高校二級學(xué)院辦公室管理對策研究

張夕

前言

高校二級學(xué)院辦公室是我國高等院校普遍采用的基層管理模式，這套管理模式多年來為學(xué)校的基層事務(wù)管理貢獻了不小的力量，是學(xué)院建設(shè)發(fā)展不可或缺的管理手段。為了順應(yīng)時代的發(fā)展變化，學(xué)校在各方面跟進改革，力圖給學(xué)生創(chuàng)造一個更好地學(xué)習(xí)生活環(huán)境，作為基層事物管理中樞的二級學(xué)院辦公室要處理事務(wù)的范圍擴大，工作越來越繁雜，在急需效率的日常工作中所出現(xiàn)的問題也越來越多。為了學(xué)校日常工作的平穩(wěn)運行，必須針對高校二級學(xué)院辦公室在運轉(zhuǎn)中暴露出來的一些問題進行針對性分析，提出切實的解決對策，提升學(xué)校的管理水平。

目前高校二級學(xué)院辦公室管理工作中存在的問題

近年來隨著我國高校教育改革的深入，高校二級學(xué)院辦公室的職能不斷擴大，管理工作包括人事、教研、黨政、會議等方方面面。處理的事物增多，問題也隨之而來。第一，辦公室工作人員數(shù)量較少，且辦事水平參差不齊。高校對辦公室工作人員的編制控制十分嚴格，幾乎不對外招聘。大部分工作人員為教職工轉(zhuǎn)崗、校友親屬舉薦、政策安排崗位、勤工助學(xué)學(xué)生，他們大部分都沒有經(jīng)歷過專業(yè)的辦公室事務(wù)培訓(xùn)，上崗后需要很長的時間適應(yīng)工作內(nèi)容，個人能力水平也有限制。第二，工作考核制度和獎勵機制仍不完善，工作人員缺乏上進心。高校二級學(xué)院辦公室日常處理的工作瑣碎繁雜，且類別各不相同，這就很難給工作人員的工作水平做出一個有效的評定，隨之就會影響到工作人員的薪資獎勵。如果沒有一套合理的績效考核規(guī)則，就會導(dǎo)致工作人員的工作熱情消退，產(chǎn)生職業(yè)倦怠。第三，辦公室內(nèi)工作人員的職能定位不夠清晰。因為要處理的事務(wù)很多，而辦公室工作人員數(shù)量又不足，所以就會出現(xiàn)員工是塊磚，哪里需要往哪搬的情況，這種工作模式很容易出現(xiàn)工作遺漏、重復(fù)工作的問題，導(dǎo)致高校二級學(xué)院辦公室運轉(zhuǎn)效率降低。第四，管理手段沒有與時俱進?，F(xiàn)在是科技發(fā)展的時代，許多企事業(yè)單位都用上了計算機技術(shù)輔助事務(wù)管理，學(xué)校雖然也引入了計算機管理的方案，但大部分工作人員在此前沒有接觸過計算機數(shù)據(jù)管理技術(shù)，使用計算機進行數(shù)據(jù)管理反而使辦公室的工作效率降低。

提升高校二級學(xué)院辦公室管理工作水平的對策

完善工作培訓(xùn)機制。目前，很多高校都存在著二級學(xué)院辦公室工作人員水平不均的問題，究其原因是上崗培訓(xùn)制度沒有得到重視。上崗培訓(xùn)有助于職工快速進入崗位，提升辦公室工作人員的整體辦事效率。高校可以開展二級學(xué)院辦公室工作交流，從其他體系完備的企事業(yè)單位或其他高校處汲取管理經(jīng)驗，結(jié)合自身情況進行管理升級。調(diào)用勤工儉學(xué)的學(xué)生，可以采用一帶一或一帶二的方式，讓固定的工作人員帶學(xué)生熟悉辦公室業(yè)務(wù)，處理一些較為簡單的瑣碎工作。同時，辦公室的日常工作要求應(yīng)該詳細清晰地展示出來，最好可以讓剛進入崗位的工作人員根據(jù)流程示意圖獨立完成部分日常工作。

改革工作績效評價機制。因為高校二級學(xué)院辦公室的工作繁多，很難簡單對在職人員的工作能力做出評價。部分高校采取了寫論文的方式給工作人員評定職稱，作為檢查工作的紙質(zhì)證明。這樣的方式十分不可取，首先，二級學(xué)院辦公室工作任務(wù)重，很難擠出時間去完成一篇高質(zhì)量的論文。其次，部分工作人員的統(tǒng)籌能力和動手能力優(yōu)越，但寫作能力略微欠缺，用寫論文的方式評定工作實在有失偏頗[1]。高校二級學(xué)院辦公室的績效評定應(yīng)從工作速度、工作質(zhì)量、工作態(tài)度、團隊協(xié)作能力等方面入手，至少一個月進行一次短期評定?？梢砸怨ぷ魅藛T互評，領(lǐng)導(dǎo)總評的方式對工作人員的整體工作進行評價。同時要根據(jù)全面性的工作績效評價機制制定新的績效獎勵，鼓勵在職員工為學(xué)校的發(fā)展繼續(xù)貢獻力量。

精準定位工作人員職能。高校二級學(xué)院辦公室處理的工作類別很多，各項事務(wù)應(yīng)該安排專門的工作人員去處理，專項專攻，提升辦公桌的總體運轉(zhuǎn)效率。工作人員應(yīng)每天對自己的當(dāng)日工作進行兩三句話的總結(jié)，統(tǒng)計自己當(dāng)日的工作情況，完成了什么樣的工作，此舉意在避免重復(fù)工作，也可以作為職工績效考核的參考。工作人員的職能確定后，其工作范圍也可以清晰地展現(xiàn)，教師學(xué)生要辦事也可以快速找到相關(guān)工作的負責(zé)人，避免到處奔忙。精準定位工作人員職能還可以完善高校二級學(xué)院辦公室的責(zé)任管理，建立健全責(zé)任追查制度。

革新高校二級學(xué)院辦公室的管理手段。計算機數(shù)據(jù)統(tǒng)計的技術(shù)如果可以應(yīng)用在高校二級學(xué)院辦公室的管理工作中，可以給基層工作帶來很大的便利。教師和學(xué)生的信息統(tǒng)一登記在教務(wù)系統(tǒng)中，在需要時可以隨時調(diào)用，就不需要教師和學(xué)生每年都重復(fù)填寫一樣的表格來應(yīng)對學(xué)校的工作核查，參與評選等[2]。這要求高校二級學(xué)院辦公室的工作人員與時俱進，學(xué)習(xí)計算機技術(shù)，用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進行信息管理，不斷學(xué)習(xí)，提升自己的業(yè)務(wù)水平。

在當(dāng)前環(huán)境下，高校二級學(xué)院辦公室管理制度的改革需要重視工作培訓(xùn)，建立健全績效評價和獎勵機制，讓工作人員擁有崗位責(zé)任意識，將工作落實到個人，全面提升職工的個人能力，尤其是計算機技術(shù)。高校二級學(xué)院辦公室的管理與學(xué)校的發(fā)展息息相關(guān)，隨著學(xué)校教育改革的深入，管理工作必然還會出現(xiàn)更多的問題。高校二級學(xué)院辦公室在職人員需要定期進行階段性工作總結(jié)，根據(jù)學(xué)校實際情況和教育改革的需求提出問題，共同商討解決對策。所有的制度都是有時效性的，會隨著時代的變革發(fā)生改變。所以高校二級學(xué)院辦公室的管理也必須是動態(tài)的，為促進學(xué)校發(fā)展而不斷革新。

參考文獻

[1]左麥枝.當(dāng)前形勢下提高高校二級學(xué)院辦公室管理效能的對策探討[J].中外交流，2018，000（045）：98-99.

[2]韓曼瑜，靖永坤.高校二級學(xué)院辦公室管理的困境與對策分析[J].黑龍江教育：高教研究與評估，2018，1263（11）：71-72.