鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理現(xiàn)狀

李麗

摘要：隨著對(duì)基層檔案管理工作研究的深入，使鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理越來(lái)越受到關(guān)注。在對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理沿革的基礎(chǔ)上，從鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案形成、現(xiàn)有情況、利用和人員隊(duì)伍建設(shè)四方面指出鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理的現(xiàn)狀，進(jìn)而嘗試性地從國(guó)內(nèi)外相關(guān)組織、行業(yè)檔案管理規(guī)范探索對(duì)鄉(xiāng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)道基層檔案提供借鑒的因素，以推動(dòng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理工作的有效開(kāi)展，發(fā)揮鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理的重要作用。

關(guān)鍵詞：基層檔案管理;鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層;管理現(xiàn)狀;經(jīng)驗(yàn)

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理沿革

檔案是歷史記錄，涉及生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)活動(dòng)對(duì)企業(yè)、社會(huì)和國(guó)家所形成的具有保存價(jià)值的多元化內(nèi)容，如文字、影像與圖表等信息內(nèi)容。檔案管理則是對(duì)信息內(nèi)容科學(xué)化的分類整理、管理與利用[1]。鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理是鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層管理的一部分，是提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層工作質(zhì)量與工作效率的必要條件之一。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的加快，新農(nóng)村各項(xiàng)事業(yè)的建設(shè)也呈現(xiàn)愈加完善的發(fā)展趨勢(shì)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理工作已由職能簡(jiǎn)單向廣闊方面逐步地發(fā)展。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理大力發(fā)展的進(jìn)程中，也反映出一些亟待解決的問(wèn)題。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理現(xiàn)狀

（一）鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案的形成

隨著鄉(xiāng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)道管理范圍的擴(kuò)大，鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理的數(shù)量與種類也呈現(xiàn)逐漸增加的趨勢(shì)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理工作不僅是檔案事業(yè)的重要組成部分，而且見(jiàn)證國(guó)家和黨在鄉(xiāng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)道各項(xiàng)政策的落實(shí)情況。社會(huì)進(jìn)步與經(jīng)濟(jì)發(fā)展不僅對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理工作提出更高的要求，而且需要鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理工作發(fā)揮其重要作用[2]。

（二）鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案的現(xiàn)有情況

1.檔案管理人員

鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理人員的專業(yè)化水平仍有較大的提升空間。一方面，鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理工作具有綜合性特征，不僅對(duì)管理人員提出較高的知識(shí)技能的要求，而且需要從理論與實(shí)踐兩方面加強(qiáng)檔案管理工作的業(yè)務(wù)與研究。另一方面，目前針對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)較少，進(jìn)而影響到檔案管理工作的有效開(kāi)展。

2.檔案管理制度

雖然目前多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)已建立相對(duì)完善的基層檔案管理制度，但是還存在有亟待完善的方面。一是鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理制度需要與時(shí)俱進(jìn)，以使鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化數(shù)字化發(fā)展的時(shí)代要求，為發(fā)揮基層檔案的功能提供支持。二是在鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理中存在制度執(zhí)行嚴(yán)格度不強(qiáng)的問(wèn)題，集中體現(xiàn)為檔案歸檔時(shí)間時(shí)常延后，流程執(zhí)行不到位等[3]。

（三）鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案的利用

鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案利用存在意識(shí)不強(qiáng)的問(wèn)題。一方面，由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案在檢索手段上有待提升，如存在需要手工檢索檔案，這種情況必然會(huì)影響到鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案的利用效率，也會(huì)影響到大眾對(duì)檔案利用的需求。另一方面，鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案人員的編研能力也會(huì)影響到檔案的利用。如個(gè)別鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員未將歷年大事件大活動(dòng)進(jìn)行檔案編寫，這種情況會(huì)影響到檔案利用的功能性。

（四）鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案人員隊(duì)伍建設(shè)

1.思想意識(shí)

針對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案人員不僅要選擇有較強(qiáng)責(zé)任心，且政治可靠作風(fēng)正派的人員，而且要密切關(guān)注人員思維意識(shí)的發(fā)展，意在通過(guò)教育的方式激發(fā)出工作人員對(duì)基層檔案管理工作的主動(dòng)性與創(chuàng)造性。

2.管理業(yè)務(wù)

相關(guān)部門要加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)工作，不僅引導(dǎo)檔案管理人員對(duì)工作業(yè)務(wù)的熟悉度，具體到開(kāi)展定期與不定期的檔案管理培訓(xùn)，尤其是結(jié)合新技術(shù)與新知識(shí)開(kāi)展管理人員在崗培訓(xùn)，而且強(qiáng)調(diào)檔案管理人員的職責(zé)意識(shí)以提升檔案管理人員的政治素質(zhì)。同時(shí)，相關(guān)部門要助力鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理人員的成長(zhǎng)與專業(yè)化發(fā)展。

三、國(guó)內(nèi)外相關(guān)組織、行業(yè)檔案管理規(guī)范對(duì)鄉(xiāng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)道基層檔案的借鑒

（一）國(guó)外基層檔案管理實(shí)例

國(guó)家性質(zhì)檔案保存歷史不足50年的新加坡，卻在檔案管理工作有亮點(diǎn)有特色，并且在檔案管理工作中走在世界前列。在新加坡檔案管理中重視發(fā)展口述歷史檔案，尤其是通過(guò)多元化的方法，具體為訪談、錄音與錄像，達(dá)到保存與傳播大眾對(duì)新加坡早期歷史的集體性回憶的效果[4]。在檔案管理中，新加坡充分地利用微縮技術(shù)以呈現(xiàn)微縮檔案管理，以對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)檔案存史資政與應(yīng)用于大眾化的需要。同時(shí)，新加坡對(duì)檔案展覽的定位明確，并且設(shè)有部門負(fù)責(zé)實(shí)施，使得新加坡檔案展覽市場(chǎng)化水平較高。

（二）國(guó)內(nèi)先進(jìn)檔案管理實(shí)例

以國(guó)家電網(wǎng)公司檔案管理工作為例。國(guó)家電網(wǎng)有限公司根據(jù)公司發(fā)展轉(zhuǎn)變的實(shí)際情況，制定“標(biāo)準(zhǔn)化管理、信息化支撐、一體化管控”的檔案管理思路，并且實(shí)施企業(yè)文檔一體化的管理模式[5]。一方面，企業(yè)健全檔案管理組織的體系，建構(gòu)一體化檔案工作組織網(wǎng)絡(luò)，具體為主導(dǎo)與配合的結(jié)合，即以國(guó)網(wǎng)公司、各省級(jí)公司、地市公司、縣級(jí)公司辦公室為主導(dǎo)，各部門人員相互配合，以確保檔案管理高效且有序。另一方面，國(guó)家電網(wǎng)公司加強(qiáng)檔案數(shù)字化功能建設(shè)，不僅在線歸檔以提升檔案收集效率與歸檔的完整性，而且對(duì)檔案信息內(nèi)容整編智能化以有效提升檔案整編的效率。同時(shí)，國(guó)家電網(wǎng)公司建立一體化檔案管控，在推動(dòng)檔案歸檔質(zhì)量的同時(shí)，服務(wù)于檔案資料的利用。

（三）經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

1.實(shí)施高位布局

針對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理，相關(guān)部門應(yīng)實(shí)施高位布局，在對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理進(jìn)行科學(xué)化規(guī)劃和決策的同時(shí)，充分地發(fā)揮鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案的作用與功能，以提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理工作效率和管理水平為目的。

思想上鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理人員應(yīng)建立服務(wù)意識(shí)，以在現(xiàn)代化的背景下發(fā)揮鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案的利用效率，并且在檔案管理工作中融入創(chuàng)新元素，以不斷地提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理人員的服務(wù)能力。業(yè)務(wù)上實(shí)現(xiàn)管理人員專業(yè)化和綜合素養(yǎng)的提升，尤其是加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理人員應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的能力，用現(xiàn)代化基層檔案管理要求來(lái)培養(yǎng)人員能力。

相關(guān)部門應(yīng)建立完善的信息化鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理體系，不僅賦權(quán)鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理部門以提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案部門的地位，而且通過(guò)規(guī)范化與制度化大力推行鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案數(shù)字存檔，以服務(wù)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理效力的延續(xù)與資源的開(kāi)發(fā)。管理上監(jiān)督到位，既要確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理的團(tuán)隊(duì)合作，又要發(fā)揮相互監(jiān)督的作用，確保在檔案管理工作中嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)檔案管理制度，以保證鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案的安全性。

2.微縮檔案

在互聯(lián)網(wǎng)和信息化發(fā)展與廣泛應(yīng)用的背景下，微縮檔案應(yīng)得到鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理人員的高度重視。一方面，微縮檔案能給鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理者與使用者帶來(lái)便利，尤其是體現(xiàn)為便于查詢的優(yōu)勢(shì)，以發(fā)揮鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案服務(wù)的功能。另一方面，微縮檔案可以有效解決目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，集中體現(xiàn)為檔案保存的相關(guān)工作、檔案利用的效率與局限性的有效突破。

3.檔案展覽功能的發(fā)揮

鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理可以通過(guò)檔案展覽功能推動(dòng)檔案市場(chǎng)化的發(fā)展。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案市場(chǎng)化的推進(jìn)中，基層檔案管理部門既可以開(kāi)設(shè)臨時(shí)性的展覽，通過(guò)豐富的內(nèi)容與詳實(shí)的資料達(dá)到激活大眾觀看檔案展覽的興趣，又可以創(chuàng)設(shè)常規(guī)性展覽，以發(fā)揮鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案服務(wù)于公眾參觀與多方面利用的功能。鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案展覽功能的發(fā)揮，其核心是推進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理市場(chǎng)化的進(jìn)程，做到鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理投資與收益最佳狀態(tài)的結(jié)合。

參考文獻(xiàn)：

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[5]佟純.電力企業(yè)文檔一體化管理實(shí)踐[J].中國(guó)檔案，2020（03）.