企業(yè)檔案管理保障體系構(gòu)建研究

郎娜

摘要：檔案管理是企業(yè)管理工作的一部分，企業(yè)發(fā)展的有力支撐。更是一家企業(yè)的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面積極地發(fā)揮應有的作用。必須適應現(xiàn)代企業(yè)和新時期發(fā)展的需要，樹立新的觀念，建立新的體制，實行新的管理制度。所以，必須要切實加強檔案管理工作，它將為公司各項綜合業(yè)務、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，也將不斷提升檔案管理規(guī)范化、科學化水平。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案;管理;體系

檔案作為一種信息資源，是企業(yè)生產(chǎn)、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄和一項基礎(chǔ)性工作，是企業(yè)必須做好的一項基礎(chǔ)性工作，在企業(yè)發(fā)展的同時檔案工作不被削弱。由于信息資源支撐企業(yè)日常經(jīng)營運轉(zhuǎn)，檔案的情報價值、評審價值等固有特性使企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮了重要作用。因此，建立一套適應本公司業(yè)務特點、體現(xiàn)公司規(guī)范化、科學管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不置后于企業(yè)發(fā)展速度，對規(guī)避和抵御各種風險起到一定的必備作用。

一、企業(yè)檔案是實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要方法

（一）檔案管理貫穿于企業(yè)發(fā)展的始終。檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一個重要組成部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場競爭和信息流通的今天，很可能給企業(yè)造成無法挽回的損失。只有管理好、利用好檔案資料，關(guān)鍵時刻能產(chǎn)生好的經(jīng)濟效益和社會效益。只有加強檔案管理，才能夠保存企業(yè)不同發(fā)展時期的各種資料，提高檔案信息資源的利用價值，有助于保證企業(yè)內(nèi)部工作的順利開展。企業(yè)檔案在這些企業(yè)經(jīng)營過程中，無疑成為強有力的可查信息資源，也扮演著維護企業(yè)權(quán)益的重要角色。

（二）檔案是企業(yè)寶貴的財富。在企業(yè)無論是科技、還是文書、聲像、會計檔案，都是全體員工從事生產(chǎn)經(jīng)營實踐活動的勞動積累和智慧結(jié)晶，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實記錄和客觀評價。日常的檔案管理業(yè)務是充分發(fā)揮檔案價值的基礎(chǔ)，是做好各項工作的重要前提，是單位進行重大戰(zhàn)略決策的依據(jù)。企業(yè)發(fā)展何時平穩(wěn)、何時動蕩，原因何在，也可以從中找到規(guī)律和解答。高質(zhì)量的企業(yè)檔案，能為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展過程中的有關(guān)事件的查詢、責任認定、決策及發(fā)展方向等提供重要的數(shù)據(jù)支持。

二、企業(yè)檔案管理保障體系構(gòu)建路徑

（一）要高度重視檔案管理工作。企業(yè)的檔案屬于企業(yè)所有，企業(yè)工作人員都有建立檔案、保護檔案的義務，所以要重視提升管理人員自身專業(yè)知識及技能操作能力，定期組織培訓環(huán)節(jié)，以確保管理人員的專業(yè)水平能夠隨著社會需求不斷提升，要有良好的職業(yè)道德、樂于奉獻的工作精神、更要有辦事細心的工作態(tài)度、高度認真的工作責任感，又要有扎實的檔案管理理論知識、科技知識和具備高素質(zhì)綜合人才的能力。要使企業(yè)能夠了解檔案基本知識，認識檔案工作的重要性，提高檔案管理者的檔案意識，促進企業(yè)對檔案人、財、物的投入。企業(yè)檔案工作要適應檔案管理現(xiàn)代化的需要，檔案工作人員要不斷學習新技術(shù)、新知識，敢于創(chuàng)新、敢于開拓，與企業(yè)發(fā)展同步。

（二）強化檔案利用?？茖W規(guī)范的檔案利用管理可以不斷地提升一個單位的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展做出應有的貢獻。要通過多種宣傳途徑，例如對檔案宣傳、收集及開發(fā)等，進一步讓人們了解和重視檔案，從而實現(xiàn)對檔案資源進行開發(fā)和利用。要積極主動地在網(wǎng)絡資源利用和信息整合、檢索等方面向利用者提供利用上述檔案資源的引導服務、聯(lián)機實時幫助和定向?qū)ｎ}服務。應該重新對檔案進行清理和處理，制定相應的信息管理標準，在存儲數(shù)據(jù)時，先對這些數(shù)據(jù)進行檢查、處理、編碼、再錄入到系統(tǒng)中去。建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統(tǒng)、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要。要明確檔案管理工作人員的職責，創(chuàng)新檔案管理工作流程，使其更加規(guī)范，更加安全，并對內(nèi)部其他運營部門實行必要的監(jiān)督和指導，及時匯集檔案資料，優(yōu)化利用。只有保證檔案收集的完整性，才能提高檔案管理的創(chuàng)新性， 及時且準確地收集檔案資料，才能夠體現(xiàn)出檔案價值

（三）完善相關(guān)制度。包括檔案保管制度、檔案保密制度、檔案人員崗位責任制、檔案統(tǒng)計制度、文件材料立卷歸檔制度等。必須制定較為詳盡的制度，不斷創(chuàng)新單位檔案管理制度，明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標，以及兼職檔案員在檔案工作中的義務和責任，評價檔案活動效果的方式、方法，制定考核辦法進行總結(jié)考評。實現(xiàn)檔案管理的職責明確，獎罰分明，從而調(diào)動檔案人員的工作積極性。用制度來規(guī)范檔案管理工作。企業(yè)檔案制度管理也要從傳統(tǒng)檔案管理模式轉(zhuǎn)化為以價值為導向的檔案知識管理模式，以實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略為目標的價值管理模式，達到企業(yè)檔案知識管理模式的進一步創(chuàng)新。

（四）強化檔案業(yè)務建設(shè)。要增加計算機在檔案管理工作中的應用，提高檔案管理水平，建立電子信息庫，幫助企業(yè)管理者準確地掌握各項信息。著力通過強標準，不斷規(guī)范各門類檔案整理要求及標準、重編研，以檔案利用效果案例、組織沿革等編研資料為檔案的開發(fā)和利用提供方便。加強對防火墻技術(shù)、安全檢測技術(shù)、虛擬網(wǎng)絡技術(shù)等網(wǎng)絡安全技術(shù)的運用，以確保檔案資料的安全可靠。通過積極有效的數(shù)據(jù)清理、信息管理規(guī)范建設(shè)，信息流動渠道的設(shè)計與關(guān)鍵環(huán)節(jié)確定等項具體工作，借助于信息自動化管理平臺，實現(xiàn)企業(yè)的信息產(chǎn)生、信息處理、信息傳遞、信息留存和信息使用的自動化監(jiān)控功能。加強檔案管理，使其規(guī)范化、程序化、嚴謹化，更好地推動企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營。保證檔案的真實性、有效性、準確性。

三、結(jié)束語

總之，檔案資產(chǎn)是固定資產(chǎn)和一些無形資產(chǎn)的伴生物，它是在各種生產(chǎn)要素的配合下產(chǎn)生、共存并發(fā)展完善。做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為企業(yè)發(fā)展和進步做出應有的貢獻。所以，要進一步強化企業(yè)的檔案意識，不斷完善企業(yè)檔案管理體系，積極穩(wěn)妥推進檔案工作，使企業(yè)檔案管理水平得到持續(xù)提升。

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