大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新路徑探索

曹倩

摘 要：社會(huì)在發(fā)展，時(shí)代在進(jìn)步，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的廣泛普及，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入到了信息化時(shí)代。在大數(shù)據(jù)背景下，很多企業(yè)也積極投入到改革和創(chuàng)新工作當(dāng)中。檔案管理是企業(yè)管理工作中的重要組成部分，檔案資料記錄著企業(yè)全部的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，具有很重要的價(jià)值。因此，企業(yè)需重視本企業(yè)的檔案管理工作，正確而客觀的看待企業(yè)檔案管理工作中暴露出的各種問(wèn)題，并不斷探索和創(chuàng)新檔案管理工作的新模式和新方法，進(jìn)一步提升檔案管理工作的效率和效果，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的重要價(jià)值，并為企業(yè)的快速發(fā)展助力。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);企業(yè);檔案管理;創(chuàng)新;路徑

前言

在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，企業(yè)的檔案記載著企業(yè)的整個(gè)發(fā)展歷程，對(duì)企業(yè)具有重要的意義，其中有些檔案資料是重要的、唯一的，其珍貴性可想而知。當(dāng)前，我國(guó)企業(yè)檔案管理工作的重心，主要是針對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)展開(kāi)的。在大數(shù)據(jù)背景下，要探索企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新路徑，最重要的一點(diǎn)是，要正視企業(yè)檔案管理工作中存在的諸多問(wèn)題，要深刻的探究問(wèn)題存在的原因，并針對(duì)這些問(wèn)題探索有效的應(yīng)對(duì)辦法，積極構(gòu)建規(guī)范化的企業(yè)檔案管理體系，并探索更加高效的管理方法，從而進(jìn)一步提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為企業(yè)的快速發(fā)展保駕護(hù)航。

一、大數(shù)據(jù)概念及大數(shù)據(jù)和企業(yè)檔案間的聯(lián)系

1.大數(shù)據(jù)的概念

所謂大數(shù)據(jù)，主要是指需要新處理模式才能具有更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力來(lái)適應(yīng)海量、高增長(zhǎng)率和多樣化的信息資產(chǎn)。大數(shù)據(jù)技術(shù)的戰(zhàn)略意義并不是掌握龐大的數(shù)據(jù)信息，而在于對(duì)這些含有意義的數(shù)據(jù)進(jìn)行專業(yè)化處理，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的“增值”。

2.大數(shù)據(jù)與企業(yè)檔案間的聯(lián)系

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案其實(shí)質(zhì)也是一種大數(shù)據(jù)。在檔案管理過(guò)程中，需要借助大數(shù)據(jù)對(duì)各種檔案信息資源進(jìn)行處理，這是時(shí)代的發(fā)展需要，也是檔案管理工作的實(shí)際所需。只有全面的、深刻的了解和運(yùn)用大數(shù)據(jù)，才能做好檔案管理工作，為企業(yè)和員工提供更好的服務(wù)。

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，在人們的生活中廣泛應(yīng)用，為人們提供了便捷的生活方式和生產(chǎn)方式。在新的歷史發(fā)展時(shí)期，企業(yè)的檔案管理工作也要順勢(shì)而為，積極開(kāi)展數(shù)字化、自動(dòng)化等方面的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)工作方式上的創(chuàng)新，提高企業(yè)檔案管理工作的實(shí)效，為企業(yè)的發(fā)展提供可靠的支持。因此，企業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)檔案管理工作，兩者之間存在著必然聯(lián)系。

二、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作的重要價(jià)值分析

1.能夠幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)化

在社會(huì)的發(fā)展過(guò)程中，一些企業(yè)認(rèn)為檔案管理沒(méi)有多大的用處，其存在的價(jià)值僅限于查閱資料，與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理沒(méi)有多大關(guān)系，然而這種認(rèn)識(shí)是不正確的。企業(yè)的檔案資料雖然不能直接參與企業(yè)的生產(chǎn)和銷售，不能直接推動(dòng)企業(yè)的快速發(fā)展，但是，企業(yè)的檔案資料收錄著企業(yè)自成立以來(lái)，每一個(gè)發(fā)展階段的重要資料，其中有重要的數(shù)據(jù)、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)及重大決策記錄等內(nèi)容，對(duì)企業(yè)的發(fā)展起著間接的借鑒和推動(dòng)作用。在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，并且強(qiáng)化對(duì)其的管理，一定會(huì)提升檔案管理工作的效率和效果，必將推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)管理上的科學(xué)化，助力于企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展。

2.能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)信息檔案管理的規(guī)范化

在企業(yè)的管理工作中，檔案管理是最基本的管理內(nèi)容，且對(duì)企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。在企業(yè)的檔案里，不僅記錄著企業(yè)的艱辛奮斗史，同時(shí)很大程度上也反映出了企業(yè)的文化內(nèi)涵，因此，檔案管理工作是企業(yè)管理中的重要組成部分，需要積極構(gòu)建一套科學(xué)的、完善的管理體系，真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息檔案管理的規(guī)范化，幫助企業(yè)朝著現(xiàn)代化和信息化的方向發(fā)展。

3.能夠幫助企業(yè)開(kāi)展資源核心管理

企業(yè)檔案管理屬于企業(yè)管理工作的一部分，檔案管理工作的水平和能力，直接折射出了企業(yè)的整體管理水平。檔案是企業(yè)奮斗和發(fā)展的濃縮，因此，重視企業(yè)的檔案管理工作，并努力提升其管理水平和管理能力，對(duì)提升企業(yè)資源的核心管理發(fā)揮著重要的作用，有助于企業(yè)實(shí)現(xiàn)科學(xué)性和綜合性的發(fā)展目標(biāo)。

三、當(dāng)前我國(guó)企業(yè)檔案管理工作中暴露出的突出問(wèn)題分析

1.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視

在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)干部是企業(yè)的主心骨，也是企業(yè)發(fā)展的領(lǐng)頭羊，領(lǐng)導(dǎo)干部的思想觀念會(huì)對(duì)企業(yè)員工的行為產(chǎn)生一定的影響。在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作過(guò)問(wèn)較少，認(rèn)為檔案管理只是資料的簡(jiǎn)單保管，從思想上不夠重視此項(xiàng)工作。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不斷深入，企業(yè)也積極投入其中，對(duì)自身的制度和管理等方面嘗試進(jìn)行改革和調(diào)整優(yōu)化，甚至在產(chǎn)權(quán)方面會(huì)發(fā)生一些變動(dòng)。企業(yè)管理層的精力和工作重心往往放在企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)上，對(duì)檔案管理工作基本無(wú)暇顧及，這很大程度上影響了檔案管理工作的成效。與企業(yè)的生產(chǎn)、銷售管理相比較，檔案管理工作的成效顯現(xiàn)比較慢，甚至需要多年后才能展現(xiàn)其價(jià)值。企業(yè)管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，良好的管理理念和舉措對(duì)企業(yè)發(fā)展具有積極作用。領(lǐng)導(dǎo)層的發(fā)展和大局意識(shí)，有助于全面認(rèn)識(shí)各環(huán)節(jié)的管理工作，統(tǒng)籌管理，協(xié)同發(fā)展。

2.檔案管理工作的信息化建設(shè)不完善

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)邁入了信息化時(shí)代，并在某些領(lǐng)域引領(lǐng)著時(shí)代的信息化發(fā)展。現(xiàn)代的新科技給人們的生產(chǎn)和生活帶來(lái)了巨大改變，在提供便捷的同時(shí)，也對(duì)社會(huì)的各項(xiàng)工作產(chǎn)生了不同程度的影響。在信息化時(shí)代里，我國(guó)很多企業(yè)的檔案管理工作，由于未得到足夠重視，信息化程度并不高。相對(duì)而言，檔案管理方法滯后，也未在信息化工作上投入足夠的資金和精力。時(shí)至21世紀(jì)的今天，部分企業(yè)的檔案管理工作依然主要依靠人工來(lái)完成，主要的工作內(nèi)容是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行保管，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且工作效率和質(zhì)量都很難提高。如果運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，就可以高效、快捷的處理檔案管理的各項(xiàng)事物。因此，全面加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)已是大勢(shì)所趨，這就要加大對(duì)檔案管理工作的資金和人力投入，引入現(xiàn)代化的信息設(shè)備和系統(tǒng)，以進(jìn)一步提升工作效率，降低總體、長(zhǎng)期管理成本，也使企業(yè)檔案管理工作提升一個(gè)新的臺(tái)階。

3.檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)和技能需要進(jìn)一步的加強(qiáng)

檔案管理工作人員是檔案管理工作的主要參與人，直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量和效果，因此，要想提升企業(yè)檔案管理工作的實(shí)效，就必須進(jìn)一步提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。在實(shí)踐中我們發(fā)現(xiàn)，主管檔案管理的工作人員檔案專業(yè)科班出身的較少，很多是行政轉(zhuǎn)行或兼職檔案管理，存在專業(yè)理論知識(shí)不足，專業(yè)實(shí)操或管理技能欠缺的情況。這可在一定程度上確保檔案資料的完整性，但工作效率和效果并不太理想。在大數(shù)據(jù)背景下，要想真正提升企業(yè)的檔案管理水平，就需要進(jìn)一步夯實(shí)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能，通過(guò)科學(xué)的管理方法，對(duì)檔案和資料實(shí)施科學(xué)、高效的管理，為企業(yè)的發(fā)展保駕護(hù)航。

4.檔案利用服務(wù)缺乏主動(dòng)和針對(duì)性

一般來(lái)講，企業(yè)檔案管理工作開(kāi)展的目的，是為了檔案資料被妥善保管，便于日后的查閱和使用，最終為企業(yè)發(fā)展提供參考和有力支持。從實(shí)踐工作來(lái)看，很多企業(yè)檔案管理工作的意義和價(jià)值，在檔案資料的存儲(chǔ)和保管上得到了體現(xiàn)。而在利用方面還明顯不足，檔案管理部門只能在有限范圍內(nèi)提供利用，企業(yè)員工很多細(xì)致、確切的檔案利用需要無(wú)法得到滿足，更多依靠同事間的幫助獲得資料。這就存在用戶需要與所提供服務(wù)不匹配的情況。這還未考慮一些文件僅限某些員工或高管，而未對(duì)普通員工開(kāi)放利用的情況。這很大程度上降低了檔案資料的使用效率和保管的價(jià)值，也降低了檔案管理工作的價(jià)值。

四、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新路徑分析

1.加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理工作的重視

企業(yè)要重視本企業(yè)的檔案管理工作，特別是企業(yè)的管理層，要積極的轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的了解和認(rèn)知，認(rèn)識(shí)到其在企業(yè)發(fā)展中所起的重要作用。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常深入部門，關(guān)注和了解檔案管理工作的實(shí)際情況，對(duì)管理中出現(xiàn)的問(wèn)題給予重視，并提供必要的資金和人力方面的支持。另外，企業(yè)要在企業(yè)內(nèi)部加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的宣傳，讓普通的員工也能了解檔案管理工作，對(duì)檔案管理工作的發(fā)展起到促進(jìn)作用。

2.強(qiáng)化企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)

企業(yè)要真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化管理，就要加大資金和技術(shù)的投入，建立起以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的檔案管理系統(tǒng)，將傳統(tǒng)的檔案管理方式和現(xiàn)代的管理方式相融合，建立起紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案相結(jié)合的管理系統(tǒng)，發(fā)揮雙方的優(yōu)勢(shì)，提升檔案管理的信息化程度。企業(yè)建立起檔案信息管理系統(tǒng)，將企業(yè)相關(guān)的檔案信息全部錄入到系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，并將那些紙質(zhì)檔案資料通過(guò)技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為影像資料進(jìn)行系統(tǒng)存檔，實(shí)現(xiàn)檔案及管理工作信息化和網(wǎng)絡(luò)化，提高作效率。在這一過(guò)程中，檔案分類程序可以說(shuō)是檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理、利用的重要依據(jù)。前期工作的規(guī)范完成，讓檔案的后續(xù)反復(fù)多次調(diào)用變得方便、快捷多了。有了電子檔案信息，紙質(zhì)檔案的使用頻率會(huì)降低，一定程度上也保護(hù)了紙質(zhì)檔案的安全，降低了損壞和丟失情況的發(fā)生，對(duì)紙質(zhì)檔案也是一種有效的保護(hù)。

3.強(qiáng)化檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

在大數(shù)據(jù)背景下，對(duì)企業(yè)和檔案管理人員都提出了新的要求。一方面，企業(yè)要注重培養(yǎng)員工的使命感和責(zé)任感，提供相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和再學(xué)習(xí)，更新他們的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備，提升他們的計(jì)算機(jī)操作及軟件使用技能，切實(shí)提高其業(yè)務(wù)能力，滿足檔案管理工作的實(shí)際需求。另一方面，企業(yè)檔案管理人員要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展變化，增強(qiáng)發(fā)展和創(chuàng)新的意識(shí)，注重自我成長(zhǎng)和完善，努力提升自己的專業(yè)知識(shí)水平和技能。對(duì)檔案管理工作保持認(rèn)真、細(xì)心、謹(jǐn)慎的態(tài)度和不斷提升的業(yè)務(wù)能力，這種綜合職業(yè)素養(yǎng)的提升是企業(yè)和個(gè)人共同努力的結(jié)果。除此之外，企業(yè)的檔案管理人員還要緊跟時(shí)代的發(fā)展變化，樹(shù)立起一定的網(wǎng)絡(luò)意識(shí)和信息意識(shí)，提升自己的分析能力和工作能力，能夠從龐大的信息數(shù)據(jù)庫(kù)中，提煉出有價(jià)值的信息，為企業(yè)的決策和發(fā)展提供可靠的數(shù)字和信息參考，充分體現(xiàn)出企業(yè)檔案管理的重要價(jià)值。同時(shí)，企業(yè)的檔案管理人員在日常工作中，要加強(qiáng)法律方面的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)自己的法律意識(shí)，從而在檔案管理工作中堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，不摻雜虛假信息和數(shù)據(jù)，來(lái)應(yīng)付檢查和規(guī)避責(zé)任，在國(guó)家法律法規(guī)的框架下，認(rèn)真的履行自己的職責(zé)，保證企業(yè)的檔案資料的完整性和安全性，避免發(fā)生知識(shí)產(chǎn)權(quán)的糾紛問(wèn)題。檔案管理人員只有具備一定的法律知識(shí)，才能保護(hù)好企業(yè)的檔案資料不被侵犯，更好的維護(hù)企業(yè)的和自身的利益，促進(jìn)企業(yè)的更好發(fā)展。

4.努力提升企業(yè)檔案的利用率

企業(yè)的檔案包含的內(nèi)容很多，有涉及人事的，有涉及技術(shù)的，還有涉及會(huì)議的等等，其中有一些檔案資料比較機(jī)密，只有企業(yè)的個(gè)別高管才能借閱。而其中有一些檔案并不涉及機(jī)密，是企業(yè)員工都可以查閱的，企業(yè)應(yīng)該鼓勵(lì)員工查閱相關(guān)的檔案資料，以更好的滿足工作所需。

5.積極探索現(xiàn)代化的檔案管理模式

與傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式不同，現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作已經(jīng)進(jìn)步不少，不管是從檔案管理的形式上、內(nèi)容上，還是從管理方式上，都體現(xiàn)出了時(shí)代性和創(chuàng)新性。在互聯(lián)網(wǎng)信息化時(shí)代里，企業(yè)的檔案管理工作離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)和信息，只有在這些先進(jìn)技術(shù)的輔助下，才能充分地實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效保管，滿足更多人員使用檔案資料的需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的真正價(jià)值。在企業(yè)檔案管理工作中，積極探索現(xiàn)代化的檔案管理模式，已經(jīng)是現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，是時(shí)代發(fā)展的必然要求，進(jìn)一步提升了企業(yè)檔案管理工作的效率。與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比較，現(xiàn)代的企業(yè)檔案管理模式優(yōu)勢(shì)更加明顯，不僅檔案管理工作的程序得到了有效精簡(jiǎn)，大大降低了整個(gè)流程的時(shí)間消耗，有效提升了檔案管理工作的效率。云數(shù)據(jù)庫(kù)的運(yùn)用，改變了傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理工作的存儲(chǔ)方式，不僅存儲(chǔ)的效率提高了，而且檔案管理工作的安全系數(shù)也得到了提升，是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展必然?，F(xiàn)如今，企業(yè)電子化檔案管理方式也在積極的推進(jìn)中，甚至有的地方已經(jīng)進(jìn)入到了實(shí)踐應(yīng)用階段，不僅有助于提高檔案信息的傳播速度和推廣速度，而且使得電子信息化管理的方式更加的便捷，安全性更加的突出，從而開(kāi)創(chuàng)了現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的新局面。

五、結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)的檔案管理工作看似非常簡(jiǎn)單，沒(méi)有技術(shù)含量，但實(shí)際上它是一項(xiàng)比較繁瑣和復(fù)雜的工作，不僅具有專業(yè)性，而且需要付出很大的耐心和細(xì)心。進(jìn)入新的歷史發(fā)展階段，面對(duì)當(dāng)前普遍的企業(yè)檔案管理工作實(shí)情，要想真正提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，需要企業(yè)重視起這項(xiàng)工作，與業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員一起探索和創(chuàng)新多種辦法，推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化及現(xiàn)代化發(fā)展，抓住時(shí)代發(fā)展的機(jī)遇，不斷調(diào)整和優(yōu)化企業(yè)的信息資源配置，提高企業(yè)信息資源的使用效率，進(jìn)一步提升檔案管理工作的實(shí)效，促進(jìn)企業(yè)響應(yīng)力、決策力及創(chuàng)新能力的提高，推動(dòng)企業(yè)整體性的發(fā)展。

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