淺談信息數(shù)字化在婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理中的作用

侯明

摘? ?要：婦幼健康檔案上面記載了婦女和幼兒就診記錄和診斷結(jié)果，能夠?yàn)閶D女幼兒以后預(yù)防疾病和對(duì)疾病進(jìn)行治療提供重要參考依據(jù)。因此，檔案保存得是否完整、儲(chǔ)存的環(huán)境是否適當(dāng)、檔案的存放是否整齊，是檔案保存工作的重點(diǎn)內(nèi)容。而如何更規(guī)范、更標(biāo)準(zhǔn)地保存檔案，提高檔案管理工作的效率是當(dāng)前許多醫(yī)院工作的重點(diǎn)內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：婦幼? 保健機(jī)構(gòu)? 檔案管理

中圖分類號(hào)：R197? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1674-098X（2020）06（c）-0131-02

隨著國(guó)家開始鼓勵(lì)二胎，新生兒及產(chǎn)婦的數(shù)量大量增加，因此新生兒及產(chǎn)婦的檔案也日趨增加，檔案的管理存放的工作成了婦幼保健機(jī)構(gòu)的重要環(huán)節(jié)。在醫(yī)院有關(guān)產(chǎn)婦及幼兒的日常工作中，檔案管理工作占有很大的比重，如何能讓醫(yī)院快速有效的對(duì)新生兒及產(chǎn)婦的檔案進(jìn)行有效的管理成了現(xiàn)在的關(guān)注熱點(diǎn)。雖然檔案的管理工作隨著醫(yī)院的進(jìn)步和發(fā)展也在進(jìn)步，但仍存在一些檔案上的問題，比如檔案數(shù)目大，分類不細(xì)致，存放的地方陰暗潮濕容易生蟲子等等問題對(duì)檔案工作有著一定的影響，這些問題需要盡快解決。

1? 婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理的意義

隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，婦女與幼兒保健工作逐漸面向全社會(huì)，而規(guī)范有效的管理檔案不僅能優(yōu)化婦幼保健醫(yī)院的各項(xiàng)方案，還能根據(jù)檔案中所記載的信息給醫(yī)院提出合理的建議，提升保健醫(yī)院在市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)力，為醫(yī)院的發(fā)展提供重要條件。婦幼保健醫(yī)院作為服務(wù)部門，不僅具有較強(qiáng)的醫(yī)療保健專業(yè)性，而且對(duì)其服務(wù)的要求也非常高，因此檔案管理作為保健醫(yī)院的一項(xiàng)重要管理工作，是醫(yī)院針對(duì)婦幼保健開展各種營(yíng)銷手段的基礎(chǔ)，加強(qiáng)婦幼保健醫(yī)院的檔案管理工作，提高保存管檔案的規(guī)范性與專業(yè)性，從而有效地保證醫(yī)院的健康發(fā)展。此外信息技術(shù)的飛速發(fā)展也需要婦幼保健醫(yī)院根據(jù)信息技術(shù)，加快信息化檔案建設(shè)，這樣才能更好地將信息技術(shù)的作用發(fā)揮出來(lái)，將檔案更好地分類存放[1]。

2? 婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理出現(xiàn)的問題和應(yīng)對(duì)措施

2.1 管理制度不完善，管理人員水平不高

許多婦幼保健機(jī)構(gòu)沒有專門存放的檔案的房間，只是將閑置的房間作為檔案存放的地點(diǎn)，這種空余的房間環(huán)境往往是陰暗潮濕的，檔案容易受潮甚至發(fā)霉腐爛。在保管過(guò)程中也往往出現(xiàn)管理制度不完善，檔案管理人員由于分工不明確導(dǎo)致工作散漫不負(fù)責(zé)。管理人員管理不用心導(dǎo)致檔案胡亂堆放，在調(diào)查以往檔案時(shí)，不能及時(shí)地將檔案拿出來(lái)，甚至一份檔案需要尋找半天。嚴(yán)重時(shí)甚至?xí)?dǎo)致檔案丟失現(xiàn)象發(fā)生，檔案丟失現(xiàn)象發(fā)生后，檔案管理人員互相推卸責(zé)任，長(zhǎng)此以往勢(shì)必會(huì)影響保健醫(yī)院的工作。

另外檔案管理工作需要專業(yè)的人員來(lái)進(jìn)行歸納整理，但目前許多保健醫(yī)院在聘用檔案管理人員時(shí)，沒有對(duì)檔案管理人員的專業(yè)和知識(shí)進(jìn)行明確要求，導(dǎo)致現(xiàn)在許多檔案管理人員大部分都是非專業(yè)人員，檔案管理工作人員素質(zhì)不高專業(yè)知識(shí)缺乏，對(duì)檔案進(jìn)行存放時(shí)沒有進(jìn)行明確的分類。另外檔案管理工作混亂的另一重要原因是領(lǐng)導(dǎo)的不重視，有才能的檔案管理人員看不到上升的希望從而跳槽去別的崗位或者機(jī)構(gòu)。一些對(duì)檔案管理不用心的保健醫(yī)院，在存放檔案時(shí)往往不注意外部環(huán)境，致使部分檔案變潮發(fā)霉，甚至被蟲子咬爛，導(dǎo)致許多人丟失重要檔案。在他人需要使用檔案時(shí)，檔案發(fā)霉變潮甚至被蟲子咬爛，會(huì)影響醫(yī)院的口碑和信譽(yù)，而檔案的缺失會(huì)讓患者在治療過(guò)程中沒有參考依據(jù)，嚴(yán)重時(shí)會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院對(duì)患者制定錯(cuò)誤的治療方案，損害他人健康[2]。

2.2 完善檔案管理制度

利用信息技術(shù)完善檔案管理制度，搜集其他醫(yī)院對(duì)于檔案的存放管理的案例，借鑒其他醫(yī)院的相關(guān)制度完善婦幼保健院的各項(xiàng)制度，可以提高檔案管理工作的效率，加強(qiáng)相關(guān)人員的責(zé)任心。首先領(lǐng)導(dǎo)要提高對(duì)檔案管理工作的重視，一部分領(lǐng)導(dǎo)由于對(duì)檔案管理工作的偏見，認(rèn)為檔案管理工作只不過(guò)是將檔案放在某一個(gè)地方，需要的時(shí)候拿出來(lái)，缺乏對(duì)檔案管理工作的重視導(dǎo)致檔案管理工作人員看不到上升的希望，工作熱情不高缺乏責(zé)任心。領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，下?lián)芸铐?xiàng)用于加強(qiáng)檔案存放室的建設(shè)，購(gòu)買電子設(shè)備加強(qiáng)信息化建設(shè)。購(gòu)買防腐材料，提高檔案管理工作人員工作的積極性和責(zé)任心，保證檔案正確的存放和規(guī)劃的管理。另外聘請(qǐng)相關(guān)人員對(duì)檔案進(jìn)行合理分類，分類存放能夠在需要查看檔案時(shí)，能快速準(zhǔn)確地找到所要查看的檔案，有效避免檔案管理工作中存在的各種失誤。對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行明確的分工，每個(gè)人都明確自己所工作的內(nèi)容以及工作出現(xiàn)失誤后所要背負(fù)的責(zé)任，從而加強(qiáng)自身對(duì)檔案管理工作的重視，逐漸提高檔案管理工作中的質(zhì)量，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供保障。

2.3 吸引經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人才，完善檔案管理制度

有工作經(jīng)驗(yàn)和工作技巧的工作人員會(huì)使檔案管理工作的效率大幅提高。而現(xiàn)在的很多醫(yī)院的檔案管理人員學(xué)歷不高經(jīng)驗(yàn)水平低，加之醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的不重視，因此無(wú)法吸引經(jīng)驗(yàn)豐富的專業(yè)人才來(lái)完成檔案管理工作。如果醫(yī)院中沒有幾個(gè)對(duì)檔案管理工作得心應(yīng)手的人來(lái)進(jìn)行工作，婦幼保健機(jī)構(gòu)的檔案管理工作則無(wú)法進(jìn)行正常進(jìn)行下去，由于管理人員業(yè)務(wù)不熟練和沒有工作技巧，檔案丟失和檔案短缺的現(xiàn)象會(huì)經(jīng)常發(fā)生，在檔案放置和拿出工作中會(huì)出現(xiàn)種種錯(cuò)誤，比如檔案管理人員往往記不清將檔案放在哪一行哪一列，將檔案拿出時(shí)不能放回原位，拖慢工作進(jìn)度。在遇到需要盡快拿出重要檔案時(shí)，無(wú)法及時(shí)拿出，影響醫(yī)院的信譽(yù)和口碑。而一部分人員由于工作能力不高，素質(zhì)低下等等原因，在工作發(fā)生事故領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其進(jìn)行責(zé)罰時(shí)，往往不服管教消極怠工，這樣不僅會(huì)拖慢醫(yī)院的進(jìn)度，還會(huì)影響其他部門工作人員的工作效率。