成人自學(xué)考試成績電子檔案的管理與應(yīng)用研究

李同濤

摘 要：在現(xiàn)代社會中，社會對人才的學(xué)歷越來越看重，所以一些以前沒有大學(xué)學(xué)歷的人才會選擇通過成人自學(xué)考試的方式來獲取大學(xué)學(xué)歷。近年來，我國的成人自學(xué)考試報考人數(shù)呈逐年增多趨勢，而這給一些相關(guān)工作也提出了更高的要求，包括成人自學(xué)考試成績電子檔案的管理與應(yīng)用工作。自從信息化建設(shè)越來越完善后，很多領(lǐng)域的檔案都逐漸從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為了電子檔案，但是如何有效管理和應(yīng)用好電子檔案卻是當(dāng)前面臨的一項(xiàng)新問題。本文主要針對成人自學(xué)考試成績電子檔案的管理與應(yīng)用進(jìn)行了研究，希望有助于相關(guān)工作。

關(guān)鍵詞：成人自學(xué)考試;考試成績;電子檔案;管理;應(yīng)用

成人自學(xué)考試即人們常說的“成人自考”，它是我國成人獲取高等教育學(xué)歷的途徑之一。有考試就有考試成績檔案，而對于其考試成績檔案的管理與應(yīng)用，一向是一項(xiàng)重點(diǎn)工作。當(dāng)前，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及信息技術(shù)的高速發(fā)展，信息化時代已經(jīng)悄然到來，各行各業(yè)、各個領(lǐng)域的工作都紛紛實(shí)現(xiàn)了信息化，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案也跟隨信息化時代的浪潮而轉(zhuǎn)變?yōu)榱爽F(xiàn)在的電子檔案。通過電子檔案，可以大大提高檔案管理與應(yīng)用效率，減少一些檔案信息錯誤和疏漏。以下就聯(lián)系實(shí)際情況與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)來淺要談?wù)劤扇俗詫W(xué)考試成績電子檔案的管理與應(yīng)用，僅作拋磚引玉之用。

一、成人自學(xué)考試成績電子檔案的管理

1、完善系統(tǒng)建設(shè)

若想有效管理好成人自學(xué)考試成績電子檔案，首先自考管理機(jī)構(gòu)及高校應(yīng)當(dāng)要建立完善的成人自學(xué)考試成績電子檔案管理系統(tǒng)。成人自學(xué)考試成績電子檔案管理系統(tǒng)是一個信息化管理系統(tǒng)，它的建設(shè)并非一件一蹴而就的事情，也并非一次性工程，而是一項(xiàng)需要長期建設(shè)和不斷完善的工作，并且還需要通過各部門之間的通力合作來共同完成。成人自學(xué)考試成績電子檔案管理系統(tǒng)的主要功能是對成人自學(xué)考試成績電子檔案進(jìn)行收集、整理、增減、修改、儲存、統(tǒng)計(jì)及應(yīng)用等，只有保障該系統(tǒng)的完善性，才能夠促進(jìn)成人自學(xué)考試成績電子檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化及制度化發(fā)展。同時，在成人自學(xué)考試成績電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與完善過程中，還應(yīng)當(dāng)要積極運(yùn)用各種先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫軟件和技術(shù)，從而不斷強(qiáng)化系統(tǒng)的完善性。

2、提高重視程度

成人自學(xué)考試管理是一個完整的管理系統(tǒng)，其中的各項(xiàng)管理工作均是系統(tǒng)中的重要環(huán)節(jié)，而無論哪項(xiàng)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，均會影響到成人自學(xué)考試工作的順利開展。由“木桶理論”可知：最短的木板是影響整個木桶盛水能力的關(guān)鍵。而在成人自學(xué)考試管理中，成人自學(xué)考試成績電子檔案的管理就是最短的木板之一，它雖然看起來不如其他相關(guān)工作重要，但是卻是影響成人自學(xué)考試工作能否順利開展的一項(xiàng)關(guān)鍵。所以，自考管理機(jī)構(gòu)及高校應(yīng)當(dāng)要提高成人自學(xué)考試成績電子檔案管理重視程度，充分認(rèn)識到這項(xiàng)工作的重要性，并投入足夠的人力、物力及財(cái)力資源來切實(shí)開展好這項(xiàng)工作。

3、健全管理制度

健全的成人自學(xué)考試成績電子檔案管理制度，是保障其管理工作有效開展的前提。所以，自考管理機(jī)構(gòu)及高校應(yīng)當(dāng)要盡快建立健全成人自學(xué)考試成績電子檔案管理制度，設(shè)立專門的管理部門及管理崗位，實(shí)行“分級分層、定崗定責(zé)”的制度，明確劃分人員的管理職責(zé)。同時，還要建立科學(xué)的績效制度、獎懲制度及考核制度，以提高檔案管理人員的工作積極性與工作態(tài)度。

4、加強(qiáng)安全管理

雖然現(xiàn)在的成人自學(xué)考試成績檔案都已經(jīng)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗娮訖n案，但是電子檔案有利有弊，其利處在于其可以方便檔案的管理與應(yīng)用，而弊處則在于其容易出現(xiàn)一些檔案信息安全問題。因此自考管理機(jī)構(gòu)及高校應(yīng)當(dāng)要加強(qiáng)對成人自學(xué)考試成績電子檔案的安全管理，避免因病毒、黑客或系統(tǒng)漏洞等而出現(xiàn)成人自學(xué)考試成績檔案泄漏、丟失等問題。具體來說，一者應(yīng)當(dāng)安裝有效的防火墻和殺毒軟件，加大病毒查殺;二者應(yīng)當(dāng)定期保養(yǎng)設(shè)備及備份檔案，以防患于未然;三者應(yīng)當(dāng)提高檔案管理人員的安全意識，并與之簽訂保密協(xié)議。

二、成人自學(xué)考試成績電子檔案的應(yīng)用

1、快速查找檔案信息

應(yīng)用成人自學(xué)考試成績電子檔案管理系統(tǒng)中的信息檢索功能，可以快速查找到需要的信息。成人自學(xué)考試成績電子檔案管理系統(tǒng)支持按照不同的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行信息檢索，例如按照學(xué)生姓名進(jìn)行檢索、按照考號進(jìn)行檢索、按照科目進(jìn)行檢索等，所以信息檢索效率更高。

2、拷貝完整檔案信息

成人自學(xué)考試成績電子檔案是一個電子文件，它可以拷貝到任何一臺機(jī)器上，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的完全轉(zhuǎn)移。只要系統(tǒng)完善、操作得當(dāng)，那么電子檔案無論經(jīng)過多少次的“轉(zhuǎn)手”，都可以保留其原始狀態(tài)，而避免在中途發(fā)生部分內(nèi)容遺失的情況。并且，成人自學(xué)考試成績電子檔案還可以被轉(zhuǎn)換為多種格式，支持在不同終端上儲存、編輯及讀取，也可以打印成紙質(zhì)文件。

3、分析人口文化程度

應(yīng)用系統(tǒng)中海量的成人自學(xué)考試成績電子檔案信息，還可以智能化分析人口文化程度，以便于企業(yè)和組織吸納人才。

結(jié)語：綜上所述，應(yīng)用成人自學(xué)考試成績電子檔案，可以快速查找檔案信息，可以拷貝完整檔案信息，還可以分析人口文化程度，但前提是要對成人自學(xué)考試成績電子檔案進(jìn)行有效管理。而若想提高成人自學(xué)考試成績電子檔案的管理效果，就必須要做到完善系統(tǒng)建設(shè)、提高重視程度、健全管理制度及加強(qiáng)安全管理。

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