智慧檔案系統(tǒng)的功能與數(shù)據(jù)挖掘及智能利用系統(tǒng)設(shè)計(jì)研究

李金玲

摘 要：檔案管理智能化發(fā)展，需要智慧檔案管理系統(tǒng)以及智能檢索等系統(tǒng)的支持，以此為中心進(jìn)行研究，了解檔案管理智能化系統(tǒng)的功能與價(jià)值，進(jìn)一步優(yōu)化智能化系統(tǒng)管理設(shè)計(jì)。

關(guān)鍵詞：智慧檔案;信息搜索;數(shù)據(jù)挖掘;信息管理

數(shù)字化時(shí)代發(fā)展下，檔案管理亟需打造智慧檔案系統(tǒng)，結(jié)合大數(shù)據(jù)與云計(jì)算等數(shù)字一體化平臺(tái)，提高檔案管理數(shù)據(jù)挖掘功能，增加智能檢索利用系統(tǒng)，加速檔案管理模式升級(jí)轉(zhuǎn)型，構(gòu)建一體化的“智慧”檔案管理體系。智慧城市發(fā)展基礎(chǔ)上，對(duì)檔案管理提出更高要求，以現(xiàn)代化科技手段，真正做到檔案智慧管理的目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分類、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)、智慧分析、關(guān)聯(lián)識(shí)別以及智能檢索;實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化的同時(shí)，提高檔案在社會(huì)發(fā)展中提供利用的重要價(jià)值。

一、一體化智慧檔案管理系統(tǒng)與數(shù)據(jù)挖掘應(yīng)用層次

根據(jù)國(guó)家檔案局發(fā)布關(guān)于修改《電子公文歸檔管理暫行辦法》的決定：“符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔。電子公文歸檔應(yīng)當(dāng)符合電子文件歸檔和電子檔案管理的要求?！薄半娮庸男纬蓡挝粦?yīng)在電子公文歸檔時(shí)按照國(guó)家有關(guān)要求對(duì)其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢查。”因此，智慧檔案管理是智慧城市建設(shè)與檔案智能化發(fā)展的必然選擇，檔案管理具有信息收集繁瑣、種類多、管理范圍廣、周期長(zhǎng)的特點(diǎn)，智慧檔案館的建設(shè)，需要一體化智慧檔案管理系統(tǒng)的支持。結(jié)合智慧檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)挖掘應(yīng)用劃分檔案管理層次。

1.信息管理層次

檔案管理中信息管理層次主要管理對(duì)象對(duì)已經(jīng)發(fā)生的活動(dòng)信息數(shù)據(jù)等收集，通過(guò)智能檔案管理系統(tǒng)將其自動(dòng)分類，通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘應(yīng)用掌握數(shù)據(jù)信息的價(jià)值，由此為檔案信息的長(zhǎng)久管理與存儲(chǔ)創(chuàng)造有利條件。根據(jù)檔案各種實(shí)際價(jià)值功能數(shù)據(jù)分析，具體分為：第一，通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘整合檔案各種數(shù)字資源，有利于改善檔案資源的館藏功能分類構(gòu)成。由于檔案數(shù)據(jù)屬于一個(gè)整體資源，可以在實(shí)際應(yīng)用中突破區(qū)域、行業(yè)等條件的限制，能幫助各行各業(yè)檔案管理部門增加各種資源信息，改善自身已有檔案管理信息資源結(jié)構(gòu);第二，做好檔案數(shù)字資源整合工作，有利于提高各行各業(yè)的信息資源配置水平。通過(guò)科學(xué)監(jiān)管區(qū)域內(nèi)部檔案信息資源接受范圍，讓檔案管理信息資源結(jié)構(gòu)向著一體化、智能化和信息化的方向革新，以此減少區(qū)域之間的數(shù)據(jù)差距;第三，保障檔案數(shù)字資源整合工作得到有序落實(shí)，有利于展現(xiàn)其擁有的社會(huì)功能。在整合數(shù)字資源后，可以為構(gòu)建良好的信息共享平臺(tái)奠定基礎(chǔ)，并能從中獲取更多潛藏的信息資料，從而使檔案信息資源成為社會(huì)建設(shè)發(fā)展的重要財(cái)富價(jià)值。

2.信息傳播層次

信息傳播層次主要針對(duì)智慧檔案管理需發(fā)揮出其信息傳播功能，通過(guò)智慧檔案管理信息系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)與自動(dòng)化分析，將其轉(zhuǎn)變?yōu)橥苿?dòng)城市發(fā)展與社會(huì)進(jìn)步的力量，以智能檢索為基礎(chǔ)，自動(dòng)推薦有價(jià)值的檔案內(nèi)容，匯集檔案內(nèi)容，做好檔案審核與統(tǒng)計(jì)歸類等工作，最大程度實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效利用。

3.信息能力管理層次

遵循屬性，精細(xì)管理。檔案管理有兩種形式存在，一種是永不對(duì)外界開放，另一種是在規(guī)定年限得到之后可以對(duì)外界開放。在建設(shè)智慧檔案管理信息系統(tǒng)的時(shí)候，一定要遵循檔案管理屬性，使得檔案管理工作更加具有安全性和完整性。在具體的操作過(guò)程中，檔案管理要堅(jiān)持集中管理的原則，根據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)不同檔案資料進(jìn)行分級(jí)管理。

信息能力管理方面，結(jié)合智慧檔案管理系統(tǒng)中信息管理、信息統(tǒng)計(jì)等功能，提高檔案信息管理質(zhì)量。智能化檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)與數(shù)據(jù)挖掘能力的提升，檔案管理信息競(jìng)爭(zhēng)能力得到提高，更好地發(fā)揮檔案管理對(duì)信息分析與指導(dǎo)的作用。準(zhǔn)確提供社會(huì)需求信息，及時(shí)進(jìn)行信息對(duì)比，創(chuàng)新檔案信息模式。

根據(jù)智慧檔案管理系統(tǒng)層次化劃分，結(jié)合檔案管理信息需要規(guī)劃?rùn)n案智能化統(tǒng)計(jì)分析與管理功能，提高檔案管理信息處理效率的同時(shí)，為檔案信息的傳播以及數(shù)據(jù)價(jià)值的挖掘等創(chuàng)造有利機(jī)會(huì)。

二、智能化檔案管理資源分析

創(chuàng)建檔案資源庫(kù)是完善一體化智慧檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)。數(shù)據(jù)庫(kù)中包含的各種數(shù)據(jù)信息是檔案部門開展工作的主要前提，數(shù)據(jù)庫(kù)中資源的豐富程度以及運(yùn)用便捷性，從基礎(chǔ)上決定了智慧檔案管理的服務(wù)質(zhì)量與效率。

1.紙質(zhì)檔案

受客觀因素影響，多數(shù)檔案館中存儲(chǔ)的資料與卷宗均屬于紙質(zhì)檔案，如會(huì)議記錄、科技檔案等。這些檔案想要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化可從兩方面入手：其一，運(yùn)用拍照、掃描方法，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閳D片形式后進(jìn)行存儲(chǔ)，其中還需要標(biāo)引處理。其二，通過(guò)漸入方法創(chuàng)建word文檔，接著使用數(shù)字水印技術(shù)后進(jìn)行歸檔處理。上述兩種方法都有著各自的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)，掃描方法具有簡(jiǎn)易性，操作便捷，而檢索與標(biāo)引則有著一定難度。數(shù)字化方法需要使用大量人力資源，之后的加工成本較小，還具有全文檢索功能。

2.數(shù)字檔案

在信息技術(shù)的加持下，各檔案館中都已存儲(chǔ)了大量數(shù)字檔案，企業(yè)若較早使用辦公系統(tǒng)時(shí)，數(shù)字檔案量則極為龐大。通常數(shù)字檔案入庫(kù)工作有著較強(qiáng)便捷性，在檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移與轉(zhuǎn)錄期間，僅需要確保數(shù)字檔案具有較強(qiáng)原始記錄特征。即保留完整的數(shù)字檔案入庫(kù)日期、原始格式、頁(yè)碼等信息。數(shù)字仿真與數(shù)字遷移是數(shù)字檔案移庫(kù)的主要方法。數(shù)字遷移就是舊系統(tǒng)中存在的硬件、軟件完整轉(zhuǎn)移到全新的系統(tǒng)，進(jìn)而確保新系統(tǒng)可識(shí)別與應(yīng)用各種數(shù)據(jù)信息。數(shù)字仿真是全部或部門模擬系統(tǒng)及計(jì)算機(jī)，在新系統(tǒng)中創(chuàng)建出較為完善，可兼容全部原始數(shù)據(jù)信息、軟件、硬件的運(yùn)行環(huán)境。上述兩種方法同樣存在各自的優(yōu)勢(shì)與缺點(diǎn)。數(shù)字遷移通過(guò)升級(jí)方法在轉(zhuǎn)移數(shù)據(jù)，轉(zhuǎn)移時(shí)存在數(shù)據(jù)信息遺失風(fēng)險(xiǎn)。數(shù)字仿真可避免數(shù)據(jù)遺失問(wèn)題的出現(xiàn)，但其需要在新系統(tǒng)中創(chuàng)建全新模塊識(shí)別轉(zhuǎn)移數(shù)據(jù)，進(jìn)而導(dǎo)致數(shù)據(jù)模式較多。

3.信息數(shù)據(jù)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，隨著各行各業(yè)領(lǐng)域的持續(xù)革新，促使信息數(shù)據(jù)數(shù)量越來(lái)越多，此時(shí)為了充分展現(xiàn)數(shù)據(jù)價(jià)值，既要優(yōu)化以往引用檔案數(shù)字資源結(jié)構(gòu)，又要結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)管理理念對(duì)整合模式進(jìn)行革新。傳統(tǒng)意義上的數(shù)據(jù)分析方式已經(jīng)難以應(yīng)對(duì)當(dāng)前數(shù)量龐大的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，特別是在處理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的情況下，實(shí)際工作效率很難提高。由此，要想改善這一現(xiàn)象，必須要先明確大數(shù)據(jù)分析的價(jià)值，注重信息與數(shù)據(jù)的整合。針對(duì)現(xiàn)階段檔案數(shù)字資源整合情況分析可知，需在實(shí)踐數(shù)字資源整合中充分展現(xiàn)出“大數(shù)據(jù)”時(shí)代的優(yōu)勢(shì)。

三、一體化智慧檔案管理系統(tǒng)、智能檢索利用系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)挖掘功能分析

1.一體化智慧檔案管理系統(tǒng)

一體化智慧檔案管理系統(tǒng)結(jié)合檔案管理發(fā)展需求以及具體操作流程，增設(shè)、智慧檢索應(yīng)用平臺(tái)檔案安全認(rèn)證、信息存儲(chǔ)、擴(kuò)展性服務(wù)等功能。一體化智慧檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用將檔案管理智能化特征展現(xiàn)出來(lái)，通過(guò)安全認(rèn)證等為檔案管理提供更好的服務(wù)。

（1）智慧檔案檢索應(yīng)用平臺(tái)

打造智慧檔案管理檢索應(yīng)用平臺(tái)，其主要依靠技術(shù)為自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，不需要進(jìn)行檔案管理接觸，利用射頻信號(hào)的方式自動(dòng)識(shí)別檔案管理對(duì)象，準(zhǔn)確獲取檔案管理數(shù)據(jù)。檔案檢索應(yīng)用必須要工作人員的操作，自動(dòng)識(shí)別技術(shù)自行完成。自動(dòng)識(shí)別技術(shù)簡(jiǎn)稱RFID，不僅數(shù)據(jù)處理迅速，識(shí)別精準(zhǔn)度高，適應(yīng)性非常強(qiáng)，能夠迅速與智慧檔案管理系統(tǒng)融合，可以完成遠(yuǎn)距離檔案管理操作。自動(dòng)識(shí)別處理迅速快捷，雙重信息錄入模式，改變傳統(tǒng)手工信息輸入的不足，通過(guò)標(biāo)簽轉(zhuǎn)換系統(tǒng)以及信息盤點(diǎn)系統(tǒng)，提高智慧檔案管理與識(shí)別效率。打破傳統(tǒng)模式下檔案管理的局限性，為檔案管理智能化發(fā)展提供技術(shù)支持。

（2）檔案信息管理制度

智慧檔案系統(tǒng)的建設(shè)，需要嚴(yán)格、全面的管理制度進(jìn)行約束與指導(dǎo)。檔案信息管理制度要求針對(duì)檔案信息存儲(chǔ)，設(shè)置專門管理輸入端口，針對(duì)檔案信息管理情況及時(shí)上傳信息，同時(shí)還要增加元數(shù)據(jù)、系統(tǒng)導(dǎo)入功能，設(shè)置檔案資源管理權(quán)屬識(shí)別系統(tǒng)。針對(duì)檔案管理不同系統(tǒng)的運(yùn)行，創(chuàng)建激勵(lì)機(jī)制，制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋Ｗo(hù)政策，嚴(yán)格控制檔案格式轉(zhuǎn)換操作。完善制度，引進(jìn)智能新技術(shù)。智慧檔案系統(tǒng)需要有完善的管理制度作為保障，因此，檔案管理部門必須建立嚴(yán)格、全面的管理制度。此外，檔案管理部門還可以積極引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)和設(shè)備，不斷充實(shí)和完善檔案安全保密管理工作，提高檔案安全保密管理工作，積極向信息化的一體化智慧檔案管理方向創(chuàng)新發(fā)展。

（3）安全認(rèn)證

根據(jù)國(guó)家檔案局《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》第四十六條規(guī)定：應(yīng)當(dāng)積極開展檔案利用工作，建立健全檔案利用制度，根據(jù)檔案的密級(jí)、內(nèi)容和利用方式，規(guī)定不同的利用權(quán)限、范圍和審批手續(xù)。機(jī)關(guān)保管的檔案對(duì)外提供利用的，需經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。在此基礎(chǔ)上，積極規(guī)劃密碼保障系統(tǒng)，開展密碼應(yīng)用安全性評(píng)估，逐步提高一體化智慧檔案管理系統(tǒng)密碼防護(hù)水平，建設(shè)智能終端接入安全管理平臺(tái)，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)安全響應(yīng)能力，確保一體化智慧檔案管理系統(tǒng)安全合規(guī)運(yùn)行，通過(guò)安全認(rèn)證環(huán)節(jié)保證檔案信息安全，提高檔案管理私密性。

一是進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，首要環(huán)節(jié)便是進(jìn)行安全認(rèn)證。檔案信息多屬于機(jī)密內(nèi)容，檔案管理的主要目的便是歸集信息數(shù)據(jù)，保證信息數(shù)據(jù)的安全。安全認(rèn)證必須滲透到系統(tǒng)的全過(guò)程，服務(wù)器、防火墻等設(shè)置基礎(chǔ)上還需要具有針對(duì)性的進(jìn)行文件加密。設(shè)置多層次權(quán)限管理，無(wú)權(quán)限人員不得瀏覽信息或者更改信息。

二是創(chuàng)新技術(shù)手段。在對(duì)一體化智慧檔案管理進(jìn)行管理的過(guò)程中，可能會(huì)因?yàn)橄到y(tǒng)漏洞的存在或者互聯(lián)網(wǎng)上危險(xiǎn)程序的存在使得檔案資料遭受入侵和攻擊，這種情況在檔案?jìng)鬟f過(guò)程中顯得更加明顯。所以，檔案管理部門必須在技術(shù)上和管理措施上實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，確保檔案管理的保密和安全。

三是不斷更新加密技術(shù)。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理的核心思想是對(duì)信息對(duì)象進(jìn)行加密，此種手段能夠最直接也最有效地提高信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)的安全性。加密技術(shù)是信息安全技術(shù)的關(guān)鍵點(diǎn)，將加密技術(shù)融入到一體化智慧檔案的安全管理工作當(dāng)中，能夠使得檔案資料處于信息保密，不公開狀態(tài)。在實(shí)際的檔案管理工作中，可以利用公匙密碼算法，也可以應(yīng)用對(duì)稱性加密技術(shù)，具體情況可以根據(jù)檔案資料的重要性和保密程度而定。不斷加強(qiáng)防寫技術(shù)。防寫技術(shù)，根據(jù)字面意思不難理解，防止外界對(duì)信息進(jìn)行修改。利用該技術(shù)之后，可以將檔案信息設(shè)置到一種“只讀”模式，在“只讀”模式的情況下，外界如果想對(duì)檔案信息加以修改則無(wú)法實(shí)現(xiàn)，只能通過(guò)終端進(jìn)行信息的讀取，并且這種記錄的形式具有不可逆性。防寫技術(shù)有只讀光盤和一次寫入光盤兩種。只讀光盤只能夠支持信息的讀出，卻不能刪除或者續(xù)寫信息;而一次寫入光盤可以實(shí)現(xiàn)多次讀出。防寫技術(shù)的引入，檔案管理的安全性和保密性得到了充分保證。

2.智能檢索利用系統(tǒng)

（1）搜索引擎。檔案智能檢索利用系統(tǒng)是智慧系統(tǒng)的重要組成，也是建設(shè)檔案智能化發(fā)展的關(guān)鍵內(nèi)容。檔案搜索引擎的應(yīng)用，是信息化時(shí)代發(fā)展的重要產(chǎn)物，為檔案管理提供全文檢索功能，同時(shí)還增加云存儲(chǔ)程序，通過(guò)檔案管理中的搜索引擎，搜索相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，通過(guò)檔案數(shù)據(jù)處理功能，獲得其中隱藏的價(jià)值信息。搜索引擎的主要功能是提供檔案搜索便利服務(wù)，當(dāng)前應(yīng)用的搜索引擎主要包括三種。

第一種為Robot搜索引擎。以蜘蛛程序?yàn)橹?，結(jié)合檢索程序與監(jiān)控程序，在此基礎(chǔ)上還包括索引數(shù)據(jù)庫(kù)，經(jīng)過(guò)蜘蛛程序的引導(dǎo)，進(jìn)入到檔案搜索數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)網(wǎng)頁(yè)瀏覽搜索需要的檔案信息。

第二種為主題搜索引擎。主題搜索引擎通過(guò)創(chuàng)建專用主題數(shù)據(jù)庫(kù)，創(chuàng)建Web檔案搜索站點(diǎn)，將同類別信息集合到統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)中，按照URL劃分檔案信息類別，根據(jù)搜索引擎的指導(dǎo)，搜索需要查到檔案信息關(guān)鍵詞，尋找相應(yīng)的檔案信息。

第三種為Meta檔案信息搜索引擎。將檔案信息內(nèi)容按照信息類別劃分區(qū)域，根據(jù)單元內(nèi)容完成檔案信息搜索。該搜索引擎能夠?qū)崿F(xiàn)搜索界面與多單元檔案查詢共同完成。根據(jù)搜索引擎的指導(dǎo)，通過(guò)有效的排序以及合并等處理，直接獲得搜索結(jié)果。

（2）知識(shí)推薦，關(guān)聯(lián)識(shí)別。智慧檔案管理系統(tǒng)中，智慧檢索利用系統(tǒng)還包括知識(shí)推薦與關(guān)聯(lián)識(shí)別功能。根據(jù)需要查詢的檔案信息，搜索與之相關(guān)的內(nèi)容，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行內(nèi)容識(shí)別，隨后推薦相關(guān)信息。根據(jù)搜索記錄自動(dòng)生成在熱點(diǎn)詞條。還會(huì)根據(jù)檔案信息下載量將搜索詞條刷新。設(shè)定檔案內(nèi)容目錄，關(guān)聯(lián)相關(guān)檔案信息，第一時(shí)間為搜索者提供有效信息。

3.數(shù)據(jù)挖掘系統(tǒng)

根據(jù)國(guó)家檔案局《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》第四十八條：應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)檔案信息開發(fā)工作，采取編制全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、專題文件匯集，以及舉辦陳列展覽、拍攝專題片等多種形式，發(fā)揮檔案價(jià)值。由此建設(shè)數(shù)據(jù)挖掘系統(tǒng)，并且將其滲透在智慧檔案管理系統(tǒng)全過(guò)程中，任何檔案系統(tǒng)的運(yùn)行都需要數(shù)據(jù)挖掘系統(tǒng)的支持。集中匯集、自動(dòng)分析各類檔案內(nèi)容和信息以及數(shù)據(jù)信息剖析等，為檔案搜索者提供準(zhǔn)確檔案信息，統(tǒng)計(jì)檔案瀏覽數(shù)量，這些都是數(shù)據(jù)挖掘系統(tǒng)的內(nèi)容，在數(shù)據(jù)挖掘系統(tǒng)的輔助下，其他系統(tǒng)功能才能正常發(fā)揮。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，智慧檔案管理建設(shè)是智能化發(fā)展的基礎(chǔ)，一體化智慧檔案管理系統(tǒng)與數(shù)據(jù)挖掘系統(tǒng)以及檔案信息檢索系統(tǒng)等有效結(jié)合，打造更全面的檔案管理體系，提高檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化的質(zhì)量與信息處理效率。提升檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)精準(zhǔn)采集、分析、數(shù)據(jù)資源共享，由被動(dòng)向主動(dòng)服務(wù)的轉(zhuǎn)變。

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（作者單位：廣東省興粵水利投資有限公司）