探索事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作

劉宏

隨著社會的不斷發(fā)展與進(jìn)步，傳統(tǒng)的辦公室檔案管理制度已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)階段的事業(yè)單位發(fā)展需求，由此整改事業(yè)單位辦公室檔案管理工作勢在必行，以實現(xiàn)對事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的優(yōu)化，實現(xiàn)事業(yè)單位長遠(yuǎn)發(fā)展。

事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作是事業(yè)單位管理改革的重中之重，它是評估事業(yè)單位管理水平的重要依據(jù)。本文從事業(yè)單位辦公室管理入手，對其中存在的問題進(jìn)行探析，并根據(jù)存在的問題提出相對應(yīng)的解決措施。

1 事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的重要意義及原則分析

事業(yè)單位辦公室檔案是非常重要的資料，它在很大程度上反映出每位工作人員的職業(yè)技能與綜合素養(yǎng)，同時人事檔案又是工作人員升職調(diào)動的重要依據(jù)。員工檔案記錄著個人的成長歷程以及個人對單位、對集體、對社會的貢獻(xiàn)，更是個人勞動成果的具體體現(xiàn)。從單位角度來講，檔案內(nèi)容在對員工崗位進(jìn)行合理配置的方面具有指導(dǎo)性意義。因此，事業(yè)單位辦公室檔案管理工作對事業(yè)單位工作順利開展有著重要的促進(jìn)作用。努力做好檔案管理工作，更好的保證檔案的使用與利用，是對相關(guān)工作人員的基本要求。另外運用多媒體輔助進(jìn)行事業(yè)單位的辦公室檔案管理新型模式已經(jīng)逐步被社會各界廣泛認(rèn)可，這對事業(yè)單位辦公室檔案管理工作起著極大的促進(jìn)作用?？傊酶鞣N手段進(jìn)行檔案管理，對事業(yè)單位辦公室檔案管理工作都具有一定的作用，通過這些方式達(dá)到檔案管理工作的日漸完善，從基礎(chǔ)上保障事業(yè)單位各項工作的順利展開。

加強(qiáng)辦公室檔案管理方面，可以有效推動事業(yè)單位各個領(lǐng)域的工作有序開展進(jìn)而為工作的開展提供重要的原始資料支撐，夯實發(fā)展基礎(chǔ)，提高科學(xué)決策水平。另一方面，可以更好地推動部門之間有效協(xié)同，針對各個方面的情況進(jìn)行不斷溝通，強(qiáng)化資源共享，從而最大限度提高工作效率，減少沖突和矛盾，此外事業(yè)單位辦公室檔深管理創(chuàng)新也有助于提高管理者的科學(xué)化管理水平。通過對各類檔案信息等進(jìn)行了解，進(jìn)而對下屬等方展人才選拔，加強(qiáng)緩效管理與薪酬管理，營造公平有序的競爭環(huán)境，提高事業(yè)單位人力資源綜合管理效能。

事業(yè)單位檔案管理信息并不是成不變的，是隨著時間的推移和形勢的變化不斷進(jìn)行變化的，所以需要檔案管理工作也要及時進(jìn)行信息的更新，并且對相關(guān)的檔案管理制度予以完善，從而切實提高檔案管理的只要取持權(quán)擊利明確的原則。要對涉及檔案管理的各方明確具體的責(zé)任與權(quán)力，從而確保自身崗位更好的履行自身職能。三是要堅持規(guī)范性與靈活性的原則。規(guī)范性體現(xiàn)在必須要嚴(yán)格按照國家相關(guān)的政策要求以及行業(yè)規(guī)范、事業(yè)單位自身工作實際等加強(qiáng)檔案管理，確保符合統(tǒng)一的要求。同時要結(jié)合事業(yè)單位的具體情況及發(fā)展戰(zhàn)略等，動態(tài)進(jìn)行檔案管理內(nèi)容框架和管理方式等調(diào)整，從而確保檔案管理工作靈活有序開展。

2 事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的優(yōu)化策略

2.1 提高對檔案管理重要性的認(rèn)知

重視事業(yè)單位檔案管理的重要性首先應(yīng)從主要領(lǐng)導(dǎo)開始做起，其次是各部門員工對檔案管理工作的重視。樹立正確的檔案管理理念，從提升對檔案管理的認(rèn)知度上去增強(qiáng)檔案管理的實踐效果，從而推動檔案管理的良性發(fā)展。由于事業(yè)單位辦公室檔案管理工作是事業(yè)單位對社會大眾經(jīng)濟(jì)負(fù)責(zé)的基礎(chǔ)條件，所以在實踐中營造檔案管理的工作氛圍十分重要，在領(lǐng)導(dǎo)以及基層員工都重視檔案管理工作的情況下，才有利于檔案管理工作的良性開展與發(fā)展，進(jìn)而才能優(yōu)化事業(yè)單位辦公室檔案管理工作，使其滿足單位以及社會發(fā)展需求。

2.2 檔案管理應(yīng)與時俱進(jìn)

隨著社會的迅猛發(fā)展、信息化的不斷應(yīng)用，事業(yè)單位不能將眼光僅停留在原地，對于外界的新生事物不聞不問，而是應(yīng)該緊跟時代腳步，摒棄傳統(tǒng)的工作方式，需要對信息進(jìn)行不間斷的更新與補(bǔ)充，當(dāng)然這其中包含檔案管理工作的信息化，在完善人員培訓(xùn)這一硬件的同時，優(yōu)化人才儲備人才檔案的搜索引擎，開發(fā)智能有效的檔案管理系統(tǒng)，會更好的提升工作效率并實現(xiàn)資源信息共享，事業(yè)單位辦公室檔案管理工作必須要做出改革，使其與信息資源與市場資源充分融合，運用網(wǎng)絡(luò)人工智能的優(yōu)勢，與現(xiàn)實社會緊密接軌，以構(gòu)建新型的信息化的事業(yè)單位辦公室檔案管理模式。

2.3 重視檔案的保密性與安全性

事業(yè)單位辦公室檔案內(nèi)容涉及面很廣，其中包括單位的工作細(xì)節(jié)、工作人員的隱私，所以檔案管理人員務(wù)必對檔案的保密性與安全性做到足夠重視。工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守黨和國家相關(guān)的檔案保密制度，謹(jǐn)防丟失、泄密。在查閱檔案時，應(yīng)在檔案室進(jìn)行查閱，有特殊需要需帶出檔案室的機(jī)密文件，必須要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批，同時不準(zhǔn)將檔案帶進(jìn)公共場所，更不許將檔案外借。對于查閱檔案者，應(yīng)嚴(yán)格遵照檔案室的規(guī)定，不準(zhǔn)將檔案拆頁、故意損毀，不得對檔案進(jìn)行勾抹、圈點，并且在查閱檔案時不許吸煙，放置煙頭將檔案損壞污染。外借的檔案歸還日期最大為七個工作日，在歸還檔案后工作人員應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查以及當(dāng)面清點，如出現(xiàn)任何差池，應(yīng)采取積極補(bǔ)救措施，同時還要追究當(dāng)事人的責(zé)任。同時還需嚴(yán)格遵守登記制度，如有逾期不還者應(yīng)采取適當(dāng)手段對其進(jìn)行懲罰，如有外來人員查閱或抄錄檔案者，也應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)審核后方可進(jìn)行，而且不許該人員將檔案帶出檔案室。以此來保障檔案管理的保密性與安全性。

2.4 加大對檔案管理人員的管理力度

在事業(yè)單位辦公室檔案管理的實際應(yīng)用中，除了要優(yōu)化內(nèi)部硬件設(shè)施管理手段外，加強(qiáng)對相關(guān)工作人員的思想教育也是重要的一個環(huán)節(jié)，應(yīng)組織人員定期進(jìn)行檔案管理規(guī)范化的學(xué)習(xí)，利用學(xué)習(xí)檔案管理的先進(jìn)方法與手段，提升工作人員檔案管理水平。同時還需要借助多種途徑進(jìn)行檔案管理，可以通過組建優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)班子進(jìn)行檔案管理，領(lǐng)導(dǎo)要在工作中發(fā)揮其重要的引領(lǐng)作用，并根據(jù)具體情況定期對檔案管理的相關(guān)人員進(jìn)行考核評比，采用獎罰并用的措施，對于考核結(jié)果優(yōu)秀的工作人員，以及工作能力強(qiáng)貢獻(xiàn)大的工作人員進(jìn)行物質(zhì)精神雙方面的獎勵，對于考核結(jié)果處于劣勢、日常工作不夠盡心盡責(zé)的工作人員進(jìn)行一定的處罰，甚至對其作出將其調(diào)離檔案工作崗位的處理。利用這種方式，深化事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的開展，推動事業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。

2.5 利用多媒體提升檔案管理效率

隨著社會日益發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足事業(yè)單位辦公室的檔案管理工作。傳統(tǒng)管理方式采用一筆一紙的方式對檔案進(jìn)行人工記錄，這種方法效果慢、效率低，而且由于檔案數(shù)量繁多，對存放工作也造成了一定的麻煩，無形中增加了工作人員的工作難度與強(qiáng)度，并且在書寫過程中，工作人員對不甚出現(xiàn)的錯別字改正較為困難。而利用多媒體對檔案進(jìn)行管理，在書寫檔案方面可采取鍵盤錄入代替手寫錄入，這樣不僅大大縮短了書寫時間，同時對于出現(xiàn)的錯別字也很好改正不留痕跡。在檔案管理保存方面也極大節(jié)省了保存空間，只需將檔案存放在電腦系統(tǒng)中就可以了，工作人員還可以將檔案存放在U盤中，這樣可以對檔案進(jìn)行備份，加強(qiáng)檔案保存的力度。在查閱檔案方面，多媒體也發(fā)揮了其特有的價值，工作人員只需在屏幕前輸入需要查找人員的相關(guān)資料，關(guān)于該人員的所有信息就會一目了然的呈現(xiàn)在電腦屏幕上。這相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查找要簡便快捷得多。

3 結(jié)語

事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作高效有序的運行，是保障事業(yè)單位開展正常工作的基礎(chǔ)內(nèi)容，同時對事業(yè)單位的科學(xué)性以及可持續(xù)性發(fā)展提供了強(qiáng)有力的基礎(chǔ)保障，從而使事業(yè)單位更好的服務(wù)于社會、服務(wù)于百姓生活。

（作者單位：惠安縣就業(yè)和人事人才公共服務(wù)中心）