電子文件與傳統(tǒng)檔案

隨著當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和信息化建設(shè)的不斷完善發(fā)展，電子文件逐漸在各領(lǐng)域作用越來(lái)越突出，在一定程度上取代了紙質(zhì)文件，成為檔案的一個(gè)重要組成部分。本文通過(guò)比較電子文件與傳統(tǒng)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)結(jié)合我國(guó)傳統(tǒng)文化特點(diǎn)，來(lái)分析我國(guó)未來(lái)電子文件與傳統(tǒng)檔案發(fā)展趨勢(shì)。

電子文件自上世紀(jì)80年代廣泛應(yīng)用，到現(xiàn)在已有四十年，隨著檔案檢索安全問(wèn)題和保存問(wèn)題的逐漸解決，逐漸成為檔案的重要組成部分。美國(guó)已計(jì)劃將全部的紙制檔案轉(zhuǎn)成電子文件，英國(guó)和日本則在部分領(lǐng)域推行檔案的電子化，建立數(shù)字檔案館。在我國(guó)，將來(lái)電子文件會(huì)全部替代傳統(tǒng)檔案，還是電子檔案和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案雙套或雙軌制并存？

我認(rèn)為，根據(jù)我國(guó)電子文件環(huán)境的特點(diǎn)，采取英日兩國(guó)對(duì)電子文件的做法可能更適合國(guó)情，即傳統(tǒng)檔案具有獨(dú)特價(jià)值，電子文件不能完全替代傳統(tǒng)檔案。

一、我們先來(lái)對(duì)比一下，電子文件與傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)

（一）電子文件優(yōu)勢(shì)于傳統(tǒng)檔案劣勢(shì)

電子文件的優(yōu)勢(shì)在于人們已經(jīng)熟知的幾個(gè)特性

1、由于物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈和云技術(shù)的發(fā)展，通過(guò)人、機(jī)、物對(duì)話的形式，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)傳輸共享，通過(guò)云技術(shù)處理，使通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的進(jìn)行傳輸電子文件，檢索利用的速度、內(nèi)容質(zhì)量大大提升。

2、電子文件的復(fù)用無(wú)損性。重復(fù)使用電子文件不能導(dǎo)致文件的老化，檢索者可根據(jù)自己的需要，進(jìn)行多種形式的加工、處理電子文件，方便快捷電子時(shí)代的檔案館的數(shù)字化信息揭示多媒體信息的能力要強(qiáng)得多，這對(duì)于提高檔案信息的檢索和利用效率是十分重要的。人們可以通過(guò)照片、圖像、聲音等多媒體途徑查尋利用相關(guān)的檔案信息，達(dá)到快速、準(zhǔn)確、全方位的利用信息的目的。

這些特點(diǎn)正好與現(xiàn)代社會(huì)快速高效的經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求正好適應(yīng)。正好傳統(tǒng)檔案在某些方面劣勢(shì)。

1、傳統(tǒng)檔案共享性差。一度以來(lái)以其保密性為其特點(diǎn)之一，傳統(tǒng)檔案一般不公開(kāi)，只供少數(shù)具體單位人員和專家學(xué)者查閱利用。

2、利用和服務(wù)的程度低。傳統(tǒng)檔案館的所擁有的檔案信息，基本上都是以紙質(zhì)的，至多藏有少量的照片檔案。人們雖然也要求多方面揭示檔案信息，但限于技術(shù)水平，對(duì)音頻、視頻信息的利用比較困難。在信息社會(huì)里，顯然是不能滿足人們要求的。

（二）、電子文件需解決的問(wèn)題與傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢(shì)

電子文件需解決的問(wèn)題

1、管理的復(fù)雜性：由于技術(shù)的不斷更新，電子文件載體的不斷更新，操作系統(tǒng)都要進(jìn)行描述，但這樣也避免不了系統(tǒng)更新，如果系統(tǒng)和設(shè)備兼容性差，文件即不可使用。

2、電子文件安全問(wèn)題。為解決電子文件的安全問(wèn)題，專家們?cè)O(shè)計(jì)出各種保密方法，如在電子文件中加蓋水印和繁復(fù)的電子密鑰。但仍然存在其真實(shí)性、易變性和安全性問(wèn)題。

3、電子文件的使用壽命問(wèn)題。由于電子載體目前的理論壽命，僅僅是幾十年，因此在文件的維護(hù)上也會(huì)不斷地追加其成本。

4、系統(tǒng)的依賴性。文件的傳輸、檢索、保管完全依賴于系統(tǒng)。

5、電子文件管理成本則主要落在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、維護(hù)等無(wú)形成本上;已經(jīng)超出了單純文件管理成本的范疇，而要從整體數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、系統(tǒng)效率的角度全面衡量。

而傳統(tǒng)檔案在這些方面卻有一定的優(yōu)勢(shì)

1、管理過(guò)程相對(duì)單一，載體形式簡(jiǎn)單，直觀容易操作。

2、安全方面：由于檔案出口，傳統(tǒng)檔案的重要檔案原件以紙質(zhì)為主，不易被篡改;通道的單一，相對(duì)安全性好。

3、紙質(zhì)檔案的壽命，尤其是手工紙的壽命可達(dá)幾百年甚至上千年。

4、文件管理成本低。更多地表現(xiàn)在文件柜、庫(kù)房等有形成本上，除了庫(kù)房的繼續(xù)投入以外，追加成本低于電子檔案。

二、傳統(tǒng)檔案的獨(dú)特作用：

（一）傳統(tǒng)檔案有保留文物、歷史真跡的價(jià)值。豐富的歷史檔案、珍藏的孤本原件供人們查閱，充分發(fā)揮檔案珍品的社會(huì)價(jià)值，電子文件不可替代。這是傳統(tǒng)檔案自身魅力。

（二）傳統(tǒng)檔案的重要檔案原件以紙質(zhì)為主，不易被篡改，在憑證價(jià)值等方面具有法律效力上的優(yōu)勢(shì);

1、人們的用紙記錄習(xí)慣很難在短時(shí)間內(nèi)改變。

2、有些文件不需要一定使用電子文件的方式。有時(shí)用電子文件處理事務(wù)，會(huì)對(duì)使用者有技術(shù)要求，這樣也給檔案利用帶來(lái)很多不便和困惑。

三、我國(guó)與其它國(guó)家的電子文件的使用環(huán)境不同

（一）我國(guó)傳統(tǒng)的紙制檔案的歷史悠長(zhǎng)，有二千年的歷史，幅員遼闊，檔案數(shù)量浩繁，全部電子化一定是個(gè)巨大的工程。不像發(fā)達(dá)國(guó)家檔案歷史短，紙質(zhì)檔案相對(duì)不多。

（二）我國(guó)與發(fā)達(dá)國(guó)家在檔案認(rèn)定方面有很大的不同。我國(guó)把有保留價(jià)值和歷史憑證價(jià)值的文件，都認(rèn)定為檔案。發(fā)達(dá)國(guó)家的檔案定義是：永久保存的文件。比較起來(lái)我們的檔案范圍要比發(fā)達(dá)國(guó)家大得多。

（三）我國(guó)是一個(gè)擁有幾千年紙文化的國(guó)度。我們的檔案中文字演變、書畫、圖書裝幀種種與都與紙文化有關(guān)。我們民族文化魅力也在于此。

綜上所述，我認(rèn)為電子文件不會(huì)也不應(yīng)該完全替代傳統(tǒng)文件的存在。電子文件只能在某些領(lǐng)域，某種程度上取代紙質(zhì)檔案。電子文件與紙質(zhì)檔案應(yīng)該是兩者并存，雙軌運(yùn)行，在必要的時(shí)候，使用電子文件的形式。多元化檔案并存，才是檔案發(fā)展的趨勢(shì)。

作者簡(jiǎn)介：

華芳，國(guó)資委石化機(jī)關(guān)服務(wù)中心。