探索優(yōu)化醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的有效策略

摘要：檔案是醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展過程中的重要信息資源，代表著醫(yī)院的精神與文化內(nèi)涵，也是醫(yī)院進(jìn)行醫(yī)學(xué)研究工作的參考依據(jù)。當(dāng)前階段，由于管理人員的意識與能力不足，同時(shí)缺乏完善的檔案管理制度與體系，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理工作的效率和質(zhì)量較低，在很大程度上影響了醫(yī)院內(nèi)部管理工作的效果。因此，醫(yī)院需要提高對檔案管理工作的重視程度，提升檔案管理工作的水平，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;質(zhì)量;策略

一、優(yōu)化醫(yī)院檔案管理的背景

醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展過程中各個(gè)方面的資料和資源的記錄，具有真實(shí)性和準(zhǔn)確性，是醫(yī)院未來發(fā)展的根基和理論依據(jù)，屬于高價(jià)值的參考數(shù)據(jù)，是可以當(dāng)作歷史憑證進(jìn)行存在的，具有很高的參考價(jià)值。因此，保證檔案管理質(zhì)量可以有效地提升領(lǐng)導(dǎo)層面的決策力，達(dá)到資源共享，提升醫(yī)院的生產(chǎn)效率。

優(yōu)化醫(yī)院檔案的管理質(zhì)量，可以將信息資源共享，將優(yōu)質(zhì)的素材進(jìn)行文本創(chuàng)建，將宣傳片進(jìn)行播放，可以為患者提供優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療參考數(shù)據(jù)。隨著人們生活水平的不斷提高，對健康的意識不斷加深，因此，人們在選擇醫(yī)院的過程中更注重優(yōu)質(zhì)、服務(wù)好的醫(yī)院，因此醫(yī)院要不斷優(yōu)化檔案管理質(zhì)量，為提供更好的服務(wù)做努力。

二、醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

（一）管理機(jī)制不完善

大部分醫(yī)院在檔案管理方面不具備科學(xué)化檔案管理機(jī)制，而檔案管理工作所涉及的科室較多，在實(shí)踐過程中，因檔案材料管理分散且放置隨意，所以無法確保檔案材料的安全性。另外，不同科室的責(zé)任分工也不同，工作協(xié)調(diào)性較差，嚴(yán)重影響了檔案的收集率，很難保證信息資料完整且連續(xù)，增加了資料查找與使用的難度。

（二）檔案管理現(xiàn)代化水平不高

伴隨科技水平的提高，計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院建設(shè)管理工作中的應(yīng)用逐漸普及。然而，醫(yī)療建設(shè)的耗資量較大，檔案管理很難獲取直接經(jīng)濟(jì)效益，所以普通醫(yī)院更偏向于投入醫(yī)療服務(wù)而降低檔案管理資金，所以嚴(yán)重制約了檔案管理工作現(xiàn)代化水平的提升。當(dāng)前，大部分醫(yī)院仍采用人工管理方式，未對計(jì)算機(jī)技術(shù)加以利用，所以醫(yī)療設(shè)備檔案資料的收集并不完整，檢索難度增加且浪費(fèi)了大量的人力資源。

（三）檔案利用效果不盡人意

病例檔案室全面記錄了醫(yī)院工作過程，客觀反映疾病治療與轉(zhuǎn)歸過程，所以在醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展中占據(jù)重要地位。但很多醫(yī)院并未給予檔案管理工作必要的重視，在檔案整理保管的基礎(chǔ)上利用率并不高。另外，檔案管理工作人員過于注重資料保密，也影響了檔案的利用效果，嚴(yán)重浪費(fèi)了有價(jià)值的檔案資源。

（四）監(jiān)督管理體系有待健全

醫(yī)院資料檔案管理發(fā)展的意識薄弱，很多醫(yī)院檔案管理工作是不同臨床科室的分散性管理，內(nèi)容與范圍過于隨意，缺乏統(tǒng)一監(jiān)管機(jī)制，嚴(yán)重影響了檔案資源作用的發(fā)揮。特別是社會(huì)發(fā)展速度的加快，醫(yī)院檔案管理范圍明顯擴(kuò)大，但因?yàn)椴痪邆湓敿?xì)的規(guī)章制度，所以部分醫(yī)院在安排檔案管理工作人員時(shí)會(huì)選擇非專業(yè)人才，沒有嚴(yán)格考核并評價(jià)管理狀況，難以將檔案價(jià)值充分發(fā)揮出來。

三、優(yōu)化醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的有效策略

（一）提升檔案管理人員的服務(wù)意識

要提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量，首先需要管理人員樹立正確的服務(wù)意識，明確醫(yī)院檔案管理工作的主要目的是提高檔案的綜合利用率。因此，在檔案管理工作中，工作人員需要時(shí)刻秉承積極向上的服務(wù)理念，提升檔案管理工作的水平。醫(yī)院通過開展相關(guān)的服務(wù)意識培訓(xùn)工作，有效提高管理人員的服務(wù)精神，并掌握專業(yè)的服務(wù)技巧。為幫助管理人員提升自身的服務(wù)水平，需要開展管理人員深入基層群眾走訪的活動(dòng)，充分了解大眾對檔案管理工作的要求，吸取更多的檔案管理的合理建議，進(jìn)而能夠?yàn)獒t(yī)院提供更好的服務(wù)。此外，管理人員在實(shí)際工作中需要針對醫(yī)院中的所有檔案進(jìn)行全面整理與保存，為醫(yī)院重大事項(xiàng)的決策提供準(zhǔn)確有效的依據(jù)。同時(shí)，對檔案的基本類別進(jìn)行分析，依據(jù)檔案管理的基本規(guī)律，合理設(shè)置關(guān)鍵詞，保證檔案查閱的效率，提升檔案管理工作的邏輯性，提高檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的效率。

（二）建立健全的管理制度，優(yōu)化檔案管理工作流程

由于檔案管理制度缺失的問題，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作的流程缺乏規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，工作人員沒有做到嚴(yán)格按照工作步驟進(jìn)行操作，極大降低了醫(yī)院檔案管理工作的水平。因此，醫(yī)院需要依據(jù)自身的發(fā)展特點(diǎn)，建立健全的檔案管理制度，明確檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)和要求，并加強(qiáng)在醫(yī)院內(nèi)部宣傳的力度，要求檔案管理人員明確自身的職責(zé)，保證他們嚴(yán)格按照工作的標(biāo)準(zhǔn)流程開展檔案管理工作。同時(shí)，管理人員要及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，并采取有效措施及時(shí)進(jìn)行整改，提高檔案管理工作的水平。此外，醫(yī)院需要建立專門的檔案管理部門，將醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)的開展情況進(jìn)行有效整理與保存，為醫(yī)院的運(yùn)營和發(fā)展提供可參考的依據(jù)。

（三）積極引進(jìn)專業(yè)技能較強(qiáng)的復(fù)合型人才

為提升檔案管理的質(zhì)量，醫(yī)院需要不斷完善獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，吸引大批專業(yè)技能較強(qiáng)的復(fù)合型人才，提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)和能力。提高人才招聘的指標(biāo)和要求，需要人員掌握最基本的檔案管理知識和技能，還要具備互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)操作與運(yùn)用的能力。同時(shí)，定期開展教育培訓(xùn)工作和技術(shù)交流活動(dòng)，借鑒其他醫(yī)院優(yōu)秀的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)能力和素質(zhì)。此外，醫(yī)院還應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案管理安全培訓(xùn)工作的力度，提升管理人員對檔案信息保護(hù)的意識，并制定嚴(yán)格的檔案安全管理制度，將管理人員的績效考核與檔案管理保護(hù)工作相掛鉤，一旦出現(xiàn)檔案信息丟失和泄露的情況，需要對管理人員進(jìn)行責(zé)任追究，有效提升檔案資料的安全性和完整性。

（四）提升檔案管理的數(shù)字化水平

醫(yī)院首先要對檔案管理數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，強(qiáng)化對檔案的收集、分類、整理、歸檔和保存工作的監(jiān)督力度，提升檔案管理工作的科學(xué)性和有效性。同時(shí)，明確檔案業(yè)務(wù)處理的流程，確保各環(huán)節(jié)流程的統(tǒng)一性和標(biāo)準(zhǔn)化程度，并制定技術(shù)性的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格要求管理人員按照技術(shù)的應(yīng)用與操作流程開展檔案的管理工作，避免由于技術(shù)應(yīng)用不當(dāng)導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息丟失情況的發(fā)生。醫(yī)院要依據(jù)自身的實(shí)際發(fā)展情況，建立功能全面的檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)，并提高系統(tǒng)對風(fēng)險(xiǎn)的防御能力，避免由于非法侵入系統(tǒng)導(dǎo)致檔案信息被竊取問題的發(fā)生。此外，通過建立統(tǒng)一的檔案信息化管理平臺，使檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、圖書管理系統(tǒng)等形成有效鏈接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，醫(yī)院各部門能夠借助信息化管理平臺搜索到需要應(yīng)用的檔案信息，有效簡化了檔案檢索與借閱的流程，為醫(yī)院各部門工作效率的提升提供了可靠的技術(shù)支持。

四、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院檔案的作用不容小覷，特別在新時(shí)期背景下，醫(yī)院檔案管理工作更為重要。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況，科學(xué)合理地采用改革策略，與社會(huì)發(fā)展需求相適應(yīng)，對檔案管理模式加以完善，綜合開發(fā)并保管檔案。但檔案管理具有長期性特征，醫(yī)院內(nèi)部各級部門都需要給予高度重視，培養(yǎng)檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)水平，對醫(yī)院檔案信息加以充分利用，確保檔案管理的規(guī)范性發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]曹太剛.淺析新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)優(yōu)化策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（03）：109+111.

[2]葉盛淇.探索優(yōu)化醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的有效策略[J].財(cái)經(jīng)界，2019（12）：95.

[3]陳展鵬.探究優(yōu)化醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的有效措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（10）：151.

作者簡介：

李凌淩，德宏州人民醫(yī)院。