對基于大數(shù)據(jù)時代下的電子檔案管理的幾點探討

黎婉冰

摘 要：大數(shù)據(jù)時代，云計算、大數(shù)據(jù)等先進信息處理技術(shù)被廣泛應用到檔案管理工作當中，電子檔案管理成為新時代檔案管理的主要特征。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，電子檔案管理在信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計、整理、歸類、共享、存儲方面具有極大優(yōu)勢，實現(xiàn)了檔案管理效率的全面提升。筆者在麻涌人力資源服務中心從事就業(yè)創(chuàng)業(yè)檔案管理工作，經(jīng)歷了傳統(tǒng)檔案管理到電子檔案管理的演變，切實感受到電子檔案管理帶來的便利。當然，電子檔案管理在應用中也存在一些不足，對此，本文在分析就業(yè)創(chuàng)業(yè)電子檔案管理優(yōu)勢基礎(chǔ)上，對其存在問題予以論述，并提出對應優(yōu)化策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;檔案管理;人力資源服務;問題;策略

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展讓我國快速進入到了大數(shù)據(jù)時代，海量信息的搜集、傳遞、處理、保存也讓事業(yè)單位面臨著新的挑戰(zhàn)。檔案管理是人力資源服務中心業(yè)務的核心因素，影響到就業(yè)創(chuàng)業(yè)政策的實施質(zhì)量和效率，所以，提升人力資源服務就業(yè)創(chuàng)業(yè)電子檔案管理水平尤為重要。

一、大數(shù)據(jù)時代下電子檔案管理優(yōu)勢

1.檔案管理效率高

電子檔案管理主要以計算機為載體，借助云計算、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)對檔案信息的自動化、智能化、高效化管理。這種管理轉(zhuǎn)變了以手工檔案搜集、整理為主的傳統(tǒng)檔案管理模式，節(jié)約了數(shù)據(jù)搜集時間、成本，提高了檔案數(shù)據(jù)信息利用率，挖掘了更多價值信息，實現(xiàn)了檔案管理效益的最大化。人力資源服務中心擁有海量數(shù)據(jù)資料，在電子檔案管理技術(shù)應用下，實現(xiàn)了檔案管理質(zhì)量的提升，讓檔案管理工作變得更加輕松、高效。

2.檔案管理保密性強

大數(shù)據(jù)時代下，電子信息檔案主要利用檔案管理平臺實現(xiàn)檔案信息的電子化處理，并將電子檔案文件集中存儲在數(shù)據(jù)庫，在查閱檔案時，用戶需要登錄平臺獲得登錄權(quán)限，且級別不同調(diào)閱的文檔信息內(nèi)容不同，這些通過電子檔案管理系統(tǒng)能夠設(shè)定。同時，在檔案查閱時，有專門的檢索路徑，通過檢索能夠精準查閱到對應的檔案信息，不僅提升了檔案信息使用效率，而且避免了檔案信息泄露等問題，畢竟在傳統(tǒng)檔案查閱中，涉及關(guān)聯(lián)內(nèi)容較多，很容易在查閱中導致其他信息的泄露，而電子檔案有效規(guī)避了這一問題，增強了檔案管理的保密性。

3.檔案信息更新速度快

檔案信息內(nèi)容的完整性、更新及時性決定著檔案信息的使用質(zhì)量，對于人力資源服務中心而言，每天都有大量的文件信息需要歸檔，尤其是就業(yè)創(chuàng)業(yè)補貼申請檔案，更需要不定時的進行更新，這就增加了檔案管理的難度，在傳統(tǒng)檔案管理模式下不僅耗時耗力，而且容易出現(xiàn)差錯。電子信息檔案管理則有效解決了這些問題，能夠通過計算機系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)的及時更新，在電子信息檔案管理系統(tǒng)輔助下可以查漏補缺，提高檔案信息的完整度、精準性，更好滿足人力資源服務需求。

4.檔案管理規(guī)范化

電子信息檔案管理主要依賴信息技術(shù)實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的搜集、整理，為確保檔案管理的效率，通常制定了規(guī)范、統(tǒng)一的執(zhí)行標準，通過各個環(huán)節(jié)操作流程的規(guī)范化，有效保障了檔案管理的效率和質(zhì)量，最大程度的降低了管理成本，實現(xiàn)了管理效率的大幅提升。筆者在人力資源服務中心檔案管理工作當中，同樣遵循著嚴格的檔案管理規(guī)范，通過規(guī)范化操作，不僅降低了檔案管理失誤率，而且實現(xiàn)了管理效率的提升，減輕了工作負擔。

二、大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理存在的問題

1.電子檔案管理體系不健全

電子檔案管理發(fā)揮的作用是不言而喻的，尤其是在人力資源服務過程中，更需要健全完善的電子檔案信息來滿足工作需求，但在現(xiàn)實當中，由于電子檔案管理要求體系不完善，導致電子檔案信息難以及時有效更新，實際數(shù)據(jù)與存儲數(shù)據(jù)之間存在出入，限制了檔案信息數(shù)據(jù)的利用。例如，在人力資源服務當中，每天都會有新的信息需要歸檔，但由于監(jiān)管機制存在缺失，一些部門或人員并沒有在規(guī)定期限內(nèi)實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的錄入、存檔，同時，缺乏專業(yè)的檔案管理核查人員對存儲信息與實際信息作出對比核實，造成實際檔案信息與電子檔案信息之間存在差異，電子檔案遺漏信息較多，嚴重影響了檔案管理工作質(zhì)量。

2.電子檔案共享水平有限

檔案管理的目的是為使用者提供及時、完整、有效的數(shù)據(jù)信息，以發(fā)揮檔案文件的價值，更好服務社會。雖然電子檔案管理已經(jīng)成為各企事業(yè)單位的主要檔案管理模式，但是電子檔案數(shù)據(jù)的共享水平相對有限，往往同一單位不同部門之間缺乏共享平臺，導致檔案信息利用率低。電子檔案共享水平有限的原因主要包括這幾方面：首先，檔案查閱流程復雜，尤其是跨部門之間進行檔案信息的查閱，難以通過網(wǎng)絡(luò)進行申請、批復，往往需要申請，在部門領(lǐng)導簽字確認后方可查閱，增加了文檔共享實施難度;其次，檔案管理人員缺乏數(shù)據(jù)共享意識，多數(shù)情況下將檔案信息化作為自己檔案信息化管理的全部內(nèi)容，沒有及時將檔案信息進行云端共享，造成數(shù)據(jù)無法有效共享。

三、大數(shù)據(jù)時代下電子檔案管理的優(yōu)化策略

1.完善管理機制，提高管理效率

大數(shù)據(jù)時代下必須要對電子檔案管理機制進行不斷優(yōu)化，通過制度體系健全實現(xiàn)管理效率的全面提升，更好滿足檔案管理需求，挖掘檔案信息價值。在電子檔案管理機制完善過程中，可以從這些方面入手：

其一，完善電子檔案數(shù)據(jù)管理流程。在人力資源服務中心檔案管理活動中，信息更新速度快，每天都需要新的信息錄入到電子檔案數(shù)據(jù)庫當中，盡管現(xiàn)有階段電子檔案數(shù)據(jù)錄入有對應的操作規(guī)范，但在數(shù)據(jù)傳輸效率、上傳效率、數(shù)據(jù)存儲方面存在不足，因此需要對細節(jié)進行完善，確保數(shù)據(jù)及時有效的更新;

其二，明確崗位職責，建立責任追究機制。針對電子檔案數(shù)據(jù)存儲的及時、精準、安全性，可以派遣專門的電子檔案管理人員對對數(shù)據(jù)信息的更新狀況予以核查，一旦發(fā)現(xiàn)問題及時解決，同時，可以通過獎罰機制調(diào)動檔案管理人員的自主能動性，不斷提高電子檔案錄入時效性;

其三，優(yōu)化數(shù)據(jù)庫存儲目錄，提高檢索能力。在電子檔案使用當中，檢索是獲取檔案數(shù)據(jù)信息的有效途徑，只有具備高效的檢索水平才可以提升信息數(shù)據(jù)的價值性。人力資源服務中心檔案管理的多樣性、繁雜性，更需要對這些方面予以完善。

2.增強共享意識，提升共享水平

電子檔案共享可以更好發(fā)揮檔案信息的價值，提高信息利用率，針對電子檔案共享水平不足問題，可以通過增強共享意識等途徑予以解決。首先，加強檔案管理人員培訓，將檔案共享理念貫徹到培訓體系當中，通過培訓增強檔案管理人員的共享意識;其次，加強部門之間的信息共享力度，建立規(guī)范化的信息共享平臺，對于非機密性檔案信息，通過云端共享平臺實現(xiàn)單位內(nèi)部的共享，有效發(fā)揮檔案信息的價值;再次，加強與外界之間的信息共享，尤其是要注重與本單位有密切業(yè)務來往的部門進行合作，通過雙方共享機制的構(gòu)建，挖掘信息價值，提升信息利用率，實現(xiàn)彼此的互利共贏。人力資源服務中心更要充分發(fā)揮自我在信息數(shù)據(jù)搜集、整理方面的優(yōu)勢，通過數(shù)據(jù)信息的充分共享，提升服務水平，實現(xiàn)檔案信息價值的最大化。

四、結(jié)語

電子信息檔案管理是大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的必然趨勢，必須要充分借助其優(yōu)勢提升檔案管理效率，滿足單位檔案管理需求。針對大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理存在的問題，本文主要從完善電子檔案管理機制、增強共享意識等方面提出了優(yōu)化策略，希望能夠為單位電子檔案管理水平的提升提供依據(jù)。

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