事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策

成偲單

摘 要：隨著信息時代來臨，事業(yè)單位檔案管理也普遍采取信息化，規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化的管理方式，在傳統(tǒng)檔案管理方式向新的管理方式轉(zhuǎn)變的進(jìn)程中，會面臨許多問題，例如檔案的管理制度、管理系統(tǒng)以及管理人員職業(yè)素質(zhì)等方面，都存在一些缺陷，該文基于對事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)容和特點(diǎn)進(jìn)行分析，總結(jié)了現(xiàn)在工作中的一些問題，并且探討了解決途經(jīng)，期望促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作能夠持續(xù)健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;問題;對策

1.事業(yè)單位檔案管理工作內(nèi)容與特點(diǎn)分析

我國事業(yè)單位的檔案管理資源是文獻(xiàn)信息管理資源的重要組成，涉及科教文衛(wèi)諸多方面。檔案資源是對事業(yè)單位各項工作以及成果，活動的記錄資料，是客觀事實的重要依據(jù)。事業(yè)單位檔案管理工作對事業(yè)單位管理運(yùn)行有重要意義。

事業(yè)單位檔案管理主要是對檔案信息的收集整理，歸檔存儲，傳輸利用等。對于不同的檔案信息需要分類，并且進(jìn)行序號編號以及存儲歸檔，這樣便于后期快速檢索到相關(guān)信息，可以快速查閱，傳輸和利用檔案資源。檔案管理工作主要表現(xiàn)為四方面的特點(diǎn)：一是服務(wù)性，檔案資源服務(wù)于單位。事業(yè)單位檔案資源中匯集了人力資源信息以及單位相關(guān)活動，成果，研究的資源，這些檔案資源都可以進(jìn)行信息查詢、傳輸于利用，為事業(yè)單位的內(nèi)部管理提供便捷服務(wù)。二是保密性，檔案管理需要保證其保密性。檔案管理部門作為事業(yè)單位的信息管理機(jī)構(gòu)，檔案的存儲和利用具有嚴(yán)格的保密性，檔案資源的主要服務(wù)對象是事業(yè)單位以及國家機(jī)關(guān)。三是完整性，檔案管理工作中，在收集和整理檔案信息時，要保證其完整性，能夠全面的反映對某個活動或事項的直觀記錄。四是真實性，存儲檔案時必須仔細(xì)甄別其真實性，對于有問題的檔案要及時驗證和修正，以保證存儲的檔案時真實有效的。

2.事業(yè)單位檔案管理工作面臨的問題分析

2.1.管理制度與管理方法

健全完善的管理制度是檔案管理工作順利開展的基石。事業(yè)單位檔案管理制度存在一定的形式主義，沒有完善的制度每個細(xì)節(jié)規(guī)范，也沒有執(zhí)行或落實到位，缺乏規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化的全面制度，導(dǎo)致檔案資源信息在收集整理和存儲過程中會出現(xiàn)錯誤和遺漏情況。

其次，事業(yè)單位檔案管理工作以及涉及到的檔案內(nèi)容繁雜廣泛，缺乏科學(xué)和規(guī)范的管理方法，近年雖然信息化進(jìn)程加快，但是事業(yè)單位傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理模式還處于主導(dǎo)的地位，缺乏科學(xué)先進(jìn)、合理有效的信息化檔案管理方法，不利于提高事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量和檔案利用的效能。此外，事業(yè)單位的檔案管理信息電子化建設(shè)還在進(jìn)行中，信息化進(jìn)程受信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)安全，資金，人員等許多因素的影響，這就使事業(yè)單位檔案管理存在一些安全威脅，稍有不慎就會導(dǎo)致檔案損壞，篡改或丟失，威脅檔案資源的安全性，完整性和真實性。

2.2檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)

現(xiàn)階段在信息化時代的大背景下，信息系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域，事業(yè)單位檔案管理也普及了信息電子化途經(jīng)。事業(yè)單位對檔案管理信息化管理日益重視，大力推廣實行信息化檔案進(jìn)行管理方式。信息化系統(tǒng)的建設(shè)方便了檔案信息的查詢和使用，節(jié)省了時間和人力，大大降低了檔案管理的成本。但是新方式就會帶來新問題，檔案管理信息化進(jìn)程中仍然存在一些急需解決問題：例如檔案管理人員對信息技術(shù)的掌握程度較低，檔案信息錄入到計算機(jī)數(shù)據(jù)庫存儲之后并未進(jìn)行高效的管理和利用，導(dǎo)致檔案資源利用率低。

2.3管理人員綜合素質(zhì)

在網(wǎng)絡(luò)時代背景下，信息化技術(shù)的進(jìn)步給事業(yè)單位檔案管理帶來了機(jī)遇，同時也帶來了挑戰(zhàn)。檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)，除了需要檔案管理人員具有專業(yè)的檔案管理知識和技術(shù)，還要求檔案管理人員具備計算機(jī)以及信息系統(tǒng)操作技能。事業(yè)單位檔案管理人員需要具備過硬的綜合職業(yè)素質(zhì)，充分發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理的價值，提高檔案管理和服務(wù)的質(zhì)量。但是目前的事業(yè)單位檔案管理人員中，還有少數(shù)檔案管理人員缺乏專業(yè)、高水平的業(yè)務(wù)技能和檔案管理知識，無法實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化要求。

3.提升事業(yè)單位檔案管理效能的策略探討

3.1建全完善的管理制度，實行規(guī)范化的管理模式

制度是保障檔案管理工作持續(xù)有序進(jìn)行的前提，建立完善的制度是當(dāng)務(wù)之急，制度建立之后，還需要進(jìn)行監(jiān)督和落實，保障能夠嚴(yán)格的按照規(guī)范進(jìn)行檔案管理。通過完善的制度和規(guī)范化的管理方式提升檔案管理工作的效能。檔案管理制度的制定需要結(jié)合國家政策以及事業(yè)單位自身特點(diǎn)和需求，制定符合自身情況的管理制度。對于管理制度要加大執(zhí)行力度，把各項規(guī)定落到實處，對檔案管理做好監(jiān)督。檔案管理工作不是獨(dú)立存在的，與事業(yè)單位各部門都緊密聯(lián)系，因此檔案管理部門要與各部門加大合作，讓檔案的管理和收集工作能夠高效完成，提升檔案完整性。

3.2加快發(fā)展信息化檔案管理模式，推動檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展

在信息科技時代背景下，要加快發(fā)展檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，去除傳統(tǒng)的檔案管理模式中的弊端，不斷的結(jié)合新形勢，拓展新方式讓檔案管理可以與時俱進(jìn)。事業(yè)單位檔案信息化管理需要大量的資金投入，以及信息系統(tǒng)建設(shè)，使檔案資源的查閱，傳輸，使用變得更快捷，節(jié)省人力物力的同時提升了檔案利用的效率和價值。同時，檔案管理信息電子化建設(shè)中，要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫和系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)的安全建設(shè)，防止非法入侵以及破壞檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)的行為，較好地保證事業(yè)單位檔案信息的安全、高效使用.

3.3提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)管理人員隊伍建設(shè)

檔案資源制度和規(guī)范化管理方式要從管理意識上進(jìn)行提升，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和技能，檔案管理人員的思想意識和綜合素質(zhì)對檔案管理工作的效能有直接的影響作用。首先要加大管理人員培訓(xùn)力度，培養(yǎng)正確的檔案管理意識，認(rèn)識檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)其計算機(jī)技能培訓(xùn)，使檔案管理人員能夠熟練掌握操作系統(tǒng)。讓事業(yè)單位內(nèi)部的檔案資源可以得到良好的整合和利用，從而提升事業(yè)單位檔案管理工作的健康持續(xù)發(fā)展。

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