淺析高職院校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、問題與對策

李月

信息化建設(shè)的不斷推進，高校檔案管理面臨著新的發(fā)展環(huán)境。高校檔案信息化建設(shè)中，建設(shè)水平較之從前有了很大的進步，但是仍然有一些問題，影響到其進一步發(fā)展。本文主要結(jié)合當(dāng)前高職院校檔案管理的現(xiàn)狀問題，探討了檔案信息化建設(shè)的策略。

高校的檔案是高校建設(shè)發(fā)展中的重要資源，也是高校發(fā)展計劃制定、教育規(guī)律總結(jié)等工作的重要依據(jù)。近些年高職院校的快速發(fā)展和改革推進，檔案在教學(xué)活動和科研教育中的作用更加凸顯出來。辦公自動化、電子信息化的融入，促進了檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，原有的檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)新時期檔案信息化建設(shè)的需求。在具體的管理中，要結(jié)合現(xiàn)狀，運用現(xiàn)代信息技術(shù)和現(xiàn)代管理模式，推動檔案信息化建設(shè)水平的提升。

1 高職院校檔案管理的現(xiàn)狀及問題分析

1.1 檔案建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施與信息化要求存在差距

近些年高職院校教育改革發(fā)展中，檔案信息化建設(shè)也在進一步推進，但是實際建設(shè)中，多是采用計算機、打印機等相關(guān)設(shè)備，對原有的方案進行目錄編排等在內(nèi)的基礎(chǔ)性工作，檔案管理工作仍然處于初級發(fā)展的階段。一些高校雖然也引進了先進的設(shè)備設(shè)施，檔案數(shù)字化管理工作在逐步推進，但是缺乏校內(nèi)外互聯(lián)發(fā)展，發(fā)展程度相對較低。從整體來看，高職院校檔案管理與真正的信息化管理還存在一定的差距，檔案服務(wù)功能的功能還有待進一步激發(fā)，信息共享需進一步發(fā)展。

信息技術(shù)在高校發(fā)展中的融入，檔案管理工作更加便捷，改變了原有的管理模式，也減輕了管理人員的工作負擔(dān)，但與此同時，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用中，網(wǎng)絡(luò)漏洞的出現(xiàn)，管理工作中的安全隱患問題備受關(guān)注，高職院校缺乏先進的防火墻設(shè)備，缺乏對檔案的安全防護，信息化管理需要科學(xué)的規(guī)劃。

1.2 檔案信息化建設(shè)和利用程度較低

一方面，高職院校的檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)需要進一步完善，在檔案信息化建設(shè)和利用中，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用程度較低，影響到電子文件的搜集、利用和整合分析，整體的建設(shè)程度相對落后，只是單純地運用簡單功能，影響到數(shù)字化信息資源的完善。在檔案信息系統(tǒng)錄入中，缺乏信息詳細核對，對后期數(shù)據(jù)信息的修改完善中缺乏記錄，影響其使用;另一方面，高職院校檔案網(wǎng)站建設(shè)相對落后，忽視了相應(yīng)網(wǎng)站的建設(shè)，一些學(xué)校雖然建設(shè)了相應(yīng)的網(wǎng)站，也只是局限于校園內(nèi)網(wǎng)和網(wǎng)頁制作等，檔案資源較少，缺乏校內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)。

1.3 檔案信息化建設(shè)人才隊伍與實際需求存在差距

高職院校課程改革的推進，檔案信息化建設(shè)中需要高質(zhì)量的人才隊伍為保障。新時期，檔案信息化建設(shè)人才需要具備基礎(chǔ)的管理知識，掌握管理流程和具體的方法，并能很熟練地運用現(xiàn)代信息技術(shù)和先進的設(shè)備，了解操作的程序。結(jié)合當(dāng)前的高職院校檔案信息化建設(shè)隊伍發(fā)展現(xiàn)狀，與實際需求還存在一定差距，高素質(zhì)人才相對缺乏，專業(yè)性不強，且對新的設(shè)備和技術(shù)的應(yīng)用程度相對較低，影響到整個檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

1.4 缺乏檔案信息安全預(yù)防策略

高校檔案信息資源安全，是確保信息資源存儲、利用開發(fā)的安全性，當(dāng)前高校檔案信息管理主要是電子文件的形式，通過計算機、服務(wù)器等必要設(shè)備的運用越來越多，但是在實際運用中，需要建立有效的安全防護墻，確保信息安全性，實際管理中，高校取法相應(yīng)的安全預(yù)防方案和體系，影響到數(shù)據(jù)資源的安全。

2 高職院校檔案信息化建設(shè)的策略探討

2.1 加深對檔案信息化建設(shè)的認識

高職院校在發(fā)展中，要認識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，認識到其在高校建設(shè)發(fā)展中的作用，并推動其信息化和現(xiàn)代化建設(shè)。從思想戰(zhàn)略高度加以重視，加強對檔案信息管理的組織領(lǐng)導(dǎo)，并給予人力、財力方面的支持，為推動高校檔案信息化建設(shè)提供有力保障。

2.2 將檔案信息化納入高校數(shù)字化校園建設(shè)中

要推動高校檔案信息化建設(shè)，可將其納入到數(shù)字化校園的規(guī)劃和建設(shè)中，以數(shù)字化校園建設(shè)為指導(dǎo)，加強與高職院校其他部門的合作溝通，重視做好檔案信息化的科學(xué)規(guī)劃，同步進行校園數(shù)字化建設(shè)和檔案信息化的建設(shè)，并通過檔案信息化建設(shè)，獲取更多的校園建設(shè)的相關(guān)專項資金，加大對檔案信息建設(shè)的投入力度，提升其信息化發(fā)展水平。

2.3 重視檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)

首先，要重視相關(guān)硬件設(shè)備設(shè)施建設(shè)和完善。硬件設(shè)施的建設(shè)是基礎(chǔ)和前提，在檔案信息化建設(shè)中，要重視計算機、打印機、服務(wù)器、防火墻等設(shè)施的建設(shè)，確保檔案管理工作的正常開展;其次，要重視相應(yīng)的軟件設(shè)備設(shè)施的建設(shè)。檔案管理中需要信息處理系統(tǒng)、管理系統(tǒng)、防火墻軟件等，需要加強對相關(guān)軟件及技術(shù)的研究，并實現(xiàn)軟件的轉(zhuǎn)型升級，提升檔案信息管理工作的效率;最后，在實際的檔案管理工作中，還要重視檔案管理網(wǎng)絡(luò)的完善，擴大網(wǎng)絡(luò)資源的范圍，提升檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化。高職院校相關(guān)部門還要重視檔案信息共享平臺的建設(shè)，提升檔案信息的利用率和資源共享水平。

2.4 重視檔案信息化管理人才隊伍的建設(shè)

首先，做好檔案管理高質(zhì)量人才的引進，在人才的考核中，重視對其管理理論水平和實際操作能力多難過方面的考察，選用信息處理能力較強的綜合型人才，重視人才的革新和引進速度，確保其能滿足高職院校檔案信息化管理的需求;其次，要重視加強對檔案管理人員的培訓(xùn)。高職院校要定期或不定期組織檔案管理人員的培訓(xùn)工作，根據(jù)當(dāng)前檔案管理工作的實際需求，對管理人員開展有針對性的培訓(xùn)，確保其掌握最新的信息技術(shù)和理論知識，提升管理人員的新技術(shù)運用能力和檔案資源的開發(fā)利用能力，使其更好地適應(yīng)當(dāng)前社會信息的發(fā)展;最后，要重視健全績效考核制度。重視對檔案管理的創(chuàng)新和信息化建設(shè)能力的考核，根據(jù)當(dāng)前管理規(guī)范和高校的制度化建設(shè)要求，完善考核制度和標(biāo)準(zhǔn)，將其作為人才晉升的重要評定依據(jù)。

2.5 重視檔案信息資源庫的建設(shè)

檔案信息管理工作中，信息資源庫的建設(shè)是推動其深入發(fā)展的基礎(chǔ)。要改變原有的檔案查詢方式，減輕管理人員的工作負擔(dān)。一方面，檔案管理部門要重視檔案資源的手機，借助現(xiàn)代信息技術(shù)手段，建立有效的檔案數(shù)字化平臺，革新檔案管理的方法和手段，重視將電子辦公平臺與檔案信息化管理系統(tǒng)結(jié)合，實現(xiàn)管理的電子化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展;另一方面，檔案管理人員需要增強自身的責(zé)任意識，在檔案信息數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)工作時，要確保信息數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性，并及時更新數(shù)據(jù)庫信息。除此之外，要完善檔案查詢平臺，精心設(shè)計和規(guī)范檔案目錄，將現(xiàn)代管理手段與傳統(tǒng)手段結(jié)合，提升檔案查詢的正確率，并有效存儲電子檔案，完善檔案資源庫。

2.6 建立合適的檔案信息化科學(xué)管理體系

要重視建立健全高職院校檔案信息化建設(shè)的管理制度，在了解檔案管理的制度方法，以規(guī)范化建設(shè)為目標(biāo)，對電子文件和信息傳遞方式進行統(tǒng)一，確保校園網(wǎng)絡(luò)和相關(guān)檔案系統(tǒng)的聯(lián)合和有效交換。還要建立信息利用及安全防護的制度，為信息化建設(shè)管理提供安全保障，信息資源開發(fā)中注重隱私權(quán)，以免信息泄露，積極搭建合理的檔案管理模式，更好地實現(xiàn)檔案資源共享。

3 結(jié)語

綜上所述，高職院校檔案信息資源是重要的基礎(chǔ)性資源，在建設(shè)發(fā)展中，要重視到信息檔案管理的重要性，做好整體的發(fā)展規(guī)劃，結(jié)合當(dāng)前發(fā)展實際，結(jié)合發(fā)展中的問題，探討相應(yīng)的發(fā)展策略，推動高職院校檔案信息化建設(shè)質(zhì)量的提升。

（作者單位：楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院）