電力系統(tǒng)技改大修工程項(xiàng)目檔案管理策略探究

廖苡英

摘 要：電力系統(tǒng)技改大修工程項(xiàng)目從立項(xiàng)到施工再到竣工都必須做好檔案管理，因?yàn)楦咝У臋n案管理能夠?yàn)榧几拇笮薰こ坦芾硖峁﹨⒖己鸵罁?jù)。本文分析了大修工程項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀以及科學(xué)的檔案管理策略。

關(guān)鍵詞：電力系統(tǒng);技改大修工程項(xiàng)目;檔案管理;現(xiàn)狀;對(duì)策

0? 引言

隨著電力系統(tǒng)的建設(shè)發(fā)展，技改大修項(xiàng)目也逐漸得以拓展，對(duì)應(yīng)的工程項(xiàng)目的檔案管理也勢(shì)必需要跟上日程，因?yàn)闄n案資料是技改大修工程施工的依據(jù)，能夠?yàn)榧几墓こ淌┕ぬ峁﹨⒖?，也為日后的工程?xiàng)目維修提供所需的資料，必須積極正視技改大修工程項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀，采取科學(xué)的措施和管理對(duì)策來提高檔案管理工作水平。

1? 電力系統(tǒng)技改大修工程項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案管理意識(shí)弱

當(dāng)前電力系統(tǒng)的技改工程存在重設(shè)計(jì)、施工，輕視檔案管理的問題，檔案歸檔意識(shí)弱，從而使得檔案資料不全，信息數(shù)據(jù)的缺失，難以為未來工程的管理提供參考。同時(shí)，檔案管理的專業(yè)化程度較低，管理人員自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，所采用的管理方式等都有待于完善。

1.2 檔案管理偏離技改項(xiàng)目施工

技改大修項(xiàng)目的檔案管理需要同技改工程建設(shè)同步才能使得檔案管理有意義，然而，現(xiàn)實(shí)中的檔案管理卻相對(duì)偏離技改項(xiàng)目施工，導(dǎo)致檔案管理內(nèi)容不符合工程建設(shè)實(shí)際，導(dǎo)致檔案內(nèi)容失準(zhǔn)、失真，無法發(fā)揮檔案資料的查詢與參考功能。

1.3 檔案管理信息化水平低

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理創(chuàng)造了全新的出路，檔案管理也應(yīng)該朝著信息化方向發(fā)展，然而，當(dāng)前的檔案管理信息化水平較低，缺少先進(jìn)的檔案管理軟件和先進(jìn)技術(shù)，不僅影響了檔案管理工作效率，也威脅到檔案管理質(zhì)量。

1.4 缺少檔案管理制度與組織機(jī)構(gòu)

檔案管理需要健全完善的制度作為參考，更需要完備的組織機(jī)構(gòu)來提供專業(yè)化的指導(dǎo)，然而，因?yàn)闄n案管理制度與組織機(jī)構(gòu)不完善，從而使得檔案管理工作缺少統(tǒng)一的制度約束，也沒有強(qiáng)有力的執(zhí)行與監(jiān)督。

2? 電力系統(tǒng)技改大修工程檔案管理策略

2.1 增強(qiáng)歸檔意識(shí)，提高管理專業(yè)化水平

檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜又專業(yè)的工作，檔案管理工作的高效展開需要先形成檔案管理重視意識(shí)，這就要求檔案管理人員增強(qiáng)自身的歸檔意識(shí)，將檔案管理當(dāng)成一項(xiàng)專門的工作來抓，提高檔案管理的專業(yè)化程度，對(duì)此加強(qiáng)檔案管理制度的學(xué)習(xí)，組織更多的人掌握專業(yè)知識(shí)、專門的技能，擁有高度專業(yè)化、現(xiàn)代化的信息化管理技術(shù)與手段，依賴于專業(yè)的軟件、信息技術(shù)等來實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化收集、整理與歸檔，而且要將一切檔案資料統(tǒng)一歸入檔案管理資料室，只有這樣才能一方面保證檔案資料的完整性、客觀性、真實(shí)性，另一方面也能形成專業(yè)化的檔案管理系統(tǒng)。

2.2 創(chuàng)建并完善檔案管理制度規(guī)范與組織機(jī)構(gòu)

電力系統(tǒng)技改大修工程的檔案管理需要有健全的制度保障與組織保障，對(duì)此只有通過健全完善檔案管理的制度與規(guī)范才能使得檔案管理工作有制度可依，才能更好地約束檔案管理人員的行為，同時(shí)也能為檔案人員自身的權(quán)力、職責(zé)的行使提供依據(jù)。通過健全檔案管理組織機(jī)構(gòu)能夠?yàn)楣こ虣n案的完善、系統(tǒng)化管理、準(zhǔn)確化提供創(chuàng)造強(qiáng)有力的組織保證。不妨嘗試將工程項(xiàng)目檔案資料從收集到整理再到歸檔都統(tǒng)一歸入項(xiàng)目管理工作程序中，同時(shí)重點(diǎn)把大修技改工程的竣工的檔案資料交接程序納入監(jiān)理合同管理中，從而讓工程項(xiàng)目檔案管理成為工程項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容。

2.3 動(dòng)態(tài)跟蹤工程進(jìn)度，檔案管理同步化

檔案管理通常要經(jīng)歷三大階段，具體包括：前期籌備、施工階段以及竣工階段，三大時(shí)期的檔案管理工作也密切相關(guān)，形成了前后相繼、承先啟后、相互過渡的關(guān)系。工程項(xiàng)目的施工也是逐層遞進(jìn)、環(huán)環(huán)延伸，要想提高檔案管理工作水平，就必須同技改大修工程同步進(jìn)行，對(duì)此要立足于不同的施工階段，來對(duì)應(yīng)強(qiáng)化檔案的跟隨式管理。例如：工程前期籌備階段，應(yīng)重點(diǎn)做好立項(xiàng)審批、論證報(bào)告以及勘測(cè)等方面檔案資料的收集、整理與歸檔，在施工階段則要重點(diǎn)做好工程質(zhì)檢報(bào)告、施工監(jiān)理等的資料歸檔，竣工階段則要重點(diǎn)做好竣工材料的歸檔管理。應(yīng)創(chuàng)建專門的檔案管理機(jī)構(gòu)、配設(shè)專人來承擔(dān)工程項(xiàng)目建設(shè)中的各類文件、資料與材料，而且要妥善地整理、反復(fù)地審核，以此來保證檔案的系統(tǒng)化、規(guī)范化，為日后的資料查找與工程維修提供參考依據(jù)。

技改大修工程的特點(diǎn)是富有動(dòng)態(tài)性、變化性，工程的建設(shè)施工一般也是動(dòng)態(tài)設(shè)計(jì)、動(dòng)態(tài)施工、動(dòng)態(tài)修改，這其中存在很多變化因素，這其中最關(guān)鍵是要求技術(shù)人員將施工修改的部位清晰地標(biāo)識(shí)，同時(shí)，也要對(duì)應(yīng)附屬設(shè)計(jì)文件以及技改通知等，通過這種方式來有效地控制任何違規(guī)、非法材料的出現(xiàn)，控制返工、漏選等問題的出現(xiàn)。

2.4 提升信息化水平，創(chuàng)建電子檔案數(shù)據(jù)庫

技改大修項(xiàng)目工程的檔案管理應(yīng)該逐漸走向信息化、數(shù)字化、智能化，對(duì)此就必須提高信息化管理水平。為了達(dá)到這一目標(biāo)可以啟動(dòng)聲像檔案管理模式，強(qiáng)化前期控制，自工程項(xiàng)目籌備初始階段，為聲像檔案管理創(chuàng)造條件，積極地規(guī)劃工程聲像檔案管理的方法與模式，而且要對(duì)應(yīng)編制出工程項(xiàng)目聲像檔案管理的各項(xiàng)制度、規(guī)范以及相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)，其中必須重點(diǎn)圍繞聲像檔案資料的保存、查閱、使用等來做出具體的規(guī)定，以此來確保聲像檔案資料的歸檔管理水平。而且為了推動(dòng)技改大修工程管理的信息化、智能化，則要積極地引進(jìn)現(xiàn)代檔案管理軟件，通過創(chuàng)建APP來提高檔案管理的信息化水平。此外，還應(yīng)借助網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程化傳輸、保管、查詢等，創(chuàng)建檔案電子信息數(shù)據(jù)庫，全面提高技改工程檔案管理的信息化水平。

2.5 強(qiáng)化工程項(xiàng)目竣工管理

工程竣工材料是否精準(zhǔn)、完善直接關(guān)系到工程未來的使用、運(yùn)維，對(duì)此必須強(qiáng)化竣工檔案管理?？⒐るA段關(guān)鍵是要做好檔案驗(yàn)收，具體需驗(yàn)收材料包括：隱蔽工程記錄、施工技術(shù)材料、質(zhì)檢材料、監(jiān)理材料、竣工圖紙等，必須深入檢查各個(gè)項(xiàng)目、各個(gè)階段所形成的文件、資料，保證這些資料都齊全、完善、到位，同時(shí)，也要注重核查相關(guān)負(fù)責(zé)人的簽字蓋章是否齊全，各項(xiàng)文件資料能否達(dá)到檔案管理的相關(guān)要求，要保證檔案的整理朝著系統(tǒng)化、規(guī)范化的方向發(fā)展。

3? 結(jié)語

技改大修工程檔案是對(duì)整個(gè)工程施工過程的記錄，能為未來的工程維護(hù)以及資料查詢等提供參考，必須高度重視技改大修工程的檔案管理，采取現(xiàn)代化的檔案管理方式，提高信息化管理水平，從而確保檔案管理工作質(zhì)量，創(chuàng)造預(yù)期的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。

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