高校檔案信息化管理創(chuàng)新發(fā)展

摘 要：為適應(yīng)信息共享時代對高校檔案管理提出來新的要求，高校檔案管理如何從管理理念、管理模式、管理技術(shù)手段等方面進(jìn)行改革創(chuàng)新，成為新時代青年思考的問題。

關(guān)鍵詞：高校檔案;信息化;創(chuàng)新

創(chuàng)新是第一生產(chǎn)力，創(chuàng)新決定未來，信息化時代給高校檔案事業(yè)的發(fā)展提出了新的要求與挑戰(zhàn)。當(dāng)前，高校檔案信息化發(fā)展明顯滯后于高校其他管理業(yè)務(wù)的發(fā)展，其信息化發(fā)展面對的主要矛盾有：紙質(zhì)化檔案與電子化需求之間的矛盾;先進(jìn)的技術(shù)要求與設(shè)備不足、專業(yè)人才缺失之間的矛盾;繁瑣的查借閱程序與共享利用需求的矛盾等。

一、高校檔案信息化管理現(xiàn)狀

1.信息化硬件設(shè)施

各高校都有自己的檔案館或是檔案室，但是比起學(xué)校的其它部門，檔案館屬于邊緣部門，學(xué)校對信息化建設(shè)投入經(jīng)費不多，信息化基本設(shè)備高拍儀、照相機(jī)、掃描儀等不齊全，高端掃描儀、修復(fù)設(shè)備、物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備、掃碼設(shè)備、智能機(jī)器人等更是缺乏。大部分人認(rèn)為檔案館只是一個存放檔案的地方，只有在需要補充個人人事檔案材料的時候才會想起找檔案館辦事。究其原因，還是檔案館自身建設(shè)的原因，檔案館沒有充分地宣傳檔案知識與挖掘檔案用途，沒有充分發(fā)揮檔案查詢利用功能，雖然有檔案管理系統(tǒng)，但是由于系統(tǒng)自身功能不強(qiáng)大、存儲空間不大、檔案錄入不完整、采集數(shù)據(jù)不規(guī)范或存儲有限等各種原因，造成檔案檢索不到或檢索不全，利用率不高。

2.信息化專業(yè)人員配備

人事部門通常把檔案館當(dāng)作是臨近退休的最后一站或是解決引進(jìn)人才家屬人事關(guān)系的地方。因此，檔案部門年紀(jì)較大的女職工較多，她們思想固化、對檔案認(rèn)識不夠、檔案知識掌握不多，也不會運用新技術(shù)管理檔案;年輕人學(xué)歷高，但專業(yè)五花八門，檔案類專業(yè)人才很少，信息類專業(yè)人才更是緊缺。檔案管理不是對物的管理，而是對信息的管理，對圖片處理、數(shù)據(jù)庫整理、系統(tǒng)維護(hù)等都需要一定的計算機(jī)應(yīng)用知識。因此，檔案管理部門要注重對檔案管理人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)和專業(yè)技能培訓(xùn)，經(jīng)常組織檔案工作人員參加全國各高校、檔案協(xié)會舉辦的檔案類專業(yè)信息化培訓(xùn)，不斷豐富自身的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，更好地做好檔案工作。

3.信息化軟件建設(shè)

高校有關(guān)檔案管理的信息化平臺有很多，但缺乏有效的管理。如學(xué)校檔案部門的網(wǎng)頁或微信公眾號，可以宣傳檔案管理的規(guī)章制度、辦事流程、檔案查詢的網(wǎng)站鏈接、檔案服務(wù)電話和郵箱等;還有專業(yè)的各類檔案管理系統(tǒng)，提供檔案編輯錄入、查詢管理等功能?？墒沁€是存在一些問題：首先，網(wǎng)頁、公眾號上的內(nèi)容沒有及時更新，官方郵箱無人管理，信息沒有及時回復(fù)，平臺不過是一個虛架子。其次，各類檔案管理系統(tǒng)眾多，可能一個檔案館就有可能包括照片檔案管理系統(tǒng)、人事檔案管理系統(tǒng)、文書檔案管理系統(tǒng)、科研檔案管理系統(tǒng)等數(shù)個系統(tǒng)，歸檔部門要分別注冊不同的用戶名和密碼，不便于檔案的收集、管理和利用，應(yīng)整合到一個系統(tǒng)。最后，全國各高校檔案管理系統(tǒng)各不相同，各有各的優(yōu)點和不足，缺乏一個統(tǒng)一的高校檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和歸檔方法操作應(yīng)用系統(tǒng)，不利于共享和利用。

二、高校檔案信息化管理創(chuàng)新途徑

創(chuàng)新是發(fā)展的生命線，高校檔案信息化管理需要不斷的創(chuàng)新。創(chuàng)新包括知識創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新和制度創(chuàng)新。信息共享時代，高校檔案信息化管理創(chuàng)新發(fā)展，必須在管理理念、管理模式、管理技術(shù)方法等發(fā)面不斷創(chuàng)新，同時作為檔案管理的工作人員也要與時俱進(jìn)，不斷地更新自己的知識儲備。

1.管理理念創(chuàng)新

檔案管理創(chuàng)新第一步就要解放思想，打破一些傳統(tǒng)的陳舊觀念，根據(jù)當(dāng)前社會對檔案需求的實際情況以及《高等學(xué)校檔案管理辦法》要求，重新審視檔案在收集、整理、錄入、應(yīng)用等各環(huán)節(jié)，方法是否正確，細(xì)節(jié)是否到位。

高校檔案主要包括高校辦學(xué)過程中形成的有關(guān)學(xué)生、教師以及相關(guān)企事業(yè)單位的綜合文件，所有檔案材料都是以人為中心的，所有檔案管理各環(huán)節(jié)要體現(xiàn)“以人為本”“一切為了廣大師生，為了廣大師生的一切”的理念。在收集中，不漏掉任何關(guān)于師生重要信息的檔案材料;在整理檔案材料中關(guān)系著老師、學(xué)生的獎勵、名譽、學(xué)籍、工資、職稱等內(nèi)容，應(yīng)從錄入到檢索，把人名列入關(guān)鍵檢索詞，有利于深入挖掘所有有用信息;在查詢利用服務(wù)中，對所有人一視同仁，營造公平公正的客觀環(huán)境，不造假，不捏造。

2.管理模式創(chuàng)新

（1）改變傳統(tǒng)的進(jìn)庫房找檔案的思維模式。檔案館不應(yīng)只是存放實體檔案的地方，應(yīng)該是高?？砷_發(fā)的信息資源寶庫，只要輸入關(guān)鍵詞，就可以檢索到所有相關(guān)的信息。

（2）改變被動接受檔案的收集模式。檔案管理的源頭是檔案的收集，沒有檔案，怎么利用。傳統(tǒng)的檔案管理部門都是坐等歸檔部門年底一次性歸檔，這種積壓式的歸檔方式，很容易丟失材料。檔案是一種信息資源，從信息的生成就應(yīng)納入檔案的跟蹤范圍，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與辦公系統(tǒng)對接，辦公系統(tǒng)的發(fā)文自動提交到檔案系統(tǒng)歸檔。

（3）改變等待上門式的服務(wù)模式。提供檔案服務(wù)也可以是網(wǎng)上預(yù)約、郵寄、網(wǎng)上電子回復(fù)等，讓檔案利用者足不出戶就可以享受我們的檔案服務(wù)。比如，學(xué)生在升學(xué)、出國留學(xué)或求職過程中，國內(nèi)、外各高校需核查學(xué)生的學(xué)籍信息，高校檔案部門可提供在線網(wǎng)上預(yù)約功能，只要提交相關(guān)材料，就可以申請核實該生的學(xué)籍信息是否屬實。

（4）改變檔案部門邊緣化的形象。檔案管理的信息化使檔案管理部門成為信息的掌握者，這種責(zé)任感讓檔案館部門應(yīng)主動參與學(xué)校的教育教學(xué)實踐和學(xué)校的管理中心工作，不斷地挖掘和開發(fā)學(xué)校的信息寶庫，為學(xué)校的管理決策提供智能化信息服務(wù)。

（5）激勵機(jī)制創(chuàng)新。高校檔案館屬于學(xué)校的二級管理單位，檔案管理崗位大多是專業(yè)技術(shù)崗位，為調(diào)動青年檔案工作者的積極性和創(chuàng)造力，檔案管理內(nèi)部激勵機(jī)制在職稱評聘、人才培養(yǎng)、崗位待遇、職位聘用、科研創(chuàng)新等方面應(yīng)給予青年人以支持。

管理模式創(chuàng)新體現(xiàn)在將原有的封閉式管理模式變成開放式、共享式、網(wǎng)絡(luò)化的管理模式。比如，檔案材料查借閱程序、紙質(zhì)申請審批制，采用無紙化辦公網(wǎng)上辦事制度，有效地提高辦事效率和服務(wù)水平。

3.管理技術(shù)創(chuàng)新

采用信息化技術(shù)手段是檔案管理信息時代的顯著特征，檔案管理的過程就是信息化處理的過程。將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案的建立、保存和利用中，有利于重要、珍貴檔案信息實現(xiàn)紙質(zhì)、電子等多介質(zhì)，音視頻多形式長久保存;有利于紙質(zhì)查閱與電子查閱途徑多樣化，大大提高檔案的檢索速度與精度;大大提升檔案管理水平，更好發(fā)揮檔案價值 。目前，應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域的技術(shù)手段主要有：

（1）互聯(lián)共享的檔案管理系統(tǒng)

互聯(lián)共享是信息化最大優(yōu)勢，提高檔案的利用效率和利用價值。從單機(jī)版的檔案管理系統(tǒng)到互聯(lián)共享的檔案管理系統(tǒng)，大大提高了檔案查詢利用的寬度和效率。具備原文檢索、編研統(tǒng)計功能、日志管理功能、預(yù)約查詢等功能的專業(yè)、開放、共享的檔案管理系統(tǒng)，為高校檔案管理搭建一個有效的檔案管理平臺。

（2）云存儲和云計算技術(shù)

云存儲和云計算技術(shù)是一種基于網(wǎng)絡(luò)的一種信息共享服務(wù)模式，由于具備數(shù)據(jù)存儲更加可靠、安全，合理分配資源，可以提供個性化服務(wù)，受到大家的青睞，已廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域?！霸萍夹g(shù)+檔案”有效地解決獨立、靜止物理服務(wù)器容量小、運行慢、難維護(hù)、安全系數(shù)低等瓶頸限制，確保檔案服務(wù)器的可靠運行，降低服務(wù)器的出錯概率，降低相關(guān)的維護(hù)費用，擴(kuò)展了信息資源共享范圍，豐富了終端設(shè)備，為數(shù)字檔案館、云檔案館的實現(xiàn)，整合和共享全國檔案信息資源，向公眾提供高效快捷的信息服務(wù)做了必備的技術(shù)鋪墊。

（3）大數(shù)據(jù)

世界上凡是可以表達(dá)出來的信息都是數(shù)據(jù)，為了一個具體的應(yīng)用把大量的不同類型、質(zhì)量各異的數(shù)據(jù)及時進(jìn)行處理，這些數(shù)據(jù)就進(jìn)入了大數(shù)據(jù)的范疇。傳統(tǒng)的高校檔案館的職責(zé)是管理好本校歸入檔案館的實物檔案，大數(shù)據(jù)檔案管理，不僅表明檔案幾何式增長速度，也預(yù)示著檔案檢索的范圍擴(kuò)大，在海量數(shù)據(jù)信息中甄別真正需要的信息能力是關(guān)鍵所在。

（4）兩微一端微服務(wù)技術(shù)

兩微一端就是應(yīng)用于檔案管理部門的微博、微信公眾號和移動手機(jī)客戶端，特點是精簡、準(zhǔn)確、實時、互動。與傳統(tǒng)的“我有什么，就提供什么”限制性服務(wù)方式相比，兩微一端可以做到“你需要什么，我提供什么”的以用戶為中心的個性化、專題化、特殊化、差異化服務(wù)方式。高校檔案涉及黨群、行政、學(xué)生、教學(xué)、科研、基建、儀器設(shè)備、產(chǎn)品、出版、外事、財會等十多個門類，每個用戶需求各不相同，兩微一端可以滿足用戶細(xì)微、專業(yè)私人訂制服務(wù)需求。

（5）物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)

物聯(lián)網(wǎng)就是給物品裝上一個存儲基本信息的微型芯片，以實現(xiàn)智能化識別、定位、跟蹤、監(jiān)控和 管理。在檔案管理中應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，借助檔案的電子標(biāo)簽，通過掃描標(biāo)簽實現(xiàn)自動記錄跟蹤檔案借閱、歸還及上下架定位每個案卷的位置信息，防止案卷丟失，使檔案實體管理更加智能化。

（6）人工智能

人工智能簡單地說就是機(jī)器人模擬人類智能的一門科學(xué)，代表技術(shù)主要有自然語言處理、模式識別、專家系統(tǒng)、機(jī)器學(xué)習(xí)以及分布式人工智能，由于其具備準(zhǔn)確率高，任勞任怨、不摻雜主觀因素、無時間限制等優(yōu)點，已廣泛應(yīng)用到汽車、無人機(jī)、快遞、醫(yī)療影像輔助診斷、家庭服務(wù)、語音、翻譯、家居產(chǎn)品等領(lǐng)域。人工智能應(yīng)用到檔案領(lǐng)域，可以引進(jìn)指紋識別、人臉識別以及虹膜識別等智能識別技術(shù)用于檔案庫房的門禁系統(tǒng)，做好庫房的專人管理;可以把智能溫濕度控制技術(shù)和視頻監(jiān)控技術(shù)融入人工智能，進(jìn)行智能庫房管理;可以采用基于圖像識別、語音識別和視頻識別等技術(shù)的智能分類技術(shù)對多種格式的檔案資源進(jìn)行智能識別和分類，建立智能檢索;編寫檔案價值鑒定專家知識庫，模擬專家進(jìn)行檔案價值鑒定等。

所有的檔案管理技術(shù)都是借鑒計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，各種技術(shù)之間是相互聯(lián)系，相互支撐，彼此促進(jìn)的，所有的技術(shù)依托互聯(lián)網(wǎng)而存在，人工智能技術(shù)的應(yīng)用也離不開云計算和大數(shù)據(jù)等技術(shù)的支持，且貫穿檔案的預(yù)立卷、錄入、修改、刪除、移交、查借閱利用等全過程。人工智能綜合多項技術(shù)應(yīng)用，目前成本較高，且技術(shù)不夠成熟，還存在安全問題，因此還沒有廣泛應(yīng)用到各個高校檔案館，但是解決方案也在不斷更新，檔案管理的信息化必將越來越先進(jìn)。

4.管理人員自身素質(zhì)提高

創(chuàng)新是第一生產(chǎn)力，人才是第一要素，信息時代對檔案管理業(yè)務(wù)人員素質(zhì)的要求是， 具有較全面的知識結(jié)構(gòu)以及敏銳的信息意識、良好的信息道德、較強(qiáng)的信息能力，以適應(yīng)現(xiàn)代檔案工作的需要。檔案管理創(chuàng)新必須重視對青年檔案工作者的選拔、培養(yǎng)和人才儲備;積極引進(jìn)政治覺悟高、事業(yè)心強(qiáng)、創(chuàng)新性強(qiáng)、掌握一定的信息技術(shù)的有為青年，為檔案管理自動化、網(wǎng)絡(luò)化配備一支素質(zhì)高、結(jié)構(gòu)合理的檔案管理專業(yè)隊伍。高校檔案涉及教學(xué)、科研、基建、財務(wù)、人事等各方面的業(yè)務(wù)材料，服務(wù)對象包括學(xué)校師生、企事業(yè)單位、國外各高?；蚱髽I(yè)等，出具的檔案材料展示的是高校的品質(zhì)和形象，需要檔案工作者不斷優(yōu)化自己的知識結(jié)構(gòu)，既懂檔案理論知識，又熟知國家和學(xué)校的方針政策，還會運用現(xiàn)代化信息技術(shù)及其他技術(shù)，包括良好的英文水平，提取檔案信息，正確規(guī)范地表達(dá)檔案信息。

三、結(jié)語

高校是培養(yǎng)社會主義建設(shè)者和接班人的搖籃，高校檔案館記錄著高校的辦學(xué)理念、辦學(xué)特色、辦學(xué)歷史，蘊含著學(xué)生成長足跡的材料和先進(jìn)的科研技術(shù)檔案等信息，具有很高的社會價值和科研價值。高校檔案信息化管理應(yīng)緊跟“互聯(lián)網(wǎng)+”時代步伐，在技術(shù)管理和制度管理方面不斷創(chuàng)新，盡快實現(xiàn)檔案信息資源采集自動化、存儲安全化、管理科學(xué)化、利用便捷化、服務(wù)人性化的專業(yè)管理模式，打造一個展示高校真實現(xiàn)在和美好過去的平臺。

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（作者單位：湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館）