基于精細化檔案管理的信訪穩(wěn)定工作探究

李偉

摘? ?要：信訪檔案從信訪工作中獲取，同時又支持信訪工作更好的開展。將精細化管理思維，運用到信訪檔案管理的各個環(huán)節(jié)，保證文件歸檔的及時性、檔案內(nèi)容的完整性，以及檔案資源的可用性，進而推進信訪工作穩(wěn)定開展，不斷提高信訪服務水平。本文首先概述了信訪檔案精細化管理的內(nèi)涵，隨后分別從一人一檔、一事一檔、一類一檔三個方面，分析了以精細化檔案管理促進信訪穩(wěn)定工作開展的策略，最后結(jié)合工作實際，就如何落實好檔案精細化管理提出了幾點建議。

關(guān)鍵詞：精細化? 檔案管理? 信訪工作? 一人一檔

中圖分類號：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）06（c）-0128-02

信訪檔案是對信訪工作的如實記錄，用精細化的信訪檔案管理使信訪事項處置科學化、系統(tǒng)化、標準化，實時掌握具體事項發(fā)展過程，確保在化解矛盾糾紛時有據(jù)可查、有證可舉、有規(guī)律可尋。從20世紀初“管理學之父”泰勒提出精益化管理這一概念，經(jīng)過近百年的發(fā)展，精細化管理已經(jīng)廣泛應用到各個領(lǐng)域。為了推進信訪穩(wěn)定工作更高質(zhì)量的開展，維護更加和諧穩(wěn)定的關(guān)系，探究如何在信訪檔案管理工作中運用精細化思維，成為現(xiàn)階段的一項重要課題。

1? 精細化檔案管理的內(nèi)涵

1.1 檔案管理制度的精細化

隨著公眾維權(quán)意識的提升，信訪案件的數(shù)量也呈現(xiàn)出逐漸增加的趨勢。除了信訪工作壓力加大外，對信訪檔案管理也提出了更高、更嚴的要求。例如要加快信訪文件的收集速度，以保證檔案的時效性。但是偶爾也會因為疏忽大意，導致一些重要價值的文件資料沒有及時歸檔，影響了信訪檔案的利用價值。通過推行精細化的檔案管理制度，一方面要細化檔案收集范圍和錄入標準，從而為檔案管理者提供一個標準參考，哪些需要歸檔，哪些可以銷毀，一目了然;另一方面要細化管理責任，具體到每個人，應該負責哪一項工作，都要明確說明，提高檔案管理的整體效率。

1.2 檔案管理流程的精細化

信訪檔案管理的主要流程，是在信訪案件發(fā)生后，將所產(chǎn)生的各類文件資料收集起來，然后參照相關(guān)的標準，對海量的文件資料進行篩選，最后將有價值的、符合歸檔要求的，整理存檔。整個工作中包含大量的細節(jié)，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤，都有可能對信訪檔案的利用價值造成負面影響。以精細化思維細化檔案管理流程，讓檔案管理和信訪工作，能夠更加緊密的結(jié)合在一起，提高信訪檔案管理的專業(yè)化、細致化程度。通過實現(xiàn)各個工作流程的有效銜接，從源頭上消除紕漏，以檔案管理的精細化發(fā)展，推動信訪穩(wěn)定工作的高質(zhì)量開展。

2? 以精細化檔案管理推進信訪穩(wěn)定工作的策略

面對錯綜復雜、各不相同的信訪案件，首先仔細甄別分類確定信訪案件的側(cè)重“面”，以“面”確定處理方向;分析信訪案件的性質(zhì)，確定支撐“面”的每一根“線”條，以“線”確定處理方案;為每位訴求人分別建檔，界定穩(wěn)控難點、要點和重點，以“點”確定工作措施，進行“點對點”工作，逐個化解。形成抓“點”、控“線”、穩(wěn)“面”的全方位良性管理。

2.1 以“一人一檔”及時化解信訪矛盾

在精細化檔案管理中，每個信訪當事人就是一個獨立的“點”。由于存在著強烈的利益訴求，因此在信訪過程中，往往會表現(xiàn)出情緒激動，甚至是喧嘩、吵鬧的情況。通過“一人一檔”的形式，與當事人進行對話，以及查閱信訪書等方式，做好信訪日志的記錄工作。同時，在整個信訪案件辦理周期內(nèi)，都要密切跟蹤，按照“一個案子，一套方案，一項紀錄”的工作方式，保證信訪資料的全面性、完整性。在信訪案件辦理完結(jié)后，將這段時間收集到的相關(guān)資料，以及生成的信訪日志，進行統(tǒng)一的篩選后形成信訪檔案。通過全程化跟蹤、針對性辦理，有助于平復當事人激動的情緒，及時的化解矛盾，對信訪工作穩(wěn)定開展提供支持。

2.2 以“一事一檔”提高信訪服務水平

同一信訪案件中，可能會涉及多人，但是總體上來看，他們的利益訴求具有一致性。在這種情況下，為了提高信訪案件的辦理速度，盡快的滿足當事人的利益訴求，可以采用“一事一檔”的方法，將每件事當成一條“線”。通過與信訪代表進行交談，了解他們的共同訴求，找出問題的根源所在，做好詳細的信訪記錄。隨后結(jié)合具體問題，制定相應的解決辦法，及時化解矛盾糾紛。將這些方案、辦法等，作為重點內(nèi)容，錄入信訪檔案中。后續(xù)還要做好跟蹤回訪，對信訪案件的辦理情況，以及問題的解決情況等，進行回訪調(diào)查。調(diào)查結(jié)果也要如實的錄入檔案。通過“一事一檔”，不僅將整個信訪案件的全過程記錄下來，還可以作為一種反饋。今后遇到類似的信訪案件，可以重新翻閱檔案，從中借鑒辦理經(jīng)驗，有助于信訪服務水平的提升。

2.3 以“一類一檔”完善信訪工作機制

總結(jié)近幾年的信訪工作經(jīng)驗，除了信訪案件數(shù)量有所增加外，信訪內(nèi)容也變得更加繁瑣和復雜，這也讓信訪案件的辦理速度受到了一定的影響。為了更好的解決信訪當事人的問題，維護他們的合法權(quán)益，有必要根據(jù)信訪案件的內(nèi)部規(guī)律，對其實行歸類，按照“一類一檔”的方式，將每一類當成一個“面”，提高信訪工作效率。例如，將“勞保糾紛”設(shè)為一類，所有因為勞保問題而上訪的，信訪工作中產(chǎn)生的各類資料、文件，均歸入“勞保糾紛檔案”中;此外還可以設(shè)立“經(jīng)濟糾紛”等若干個類別。今后的信訪穩(wěn)定工作中，在了解信訪訴求后，先明確屬于哪一類，通過翻閱該類別下的同類信訪檔案，加快信訪案件辦理流程，完善信訪穩(wěn)定工作機制。

3? 信訪檔案精細化管理的保障措施

信訪檔案的精細化管理帶來的優(yōu)勢明顯，為了切實落實好精細化管理，信訪部門還應當采取必要的保障措施，為實現(xiàn)信訪檔案精細化管理營造良好的環(huán)境。首先是在檔案管理人員方面，要樹立精細化思維，能夠立足于本職工作，以及結(jié)合檔案管理制度，細化信訪檔案的各個流程，從源頭上保證信訪檔案本身的完整與細致。同時，還要辯證看待檔案的“管理”與“服務”，并堅持兩者的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。在管理方面，就是要結(jié)合管理制度和工作規(guī)范，加強檔案收錄與保存，特別是對于電子信訪檔案，應重點做好隱私性保護，防止被竊取。在服務方面，就是要深挖信訪檔案的價值，便于掌握規(guī)律、積累經(jīng)驗、及時化解上訴上訪，對科學的研判、處置突發(fā)性群體事件起到了關(guān)鍵作用。

4? 結(jié)語

推行信訪檔案的精細化管理，可以說是信訪工作體制機制不斷成熟完善的一個重要標志。通過完善信訪日志，深抓精細化管理，全面推行“一人一檔、一事一檔、一類一檔”動態(tài)管理，分門別類的對各起信訪案件建立不同工作檔案，確定對應包案領(lǐng)導，全面落實檔案管理責任制度，只有這樣才能讓檔案資料具備更高的利用價值，為信訪人員提供豐富的經(jīng)驗借鑒，在面對更加復雜化的信訪案件時，可以做到更加靈活的應對，推進信訪穩(wěn)定工作更高效率、更高質(zhì)量的開展。

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