大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化建設(shè)探析

摘要：信息時(shí)代的來(lái)臨，檔案信息化建設(shè)日益提上日程，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、系統(tǒng)化、查詢的便捷化就顯得尤為重要。但目前整個(gè)社會(huì)對(duì)檔案信息化重視程度不夠，體制機(jī)制不夠健全，學(xué)校檔案與社會(huì)檔案融合程度薄弱，已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展進(jìn)程。因此，必須形成自動(dòng)、立體、實(shí)時(shí)、網(wǎng)絡(luò)化的電子信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，給學(xué)校管理、單位管理、個(gè)人使用帶來(lái)極大的便利。但由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜性，為個(gè)人信息安全帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)。同時(shí)，也為檔案信息化管理提出了更高的要求。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;檔案;信息化

隨著技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來(lái)。我國(guó)的學(xué)生電子學(xué)籍信息已經(jīng)應(yīng)用十?dāng)?shù)年，完全可以利用電子學(xué)籍平臺(tái)，逐步建立完備的學(xué)生電子檔案信息，與社會(huì)檔案逐步融合，逐步形成檔案信息化。眾所周知，不管政府還是企事業(yè)單位，晉級(jí)評(píng)優(yōu)、職務(wù)升遷等方面都離不開完備詳實(shí)的個(gè)人檔案，人事檔案管理在現(xiàn)實(shí)生活中具有重要價(jià)值和作用。因此，就學(xué)時(shí)期，學(xué)生電子學(xué)籍信息就不能僅僅用于教育科研和教學(xué)管理，更應(yīng)該盡快融入個(gè)人整個(gè)發(fā)展歷程的檔案信息中，縱觀整個(gè)系統(tǒng)化工程，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、系統(tǒng)化、查詢的便捷化就顯得尤為重要。

一、學(xué)生檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

目前，在我國(guó)學(xué)校學(xué)生檔案、社會(huì)檔案管理上存在諸多突出的問(wèn)題，主要有以下表現(xiàn)：1、整個(gè)社會(huì)對(duì)學(xué)生檔案信息化建設(shè)重視程度不夠，國(guó)民意識(shí)中沒(méi)有很深的檔案意識(shí)，尤其是相關(guān)學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)、老師對(duì)檔案的重要意義認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有給予足夠的重視，造成經(jīng)費(fèi)、精力、人力、物力嚴(yán)重匱乏，使學(xué)校檔案信息化建設(shè)捉襟見肘，顧此失彼。2、有關(guān)學(xué)校檔案概念存在偏差，檔案內(nèi)容比較單一，千篇一律，缺乏個(gè)性。就現(xiàn)有的學(xué)生學(xué)籍檔案管理模式，比較突出的問(wèn)題就是內(nèi)容不夠豐富，普遍存在記錄比較簡(jiǎn)單，基本都是家庭主要成員、上學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、學(xué)習(xí)成績(jī)等的簡(jiǎn)單化記錄，缺乏健康狀況、興趣愛好、階段性綜合評(píng)價(jià)、社會(huì)實(shí)踐狀況等綜合素質(zhì)的反映，沒(méi)有體現(xiàn)出學(xué)校與學(xué)校，學(xué)生與學(xué)生個(gè)體之間的差異性，沒(méi)能比較全面的反映學(xué)生個(gè)人的綜合性狀況。3、基礎(chǔ)設(shè)施比較陳舊，缺乏必要的軟硬件設(shè)施。要想進(jìn)行檔案信息的信息化、數(shù)字化，必須具備電腦、數(shù)據(jù)庫(kù)、掃描儀等技術(shù)設(shè)備，將紙質(zhì)檔案全部錄入專業(yè)、系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)案卷、影像、目錄等檔案信息化。但該項(xiàng)工程比較繁瑣，需要投入巨大的人力物力，這就在一定程度上大大限制了學(xué)校的信息化建設(shè)進(jìn)程。4、體制機(jī)制不夠健全，各個(gè)環(huán)節(jié)嚴(yán)重脫節(jié)。學(xué)生檔案牽涉很多部門，不少科目，內(nèi)容比較龐雜?？迫卫蠋?、班主任老師、檔案管理人員、計(jì)算機(jī)信息化管理人員，相互之間即時(shí)溝通效果比較差，缺少相關(guān)的原則、規(guī)定及標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致學(xué)生檔案不能即時(shí)歸檔入庫(kù)，不能有效充實(shí)到信息化平臺(tái)。5、學(xué)生電子檔案信息在學(xué)生畢業(yè)后，不能有效的融入到畢業(yè)后社會(huì)會(huì)檔案信息中，形不成完備的信息檔案體系。

二、學(xué)生檔案信息化建設(shè)應(yīng)對(duì)之策

我們現(xiàn)行的學(xué)校檔案信息化管理中不僅僅存在上述問(wèn)題，檔案管理人員沒(méi)有專業(yè)的檔案知識(shí)，嚴(yán)重匱乏計(jì)算機(jī)、檔案復(fù)合型人才，各級(jí)各類部門、學(xué)校缺乏統(tǒng)一的檔案標(biāo)準(zhǔn)，凡此等等，學(xué)校檔案信息化建設(shè)還有很長(zhǎng)的路要走，這段路比較漫長(zhǎng)而艱難，需要根據(jù)實(shí)際情況制定應(yīng)對(duì)之策。

（一）加大宣傳力度，提升國(guó)民檔案信息化意識(shí)，尤其在學(xué)校當(dāng)中，更應(yīng)該加強(qiáng)檔案信息化管理宣傳，使師生認(rèn)識(shí)到檔案信息化的重要性和特殊性，提高他們填寫檔案數(shù)字化信息的準(zhǔn)確性和完整性。通過(guò)信息化管理平臺(tái)的展示，讓學(xué)生了解檔案信息化是目前大趨勢(shì)，勢(shì)在必行。

（二）建立檔案信息化科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)，使學(xué)校檔案從業(yè)人員有規(guī)可循，有法可依。信息化的檔案資源，多姿多彩，形式多樣，文字、視頻、照片、錄音等，使得檔案從業(yè)人員面對(duì)浩瀚多樣的資料無(wú)從下手，這就需要國(guó)家層面根據(jù)國(guó)情同時(shí)結(jié)合國(guó)際上發(fā)達(dá)國(guó)家檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，制定中國(guó)特色的檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系，既符合國(guó)家檔案信息化工作基本方針，又兼顧與發(fā)達(dá)國(guó)家檔案信息化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)相銜接。

（三）增加檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施。在學(xué)校的檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)加大經(jīng)費(fèi)投入，購(gòu)置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、高速掃描儀、大容量硬盤等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，同時(shí)配置專業(yè)檔案室儲(chǔ)存紙質(zhì)及電子檔案，為學(xué)生檔案的集中統(tǒng)一管理和檔案信息化建設(shè)打下良好基礎(chǔ)，為實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息化建設(shè)提供物質(zhì)條件。我們處在信息化飛速發(fā)展的時(shí)代，信息化建設(shè)時(shí)刻處于動(dòng)態(tài)變化之中，這就為檔案信息化平臺(tái)提出了更加高的要求，要求在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中具備前瞻性。

（四）更新師生檔案觀念，形成全新的、系統(tǒng)性的檔案理念。紙媒體檔案給大家的印象就是簡(jiǎn)單地時(shí)間、歷程、學(xué)業(yè)等的羅列。學(xué)生檔案信息化平臺(tái)要體現(xiàn)出每個(gè)階段動(dòng)態(tài)的過(guò)程，除了必要的個(gè)人信息、學(xué)業(yè)成績(jī)、獎(jiǎng)懲情況，還要包括學(xué)生的興趣愛好、健康狀態(tài)、班主任評(píng)價(jià)、參加的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)等圖片、音視頻，形成更加全面、立體的學(xué)生檔案信息。

三、學(xué)生檔案信息化管理要既注重便捷化，又要確保信息安全

形成自動(dòng)、立體、實(shí)時(shí)、網(wǎng)絡(luò)化的電子信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，電子檔案利用率將大大提高，使用便捷，給學(xué)校管理、單位管理、個(gè)人使用帶來(lái)極大的便利。但由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜性，為個(gè)人信息安全帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)。同時(shí)，也為檔案信息化管理提出了更高的要求

（一）電子信息檔案標(biāo)準(zhǔn)化、法制化建設(shè)亟待提高。

目前，檔案資源使用范圍有限，實(shí)現(xiàn)資源共享比較困難，究其原因如下：（1）檔案管理各行其是，各個(gè)學(xué)校、部門檔案管理相對(duì)分散，沒(méi)有形成系統(tǒng)化、集約化、規(guī)范化的檔案體系，部門與部門之間所執(zhí)行的檔案政策不統(tǒng)一，沒(méi)有統(tǒng)一的檔案管理和查詢標(biāo)準(zhǔn)。（2）檔案的時(shí)效性亟待提高，每個(gè)人的發(fā)展都是動(dòng)態(tài)的過(guò)程，檔案不能及時(shí)記錄個(gè)人動(dòng)態(tài)的軌跡，傳統(tǒng)檔案管理模式相對(duì)滯后。（3）傳統(tǒng)檔案管理模式收集信息相對(duì)滯后，不能適應(yīng)信息化時(shí)代的飛速進(jìn)程。因此，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化、法制化、制度化建設(shè)，便成了當(dāng)今社會(huì)亟需要解決的問(wèn)題。

（二）保留傳統(tǒng)檔案管理優(yōu)良方法，堵塞檔案信息化管理安全漏洞

檔案實(shí)現(xiàn)信息化后，提高了人們用檔的應(yīng)變能力，形成檔案管理主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，既保證大家對(duì)檔案信息的有效檢索，又提高檔案導(dǎo)入的時(shí)效性。在滿足為社會(huì)和公眾提供服務(wù)的同時(shí)，為個(gè)人信息安全帶來(lái)了不小的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)檔案管理模式為我們提供了確保安全的思路和可公開信息的尺度。（1）檔案信息化功能需要提供可對(duì)外公開和授權(quán)公開兩個(gè)板塊的功能;（2）設(shè)置本人充實(shí)檔案和專業(yè)審核通過(guò)的功能，提高檔案信息的實(shí)效性。（3）加大國(guó)家數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，確保電子信息數(shù)據(jù)庫(kù)空間充裕，避免數(shù)據(jù)丟失。

總之，大數(shù)據(jù)時(shí)代，學(xué)生檔案工作實(shí)行信息化之后，檔案管理達(dá)到自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化，一次性錄入的信息就可以檔案數(shù)據(jù)內(nèi)部共享，大大提高了查檔效率。部門管理員也可以從手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，更好的收集并整理檔案，大大提高了工作效率，同時(shí)為檔案系統(tǒng)化、科學(xué)化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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作者簡(jiǎn)介：

邢繼綱（1980-），男，本科，研究方向?yàn)闄n案學(xué)。

作者單位：菏澤市教育考試中心