提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑探究

胡姝華

摘要：檔案是與人們?nèi)粘Ｉ町a(chǎn)生聯(lián)系的重要因素，隨著社會(huì)不斷發(fā)展，科學(xué)化的管理對(duì)于檔案管理工作有著重要意義。當(dāng)前的檔案管理工作受到的重視程度不夠，在新時(shí)代背景下，需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理觀念，以更加科學(xué)合理的新觀念、服務(wù)水平來(lái)滿足大眾對(duì)社會(huì)的實(shí)際需求，在不斷工作的過(guò)程中探尋新的發(fā)展路徑。本文基于檔案管理進(jìn)行分析，針對(duì)如何提升科學(xué)化管理水平加以闡述，希望檔案管理能在管理過(guò)程中緊跟時(shí)代步伐，找到科學(xué)發(fā)展的路徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理;科學(xué)化;有效路徑

引言：檔案管理是記錄國(guó)家、單位等發(fā)展過(guò)程的見(jiàn)證，包涵的內(nèi)容廣泛。隨著社會(huì)不斷發(fā)展，檔案信息不斷增加，使得管理呈現(xiàn)出復(fù)雜性，為工作人員帶來(lái)較大的管理難度。許多問(wèn)題也在逐漸凸顯，新時(shí)代背景下必須要依靠科技，利用信息化技術(shù)，推動(dòng)檔案管理朝向科學(xué)化的方向發(fā)展，在技術(shù)的支持下探尋新的發(fā)展路徑。

一、提高檔案管理科學(xué)化水平的意義

面對(duì)信息化技術(shù)發(fā)展廣闊的背景下，充分利用信息化技術(shù)加強(qiáng)檔案管理，轉(zhuǎn)變思想為管理做出正確的指導(dǎo)，制定完善的制度推動(dòng)管理工作走向規(guī)范化。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，檔案在其中扮演著重要角色，具有不可替代的作用。科學(xué)進(jìn)行管理對(duì)于檔案管理未來(lái)發(fā)展具有現(xiàn)實(shí)意義。

（一）有利于提升我國(guó)文化軟實(shí)力

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的過(guò)程中，文化軟實(shí)力是不可少的重點(diǎn)。檔案的資料內(nèi)容作為歷史發(fā)展的見(jiàn)證載體，是珍貴的文化財(cái)富。隨著國(guó)家發(fā)展，檔案管理逐漸成為文化軟實(shí)力的一部分。對(duì)此，開(kāi)展檔案管理的科學(xué)性建設(shè)，對(duì)于檔案管理未來(lái)發(fā)展意義重大。檔案管理水平提升，可以使檔案充分發(fā)揮自身的效用。

（二）推動(dòng)檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展

當(dāng)前是信息化技術(shù)高度發(fā)展的時(shí)代，信息技術(shù)在社會(huì)各方面得到廣泛的應(yīng)用。對(duì)此，檔案管理也應(yīng)該結(jié)合信息技術(shù)，朝著數(shù)字化的管理方向發(fā)展。信息技術(shù)的存在，為檔案管理發(fā)展指明了發(fā)展方向[1]。

（三）檔案管理科學(xué)化管理與時(shí)代發(fā)展相呼應(yīng)

信息化技術(shù)的高度發(fā)展，推動(dòng)了諸多領(lǐng)域進(jìn)行工作優(yōu)化和變革。新時(shí)代背景下，檔案管理當(dāng)然也不會(huì)避免。信息化技術(shù)與管理的有效結(jié)合，解決了傳統(tǒng)檔案管理的一系列難題，以高效的工作模式，提升檔案管理的水平。不僅順應(yīng)了時(shí)代發(fā)展，對(duì)于人們不斷提升的實(shí)際需求也能在最大程度上予以滿足。檔案管理科學(xué)化建設(shè)，對(duì)于以往管理中的缺陷等問(wèn)題，都能在信息化技術(shù)的介入下完美解決，與當(dāng)前時(shí)代發(fā)展相呼應(yīng)。

二、檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理工作重視度不夠

國(guó)內(nèi)大多數(shù)的單位對(duì)于檔案管理工作不夠重視，對(duì)于檔案潛在的作用也沒(méi)有去挖掘，忽略檔案的真實(shí)價(jià)值。檔案管理本身具有復(fù)雜性，在管理中投入了大量的人力資源，但是卻沒(méi)有相對(duì)應(yīng)的管理模式來(lái)規(guī)范人員的行為，使得多數(shù)的企業(yè)在處理檔案的時(shí)候不夠細(xì)致認(rèn)真，降低檔案管理的工作質(zhì)量。

（二）檔案管理制度存在缺陷

就當(dāng)前國(guó)內(nèi)的檔案管理制度來(lái)說(shuō)，整體呈現(xiàn)出的進(jìn)度非常緩慢。而現(xiàn)在是信息化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)是應(yīng)用最廣泛的技術(shù)，傳統(tǒng)檔案管理根本無(wú)法適應(yīng)當(dāng)下社會(huì)發(fā)展背景。人們生活的領(lǐng)域中，互聯(lián)網(wǎng)無(wú)處不在。檔案管理工作的滯后，缺乏信息化技術(shù)的指導(dǎo)，導(dǎo)致檔案管理中的弊端逐漸顯露出來(lái)，嚴(yán)重影響了管理的質(zhì)量和效率[2]。

（三）缺少檔案管理人才

檔案管理的轉(zhuǎn)變，依靠的不僅是制度和管理模式，人員的專業(yè)素質(zhì)同樣重要?，F(xiàn)階段的檔案管理人員綜合素質(zhì)低下，管理人員的責(zé)任無(wú)法落實(shí)，都是檔案管理工作效率不高的重要原因。

三、提升檔案管理科學(xué)化水平的路徑

（一）優(yōu)化管理方式

在信息化的背景下，想要轉(zhuǎn)變?cè)鹊臋n案管理方式，需要合理的借助信息化轉(zhuǎn)變管理觀念。管理人員應(yīng)該摒棄原有的管理模式，盡快找到新的管理路徑并融入進(jìn)去。檔案管理部門(mén)要為管理優(yōu)化提供良好的硬件設(shè)備、制定完善的管理制度，使檔案管理更加規(guī)范化。盡管管理人員可以意識(shí)到應(yīng)該轉(zhuǎn)變工作方式，但是在短期內(nèi)無(wú)法有效實(shí)現(xiàn)。需要管理人員完善管理制度對(duì)人員行為進(jìn)行約束，有必要在部門(mén)中設(shè)置獎(jiǎng)懲制度，建立考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)工作人員的行為進(jìn)行考察，根據(jù)工作人員的表現(xiàn)給予相對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)懲罰。檔案管理部門(mén)需要根據(jù)管理的工作內(nèi)容制定明確的流程，為工作人員管理做出指導(dǎo)。傳統(tǒng)檔案管理具有封閉性的特征，保密性較強(qiáng)，當(dāng)有人需要檔案時(shí)會(huì)耗費(fèi)大量的工序來(lái)調(diào)動(dòng)檔案，復(fù)雜的管理方式不利于檔案管理發(fā)展。信息化背景下，借助信息化技術(shù)將紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案，通過(guò)將電子檔案上傳到計(jì)算機(jī)中進(jìn)行統(tǒng)一管理，增加檔案的流動(dòng)性，簡(jiǎn)化管理過(guò)程，優(yōu)化管理方式，使檔案管理工作更加清晰化。

（二）利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行管理

信息化技術(shù)的出現(xiàn)，對(duì)于人們的生活來(lái)說(shuō)是一種前所未有的改變。社會(huì)中的各方面也在信息技術(shù)的介入下實(shí)現(xiàn)了新發(fā)展。傳統(tǒng)檔案管理中，紙質(zhì)檔案是重要的記錄方式。但是紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存信息存在一定的弊端，紙質(zhì)檔案需要為其預(yù)留出放置的空間，不利于長(zhǎng)途運(yùn)輸;檔案數(shù)量過(guò)大的時(shí)候，紙質(zhì)檔案也容易出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，無(wú)法查找;紙質(zhì)檔案需要人工查找，在實(shí)際需求的時(shí)候，需要耗費(fèi)大量時(shí)間進(jìn)行查找，整理的時(shí)候也為檔案管理帶來(lái)較高的成本。無(wú)論是人員的消耗，還是空間上的消耗，都不利于檔案管理發(fā)展?；谛畔⒒夹g(shù)的背景實(shí)行科學(xué)化的管理路徑，提升管理效率。

基于信息化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行電子化管理，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)收集大量的檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)，電子版的存儲(chǔ)方式便于查找和備份，幫助節(jié)約出大量的檔案放置空間。同時(shí)，為了更好的管理檔案，應(yīng)該建立專門(mén)的系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置不同的類(lèi)型，便于對(duì)大量檔案信息進(jìn)行分類(lèi)[3]。管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)歸檔后，再次查閱的時(shí)候就非常方便。應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)到管理中，防止檔案信息流失，提高了工作效率，更符合新時(shí)代背景下人們對(duì)于檔案管理的需求。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)

傳統(tǒng)檔案管理中，檔案都是以紙質(zhì)的方式進(jìn)行記載和管理，這也導(dǎo)致現(xiàn)階段依舊有很多地方沿用這種傳統(tǒng)管理模式，不結(jié)合信息技術(shù)，使得檔案管理工作無(wú)法朝向現(xiàn)代化發(fā)展。檔案管理部門(mén)中的人員流動(dòng)性較小，面對(duì)時(shí)代發(fā)展存在著不足，對(duì)檔案管理工作造成阻礙。新時(shí)代想要科學(xué)管理檔案，需要從管理人員的素質(zhì)抓起，思維決定行為。首先，要轉(zhuǎn)變管理人員的實(shí)現(xiàn)，使管理人員意識(shí)到信息化發(fā)展才是檔案未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì);其次，檔案管理部門(mén)需要基于科學(xué)管理引進(jìn)硬件設(shè)備，為管理人員提供便利。同時(shí)開(kāi)展專業(yè)化培訓(xùn)，使員工對(duì)數(shù)字化管理的操作更加熟悉。對(duì)于培訓(xùn)過(guò)的員工要制定相對(duì)應(yīng)的考核標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)考核才能進(jìn)入到檔案管理工作中。對(duì)接受能力較慢的員工，需要重點(diǎn)開(kāi)展培訓(xùn)工作，提升工作管理效率;最后，為了提升管理部門(mén)的綜合素質(zhì)，還應(yīng)該聘用專業(yè)管理人員對(duì)日常工作進(jìn)行有效的指導(dǎo)，并在工作中不斷的為檔案管理部門(mén)累積人才隊(duì)伍，推動(dòng)檔案管理更好發(fā)展。

結(jié)論：綜上所述，我國(guó)科技不斷發(fā)展，對(duì)于檔案管理也是一種助力。隨著人們對(duì)檔案資料獲取方式提出更高的要求，需要在傳統(tǒng)管理方式上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，以便于更好的適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)背景。大數(shù)據(jù)時(shí)代的帶來(lái)，使得檔案資料數(shù)量增長(zhǎng)直線上升，對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)無(wú)疑是巨大的難題，結(jié)合信息化技術(shù)，轉(zhuǎn)變管理觀念、優(yōu)化管理模式，借助信息化技術(shù)開(kāi)展科學(xué)化管理建設(shè)。才能在不斷挑戰(zhàn)中為現(xiàn)代化檔案管理工作做出貢獻(xiàn)，推動(dòng)檔案管理工作朝向科學(xué)化、智能化方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]李進(jìn)鵬.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)，2020（14）：123-124.

[2]趙穎.關(guān)于提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇的探究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（17）：52-54.

[3]黃雅玲.新時(shí)期提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑研究[J].中外企業(yè)家，2019（32）：105-106.