基于智慧校園建設(shè)下的高校檔案管理機(jī)制分析

王紅娜

摘要：通過將大數(shù)據(jù)技術(shù)結(jié)合起來的校園智能平臺建設(shè)，對大學(xué)的檔案資源管理、數(shù)據(jù)共享和服務(wù)進(jìn)行研究意義重大。本文分析高校檔案管理數(shù)據(jù)及速率，討論智慧校園發(fā)展，思考基于智慧校園建設(shè)下的高校檔案管理機(jī)制建設(shè)發(fā)展方向，認(rèn)為應(yīng)強(qiáng)化檔案部門的管理意識，拓展高校檔案信息的服務(wù)方式，促進(jìn)高校發(fā)揮更大的學(xué)術(shù)教育價值。

關(guān)鍵詞：檔案管理;身份認(rèn)證;拓展服務(wù)

引言：智能校園構(gòu)建了一個綜合的校園工作、生活和學(xué)習(xí)環(huán)境，以物聯(lián)網(wǎng)相互聯(lián)系為基礎(chǔ)，利用各種應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)將校園管理、科學(xué)研究、教學(xué)結(jié)合起來，將信息技術(shù)有效地納入教育的教學(xué)研究中，通過提供網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，提高教學(xué)的效率，重點(diǎn)放在大數(shù)據(jù)、云計算和實(shí)際互聯(lián)上，實(shí)現(xiàn)協(xié)作、一體化、科學(xué)研究、教育服務(wù)和有效預(yù)測教育過程的教育管理。

一、高校檔案管理數(shù)據(jù)及速率分析

（一）大數(shù)據(jù)技術(shù)提高管理效率

大數(shù)據(jù)技術(shù)使高校檔案管理者能夠迅速和大量地綜合信息，隨著經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)和社會網(wǎng)絡(luò)也在增加，電子商務(wù)和移動通信技術(shù)正在迅速發(fā)展，在高等學(xué)校所有部門開始了數(shù)字信息時代。眾所周知，高等學(xué)校的學(xué)生數(shù)量不斷增加，教師人數(shù)眾多，比普通學(xué)校的學(xué)生和教師人數(shù)多，學(xué)生和教師檔案的信息量特別大，大型數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)和發(fā)展促進(jìn)了學(xué)校檔案信息的管理。聯(lián)合大學(xué)檔案和信息是一個完整的數(shù)據(jù)模型，大數(shù)據(jù)技術(shù)促進(jìn)了大學(xué)檔案的整合和開發(fā)，特別是在這一更廣泛的數(shù)據(jù)開發(fā)時代，理論和經(jīng)驗(yàn)用來驗(yàn)證應(yīng)如何從總體上避免一些不好的行為習(xí)慣，以及如何調(diào)整和應(yīng)用[1]。文件管理人員在組織和儲存數(shù)據(jù)方面所承擔(dān)的責(zé)任，由于信息的復(fù)雜性和數(shù)量，特別是需要在短時間內(nèi)組織和規(guī)劃檔案信息，這可能會增加壓力，但如果有一個檔案庫，管理效率和選擇性地重復(fù)選擇檔案的做法可以大大提高，有效且經(jīng)濟(jì)的儲存信息文件。

（二）提高數(shù)據(jù)處理速度

大數(shù)據(jù)技術(shù)滿足了人事檔案中的信息要求，并有助于建立一個數(shù)據(jù)庫。大數(shù)據(jù)技術(shù)具有效率高、成本低的特點(diǎn)，比傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理方法更為有效，并在一定程度上減少了這些技術(shù)的成本。云計算數(shù)據(jù)的處理、數(shù)據(jù)的可讀性和讀寫率都有所降低。大規(guī)模計算的數(shù)據(jù)極為精確、迅速，存儲能力高，節(jié)省了數(shù)據(jù)搜索的時間，緊急需要的檔案資料可在短時間內(nèi)獲得并保證質(zhì)量，而且所需檔案資料也可隨時查閱。

二、智慧校園發(fā)展分析

（一）智慧校園發(fā)展的三個階段

高等學(xué)校的計算機(jī)化主要經(jīng)歷了三個發(fā)展階段，第一階段是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)聯(lián)網(wǎng)的初始階段，其重點(diǎn)是建設(shè)校園的主要網(wǎng)絡(luò)，面向用戶的低水平應(yīng)用程序和有限的服務(wù)。第二階段是計算機(jī)建設(shè)數(shù)字校園的全面啟動階段，基本網(wǎng)絡(luò)升級、信息平臺和應(yīng)用程序建設(shè)，以及傳播和推廣，第三階段是信息服務(wù)升級階段，智能校園側(cè)重于校園網(wǎng)絡(luò)的性能、可靠性和安全性，并促進(jìn)應(yīng)用程序的深化。優(yōu)先提供以人為本的服務(wù)以及促進(jìn)知識服務(wù)和治理的概念[2]。如今參與數(shù)字校園實(shí)際探索的高等學(xué)校正處于早期和萌芽時期。要想建立一個完善的管理制度，就需要把所有的實(shí)際工作與設(shè)施結(jié)合起來。全國性的發(fā)展體現(xiàn)在六個方面：計算機(jī)智能的管理、智慧教學(xué)、科學(xué)研究、保護(hù)生態(tài)能源、安全的校園和輕松的生活。

（二）應(yīng)用身份認(rèn)證體系

高等學(xué)校現(xiàn)有的應(yīng)用系統(tǒng)堅持一個身份，如辦公室自動化、財務(wù)、教育服務(wù)、研究系統(tǒng)等，由于廠商和建設(shè)部門之間的差異，在不同的識別系統(tǒng)中廣泛使用了身份認(rèn)證技術(shù)。智能校園建設(shè)身份識別平臺統(tǒng)一提供對用戶身份的整個生命周期進(jìn)行綜合管理。通過訪問一個地點(diǎn)，用戶身份和基于校園平臺的所有操作系統(tǒng)的訪問控制，確保訪問和身份管理業(yè)務(wù)的安全。教師、學(xué)生和其他使用者的生命周期視不同層面而定，制定安全和有效的準(zhǔn)入管理標(biāo)準(zhǔn)，以提高應(yīng)用程序的使用效率和安全性?？茖W(xué)利用收集和分析技術(shù)進(jìn)行分析，這是整個生命周期綜合管理用戶身份的基礎(chǔ)，能夠根據(jù)用戶的行為偏好，提供能吸引用戶的個性化信息和服務(wù)。

三、基于智慧校園建設(shè)下的高校檔案管理機(jī)制建設(shè)

（一）檔案管理部門參與智慧校園建設(shè)

檔案服務(wù)部門的參與是不夠的，大型數(shù)據(jù)沖擊需要學(xué)校不斷改變心態(tài)，從上到下優(yōu)先考慮數(shù)據(jù)對思想和實(shí)際行動的影響。根據(jù)工作的特點(diǎn)，檔案管理部門參與大學(xué)智能校園建設(shè)的總體水平很低，在數(shù)據(jù)開發(fā)階段沒有納入相關(guān)的檔案管理要求和標(biāo)準(zhǔn)，甚至沒有將檔案系統(tǒng)與支助辦事處等業(yè)務(wù)系統(tǒng)兼容，妨礙了隨后系統(tǒng)生成數(shù)據(jù)的及時歸檔和有效開發(fā)。

對此，檔案管理部門應(yīng)積極參與到智慧校園建設(shè)的相關(guān)活動中，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以從聯(lián)合文件中提取數(shù)據(jù)。發(fā)掘數(shù)據(jù)的潛在價值并進(jìn)行分析，確定學(xué)校特有的教學(xué)方式，并為學(xué)校檔案建立一個數(shù)據(jù)庫服務(wù)設(shè)施。目前，高等學(xué)校的設(shè)備基本上是智能化的，特別是在檔案信息管理方面，而大數(shù)據(jù)卻沒有。只允許對信息資源進(jìn)行管理，不允許交換數(shù)據(jù)，同時對閱讀進(jìn)行及時的記錄和分析。大量的數(shù)據(jù)有助于各大學(xué)分析數(shù)據(jù)信息，就學(xué)校教育和學(xué)生總體素質(zhì)評估方面的檔案資料趨勢作出決定，了解檔案與用戶之間的聯(lián)系。

（二）強(qiáng)化檔案部門的管理意識

從現(xiàn)實(shí)情況來看，智慧校園建設(shè)還缺乏對檔案的了解，一些學(xué)校服務(wù)部門沒有充分認(rèn)識到系統(tǒng)和應(yīng)用所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)是學(xué)校的一項重要資產(chǎn)。一項重要的檔案資料，需要有一個標(biāo)準(zhǔn)格式，及時歸檔、開發(fā)和使用，而如今在系統(tǒng)設(shè)計階段，沒有設(shè)計一個符合檔案管理要求的檔案管理模塊，因此難以使用和進(jìn)一步開發(fā)檔案，數(shù)據(jù)的整合需要付出巨大努力。

聯(lián)合系統(tǒng)行政協(xié)調(diào)理事建立規(guī)范的檔案管理機(jī)制，在一個智慧的校園環(huán)境中，各辦公室的檔案管理員應(yīng)優(yōu)化其檔案管理方法，積極利用計算機(jī)和物聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，不斷提高聯(lián)合系統(tǒng)各組織的管理效率?？梢酝ㄟ^相關(guān)系統(tǒng)收集關(guān)于檔案所有方面的信息，對檔案資料進(jìn)行分類整理，為教師和學(xué)生提供更多的便利，并改善對檔案的管理，提高文件使用效率，掃描傳統(tǒng)的紙面文件，將這些檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案，并提供備份，將檔案的各個部分分開，以便更清楚地保存。

（三）拓展高校檔案信息的服務(wù)方式

不能忽視高校檔案管理存在“數(shù)據(jù)孤島”的問題，學(xué)校擁有足夠的財政資源，但是缺乏數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)或者是標(biāo)準(zhǔn)不完善，需要加強(qiáng)一體化和協(xié)同作用，包括整合資源、整合數(shù)據(jù)、系統(tǒng)整合、應(yīng)用一體化、促進(jìn)教育、科學(xué)研究、保健、管理服務(wù)等系統(tǒng)的有效一體化，促進(jìn)業(yè)務(wù)協(xié)同作用和數(shù)據(jù)共享，減少“數(shù)據(jù)孤島”的問題。

檔案部門必須積極參與建設(shè)智能校園，建設(shè)一個大的文件，完成頂層設(shè)計，建設(shè)一個智能的文件信息資源平臺，實(shí)現(xiàn)學(xué)院檔案管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間的完美對接，以及對聯(lián)合系統(tǒng)各組織原始數(shù)據(jù)的實(shí)時控制系統(tǒng)的轉(zhuǎn)移。報告操作程序和教學(xué)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流將數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)輸入文件。智慧校園和各個門戶的完整及輔助數(shù)據(jù)都被列入了系列數(shù)據(jù)庫，確保文件系統(tǒng)安全性信息和管理資源整個生命周期的完整性和真實(shí)性。高等學(xué)校檔案部門在“庫存文件數(shù)字化和額外文件電子數(shù)字化”的基礎(chǔ)上建設(shè)智能檔案方面取得了進(jìn)展，利用大型數(shù)據(jù)和材料網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)提取檔案，為整個學(xué)校聯(lián)合系統(tǒng)提供服務(wù)。以需求為導(dǎo)向的學(xué)校環(huán)境中提供被動服務(wù)的傳統(tǒng)模式，提供個性化和有針對性的信息服務(wù)。

（四）重視網(wǎng)絡(luò)信息安全維護(hù)

需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全，網(wǎng)絡(luò)安全是學(xué)校安全的一個重要組成部分，確保網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全是校園建設(shè)的一個優(yōu)先事項。智慧校園出于行政和財政原因，如數(shù)據(jù)信息一類的關(guān)鍵信息網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)系統(tǒng)沒有得到充分的實(shí)施，未實(shí)現(xiàn)網(wǎng)站的整合等等。對網(wǎng)絡(luò)和信息安全的威脅更大，而密集和分門別類的檔案數(shù)據(jù)的安全性也沒有得到保證。此外，安全管理機(jī)密信息和內(nèi)部信息也對檔案數(shù)字化提出了重大挑戰(zhàn)。

將改進(jìn)高級設(shè)計，以便將檔案管理和檔案計算機(jī)化納入建設(shè)智能校園項目的整個流程，實(shí)施綜合管理，將大型數(shù)據(jù)技術(shù)和檔案開發(fā)結(jié)合起來，并提高真實(shí)性。將加強(qiáng)信息安全系統(tǒng)，以確保大學(xué)檔案資料資源的效率和安全性。在一個智慧的校園環(huán)境中，高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)改進(jìn)和完善檔案管理機(jī)制，確保這些機(jī)制適應(yīng)高等學(xué)校正在發(fā)生的變化，并從一開始就在檔案管理的所有階段促進(jìn)穩(wěn)定。材料的分類、收集、改進(jìn)，直至最后確定為止，提高聯(lián)合系統(tǒng)各組織的專業(yè)化和管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新將使高等學(xué)校辦公室的檔案管理成為現(xiàn)實(shí)，并使之更具科學(xué)性。通過建立控制檔案來源的機(jī)制，必須及時歸還不完整和不準(zhǔn)確的檔案，以避免檔案中出現(xiàn)問題。在檔案檢索的情況下，應(yīng)安排一個特別程序，以避免泄露信息或發(fā)生其他突發(fā)情況[3]。

（五）加強(qiáng)管理檔案人才隊伍建設(shè)

必須加強(qiáng)聯(lián)合的人才隊伍管理能力，檔案管理人員缺乏技術(shù)能力直接影響到檔案管理的效率，目前我國許多大學(xué)都需要提高這方面的技術(shù)能力，完全基于資料的檔案管理效率低下，很多檔案管理員對計算機(jī)不熟悉，無法利用計算機(jī)來完成其本職工作，這不利于更好地管理檔案文件。

提高聯(lián)合協(xié)調(diào)文件的管理能力，需要對檔案管理員進(jìn)行培訓(xùn)和提高技能，使檔案管理人員能夠有效地利用因特網(wǎng)和滿足智慧校園發(fā)展的需要。這就要求高等學(xué)校的教育者定期向檔案管理者提供專門培訓(xùn)，檔案管理人員或有關(guān)專家出席學(xué)校，制定獎勵措施，鼓勵檔案管理員獲得新知識，提高計算機(jī)技能，并滿足工作需要。改進(jìn)數(shù)字檔案信息資源的收集和開發(fā)，數(shù)據(jù)一體化應(yīng)首先確定傳輸和存檔中應(yīng)包括的數(shù)據(jù)，以便區(qū)分基本數(shù)據(jù)和專利數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性，并促進(jìn)聯(lián)合檔案庫信息資源的合理以及計算機(jī)化管理。數(shù)字檔案信息資源管理的最終目標(biāo)是開發(fā)其用途，高等學(xué)校的檔案管理必須充分利用廣泛的數(shù)據(jù)提取技術(shù)，開發(fā)和利用檔案中的信息資源。

總結(jié)：綜上所述，智慧校園背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)提高管理效率，智慧校園的發(fā)展經(jīng)歷了三個階段，包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)聯(lián)網(wǎng)的初始階段、計算機(jī)建設(shè)數(shù)字校園的全面啟動階段、信息服務(wù)升級階段。為發(fā)展高校檔案管理，提高檔案利用率，應(yīng)加強(qiáng)管理檔案人才隊伍建設(shè)，重視網(wǎng)絡(luò)信息安全維護(hù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]張根水.面向智慧校園建設(shè)的高校檔案信息資源管理研究[J].蘭臺內(nèi)外，2020（28）：7-9.

[2]莫文珍.智慧校園語境下高校檔案管理探析[J].黑龍江檔案，2020（03）：39-40.

[3]侯明.智慧校園背景下高校辦公室檔案管理工作優(yōu)化措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（08）：164.