檔案信息化建設(shè)及管理分析

劉鯤

靖宇縣土地管理總站

檔案信息化的核心操作方式就是要轉(zhuǎn)變保存檔案的以往方式，將以前實(shí)體檔案的管理模式轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息保存的檔案模式，這種方式可以保存檔案信息更長久，真正達(dá)到檔案資源實(shí)現(xiàn)共享，方便需要查閱檔案的人進(jìn)行查閱，對檔案的管理能力是一種直接的考驗(yàn)。很多企業(yè)的檔案管理部門已經(jīng)開展檔案信息化管理流程，檔案信息化建設(shè)目前發(fā)展還不完善，出現(xiàn)了不斷探究內(nèi)容的階段，在具體實(shí)施的過程中還要考慮到受到一些外在原因的影響，會(huì)對檔案管理能力造成影響，在檔案管理的過程中要把檔案信息化建設(shè)落實(shí)到位，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源的完整利用。

一、影響檔案信息化建設(shè)和檔案管理效率因素

（一）沒有正確認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的意義

檔案信息化建設(shè)讓傳統(tǒng)的檔案管理成為過去，這是對檔案管理工作模式的一次巨大變更，但是還有一些工作人員沒有正確認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)帶給他們的便利，反而認(rèn)為這是對他們工作的不信任，甚至出現(xiàn)了一種要替代他們的想法，這是非常錯(cuò)誤的，信息技術(shù)帶給檔案管理的影響是深遠(yuǎn)的，主要體現(xiàn)在一些內(nèi)容上。[1]

首先，檔案信息化這是利用信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案管理部門的工作效率，同時(shí)對檔案管理部分的工作職能是很好的輔助。其次，檔案信息化建設(shè)方便需要查閱檔案的人員及查閱到檔案，這樣可以提升工作人員的工作效率，才能為人民提供方便，最后，檔案信息化可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的全員共享，提升企業(yè)整體的效率，但很多工作人員并不能認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的優(yōu)勢，這對檔案管理實(shí)現(xiàn)真正的改革有很大的影響，對檔案人員管理檔案的能力也間接降低，無法真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效率，大部分工作人員對檔案信息化沒有真正認(rèn)識(shí)到其作用，才是真正影響檔案管理我服啊實(shí)現(xiàn)高效率的原因。

（二）對運(yùn)用信息資源有不正確想法

對信息資源沒有很好地運(yùn)用，或者在信息運(yùn)用上有錯(cuò)誤的想法，這是無法實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要因素之一，這樣的因素導(dǎo)致檔案管理效率偏低，這樣我國檔案管理水平無法實(shí)現(xiàn)快速發(fā)展。以往的傳統(tǒng)檔案管理就是把檔案直接入到檔案館，用符合條件的館內(nèi)環(huán)境對檔案進(jìn)行長期地保存，方便查閱人員進(jìn)行隨時(shí)查閱。[2]

現(xiàn)代信息化檔案管理則提升了一大步，核心就是要實(shí)現(xiàn)檔案的真正共享，將重點(diǎn)從檔案進(jìn)行保存的環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)移到實(shí)現(xiàn)檔案的真正共享上，這樣才能更好利用檔案服務(wù)好民眾，達(dá)到檔案資源利用率的提升，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源最大的作用價(jià)值。[3]但是還有一小部分的檔案管理人員的觀念依舊停留在過去，工作的重心還是在檔案資源的保存上，沒有實(shí)現(xiàn)檔案資源真正的利用，導(dǎo)致檔案管理效率和管理水平都非常低，不能實(shí)現(xiàn)檔案管理帶動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的效果。

（三）對檔案信息化理解不同

我國不同地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著一定的差異，檔案部門的信息化建設(shè)同檔案管理人員存在或多或少的差距，這就讓檔案部門信息化不能有效開展，對檔案管理效率的真正提升沒有一點(diǎn)作用。有一部分企業(yè)中檔案管理部門有部分人利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行檔案具體管理工作，這樣的檔案管理效果有一定信息化水平，但部門中還有一部分人使用單機(jī)進(jìn)行操作，[4]沒有進(jìn)行互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的信息化處理，導(dǎo)致檔案資源不能實(shí)現(xiàn)共享，這就讓檔案信息化水平不能達(dá)到發(fā)達(dá)國家的發(fā)展水平，這就是屬于沒有利用現(xiàn)在快速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，導(dǎo)致檔案信息化管理水平出現(xiàn)明顯的差異，這樣就無法實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理利用。

二、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的具體策略

（一）對電子文件加強(qiáng)管理

計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)帶動(dòng)了全球經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，不同領(lǐng)域的企業(yè)都會(huì)把很多重要文件上傳到互聯(lián)網(wǎng)上，這就讓檔案信息化建設(shè)與檔案管理結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)非常重要。通過全球在漫長的檔案實(shí)踐發(fā)展中充分可以證明，通過互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)技術(shù)對電子文件進(jìn)行管理可以保存比較重要的信息，體現(xiàn)出檔案信息的最大價(jià)值，體現(xiàn)出檔案資源的作用。要真正做到檔案信息化的建設(shè)就必須進(jìn)行電子文件的多重保護(hù)和管理。

首先，在檔案部門中要同時(shí)建立管理這些電子信息和維護(hù)檔案資源的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)部門，這樣可以讓電子文件的管理達(dá)到真正的專業(yè)化，實(shí)現(xiàn)不同類型和不同人員的電子文件迅速歸檔。

其次，就是要及時(shí)處理一些需要上傳和交接的電子文件，檔案管理人員在進(jìn)行文件管理的具體過程中，一定要及時(shí)接收所有的電子檔案，依據(jù)重要級的先后順序進(jìn)行處理和保存，或者像一些更改的工作內(nèi)容，這樣可以實(shí)現(xiàn)電子檔案文件實(shí)現(xiàn)管理的時(shí)效性。最后，檔案管理人員一定要處理好電子檔案文件的保存，要重點(diǎn)重視電子檔案文件存留時(shí)間的長短，很多檔案信息化是不是可以長期保存電子檔案文件技術(shù)上還有一定的疑問，在進(jìn)行電子檔案文件的具體管理上一定要把電子檔案文件的保存放到第一位，對需要進(jìn)行長期保存的電子檔案文件一定要安排專人定期進(jìn)行批量復(fù)制，避免出現(xiàn)這些電子檔案出現(xiàn)信息丟失，導(dǎo)致不能及時(shí)查閱。

（二）建立網(wǎng)絡(luò)檔案

檔案信息化建設(shè)是檔案管理的重要發(fā)展，在這個(gè)發(fā)展的同時(shí)也要建立科學(xué)的網(wǎng)絡(luò)檔案，這樣對檔案管理的效率可以進(jìn)一步提高，有著非常好的效果，建立好網(wǎng)絡(luò)檔案庫需要做的工作還有很多。首先是要?jiǎng)?chuàng)建檔案的相關(guān)網(wǎng)站，發(fā)揮出互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的技術(shù)優(yōu)勢，在內(nèi)部和外部都需要同時(shí)建立起相關(guān)的服務(wù)平臺(tái)，這樣實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面服務(wù)的職能，讓網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)真正服務(wù)于檔案信息的內(nèi)容查找和檔案信息的完整共享。其次就是要購買一些必要的設(shè)備來進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)檔案的輔助工作，一些好的硬件設(shè)備和存儲(chǔ)是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案真正共享的必須條件，否則對檔案信息化建設(shè)會(huì)有很大的影響，通過專家進(jìn)行相關(guān)的實(shí)踐研究已經(jīng)證明建立網(wǎng)絡(luò)檔案，對檔案管理的安全性是有很大的提高效果，對檔案管理的發(fā)展有著不同尋常的意義價(jià)值。

（三）提高信息化管理

提高信息化的管理手段是提高檔案管理的重要措施，也是目前進(jìn)行檔案信息化建設(shè)最常用的方法。首先在初始要建立完整穩(wěn)定的管理制度，依照建立的制度進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程，對每個(gè)人都有效，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案的管理。另外就是要轉(zhuǎn)變管理方式，在傳統(tǒng)管理方式的基礎(chǔ)上要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理方式，根據(jù)不同時(shí)間的工作重點(diǎn)，組織工作內(nèi)容和檔案的信息化的管理，才能提高信息化的管理手段。

（四）提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是決定檔案管理的效率，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是提升檔案管理的關(guān)鍵因素，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要做的還有很多。在選擇人員上一定要選擇檔案管理專業(yè)能力素質(zhì)的人員，檔案管理人員的工作不僅是存放檔案，更重要工作內(nèi)容要把相關(guān)的電子檔案文件在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行一系列的接收、核對等相關(guān)的檔案必須工作，這就同時(shí)對檔案管理人員有更高的要求，要對計(jì)算機(jī)熟練操作和運(yùn)用，所以在人員上不僅要選擇在檔案管理上能力的強(qiáng)的人員，還要選擇業(yè)務(wù)素質(zhì)強(qiáng)的原理人員。

對檔案管理人員要定期進(jìn)行培訓(xùn)，因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)在不斷更新發(fā)展，檔案管理人員需要進(jìn)行同步學(xué)習(xí)，才能滿足檔案管理的發(fā)展要求，定期培訓(xùn)可以對管理人員的知識(shí)有明顯的提升，讓管理人員緊跟我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，才能真正提升自己的業(yè)務(wù)能力。最后就是建立合理的競爭機(jī)制，對所有檔案管理人員要一視同仁，不能對個(gè)別人搞特殊，崗位的設(shè)置要合理才能滿足工作人員的工作需求，檔案管理最重要的是要提升工作人員工作的主動(dòng)性，只有讓工作人員看到自身發(fā)展的希望，才能主動(dòng)積極投入到檔案管理的工作中，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案資源信息化建設(shè)，完成檔案的管理和資源的充分利用。

三、結(jié)語

伴隨著全球信息技術(shù)不斷飛速發(fā)展的良好形勢下，我國信息化的進(jìn)步引領(lǐng)著全球經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，由此會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，如果還是運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理方式會(huì)給工作帶來非常巨大的挑戰(zhàn)。檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為不同企業(yè)檔案管理發(fā)展的必然選擇，信息化的檔案管理可以提升企業(yè)的日常工作效率，對檔案日常管理成本也可以降低，實(shí)現(xiàn)信息資源的長期共享和完整保存，對于我國整體的檔案管理發(fā)展有著巨大的推動(dòng)作用。