(fā)生在行為產(chǎn)生的當(dāng)時(shí)，所以它比起小說、詩歌等創(chuàng)作的內(nèi)容，能夠相對(duì)真實(shí)地反映主體所觀察到的行為，同時(shí)也更具有原始性。中國自漢武帝始，就設(shè)置專門記錄皇帝言行《禁中起居注》，到了晉朝，開始設(shè)立起居令、起居郎等職位，專門編寫《起居注》，這些皇帝言行的記錄，就是檔案，是后人修史、評(píng)論皇帝的重要材料。《起居注》顯然比后朝修的史書更加真實(shí)。

記錄性和原始性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、全面性也有一定的區(qū)別。檔案不一定是實(shí)時(shí)、原始的記錄，生活中補(bǔ)記、補(bǔ)錄的現(xiàn)象很多，但只要有記錄作用，也可以算作“檔案”，如“口述檔案”等;檔案也不一定是全面的記錄。生活中，有的事發(fā)生了，但卻沒有形成記錄，涂子沛在《數(shù)文明》中說“雖然記錄之路沒有盡頭，但人的記錄能力存在邊界，不得不承認(rèn)，對(duì)很多事情，人類目前還無法記錄”[29];檔案不一定是真實(shí)的記錄，有可能明明事實(shí)是這樣，記錄卻寫成了那樣。但檔案和小說等創(chuàng)作的信息比起來，檔案這種記錄更加“真實(shí)”。同樣，檔案不一定準(zhǔn)確，因?yàn)槊糠萦涗浀男纬烧咧皇钦驹谧约旱慕嵌扔涗浟耸录?，難免出現(xiàn)誤差;檔案也不一定都有保存價(jià)值，檔案記錄在形成的當(dāng)時(shí)，一定是出于某種目的而形成的，在形成的當(dāng)時(shí)，從形成的主體的角度來看，是有價(jià)值的。但由于時(shí)間的推移，人類保存能力的有限，人類處理記錄信息的能力有限，人類自然會(huì)將他們認(rèn)為的沒有保存價(jià)值的檔案淘汰銷毀，而保存那些他們認(rèn)為有價(jià)值的檔案。

檔案學(xué)界認(rèn)為檔案的泛化現(xiàn)象，是因?yàn)閺膶I(yè)角度理解的檔案和社會(huì)公眾理解的檔案的內(nèi)涵不同。在社會(huì)生活中廣泛使用的“實(shí)物檔案、明星檔案、口述檔案、國寶檔案”等這些概念，其中一個(gè)共性的地方，就是記錄性。所以廣義的檔案概念，可以解釋為什么這些看似并不是專業(yè)檔案工作者認(rèn)為的檔案，卻為什么被人們看作是檔案。

在“屬+種差”的下定義的方式中，檔案的定義文字表述基本上可以歸納為：“檔案是×××（形成主體）在×××（形成活動(dòng)）中形成的具有×××（種差一）的、×××（種差二）和×××（種差N）的×××（屬概念）”。在這個(gè)表達(dá)式中，形成主體顯然不用說，檔案是所有人類的記錄的現(xiàn)象，形成活動(dòng)也不言自明，人類所有的活動(dòng)領(lǐng)域中都會(huì)形成檔案。而種差越多，限定就越多，限定越多，概念的外延范圍就越小，容易產(chǎn)生分歧。概念的表述要精練，盡可能用人們清晰明白的詞語，盡量不引起人們的誤解。因此，根據(jù)“如無必要，勿增實(shí)體”的奧卡姆剃刀[30]規(guī)則，可以將廣義的檔案概念概括為四個(gè)字：“記錄信息”。

廣義的檔案概念將檔案的外延擴(kuò)大了，從歸檔后的文件到文件，再到記錄信息。如圖2所示，其屬于信息的子概念，因此，和圖書、情報(bào)、數(shù)據(jù)一起，同屬信息管理學(xué)科，也共同使用信息管理的相關(guān)技術(shù)與理論，同時(shí)也因記錄性這一特點(diǎn)和圖書、情報(bào)等信息區(qū)分開來。

2.2 狹義的檔案概念

如果檔案是記錄信息，那么社會(huì)上的每個(gè)人都是檔案的形成者，可以解釋檔案的廣泛性，但卻無法解釋檔案工作的專業(yè)性。因此，在有了廣義的檔案概念之后，需要從檔案專業(yè)或檔案工作的角度給出一個(gè)檔案的概念，即狹義的檔案定義。

筆者認(rèn)為，狹義的檔案概念可定義為：檔案是人類在其社會(huì)活動(dòng)中形成的保存?zhèn)洳榈挠袃r(jià)值的記錄信息。這個(gè)定義除了在廣義的定義中的信息性、記錄性的解釋外，增加了兩個(gè)檔案工作的專業(yè)限定，一是保存?zhèn)洳?，二是有保存價(jià)值。

狹義的檔案現(xiàn)象是人們把自己活動(dòng)形成相關(guān)記錄予以保存?zhèn)洳榈默F(xiàn)象。站在機(jī)構(gòu)組織的角度，檔案是一種信息資源，而信息資源必須通過機(jī)構(gòu)有目的的組織才能使之有序化，便于將來的利用。保存?zhèn)洳?，體現(xiàn)了檔案工作的專業(yè)性，因?yàn)樗皇请S便的保存，它涉及到對(duì)各類分散、零亂的記錄信息的收集、整理、檢索、保管、開發(fā)利用等一系列工作，涉及到如何使保存下來的記錄盡可能真實(shí)的問題，涉及到如何最大限度地發(fā)揮保存下來的記錄信息的作用問題。

“保存?zhèn)洳椤币搀w現(xiàn)了歷史性。社會(huì)其他機(jī)構(gòu)也在不斷形成記錄，但他們更注重的是當(dāng)下、注重的是實(shí)時(shí)信息而檔案工作者更注重的是歷史，檔案工作者希望將一個(gè)事件的發(fā)展脈絡(luò)完整地保存下來，讓后人能夠穿越時(shí)空、還原歷史?！皺n案工作者的使命是為了未來而把現(xiàn)在完整地保存為過去”，[31]所以保存?zhèn)洳檫@四個(gè)字雖然簡(jiǎn)單，但卻是檔案工作專業(yè)性的重要體現(xiàn)。

檔案工作的專業(yè)性還體現(xiàn)在“保存價(jià)值”這四個(gè)字上，即檔案工作者保存的檔案記錄信息是有保存價(jià)值的。人類保存記錄信息的能力是有限的，即使以后能進(jìn)入全記錄的時(shí)代，也不可能把所想、所做都全部記錄下來。因此，檔案工作者并不是對(duì)所有的記錄信息都要進(jìn)行保存，而是要考慮從專業(yè)角度，對(duì)檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定，將那些有保存價(jià)值的檔案保存下來。早在20世紀(jì)50年代，美國檔案學(xué)家謝倫伯格就認(rèn)為檔案是“經(jīng)鑒定值得永久保存以供查考和研究之用，業(yè)已藏入或者業(yè)已選出準(zhǔn)備藏入某一檔案機(jī)構(gòu)任何公私機(jī)構(gòu)的文件?！盵32]其提出的雙重價(jià)值理論得到了世界檔案學(xué)界的廣泛認(rèn)同。檔案鑒定不一定100%準(zhǔn)確，但卻是在人類保管能力和盡可能保存記錄信息之間的一個(gè)平衡。價(jià)值這個(gè)詞要辯證對(duì)待，今天有價(jià)值的檔案，明天也有可能會(huì)變得沒有價(jià)值，因?yàn)樯鐣?huì)環(huán)境在變，人類管理信息的方式、人類的需求都在變。所以檔案工作者的鑒定只是站在今天的角度對(duì)未來的價(jià)值做出預(yù)測(cè)，可以預(yù)測(cè)多長時(shí)間，到達(dá)多少準(zhǔn)確度，誰都說不定，但卻是一項(xiàng)必須要做的工作。

在以前的檔案概念定義中，還經(jīng)常出現(xiàn)兩個(gè)限定：一是原始性，二是清晰性。對(duì)于這兩個(gè)限定，筆者在前面的記錄性中已經(jīng)有所陳述。在此再次強(qiáng)調(diào)，記錄不一定是原始的，也有可能是事后補(bǔ)記的，也有可能是事后回想的，但只要有記錄性，都不妨礙記錄信息是檔案。同樣，對(duì)于清晰性的理解，也是在一個(gè)歷史時(shí)間段中的，早期人們理解的檔案一定是文字記錄，和文物這些物品有明顯的差異，這和史學(xué)中的理解是一樣的，因?yàn)樵谠缙谒械挠涗浄绞街校淖质亲顪?zhǔn)確的，所以史學(xué)中有把狹義的歷史理解為有了文字記錄之后歷史一說，而有文字記錄之前，稱之為“史前”，即傳說中的時(shí)代。文字表述的含義是清晰的、明確的，而沒有文字記錄的文物，其反映的歷史事件需要靠專家去考證，因此檔案學(xué)者也曾把清晰性當(dāng)作是檔案和文物之間的區(qū)別。但是，其實(shí)并不是所有的文字記錄信息（檔案）都是清晰的、明確的。即使是用文字記錄，記錄也不可能是完全完整的，記錄的當(dāng)事者也可能出于某種目的，故意忽略事實(shí)，歪曲記錄，所以史學(xué)家要經(jīng)常對(duì)不同的檔案進(jìn)行比對(duì)，考證，才能得出真相，“如果不采取謹(jǐn)慎的態(tài)度，仔細(xì)進(jìn)行對(duì)比、考證，即使利用原始檔案，同樣會(huì)做出與史實(shí)大相徑庭的推斷?！盵33]另外，隨著科技的發(fā)展，記錄方式越來越多，沒有文字也同樣具有記錄性，醫(yī)院拍的CT片、X光片，是一個(gè)個(gè)圖像;天網(wǎng)攝像頭，它拍攝的是一段視頻;電商交易記錄，是數(shù)據(jù)庫中的一行數(shù)據(jù)，它們沒有用文字，但它們都是記錄信息，都是檔案。所以檔案不一定是清晰的、明確的。

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（作者單位：西北大學(xué)公共管理學(xué)院 來稿日期：2020-04-30）