工程建設項目檔案創(chuàng)新管理措施

李艷波

摘要：各類工程建設與我國發(fā)展有著密不可分的關(guān)系，在實際建設中應將項目檔案管理工作有效落實，將工程實際情況與現(xiàn)場建設質(zhì)量囊括在管理中，在此基礎上有效結(jié)合現(xiàn)代化管理技術(shù)，進而使工程建設檔案保存符合規(guī)定，為未來我國工程建設提供參考。項目檔案創(chuàng)新管理能夠在一定程度上提高建設效益，還能夠為我國工程建設實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展提供有效推動力?；诖?，本文對工程建設項目檔案創(chuàng)新管理進行探討，并提出了具體的創(chuàng)新管理措施。

關(guān)鍵詞：工程建設;項目檔案;創(chuàng)新管理;措施

前言：

工程建設必須以質(zhì)量和效益為基礎，使工程應用能夠滿足當前的市場環(huán)境需求。工程建設項目檔案能夠更加直觀地反映工程建設項目的實際狀況，且能夠總結(jié)工程建設中的重點問題，因此需要有效開展項目檔案管理工作，根據(jù)檔案當中記錄的內(nèi)容，對建設工程項目進行改造和維修處理，并在此基礎上根據(jù)實際情況制定相關(guān)措施方案，檔案中需要囊括工程各環(huán)節(jié)，如詳細的準備工作;工程施工應用技術(shù);工程參建單位名單等，避免工程施工出現(xiàn)安全風險問題。在工程建設項目檔案創(chuàng)新管理中，需要合理應用現(xiàn)代化手段做到圖文并茂，以此方便相關(guān)人員的日常查閱，使管理更加規(guī)范化。

一、工程建設項目檔案管理創(chuàng)新的意義

（一）服務項目工程建設

隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，各類工程建設項目也在不斷完善，進一步提高了工程建設質(zhì)量。為確保工程建設活動的有序推進，需要對工程建設項目進行稽查、審計、監(jiān)督、管理，落實項目檔案過程式管理工作，使其貫穿于建設工程全過程，執(zhí)行有關(guān)檔案的法律法規(guī)制度與標準的強制性要求，以動態(tài)管理方式更新檔案內(nèi)容，保證工程建設能夠順利開展。項目檔案是整個工程建設的真實記錄，行業(yè)發(fā)展離不開檔案資料的支持，其作為印證工程建設整個過程的原始憑證，在實際應用中能夠為工程建設提供參考，服務于建設全過程，如立項、勘測、設計、審計、驗收等各個環(huán)節(jié)，但要想真正實現(xiàn)檔案創(chuàng)新管理目的，各單位必須協(xié)同配合，做到單位之間的相輔相成[1]。

（二）提高檔案應用效率

工程建設檔案中囊括項目全過程，在創(chuàng)新管理中需貫徹落實國家各項法律法規(guī)與標準強制性要求，使其在施工中應用能夠發(fā)揮出實際效果，以此提升工程質(zhì)量，確保工程建設的安全，并在此基礎上推動行業(yè)發(fā)展。傳統(tǒng)的工程項目檔案管理存在一定弊端，如各項工程資料共享能力較差，無法在有需要的時候隨時調(diào)取，應用中需要查找、核實等，整體較為繁瑣，降低了檔案的應用效率，而檔案創(chuàng)新管理恰巧可以解決這一問題。在創(chuàng)新檔案管理的過程中，可以配套相應的調(diào)取制度、應用制度等，并融合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將檔案管理工作不斷完善，使信息數(shù)據(jù)整理具有實效性，將相關(guān)數(shù)據(jù)參數(shù)有效應用在當前工程建設中，進而使管理能夠制度化、規(guī)范化，提高檔案的應用效率[2]。

（三）提供工程建設保障

當前我國工程建設單位正處于轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵期，需要對檔案管理創(chuàng)新工作加強關(guān)注力度，以此使工程建設更加規(guī)范。但就目前情況來看，我國部分地區(qū)的工程項目檔案管理仍然存在問題，其原因是由于相關(guān)人員未能重視管理創(chuàng)新，導致管理效果差強人意，如在檔案資料收集中出現(xiàn)漏洞、檔案相關(guān)參數(shù)存在偏差、檔案內(nèi)容施工性不足等，使得建設活動無法有效推進。因此，應基于檔案資料制定可行性施工計劃，領(lǐng)導者應充分發(fā)揮示范作用，高度關(guān)注施工企業(yè)檔案管理工作，保建設工作在有效利用檔案信息的情況下順利推進。檔案管理創(chuàng)新能夠貫穿于工程建設的全過程，以此優(yōu)化項目建設質(zhì)量，在此基礎上需要讓相關(guān)人員正確認知檔案的作用，將創(chuàng)新管理作為工程建設質(zhì)量和效率的穩(wěn)定保障，進而使工程建設更加符合時代發(fā)展需求。

二、工程建設項目檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）未能明確劃分職責

建設工程檔案對施工有著重要的影響，檔案中不僅詳細記錄了建設全過程，且檔案中明確了各個項目的責任人，如后期出現(xiàn)質(zhì)量問題，可以要求負責人進行處理，因此必須保證檔案的完整性和有效性，使職能作用充分發(fā)揮。檔案能夠明確項目中的各環(huán)節(jié)，反饋當前施工建設存在的問題，且可以積累建設經(jīng)驗，做到查缺補漏，但部分工程未能意識到檔案管理的重要性，資料搜集、整合和歸檔未能有效執(zhí)行，導致檔案無法起到實質(zhì)性的作用，且使得檔案管理問題不斷加重，影響了行業(yè)發(fā)展[3]。

（二）檔案管理缺乏規(guī)范

由于工程檔案具有一定的復雜性，且隨著建設各項記錄會不斷變化，因此管理不規(guī)范這一問題較為嚴重，大多數(shù)工程普遍存在這一問題。在工程檔案記錄中，其內(nèi)容會逐漸增多，若想保證檔案管理的有效性，需要針對檔案管理建立規(guī)范化標準，適應檔案被不斷變化的需求，使相關(guān)記錄標準化、合理化。但就目前情況來看，現(xiàn)階多數(shù)工程在實施檔案管理的過程中未能意識到規(guī)范化管理的重要性，因此沒有針對檔案管理建立相關(guān)標準，導致工作人員在檔案記錄時無法依據(jù)標準進行參考，受到了限制因素的影響，出現(xiàn)了各類資料數(shù)據(jù)檔案丟失的問題，阻礙了工程后續(xù)建設及檔案應用[4]。

（三）質(zhì)量目標不夠清晰

在建筑工程施工階段的檔案管理工作中，部分人員不具備專業(yè)素養(yǎng)，導致檔案管理的質(zhì)量目標未能明確。同時，在管理過程中，未能按要求對工程施工全過程進行記錄，無法依據(jù)施工質(zhì)量目標來制定工程各部分的施工質(zhì)量標準，導致質(zhì)量目標過于模糊，無法發(fā)揮出實際作用。除此之外，各類施工建設的質(zhì)量要求差異較大，如檔案管理缺少明確的質(zhì)量目標，全過程記錄則無法落，最終使得工程建設出現(xiàn)施工質(zhì)量問題，為工程后期應用埋下了安全隱患。因此，應將人員持證情況、機構(gòu)設置、人員配置、質(zhì)量管理等，都需要囊括在管理體系中，避免檔案管理出現(xiàn)漏洞。

（四）檔案管理不夠細致

檔案管理的首要目標是提高工程建設質(zhì)量，需要在此理過程中保證施工方案的有效落實執(zhí)行，避免各類工程建設質(zhì)量隱患的出現(xiàn)。但就當前情況來看，部分工程的檔案管理不夠細致，檔案記錄未能貫穿工程建設全過程，導致施工作業(yè)、施工技術(shù)應用出現(xiàn)了不規(guī)范的問題，降低了工程建設質(zhì)量。如開始前未進行圖紙審核、技術(shù)交底等檔案記錄，影響了工程施工前準備參考，導致作業(yè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)質(zhì)量問題，降低了工程的建設效益。同時，由于部分監(jiān)理人員的綜合素質(zhì)較低，質(zhì)量監(jiān)控仍然局限于資料審核，建筑材料取樣檢驗、施工材料入場、施工技術(shù)應用等方面卻未能細致記錄，導致檔案管理流于表面。

三、工程建設項目檔案創(chuàng)新管理的資源體系建設

在當前的工程建設項目中，檔案橙黃新管理的資源體系建設十分重要，其能夠使管理更加規(guī)范，以此為工程建設提供幫助，具體如以下幾點[5]。

（一）收集檔案、管理檔案

工程檔案內(nèi)容涉及文書、科技、圖片、視頻、資料等，屬于工程建設的全過程記錄，能夠反映出工程在建設過程中各個階段的實際情況，對于后續(xù)完善有著重要意義。工程建設企業(yè)每年都會產(chǎn)生大量的文檔資料、圖片資料、視頻資料，如仍然以傳統(tǒng)的方式進行管理，難免會出現(xiàn)資料遺漏的現(xiàn)象，丟失各種重要信息。而在創(chuàng)新檔案管理中應用數(shù)字化技術(shù)則可以解決這一問題，可以說檔案管理創(chuàng)新是當前時代工程建設項目發(fā)展必不可少的重要環(huán)節(jié)，使各類資料能夠整合儲存，以此提高管理，優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)。

（二）完善各檔案歸檔范圍：

檔案歸檔范圍顧名思義，指的是檔案應用后的歸檔，即檔案整理和編制。在完善歸檔范圍的過程中，需要建立健全文件材料歸檔制度，將歸檔工作納入各項業(yè)務規(guī)章制度和工作流程，以此實現(xiàn)檔案工作與業(yè)務管理同步推進。同時，應摒棄傳統(tǒng)的歸檔模式，創(chuàng)新完善歸檔范圍，利用計算機制定或修訂文件材料歸檔范圍，使相關(guān)建設工程項目資料的保管期限表更加明確，實現(xiàn)應歸盡歸、應收盡收，落實從業(yè)務管理層面，使檔案管理效果進一步提升提升[6]。

（三）加強重點領(lǐng)域歸檔

當前部分工程在檔案管理中存在重點領(lǐng)域歸檔缺失的問題，且對重點領(lǐng)域歸檔的控制缺少可操作性，對建設工程項目檔案應用造成了一定的影響。因此，應加強重點領(lǐng)域歸檔，提高歸檔管理的可行性，如工程建設相關(guān)活動、重大工程建設項目、重點技術(shù)應用等，并在歸檔中對施工設計到的領(lǐng)域、專業(yè)、機構(gòu)等進行詳細記錄，提高建檔歸檔的有效性，實現(xiàn)“應建盡建，應收盡收”。同時，在創(chuàng)新管理的資源體系建設的過程中需要實現(xiàn)工程全面覆蓋，使重點領(lǐng)域的歸檔能夠發(fā)揮出實際作用，做到“應歸盡歸，全面歸檔”，為行業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展提供有效推動力。

（四）完善檔案管理制度

在工程的建設階段，檔案不僅需要負責記錄建設合同管理、施工安全管理等工作，且需要以檔案為基礎進行工程建設協(xié)調(diào)，拉近各參建單位間的工作關(guān)系。同時，完善檔案管理制度能夠?qū)こ痰慕ㄔO投資、建設工期及整體質(zhì)量進行嚴格控制，對于工程項目建設施工的順利完成具有著非常重要的意義。在社會高度重視建筑工程質(zhì)量的今天，需要以合規(guī)、高效為原則，控制工程建設各項措施的應用，并在此基礎上結(jié)合國家有關(guān)檔案管理相關(guān)政策，將現(xiàn)有制度進一步完善，使其能夠與檔案管理電子化接軌，滿足時代的發(fā)展需求。

四、工程建設項目檔案創(chuàng)新管理的服務體系建設

服務體系建設的意義在于發(fā)揮檔案的基礎服務作用，使檔案做到物盡其用，具體如以下幾點。

（一）整合檔案資源

若想發(fā)揮檔案的基礎服務作用，必須有效進行服務體系建設，如檔案管理相關(guān)標準與制度建設，以因地制宜為原則，并在此基礎上做好檔案資源體系規(guī)劃，使檔案機構(gòu)和檔案資源架構(gòu)合理[7]。同時，應結(jié)合內(nèi)控關(guān)鍵控制點，努力實現(xiàn)跨全宗統(tǒng)一管理和資源共享，在此基礎上建立集中統(tǒng)一管理的檔案資源管理架構(gòu)，以此為標準進行配置優(yōu)化，減少重復歸檔和重復保存，不斷提升檔案創(chuàng)新管理的服務功能，使資源能夠被高效利用，完善相關(guān)制度中對文檔管理的要求。

（二）檔案利用工作

在工程建設項目檔案創(chuàng)新管理的服務體系建設中，檔案利用工作的開展十分重要，在工作開展過程中需要牢固樹立和貫徹落實創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享的發(fā)展理念，在此基礎上簡化檔案資料的利用手續(xù)。首先，應推動網(wǎng)絡利用，摒棄傳統(tǒng)開據(jù)手續(xù)前往檔案室調(diào)取資料，使檔案能夠通過網(wǎng)絡進行傳輸;其次，需要按照方便利用的原則，在確保檔案信息安全的前提下，進一步提高利用效率和滿意度，最大限度地發(fā)揮檔案信息服務的作用。

（三）創(chuàng)新利用服務方式

服務體系建設與服務方式有著密不可分的關(guān)系，因此必須創(chuàng)新檔案的利用服務方式，做到檔案物盡其用。在創(chuàng)新過程中，需要結(jié)合檔案利用需求，提供多樣化、個性化、常態(tài)化的檔案服，并在此基礎上根據(jù)實際需求進行分類管理，將各類數(shù)據(jù)有效歸檔，從而轉(zhuǎn)變服務方式。同時，在創(chuàng)新過程中需要將傳統(tǒng)服務方式與現(xiàn)代網(wǎng)絡服務方式相結(jié)合，可通過網(wǎng)絡獲取所需檔案資源，建立線上線下融合數(shù)據(jù)庫，根據(jù)專題形成專題匯編，突出檔案的作用，促進工程行業(yè)的發(fā)展。

（四）開展檔案編研工作

檔案編研工作十分重要，其能夠分析檔案中的多項內(nèi)容，不斷挖掘檔案價值，發(fā)揮其基礎的服務作用。在檔案編研過程中，需要按照《集團工程建設企業(yè)史志工作規(guī)定》嚴格執(zhí)行，努力把“檔案庫”變成“思想庫，匯總檔案的各類施工成果，使服務體系進一步完善。同時，為更好地服務企業(yè)核心工作，必須要按時完成年鑒、大事記等通用性編研，將檔案庫轉(zhuǎn)變?yōu)榧夹g(shù)庫、知識庫、建設庫、信息庫，發(fā)揮工程檔案的價值，提高后續(xù)工程建設的質(zhì)量。

結(jié)束語：

工程建設項目檔案創(chuàng)新管理有著十分重要的作用，其能夠采取措施有效解決工程建設中的各類問題。因此，需要相關(guān)人員健全管理制度和體系，通過事前控制、施工全過程記錄等方面進行加強，采取合適的策略提高檔案創(chuàng)新的效果。同時，在檔案創(chuàng)新管理的過程中必須結(jié)合實際情況，選擇適合的檔案管理方案，并有效應用現(xiàn)代化技術(shù)，如互聯(lián)網(wǎng)、電子檔案系統(tǒng)等，積極完善服務體系與資源體系的構(gòu)建，以此提高工程建設效益，為我國工程行業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展做好鋪墊。

參考文獻：

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